Nowe narzędzie będzie przypisane do organu, więc wyeliminuje konieczność zakupu podpisów elektronicznych dla każdego pracownika z osobna, co większym jednostkom może dać oszczędności
Obniżka wpływów związana z cięciem podstawowej stawki podatku od osób fizycznych i zwolnieniem z danin dochodów osób młodych, pandemia SARS-CoV-2, a jednocześnie rosnące wydatki – wszystko to zmusza IST do poszukiwania oszczędności w lokalnych budżetach. Obejmują one również koszty związane z funkcjonowaniem administracji samorządowej. W tym obszarze oszczędności może zapewnić zastąpienie podpisów elektronicznych pracowników urzędu e-pieczęcią organu administracji.
Z podmiotu na organ
Zgodnie z art. 3 pkt 25 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 910/2014 z 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym (Dz.Urz. UE z 2014 r. L 257, s. 73) e-pieczęć to nic innego jak dane elektroniczne dodane do innych danych w postaci elektronicznej lub logicznie z nimi powiązane, aby zapewnić autentyczność pochodzenia informacji i ich integralność. E-pieczęć, podobnie jak e-podpis, służy do zabezpieczania e-dokumentów i potwierdzania ich wiarygodności. – Od strony technologicznej pieczęć elektroniczna jest zbudowana analogicznie do podpisu elektronicznego – tłumaczy prof. Dariusz Szostek, partner w Kancelarii Prawnej Szostek Bar i Partnerzy. – Różnica polega na tym, że e-podpis jest przyporządkowany do konkretnej osoby fizycznej, e-pieczęć przynależy zaś do podmiotu niebędącego osobą fizyczną, np. organu administracyjnego – dodaje ekspert. I właśnie ta różnica może okazać się źródłem oszczędności. – Wdrożenie nowego narzędzia doprowadzi do zmniejszenia kosztów działania administracji publicznej. Urzędy będą wydawać mniej, bo jedna e-pieczęć zastąpi w wielu procesach konieczność kupowania poszczególnym urzędnikom certyfikatów i narzędzi do składania e-podpisów. A stanie się to bez uszczerbku dla bezpieczeństwa – uważa prof. Szostek. [ramka]
Ile to kosztuje
Różnicę w kosztach utrzymania jednej pieczęci elektronicznej i wielu e-podpisów widać, gdy przeanalizuje się ceny obowiązujące u lidera rynku usług zaufania w Polsce, czyli dostawcy m.in. przywołanych narzędzi. Zestaw do składania podpisu elektronicznego wraz z certyfikatem kwalifikowanym na dwa lata to dla jednej osoby koszt rzędu 350 zł. Po upływie terminu ważności, co dwa lata. certyfikat należy odnawiać. A to kosztuje ok. 220 zł. Dla porównania zestaw do posługiwania się e-pieczęcią obejmujący certyfikat kwalifikowany ważny dwa lata to wydatek ok. 2040 zł. Po upływie terminu ważności certyfikatu jego odnowienie będzie kosztowało ok. 1950 zł raz na dwa lata. Oznacza to, że jeżeli urząd ze względu na niewielką skalę działania (np. z małej gminy wiejskiej) zamawia certyfikaty kwalifikowane służące do składania e-podpisu przez swoich pracowników, to zakup zestawu do posługiwania się e-pieczęcią nie będzie się kalkulował. Ale zupełnie inna sytuacja będzie w większych urzędach, w których kwalifikowanych podpisów elektronicznych używa kilkunastu, kilkudziesięciu, a nawet kilkuset pracowników. Tam zastąpienie przynajmniej części e-podpisów pieczęcią elektroniczną oznacza wymierne ekonomiczne korzyści.
