O terminie wprowadzenia łączących się przez internet urządzeń decyduje rodzaj dokonywanej sprzedaży. Jeśli więc samorządowa jednostka sprzedaje benzynę, to musi mieć takie urządzenie już od początku 2020 r.
1 maja 2019 r. weszły w życie nowe regulacje dotyczące kas rejestrujących, potocznie zwanych kasami fiskalnymi. Są to dużo wcześniej zapowiadane przepisy wprowadzające do polskiego systemu prawnego kasy online. Wprowadzając kasy online, prawodawca nie zdecydował się na radykalne działanie, w ramach którego doszłoby do masowej wymiany dotychczas stosowanych kas. Co ważne, tylko dla wybranych świadczeń wprowadzone zostały konkretne daty, po których podatnicy muszą stosować kasy online, i to tylko wobec takich czynności. Dla pozostałych wymiana kas z papierowym i elektronicznym zapisem kopii na kasy online następowała będzie stopniowo wraz wyeksploatowaniem dotychczasowych kas, upływem okresu homologacji, względnie zapełnieniem pamięci kasy z papierowym zapisem kopii. Zmiana nie oznacza więc, że już dziś każdy podatnik stosujący w swojej działalności kasę fiskalną musi wymienić działające do tej pory urządzenie na nowe. Faktycznie bowiem tylko określona grupa podatników ma obowiązek zaopatrzyć się w kasy online do końca tego roku, tak aby ewidencjonować za ich pomocą sprzedaż od 1 stycznia 2020 r.
Zanim jednak jednostka samorządu podejmie decyzję o wymianie kasy na urządzenie online, musi zbadać, czy faktycznie jest to już konieczne. Pamiętać przy tym trzeba, że dobrowolna wymiana kas, a także wymiana powodowana samym tylko wyeksploatowaniem kas dotychczasowych nie uprawnia do odliczenia ani zwrotu części ceny w trybie art. 111 ust. 4–5 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 2174 ze zm.).

Gdy stałej łączności zabraknie

Co do zasady kasa online powinna mieć stałe połączenie za pośrednictwem internetu z Centralnym Repozytorium Kas prowadzonym przez szefa KAS, jednak brak takiej łączności nie pozbawia podatnika możliwości sprzedaży. To bardzo ważne, bo trzeba przypomnieć, że brak możliwości stosowania kasy, przy jednoczesnej niemożności stosowania urządzenia rezerwowego, oznacza koniec lub przerwę w sprzedaży na rzecz konsumentów i rolników ryczałtowych.
Tymczasem, jeżeli kasa online nie może nawiązać łączności z Centralnym Repozytorium Kas, sprzedaż może być realizowana, a po czasowej przerwie dane zarejestrowane w okresie, gdy kasa pozostawała offline, zostaną przekazanie niezwłocznie po nawiązaniu łączności pomiędzy kasą a systemem prowadzonym przez szefa KAS.
Gdyby brak łączności miał charakter permanentny, to podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję sprzedaży i za zgodą naczelnika urzędu skarbowego zapewnić to połączenie w ustalonych z nim odstępach czasowych.

Tak jak dotychczas

Niezależnie od obowiązków w zakresie stosowania kas online warto przypomnieć, że zmiany dotyczące tego rodzaju kas w żaden sposób nie wpływają na obowiązki stosowania kas i zwolnienia w tym zakresie.
Tym samym jednostki samorządu terytorialnego korzystają ze zwolnienia od fiskalizacji w kasie na dotychczasowych zasadach. W szczególności przez cały czas, do 31 grudnia 2021 r., aktualne jest zwolnienie JST w zakresie czynności wykonywanych przez ich jednostki organizacyjne, o których mowa w art. 2 pkt 1 ustawy z 5 września 2016 r. o szczególnych zasadach rozliczeń podatku od towarów i usług oraz dokonywania zwrotu środków publicznych przeznaczonych na realizację projektów finansowanych z udziałem środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej lub od państw członkowskich Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu przez jednostki samorządu terytorialnego (Dz.U. z 2018 r. poz. 280):
a) które na dzień 31 grudnia 2016 r. korzystały ze zwolnienia, o którym mowa w art. 8 ust. 2 tej ustawy, albo
b) jeżeli ich jednostki organizacyjne na dzień 31 grudnia 2016 r. korzystały ze zwolnienia z takiego obowiązku.

