Choć nowe rozporządzenie płacowe dla pracowników samorządowych (Dz.U. poz. 1102) obowiązuje od 1 lipca br., to znaczna liczba napływających pytań wskazuje, że wiele gmin wciąż jeszcze mierzy się z wdrożeniem zmian, a więc np. boryka się z modyfikacją regulaminów wynagradzania lub zastanawia się, czy obniżenie kategorii zaszeregowania jest zgodne z prawem. Przypomnijmy: rozporządzenie wprowadziło zmiany nie tylko w nazwach stanowisk i zlikwidowało niektóre z nich, lecz także w kategoriach zaszeregowań pracowników.

► Kto ponosi odpowiedzialność za przygotowanie i treść aneksu do regulaminu wynagrodzeń w JST? Czy dyrektor jednostki może scedować ten obowiązek na głównego księgowego?

To dyrektor jednostki jest odpowiedzialny za utworzenie regulaminu oraz wprowadzenie do niego zmian. Nie może więc scedować swojego obowiązku na innego pracownika. Zgodnie z art. 7 ustawy z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 530; dalej: u.p.s.) czynności w sprawach z zakresu prawa pracy za JST wykonują:

1) wójt (burmistrz, prezydent miasta) – wobec zastępcy wójta (burmistrza, prezydenta miasta), sekretarza gminy, skarbnika gminy oraz kierowników gminnych jednostek organizacyjnych;

2) przewodniczący zgromadzenia związku jednostek samorządu terytorialnego – wobec członków zarządu tego związku;

3) wójt (burmistrz, prezydent miasta), starosta, marszałek województwa w urzędzie jednostki samorządu terytorialnego – wobec pozostałych pracowników urzędu oraz wobec kierowników samorządowych jednostek organizacyjnych innych niż wymienione w pkt 1 i 2;

4) kierownik jednostki organizacyjnej – za inne niż wymienione w pkt 1–3 jednostki.

Z kolei na podstawie art. 39 u.p.s. to pracodawca określa regulamin wynagradzania. Jeżeli u danego pracodawcy działa zakładowa organizacja związkowa, to pracodawca uzgadnia z nią jego treść. Zmiana regulaminów wynagradzania jest dokonywana w ten sam sposób, w jaki regulaminy te zostają wprowadzane. Wymaga zatem współpracy z działającym w zakładzie związkiem zawodowym, choć jeśli go nie ma, to nie trzeba uzgadniać kształtu aktu czy zmian w nim z przedstawicielami pracowników.

Nie ma natomiast mowy o tym, aby przenieść odpowiedzialność za utworzenie regulaminu i czynności z tym związanych na innego pracownika. Pracodawca samorządowy, jak każdy inny, może natomiast wspierać się wiedzą innych osób, w tym głównego księgowego.

► Pracownik JST otrzymał aneks do umowy o pracę, który zmienia jego kategorię zaszeregowania z jednoczesnym wzrostem wynagrodzenia. Czy przy ww. zmianie nie należałoby zastosować wypowiedzenia zmieniającego?

Jeżeli zmiana oparta jest na konieczności dostosowania ustaleń umownych do siatki zaszeregowania, a nowa kategoria jest zgodna z przypisaną dla stanowiska, na którym pracownik jest zatrudniony, to trudno mówić o możliwości skutecznego podważenia porozumienia czy wypowiedzenia zmieniającego.

W rozporządzeniu płacowym wskazano minimalne stawki wynagrodzenia zasadniczego, co oznacza, że pracownik nie może uzyskiwać wynagrodzenia zasadniczego niższego, niż zostało przypisane dla jego kategorii zaszeregowania. W regulaminie wynagradzania pracodawca nie może więc ustalić niższych stawek wynagrodzeń od przypisanych w rozporządzeniu dla poszczególnych stanowisk, gdyż wskazano w nim nie tyle wprost kategorię zaszeregowania, ile minimalny poziom wynagrodzenia poprzez odniesienie do kategorii zaszeregowania. Oznacza to, że regulamin może kształtować większy katalog kategorii, o ile w przypisaniu ich do poszczególnych stanowisk nie ustala się niższej kwoty wynagrodzenia, którą do tych stanowisk przypisuje rozporządzenie.

Jeżeli pracodawca zmienia kategorie zaszeregowania dla poszczególnych stanowisk, to jednocześnie dostosowuje indywidualne warunki zatrudnienia. Pochopne jest ocenianie zmiany kategorii jako degradacji. Prawodawca zmienił po prostu kategorię, przypisując do stanowiska inną niż dotychczasową (niższą). Jest to związane ze scaleniem dotychczasowych tabel i ujednoliceniem stanowisk w rozporządzeniu płacowym i powiązanymi z tym często zmianami regulacji wewnętrznych w jednostce samorządowej.