Nowe możliwości
W podjęciu decyzji o przestawieniu się na e-pieczęć mogą pomóc nie tylko względy ekonomiczne, lecz także zmiany przepisów, które są elementem rządowego projektu ustawy o doręczeniach elektronicznych (są na etapie prac sejmowych). Przeformułowaniu ma ulec jedna z podstawowych zasad ujętych w ustawie z 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 256; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 695; dalej: k.p.a.). Zgodnie z dotychczasowym brzmieniem art. 14 par. 1 k.p.a. sprawy administracyjne powinny być załatwiane przez urzędników w formie pisemnej lub w formie doręczanego środkami komunikacji elektronicznej e-dokumentu w rozumieniu ustawy z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 346; ost. zm. Dz.U. z 2020 r. poza. 695). Po zmianach w art. 14 k.p.a. urzędnicy nadal będą mogli wykorzystywać zarówno komunikację papierową, jak i elektroniczną. Doprecyzowaniu ulegnie to, że pisma utrwalone w postaci elektronicznej muszą być opatrywane kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym pracownika administracji albo – i to całkowita nowość – kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną organu administracyjnego ze wskazaniem w treści pisma osoby opatrującej pismo pieczęcią. Co więcej, ustawodawca wprowadza zapis, że sprawy będą mogły być załatwiane z wykorzystaniem pism generowanych automatycznie i opatrzonych kwalifikowaną e-pieczęcią organu. W tym przypadku przepisy o konieczności opatrzenia pisma imieniem i nazwiskiem pracownika organu nie będą stosowane. Wystarczy e-pieczęć ogólna organu. Ten ostatni zapis wynika z tego, że o ile co do zasady e-podpis służy do autoryzowania treści dokumentów po zapoznaniu się z nią i świadomej akceptacji przez osobę fizyczną, o tyle e-pieczęć ma znaleźć zastosowanie przede wszystkim do zabezpieczania e-dokumentów generowanych w sposób zautomatyzowany i masowy, bez akceptacji przez osobę fizyczną. Odsetek tego typu procesów w administracji rośnie w ślad za postępującą cyfryzacją. Przykładem jest generowanie urzędowego potwierdzenia przedłożenia pism przez ePUAP.
Zmiana przepisów sprawi, że naturalnym obszarem wykorzystania mechanizmu opartego na e-pieczęci będzie mogło być chociażby generowanie zaświadczeń czy wypisów z różnego rodzaju urzędowych rejestrów czy ewidencji, o ile będą prowadzone w formie elektronicznej. Dochodzi tam bowiem do generowania wielu powtarzalnych dokumentów według określonego wzoru. Nie potrzeba akceptacji treści takich dokumentów przez człowieka, a jednocześnie niezbędne jest ich zabezpieczenie. W takim przypadku e-pieczęć stanowi rozwiązanie.
Stopniowa wymiana
Wprowadzenie możliwości szerokiego wykorzystania nowego narzędzia nie oznacza, że przestawienie się na e-pieczęć odbędzie się natychmiast. – Dobrze, że ustawodawca w ramach pierwszego etapu wdrażania e-pieczęci do administracji wprowadza ją jako możliwość, a nie nakaz. Trzeba pamiętać, że wiele urzędów zainwestowało w e-podpisy dla swoich pracowników. Do czasu wygaśnięcia ważnych przed kilka lat certyfikatów tych podpisów powinni oni korzystać z tego narzędzia, a dopiero następnie wdrażać e-pieczęć – mówi prof. Szostek.
Wątpliwości może natomiast budzić to, czy e-pieczęć będzie mogła zastąpić e-podpisy urzędników wystawiających z upoważnienia organu decyzje administracyjne i postanowienia. Wskutek nowelizacji art. 107 par. 1 pkt 8 oraz art. 124 par. 1 k.p.a. zniknie wymóg, że obligatoryjnym elementem decyzji czy postanowienia wydanego w formie e-dokumentu jest kwalifikowany podpis elektroniczny pracownika organu. Po zmianach wystarczy po prostu podpis z podaniem imienia i nazwiska pracownika wraz ze stanowiskiem służbowym. Pojawia się pytanie, czy wskazanie w treści decyzji bądź postanowienia personaliów urzędnika wystawiającego dokument wystarczy. Jeśli tak, to użycie e-pieczęci w takim przypadku będzie dopuszczalne, bo cytowane już zmiany art. 14 k.p.a. dopuszczają zamieszczanie w treści dokumentu imienia i nazwiska urzędnika, który posłużył się e-pieczęcią. A więc przewidują posłużenie się e-pieczęcią nie tylko w zautomatyzowanych procesach. – Jestem za szerokim stosowaniem e-pieczęci, w tym również za opatrywaniem nią decyzji administracyjnych i postanowień. Doprecyzowałbym jednak projektowane przepisy, aby wprost wskazywały możliwość wykorzystania e-pieczęci przy tych dokumentach. Pozwoli to uniknąć wątpliwości o charakterze systemowym – stwierdza prof. Szostek.