Na ogólnych zasadach i w różnym czasie

JST nie mają żadnych szczególnych podmiotowych praw i obowiązków w zakresie stosowania kas online. To oznacza, że weryfikując, czy należy zaopatrzyć się w kasę online, trzeba wziąć pod uwagę przedmiot sprzedaży dokonywanej na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Wbrew temu, co można niekiedy przeczytać czy usłyszeć, prawodawca nie wskazał daty, która w sposób generalny, ogólny, właściwy wobec wszystkich podatników definiowałaby obowiązek zakończenia stosowania kasy rejestrującej innej niż kasa online. Co ważne, taki ogólny termin nie został przewidziany ani dla kas z papierowym, ani z elektronicznym zapisem kopii.
Daty graniczne, które ustawodawca wprowadza dla poszczególnych rodzajów kas innych niż online, odnoszą się do wydawania potwierdzeń o spełnieniu funkcji, kryteriów i warunków technicznych. Według przepisów potwierdzenia takie wydawane są przez prezesa Głównego Urzędu Miar na okres:
  • do 31 grudnia 2022 r. w przypadku kas z elektronicznym zapisem kopii,
  • do 31 sierpnia 2019 r. w przypadku kas z papierowym zapisem kopii.
Jeżeli więc weźmiemy pod uwagę to, że do obrotu mogą być wprowadzane wyłącznie urządzenia posiadające potwierdzenie, oznacza to, że po tych datach nie zakupimy już kasy, odpowiednio, z papierowym lub elektronicznym zapisem kopii. Nie oznacza to jednak, że wraz z końcem sierpnia 2019 r. i odpowiednio z końcem 2022 r. wszyscy podatnicy będą musieli wycofać, odpowiednio, kasy z papierowym i elektronicznym zapisem kopii.
Oczywiście fakt, że potwierdzenia są wydawane na czas określony, decyduje o tym, że dla kas zakupionych w takich okresach czas ich eksploatacji skończy się wraz z upływem okresu, na jaki są homologowane.
Dodatkowo należy wskazać, że w przypadku kas z papierowym zapisem kopii zapełniona pamięć nie może być wymieniona.

Przedmiotowe przesłanki

Jednak dla niektórych podatników prawodawca określił daty graniczne, po przekroczeniu których muszą stosować kasy online.
Podatnicy mogą prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii tylko w terminie do:
31 grudnia 2019 r. – dla:
  • świadczenia usług naprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów, w tym naprawy opon, ich zakładania, bieżnikowania i regenerowania, oraz w zakresie wymiany opon lub kół dla pojazdów silnikowych oraz motorowerów,
  • sprzedaży benzyny silnikowej, oleju napędowego, gazu przeznaczonego do napędu silników spalinowych;
30 czerwca 2020 r. – dla:
  • świadczenia usług związanych z wyżywieniem wyłącznie świadczonych przez stacjonarne placówki gastronomiczne, w tym również sezonowo, oraz usług w zakresie krótkotrwałego zakwaterowania,
  • sprzedaży węgla, brykietu i podobnych paliw stałych wytwarzanych z węgla, węgla brunatnego, koksu i półkoksu przeznaczonych do celów opałowych;
31 grudnia 2020 r. – dla świadczenia usług:
  • fryzjerskich,
  • kosmetycznych i kosmetologicznych,
  • budowlanych,
  • w zakresie opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i lekarzy dentystów,
  • prawniczych,
  • związanych z działalnością obiektów służących poprawie kondycji fizycznej ‒ wyłącznie w zakresie wstępu.
Po datach wskazanych powyżej, dokonując wyspecyfikowanych czynności, należy stosować kasy online.
Należy jednak raz jeszcze przypomnieć, że chodzi o przesłankę podmiotową. To oznacza, że jeżeli np. podatnik, w tym jednostka samorządu, wykonuje dla konsumentów usługi budowlane i oprócz tego realizuje świadczenia innego rodzaju, niewskazane powyżej, od 2021 r. usługi budowlane musi fiskalizować w kasie online, ale dla potrzeb rejestracji innej sprzedaży cały czas może posługiwać się kasą z elektronicznym, a nawet papierowym zapisem kopii.
Jest to szczególnie ważne, gdy w danej jednostce sprzedaż prowadzona jest w kilku miejscach, np. w kilku jednostkach organizacyjnych, a tylko w jednej czy w niektórych z nich realizowane są świadczenia objęte obowiązkowym terminem wprowadzenia kasy online.