Przyjmuje się, że sama zmiana kategorii zaszeregowania bez zmiany wynagrodzenia nie wymaga zmiany umowy. Jak wskazał Sąd Najwyższy w uchwale 7 sędziów z 12 marca 1981 r. (sygn. akt V PZP 4/80), obniżenie pracownikowi kategorii (grupy) osobistego zaszeregowania nie wymaga wypowiedzenia zmieniającego, jeżeli nie powoduje obniżki wynagrodzenia. Wypowiedzenie zmieniające jest natomiast konieczne przy zmianie istotnych warunków zatrudnienia.

► W jakim trybie można dokonać zmian kategorii zaszeregowania pracownikowi zatrudnionemu w JST?

Jakakolwiek zmiana wysokości wynagrodzenia – zarówno na korzyść, jak i na niekorzyść pracownika – wymaga zmiany warunków zatrudnienia zawartych w umowie o pracę. Dokonać tego można porozumieniem zmieniającym (przy podwyższeniu stawki jest ono najczęściej stosowane w praktyce) lub wypowiedzeniem zmieniającym. Co jednak istotne, przy zmianie niewpływającej na obniżenie wynagrodzenia nie jest wymagane, o czym już wspominałam wcześniej, wypowiedzenie zmieniające. Przypomnijmy, zgodnie z kodeksem pracy przepisy o wypowiedzeniu umowy o pracę stosuje się odpowiednio do wypowiedzeń zmieniających warunki pracy i pacy, a ich wypowiedzenie uważa się za dokonane, jeżeli pracownikowi zaproponowano na piśmie nowe warunki. Przyjmuje się, że wypowiedzenia zmieniającego wymaga tylko istotna zmiana wynikających z umowy warunków pracy i/lub płacy. Kwestią zasadniczą jest – przy zmianie warunków wynagradzania polegających na zmianie kategorii zaszeregowania – czy konsekwencją tej zmiany jest także zmiana wynagrodzenia pracownika na niekorzyść. Obniżenie pracownikowi kategorii (grupy) osobistego zaszeregowania nie wymaga wypowiedzenia zmieniającego, jeżeli nie powoduje obniżki wynagrodzenia.

Tym samym w przypadku pracowników, których zmiana kategorii zaszeregowania nie powoduje żadnych negatywnych konsekwencji płacowych, nie ma konieczności składania wypowiedzeń zmieniających, wystarczy zwykłe poinformowanie o zmianie przepisów rozporządzenia i przyznaniu nowej kategorii.

► Po zmianach wprowadzonych w związku z nowym rozporządzeniem płacowym pracownik od kilku miesięcy pozostaje zatrudniony na stanowisku, które zlikwidowano. Czy jest dopuszczalne pozostawienie w regulaminie stanowiska, którego nie ma już w przepisach?

Regulamin wynagradzania nie może wprowadzać innych kategorii stanowisk niż określone w rozporządzeniu płacowym, ale w ramach jednego stanowiska określonego w rozporządzeniu płacowym może określić kilka jego wariantów, zróżnicowanych pod względem wymagań kwalifikacyjnych i wynagrodzenia.

Przypomnijmy, zakres kompetencji w zakresie wydawania przez pracodawców samorządowych przepisów zakładowego prawa pracy, w odniesieniu do regulaminu wynagradzania, określa art. 39 u.p.s. Stanowi on, że pracodawca w regulaminie wynagradzania określa dla pracowników zatrudnionych na podstawie umów o pracę:

1) wymagania kwalifikacyjne,

2) szczegółowe warunki wynagradzania, w tym maksymalny poziom wynagrodzenia zasadniczego.

Powyższe elementy stanowią obligatoryjny zakres regulacji przepisów regulaminu wynagradzania. Ponadto pracodawca samorządowy może w regulaminie wynagradzania jeszcze określić:

1) warunki przyznawania oraz warunki i sposób wypłacania premii i nagród innych niż nagroda jubileuszowa,

2) warunki i sposób przyznawania dodatków: funkcyjnego i specjalnego.

Z przepisów tych wynika zatem, że pracodawca samorządowy nie ma kompetencji do określania innych stanowisk niż wskazane w tabelach zaszeregowań, dopuszczalne jest jednak – jak wspomniano wyżej – określanie wariantów dla poszczególnych stanowisk już określonych, wraz z dookreśleniem wymagań kwalifikacyjnych. Nie jest również dopuszczalne ustalenie niższego poziomu wynagradzania w zakresie minimalnych kwot wynagrodzeń w poszczególnych kategoriach, co wynika z zasady określonej w art. 9 par. 2 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy. Zgodnie z tym przepisem postanowienia układów zbiorowych pracy i porozumień zbiorowych oraz regulaminów i statutów nie mogą być mniej korzystne dla pracowników niż przepisy kodeksu pracy oraz innych ustaw i aktów wykonawczych. Możliwe jest natomiast określenie różnych maksymalnych kwot, dla różnych wariantów danego stanowiska pracy, uzależnionych od wymagań kwalifikacyjnych koniecznych do zatrudnienia na danym stanowisku (wariancie stanowiska) pracy. ©℗