Powyborczy kurz już opadł. Niespiesznie znikają banery i plakaty wyborcze. Nadchodzi czas strategicznych działań
Przed kilkoma dniami zakończyło się ważne dla samorządowego świata wydarzenie – Smart City World Expo 2018. Była to doskonała okazja do poznania najnowszych trendów, inspiracji i przykładów wdrożeń

Przepis na nową kadencję

Samorząd to miejsce, które cały czas się zmienia, a włodarze powinni nie tylko sprawnie zarządzać gminą czy miastem, ale budować wizerunek swojej osoby jako kogoś, komu cały czas zależy na rozwoju.

Inwestycje, inwestycje i jeszcze raz inwestycje

Jak zatem nowocześni prezydenci, burmistrzowie i wójtowie powinni rozwijać swoje miasta i gminy, by były na czasie, gotowe do wyzwań i zgodne z trendami?
  • W dalszym ciągu jest zapotrzebowanie na dobre projekty rewitalizacyjne, w ramach których dobór funkcji będzie adekwatny do problemów i potrzeb rewitalizowanego obszaru, a zastosowane instrumenty usprawnią zasiedlanie tych obszarów. Ważne jest, aby nadal priorytetyzować przedsięwzięcia rewitalizacyjne, odważnie wprowadzać nowe formy użytkowania nieruchomości i zachęcać partnerów prywatnych do dalszych inwestycji na zrewitalizowanym obszarze. Kolejne etapy realizacji takiej strategii wskazują na konieczność lepszej wiedzy o sposobie zarządzania zasobem komunalnym, portfelowe zarządzanie zagospodarowaniem i przeznaczeniem nieruchomości.
  • Polska jest w trakcie transformacji z analogowej na zdigitalizowaną. Udział usług wykorzystujących nowoczesne technologie rośnie. Jednocześnie są sektory niezagospodarowane lub nie w pełni zagospodarowane, np. teleopieka/telemedycyna/usługi senioralne; oświata/centra usług oświatowych. Konieczne jest więc monitorowanie na bieżąco zmieniającego się otoczenia prawnego związanego z sektorem publicznym, nakładającego na jednostki samorządu terytorialnego nowe obowiązki.
  • Samorządy lokalne, miasta i ich obszary funkcjonalne znajdą się wśród priorytetów polityki spójności po 2020 r., ale z dużym prawdopodobieństwem dostępna alokacja środków się zmniejszy. Dlatego też włodarze już poszukują nowych/nowatorskich form finansowania inwestycji. Identyfikowane jest zapotrzebowanie na produkty usprawniające zarządzenie płynnością finansową, optymalizację kosztów i działalności, obligacje i inne instrumenty finansowe, w tym PPP.
W sytuacji tak licznych wyzwań, jakie stawiane są samorządom lokalnym, warto zacząć od sesji strategicznej.
Zastępca nie odchodzi razem z wójtem, a jego umowa nie powinna być związana z kadencją
Zastępca nie odchodzi razem z wójtem, a jego umowa nie powinna być związana z kadencją

Zobacz również

Niezbędne szczegółowe analizy

Podczas niej powinna zostać przeprowadzona szczegółowa analiza zakresu zadań realizowanych przez jednostkę i jakości ich realizacji, w tym identyfikacja głównych klientów, instytucji współpracujących, badanie ich opinii na temat świadczonych usług i jakości współpracy z analizowaną jednostką. W trakcie sesji strategicznej koniecznie należy wskazać główne problemy i wąskie gardła w realizowanych procesach itp. W sesji powinien wziąć udział włodarz, najpierw indywidualnie, a docelowo także z aktywnym z aktywnym uczestnictwem przedstawicieli/kadr/doradców analizowanej jednostki. Taka sesja może zostać wsparta przez metodologię InterActSM, która umożliwia sprawną bieżącą ocenę omawianych zagadnień oraz ich priorytetyzację.
Przy czym w pierwszych tygodniach kadencji konieczny jest krytyczny przegląd aktualności strategii i programów oraz ocena postępu zaawansowania kluczowych inwestycji. Warto w trakcie takiego przeglądu szukać dalszej możliwości kooperacji pomiędzy JST w kontekście realizacji partnerskich projektów zintegrowanych.
Prawdopodobnie z przebiegu sesji strategicznej oraz oceny postępu realizacji kluczowych inwestycji wyniknie konieczność wyposażenia urzędów i podległych instytucji oraz spółek miejskich zaangażowanych w inwestycje w programy zarządzania projektami (kokpity zarządcze), w oparciu o profesjonalne narzędzia PMO (by poprzez ustrukturyzowane zarządzanie portfelem projektów wyselekcjonować te najbardziej perspektywiczne oraz zarządzać nimi w sposób efektywny).