Co można odliczyć

Tak jak w poprzednim stanie prawnym, również obecnie prawodawca przewiduje w ustawie odliczenia części ceny nabycia kasy lub jej zwrot dla podatników zwolnionych.
W konsekwencji podatnicy nabywający kasę online mają prawo do odliczenia od podatku należnego kwoty wydanej na zakup każdej z kas rejestrujących, w wysokości 90 proc. jej ceny zakupu (bez podatku), nie więcej jednak niż 700 zł. W przypadku zaś gdy kwota ta jest w okresie rozliczeniowym wyższa od kwoty podatku należnego, mają prawo do zwrotu ich różnicy na rachunek bankowy podatnika w banku mającym siedzibę na terytorium kraju lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem, lub do odliczenia od podatku należnego tej różnicy za następne okresy rozliczeniowe, pod warunkiem że zakup kas rejestrujących nastąpił nie później niż w terminie sześciu miesięcy od dnia rozpoczęcia prowadzenia tej ewidencji. Podatnicy zwolnieni od VAT mogą wystąpić o zwrot części kwoty wydatkowanej w związku z nabyciem kasy.
Jednak należy zwrócić uwagę na kilka zastrzeżeń. Odliczenie/zwrot przysługuje:
  • wyłącznie przy nabyciu kasy online,
  • wyłącznie tym podatnikom, którzy do tej pory nie byli zobligowani do stosowania kasy,
  • podatnikom, którzy dokonując wymiany dotychczas stosowanych kas ze względu na przedmiot sprzedaży, muszą rozpocząć stosowanie kas online w określonych terminach i którzy nabędą kasy online przed określonym ustawowo dniem rozpoczęcia ewidencjonowania: odpowiednio ze względu na przedmiot sprzedaży: 1 stycznia 2020 r., 1 lipca 2020 r., 1 stycznia 2021 r.
To oznacza, że w innych okolicznościach podatnik, który nabywa kasę fiskalną, nie może dokonać odliczenia ani nie otrzyma zwrotu części ceny kasy.
WAŻNE Jednostki samorządowe, które do tej pory stosowały kasy rejestrujące, a także te, dla których obowiązek w tym zakresie powstanie w przyszłości, nie są objęte szczególnymi powinnościami ze względu na swój status. Mogą jednak być zobligowane do zaopatrzenia się w kasy online w określonym terminie z uwagi na przedmiot transakcji realizowanych dla konsumentów lub rolników ryczałtowych.
Połączenie z Centralnym Repozytorium Kas
Kasa rejestrująca online to urządzenie, kasa fiskalna, która ma specyficzną funkcjonalność techniczną. Otóż zgodnie z wymogami, jakie takiemu urządzeniu stawia prawodawca, ma ono zapewniać prawidłowe zaewidencjonowanie, przechowywanie i bezpieczne przesyłanie danych z kasy rejestrującej na zewnętrzne nośniki danych oraz umożliwiać połączenie i przesyłanie danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas. Szczególnie ważne, bo stanowiące istotę „online” kasy, jest to, aby urządzenie takie łączyło się i przekazywało dane do systemu teleinformatycznego prowadzonego przez szefa Krajowej Administracji Skarbowej jakim jest Centralne Repozytorium Kas.
System taki służy do:
1) odbierania i gromadzenia danych z kas rejestrujących, które obejmują:
a) dane o sprzedaży wykazane w prowadzonej ewidencji kasy rejestrującej,
b) dane o zdarzeniach zapisywanych w pamięciach kas rejestrujących, mających znaczenie dla pracy kas rejestrujących, które wystąpiły podczas używania tych kas, w tym o fiskalizacji kasy, zmianach stawek podatku, zmianach adresu punktu sprzedaży i datach przeglądów technicznych;
2) analizy i kontroli danych z kas rejestrujących;
3) przesyłania poleceń do kas rejestrujących, dotyczących pracy kas.
Kasa przekazuje informacje do Centralnego Repozytorium Kas w sposób bezpośredni, ciągły, zautomatyzowany lub na żądanie szefa KAS w postaci JPK.