Certyfikat e-podpisu wygasł, ale upoważnienie pozostaje ważne

W naszej jednostce umocowania do załatwiania spraw administracyjnych w imieniu organu są wystawiane w postaci elektronicznej. Czy w przypadku, gdy użyty do podpisania takiego upoważnienia kwalifikowany e-podpis stracił ważność, należy ponownie sporządzić przywołany dokument?

Nie ma takiej potrzeby. Upływ ważności kwalifikowanego certyfikatu podpisu elektronicznego odnosi się jedynie do technicznej strony procesu opatrywania dokumentów e-podpisem. Moment ten oznacza utratę technicznych możliwości wykorzystywania danego certyfikatu do podpisywania e-dokumentów w przyszłości. Natomiast nie oznacza to wyeliminowania z obrotu prawnego pism zabezpieczonych e-podpisem w okresie ważności certyfikatu.

Zgodnie z art. 268a kodeksu postępowania administracyjnego (dalej: k.p.a.) organ administracji publicznej może upoważniać, na piśmie utrwalonym w postaci papierowej lub elektronicznej, swoich pracowników do załatwiania spraw w jego imieniu w ustalonym zakresie. Przede wszystkim chodzi o umocowanie do wydawania decyzji administracyjnych, postanowień, zaświadczeń, a także do poświadczania za zgodność odpisów dokumentów przedstawionych przez stronę na potrzeby prowadzonych postępowań z oryginałem. Jeśli upoważnienie jest wydawane w postaci elektronicznej, to w ślad za art. 14 ust. 2 k.p.a. opatruje się je kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym, podpisem osobistym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną organu administracji publicznej. Jednocześnie w świetle art. 18 ustawy o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej podpis elektroniczny lub e-pieczęć weryfikowane za pomocą certyfikatu wywołują skutki prawne, jeżeli zostały złożone w okresie ważności tego certyfikatu. Oznacza to, że dla rozstrzygnięcia, czy podpis elektroniczny spełnia swoją funkcję jako instrument autoryzacji dokumentu, kluczowa jest ważność certyfikatu w momencie składania e-podpisu. Jeśli więc dokument elektroniczny (np. wspomniane w pytaniu pełnomocnictwo) został opatrzony kwalifikowanym e-podpisem, gdy certyfikat tego ostatniego był aktualny, to dokument ten pozostaje ważny również wówczas, gdy sam certyfikat już wygaśnie. Nie trzeba dokonywać aktualizacji e-dokumentu tylko dlatego, że upłynęła ważność kwalifikowanego certyfikatu, na którym opiera się e-podpis.

Takie rozumienie przepisów znajduje potwierdzenie w orzecznictwie. Krajowa Izba Odwoławcza w wyroku z 20 października 2020 r. (sygn. akt KIO 2505/20) podkreśliła, że zastosowanie odwrotnej interpretacji prowadziłoby do nieuzasadnionego odmiennego określania ważności dokumentów podpisanych własnoręcznie i elektronicznie. W przypadku dokumentów papierowych nikt bowiem nie zastanawia się nad terminem ważności złożonego na nich podpisu własnoręcznego. Przywołany wyrok dotyczył procedury udzielania zamówień publicznych, niemniej jednak uwagi poczynione w odniesieniu do sposobu oceniania mocy e-dokumentów po upływie ważności kwalifikowanego certyfikatu e-podpisu zachowują aktualność w kontekście wszystkich spraw administracyjnych. ©℗