Sprawdzić, kto i jak pracuje

Na początku kadencji warto też zrobić bilans kosztów utrzymania i sprawności działania wszystkich jednostek i funkcji. Wnioski z takiego bilansu powinny zaowocować decyzjami o utworzeniu lub intensyfikacji procesów związanych z powołaniem centrów usług wspólnych dla procesów back office, co wiąże się z przebudową struktur wewnętrznych komórek i jednostek.
Obecność w urzędach narzędzi IT/CRM dla procesów obsługi klienta wewnętrznego i zewnętrznego oraz oceny efektywności działań i procesów jest w dobie społeczeństwa cyfrowego konieczna. Rozwiązania informatyczne, aplikacje i dostępność danych powinny ułatwić uczestnictwo publiczne i udział społeczeństwa we współrządzeniu miastem czy gminą.
Od dziś powinny rozpocząć się prace w tych gminach, gdzie nadal nie funkcjonują stałe narzędzia dialogu społecznego i kooperacji obywatelskiej na potrzeby przekształcania sposobu świadczenia usług publicznych.

Dialog z radą to podstawa

Wójtowie (prezydenci czy burmistrzowie) i radni przez najbliższe pięć lat będą pracować nad wdrożeniem rozwiązań, które zwiększą komfort życia mieszkańców, a z uwagi na zazębianie się zadań powinni dobrze ze sobą współpracować. Jaki powinien być zatem pierwszy ruch włodarza wobec rady? Otóż często w jej skład wchodzą osoby raczkujące w samorządzie, nieznające administracyjnych procedur i prawa. Dobry burmistrz, wójt i prezydent zainwestuje w radę. I nie chodzi tu o wynagrodzenie, ale o przekazanie w prosty i niezbiurokratyzowany sposób wiedzy o funkcjonowaniu samorządu. Nowy włodarz, możliwie szybko, powinien dostarczyć radzie swego rodzaju ściągę, w której w minimalnym zakresie opisany zostanie wpływ kluczowych aktów prawa uchwalonych przez parlament na funkcjonowanie gminy. Porządek dokumentów strategicznych i operacyjnych, które funkcjonują na poziomie gminy, może przestraszyć każdego, nawet niezwykle aktywnego i zaangażowanego członka rady. Dość powiedzieć, że obligatoryjny system planowania gminnego obejmuje 24 dokumenty (dane prof. Aleksandra Noworóla) w opracowaniu poświęconym przeglądowi i ocenie obowiązującego systemu zarzadzania polityką rozwoju na poziomie regionalnym, subregionalnym, powiatowym i gminnym). Samorząd gminny uchwala i wdraża je wszystkie, a w przypadku 16 powinien uwzględnić udział innych podmiotów na różnych etapach realizacji – od opracowania, uchwalania, wdrażania do i ich monitorowania. Komuś, kto pierwszy raz spotka się z tak licznym zestawem obligatoryjnych dokumentów, może się zakręcić w głowie. A przecież to nie koniec. Równie istotny jest zestaw dokumentów o charakterze strategicznym i operacyjnym, których obowiązek przygotowania wyznaczają przepisy właściwe dla systemu dystrybucji środków strukturalnych. By zostać beneficjentem regionalnych lub krajowych programów operacyjnych należy opracować m.in. plan gospodarki niskoemisyjnej, gminny program rewitalizacji czy plan zrównoważonej mobilności miejskiej.
Dzień zaprzysiężenia dostarczy nowym włodarzom i radnym nie tylko wzruszeń. To uroczyste i podniosłe wydarzenie rozpocznie czas intensywnej pracy. Dla tych, którzy mieli bardzo aktywne kampanie, najbliżsi współpracownicy powinni zrobić wyciąg z ustaw, które weszły w życie, a których stosowanie od 1 stycznia 2019 r. nałoży na samorządy nowe obowiązki. Przykładem takiej regulacji może być ustawa o przekształceniu prawa użytkowania wieczystego gruntów zabudowanych na cele mieszkaniowe w prawo własności tych gruntów.

