Rozwój e-usług to krok w dobrą stronę – podkreślają eksperci. Szkopuł w tym, że nawet najlepsze technicznie rozwiązania mogą nie zadziałać – choćby ze względu na realia administracji w Polsce.
Kończą się konsultacje społeczne projektu ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku z rozwojem e-administracji. Przypomnijmy, zakłada ona m.in. umożliwienie np. bankom czy przedsiębiorcom komunikacyjnym wglądu do Rejestru Dowodów Osobistych czy wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów w organach administracji publicznej (pisaliśmy o tym w DGP nr 100/2021, „Rząd ma pomysł na kradzieże tożsamości. UODO protestuje”).
Zmiana nazwiska bez urzędnika...
Projekt przewiduje również rozszerzenie katalogu spraw, które będzie można załatwić elektronicznie, ale również automatycznie, bez udziału urzędnika. Chodzi m.in. o złożenie oświadczenia o powrocie do nazwiska noszonego przed zawarciem małżeństwa. Przypomnijmy, obecnie obywatel ma trzy miesiące po uprawomocnieniu się orzeczenia o rozwodzie na udanie się do Urzędu Stanu Cywilnego i złożenie takiego oświadczenia. Tylko w 2019 r. złożono ich prawie 11,4 tys.
Jak automatyczny powrót do poprzedniego nazwiska ma działać? Zgodnie z wyjaśnieniami przesłanymi DGP przez Ministerstwo Cyfryzacji algorytm ma weryfikować, czy składane oświadczenie może zostać zarejestrowane automatycznie, tj. czy w akcie małżeństwa w rejestrze stanu cywilnego znajduje się PESEL osoby, której dotyczy oświadczenie, oraz czy widnieje na nim wzmianka o orzeczeniu rozwodu. Jeśli informacje będą się zgadzać, nazwisko zostanie skutecznie zmienione.
…rozbije się o obrót korespondencją?
I tutaj pojawia się potencjalny problem. Warunkiem koniecznym, by automatyczna zmiana nazwiska się udała, jest to, by w momencie złożenia oświadczenia przez obywatela we wspomnianym rejestrze (gdzie znajduje się akt małżeństwa, z którym system będzie porównywał dane) znajdowały się aktualne informacje. A przypomnijmy, że muszą się one pojawić najpóźniej trzy miesiące od uprawomocnienia wyroku, bo taki termin wiąże obywatela. Pytanie, czy sądy cywilne będą w stanie na tyle szybko wysyłać prawomocne wyroki do USC.
– Problem skomunikowania wymiany informacji pomiędzy instytucjami jest kluczowy z punktu widzenia skuteczności wdrażania e-usług – podkreśla Sławomir Wojciechowski, kierownik USC, ekspert Zrzeszenia Gmin Województwa Lubuskiego. Jego zdaniem obowiązujące rozwiązanie, czyli przesyłanie dokumentów papierowych tylko po to, by urzędnik wprowadził je do systemów elektronicznych, jest po prostu archaiczne, czasochłonne i generuje spore koszty. – Z przepisów wynika, że sąd ma obowiązek wysłać odpis orzeczenia w następnym dniu roboczym po jego uprawomocnieniu się. Gdyby udało się sprawić, by sądy przekazywały dane elektronicznie, to my, jako urząd, mielibyśmy go właściwie w czasie rzeczywistym. Niestety, jeżeli do tego nie dojdzie, to istnieje możliwość, że obywatel poweźmie informację, że wyrok się uprawomocnił, w kolejnym dniu złoży oświadczenie i „odbije się” od algorytmu, który odrzuci jego oświadczenie, wskazując, że w akcie małżeństwa brak adnotacji o rozwodzie – wskazuje ekspert.
Czy zatem rozwiązanie może rozbić się o wymianę pisemnej korespondencji? Obecnie trudno wyrokować. Zapytany o to resort cyfryzacji podkreślił, że usługa ta jest na etapie analizy, zaś sam projekt – w dalszym ciągu w konsultacjach.
Tu pojawia się również pytanie, czy nie dojdzie do sytuacji, że całkowicie zamknie się obywatelom możliwość powrotu do poprzedniego nazwiska. Zakładając bowiem pesymistyczny scenariusz, zlikwidowanie możliwości osobistego załatwienia sprawy zablokowałoby ją całkowicie. Resort uspokaja jednak, że do takiej sytuacji nie dojdzie, bowiem zgodnie z założeniami oświadczenie o powrocie do nazwiska noszonego przed ślubem będzie możliwe zarówno drogą elektroniczną, jak i formularzową (przewidującą rejestrację przez kierownika USC). Jednak nawet w tym ostatnim przypadku oświadczenie zostanie wysłane elektronicznie. – Jeżeli nie będzie możliwe obsłużenie oświadczenia w ścieżce automatycznej, zostanie ono wysłane do kierownika USC, który będzie mógł dokonać odpowiednich czynności w Rejestrze Stanu Cywilnego. W ten sposób możliwość działania elektronicznie, z punktu widzenia obywatela, nie zostanie ograniczona, a jedynie może zostać odłożona w czasie – tłumaczy ministerstwo.
Cyfryzacja jednego kroku to za mało
To nie koniec automatycznego załatwiania spraw, bowiem tę samą ścieżkę zaproponowano w przypadku składania oświadczeń o braku okoliczności uniemożliwiających zawarcie związku małżeńskiego. – Jest to wyłącznie oświadczeniem wiedzy tych osób i nie ma uzasadnienia utrzymywania drogi osobistego składania tego dokumentu – wskazują autorzy projektu, podkreślając jednak, że dalsza procedura poprzedzająca zawarcie małżeństwa, związana np. z weryfikacją oświadczeń, pozostaje bez zmian.
Sławomir Wojciechowski podkreśla, że o ile cyfryzacja tej konkretnej czynności będzie pomocna, o tyle jednak warto byłoby się przyjrzeć problemowi całościowo. – Proszę zwrócić uwagę, że oświadczenie o braku przeszkód jest tylko jednym z dokumentów w sprawie o zawarcie małżeństwa. Więc nawet jeśli obywatel załatwi ten wycinek sprawy elektronicznie, to i tak koniec końców będzie musiał przyjść do urzędu – albo w celu ustalenia terminu i warunków udzielenia ślubu cywilnego, albo po zaświadczenie konieczne do zawarcia ślubu konkordatowego (do czego jest potrzebny odrębny wniosek) – wyjaśnia.
