Jak zorganizować okazjonalną pracę zdalną w urzędach i szkołach

Już 7 kwietnia br. do ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1519; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 240; dalej: k.p.) wejdzie instytucja pracy zdalnej. Nie wszystkie jednostki budżetowe będą korzystać z rozwiązań pracy zdalnej na stałe, bo nie na wszystkich stanowiskach będzie to możliwe. Z całą pewnością całkowita lub częściowa praca w domu będzie stosowana na stanowiskach administracyjnych, ale też nie zawsze. Dlatego ustawodawca przewidział pracę zdalną okazjonalną.

Każdy pracownik ma możliwość o nią zawnioskować, i to nawet o 24 dni w roku, czyli w praktyce może być to ponad miesiąc. Czy trzeba zatem tworzyć regulamin dla pracowników korzystających z pracy okazjonalnej i jakie zasady będą obowiązywać przy składaniu wniosków? Odpowiadamy na te wątpliwości pracowników urzędów oraz dyrektorów szkół i zamieszczamy przy tym wzory przydatnych dokumentów.

REGULAMIN NIEWYMAGANY

Pracodawca stosujący tylko okazjonalną pracę zdalną nie ma obowiązku tworzenia regulaminu ustalającego zasady jej świadczenia. Od 7 kwietnia br. praca zdalna zgodnie z art. 6733 par. 1 k.p. będzie mogła być wykonywana okazjonalnie, na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym. Do tej formy świadczenia pracy nie będą miały zastosowania przepisy zawarte w art. 6719–6724 oraz art. 6731 par. k.p., mówiące o obowiązku zawarcia w tej sprawie porozumienia lub stworzenia regulaminu stosowania zdalnej pracy.

Przy okazjonalnej pracy zdalnej należy ustalić z pracownikiem zasady kontroli jej wykonywania, kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych. Kwestie te można wskazać w regulacjach wewnętrznych (np. w regulaminie pracy), gdzie zostaną ustalone procedury związane z pracą okazjonalną, w tym miejsce kierowania wniosków, wymagany termin złożenia wniosku – choć nie ma takiego obowiązku. [wzór 1]

Wzór 1

BRAK OBOWIĄZKU ZAPEWNIENIA NARZĘDZI I WYPŁATY EKWIWALENTU

Nie. Obowiązek ten spoczywa wyłącznie na pracodawcach, którzy stosują pracę zdalną częściową lub całkowitą.

Zgodnie z art. 6724 k.p. pracodawca jest zobowiązany:

1) zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej;

2) zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, lub pokryć niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;

3) pokryć inne koszty niż koszty określone w pkt 2 bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu, regulaminie czy poleceniu;

4) zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do wykonywania tej pracy.

Strony umowy mogą ponadto ustalić zasady wykorzystywania przez pracownika materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, niezapewnionych przez pracodawcę. W takim przypadku pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą. Co jednak istotne: powyższe regulacje dotyczą pracy zdalnej wykonywanej całkowicie lub częściowo. Wynika to z wyłączenia zawartego w art. 6733 par. 2 k.p., zgodnie z którym do okazjonalnej pracy zdalnej nie stosuje się przepisów art. 6719–6724 oraz art. 6731 par. 3 k.p.

OPRACOWANIE OCENY RYZYKA ZAWODOWEGO

Czy dla urzędników wykonujących okazjonalną pracę zdalną należy sporządzić ocenę ryzyka zawodowego? Czy z oceną powinni być zapoznani wszyscy pracownicy, także ci, którzy nie będą korzystać z tej formy pracy?

Okazjonalna praca zdalna, jak każda praca na terenie urzędu, rodzi po stronie pracodawcy obowiązki związane z zapewnieniem bezpiecznych i higienicznych warunków pracy i powinna być sporządzona ocena ryzyka zawodowego. Przy czym powinni z nią zostać zapoznani wyłącznie ci pracownicy, którzy będą świadczyć pracę w tej właśnie formie. Pozostałych osób nie trzeba zapoznawać z takim dokumentem, ponieważ nie ma on wobec nich żadnego zastosowania.

Przy ocenie ryzyka zawodowego pracownika wykonującego pracę zdalną uwzględnia się w szczególności wpływ tej pracy na wzrok, układ mięśniowo-szkieletowy oraz uwarunkowania psychospołeczne tej pracy.

Na podstawie wyników tej oceny pracodawca opracowuje dla pracowników informację zawierającą:

1) zasady i sposoby właściwej organizacji stanowiska pracy zdalnej, z uwzględnieniem wymagań ergonomii,

2) zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej,

3) czynności do wykonania po zakończeniu wykonywania pracy zdalnej,

4) zasady postępowania w sytuacjach awaryjnych stwarzających zagrożenie dla życia lub zdrowia ludzkiego.

Pracodawca może sporządzić uniwersalną ocenę ryzyka zawodowego dla poszczególnych grup stanowisk pracy zdalnej. Przed dopuszczeniem do wykonywania pracy zdalnej pracownik musi potwierdzić w oświadczeniu składanym w postaci papierowej lub elektronicznej zapoznanie się z przygotowaną przez pracodawcę oceną ryzyka zawodowego oraz informacją zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej oraz zobowiązać się się do ich przestrzegania. [wzór 2]

Wzór 2

Dopuszczenie pracownika do wykonywania pracy zdalnej jest uzależnione od złożenia przez pracownika oświadczenia w postaci papierowej lub elektronicznej, zawierającego potwierdzenie, że na stanowisku pracy zdalnej w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki tej pracy wymagane na konkretnym stanowisku (art. 6731 k.p.). [wzór 3]

Wzór 3

PROCEDURY OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH

Co prawda przy okazjonalnej pracy zdalnej nie zawiera się porozumienia z organizacjami związkowymi i nie wydaje regulaminu, ale konieczne jest przestrzeganie wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych. Zgodnie z art. 6726 k.p. na potrzeby wykonywania pracy zdalnej pracodawca określa procedury ochrony danych osobowych oraz przeprowadza, w miarę potrzeby, instruktaż i szkolenie w tym zakresie. Pracownik wykonujący pracę zdalną potwierdza w postaci papierowej lub elektronicznej zapoznanie się z nimi i jest zobowiązany do ich przestrzegania. [wzór 4] Pracodawca i w tym przypadku ma możliwość skontrolowania przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych.

Wzór 4

UZASADNIENIE I DOKUMENTACJA ODMOWY

Wykonywanie okazjonalnej pracy zdalnej nie może wpływać na organizację pracy jednostki. Pracodawca może więc odmówić. Odmowa pracodawcy może być uzasadniona rodzajem pracy, jej organizacją lub obydwoma powodami i – co do zasady – należy ją wyjaśnić. Trzeba wskazać, że co prawda art. 6719 k.p. wyróżnia grupę pracowników, którym co do zasady nie można odmówić takiej pracy, ale przepis ten nie dotyczy okazjonalnej pracy zdalnej. W przypadku pracy okazjonalnej nie ma wskazanych w przepisach procedur i terminów odmowy, więc można sporządzić na wniosku pracownika stosowną adnotację, ale można tego dokonać na odrębnym druku. Jak przykładowo pracodawca może udokumentować taką odmowę, przedstawiamy obok. [wzór 5]

Wzór 5