Nowoczesne miasta na światowym spotkaniu w Barcelonie

Choć nazwa smart cities i działania, jakie towarzyszą temu, by miasto stało się smart, nie są obce polskim włodarzom, to organizatorzy targów w bardzo ciekawy sposób ułożyli bloki tematyczne – digital transformation, urban environment, mobility, inclusive and sharing cities, governance&finance. Pozwoliło to dotrzeć do sedna definicji smart cities i jej kompleksowego rozumienia. Muszę przyznać, że bardzo budujące było to, iż nawet w takim bloku jak digital transformation – przy dominującej roli i rozmowach o technologiach w tym AI (sztuczna inteligencja), blockchain, 5G, internet rzeczy, które mogą zapewnić miastom inteligentne, zintegrowane oraz bezpieczne usługi, bardzo często pojawiał się człowiek. I to w wymiarze lepszego definiowania potrzeb, konieczności projektowania rozwiązań z jego udziałem, ale też pamiętając, iż to mieszkańcy są ostatecznymi użytkownikami usług i to im należy zapewnić „user experience”, aby żyło im się lepiej, łatwiej, bezpieczniej i zdrowiej.

Technologie po ludzku

W trakcie oficjalnego otwarcia Ede Ijjasz-Vasquez z Banku Światowego wskazał, iż bank definiuje zrównoważone miasta i świat jako zrównoważone środowiskowo (zapewniając m.in. czystość powietrza i efektywność wykorzystania zasobów, w tym energii). Ale także jako zapewnienie odporności (resilience) na społeczne, ekonomiczne i pogodowe zjawiska. Zauważył przy tym, że nie wolno zapomnieć o włączaniu społecznym (inclusive communities) tak, aby usługi oferowane przez miasta uwzględniały potrzeby wszystkich. Także tych wykluczonych przez niepełnosprawności, nierówności życia albo odrębności kulturowej. Technologia może odegrać w tym kluczową rolę i stać się ważnym narzędziem do wykorzystania.
Przedstawiciel Banku Światowego zwrócił jednak uwagę, iż miasta nie przejdą przez tę technologiczną transformację bez dostosowania do tego regulacji i polityk oraz bez środków finansowych. Jego zdaniem nie podlega wątpliwości również to, że do zidentyfikowania miejskich wyzwań czy ryzyk niezbędne jest wykorzystanie kompleksowych baz danych. Ważną do spełnienia funkcję mają w tym lokalne samorządy. Powinny one zadbać, by te dane jeszcze mądrzej wykorzystać do planowania przestrzennego lub podejmowania niezbędnych inwestycji. Trzeba także zadbać o udostępnienie tych danych w taki sposób, aby mieszkańcy na równych prawach mogli współtworzyć rozwiązania, a także wspierać swoimi pomysłami zrównoważony rozwój miast. – Technologia nie rozwiąże kluczowych wyzwań tego świata, jeśli w procesy te nie będzie zaangażowany człowiek, tak aby zapewnić „better cities to live in” – spuentował swoją wypowiedź przedstawiciel BŚ.
W bloku digital transformations w bardzo szczegółowy sposób wskazywano na przykłady zastosowania zaawansowanych technologii, w tym 5G. Wyraźnie było widać, że technologie te będą coraz szybsze, tańsze, lepiej zintegrowane. – Ale czy faktycznie budynki, samochody, ludzie będą lepiej skomunikowani ze sobą? – zastanawiali się uczestnicy spotkania. I co zrobić, aby wdrożenie tego przyniosło efekt synergii i poprawiło jakość życia w mieście. Dużo w tym zakresie się dzieje na poziomie Unii Europejskiej, o czym mówił Bernard Barani, EC Unit 5G. Powstał np. projekt „5Gcity”, w ramach którego Barcelona, Lucca oraz Bristol przechodzą tranformację cyfrową. Zaprezentował go koordynator projektu Sergi Figuerola.
Sporo uwagi poświecono także dyskusji o tym, w jaki sposób w dobie internetu rzeczy (IoT), dostępu do coraz szerszych baz danych pochodzących z różnych źródeł, miasta zmierzą się z wyzwaniem, dotyczącym tego, co należy zrobić, aby zbiorami tych danych dało się zarządzać i by dostarczały one informacji do podejmowania kluczowych decyzji. Jednocześnie ważne jest, by dostęp do takich baz mieli mieszkańcy. Powód? Chodzi o zaangażowanie ich do działań na rzecz miasta.

Od pomysłu do realizacji

Na targach zaprezentowany został także bardzo ciekawy projekt realizowany przez miasto Cascais, które wspólnie z firmą doradczą Deloitte przeszło przez kompleksowy proces zintegrowania systemów funkcjonujących w mieście. Dzięki tej operacji urząd miasta może reagować szybko w sytuacjach kryzysowych, planować rozwój (dzięki wiarygodnym informacjom), a także angażować mieszkańców do współodpowiedzialności i decydowania we wdrażanej strategii. Projekt „CitySynergyTM”, bo o nim mowa, to zintegrowany system operacyjny z pięcioma modułami, z których każdy posiada wyjątkowy zestaw funkcjonalności związanych z podstawowymi zadaniami każdego miasta (magistratu/urzędu miasta). Moduły te to:
  • Protect (ochrona): służący zapewnieniu najwyższego poziomu ochrony przetwarzanych danych i zgodności systemu z lokalnymi normami.
  • Intelligence (analityka): moduł składający się z szeregu narzędzi analizy biznesowej, metod analitycznych oraz automatyzacji, w tym uczenia maszynowego i sztucznej inteligencji. Pozwala na optymalizację zarządzania zadaniami urzędu, poprawę efektywności operacyjnej, a także dostarcza prognoz wspierających planowanie rozwoju zarówno miasta, jak i samego systemu.
  • Command (zarządzanie): to element centralny platformy CitySynergyTM. Służy grupowaniu i korelowaniu wszystkich zadań, wydarzeń (rozumianych jako interakcja z elementem systemu, np. usługą miejską), dynamicznemu zarządzaniu zasobami, wspieraniu współpracy poszczególnych wydziałów urzędu i pozostałych interesariuszy oraz zadawaniu pytań przez zainteresowanych.
  • Insight (raportowanie): pozwala na generowanie kontekstowych, syntetycznych, graficznych raportów i informacji o poszczególnych usługach i funkcjonowaniu systemu. Moduł, który jest dostępny dla wszystkich jego użytkowników, ma znaczenie dla procesu podejmowania decyzji oraz przekazywania danych i opinii przez mieszkańców.
  • Integrate (integracja): umożliwia rozwój systemu o nowe komponenty, funkcje i punkty styku (IoT, API, czyli interfejs programowania aplikacji i inne systemy) oraz logowanie i kontekstową komunikację z użytkownikami systemu oraz mieszkańcami.
CitySynergyTM jest ciągle rozwijany i w niedalekiej przyszłości ma zostać zaadaptowany do innych obszarów funkcjonowania aglomeracji miejskich – takich jak lotniska, szpitale, port, parki przemysłowe czy szeroko rozumiane zarządzanie zasobem IoT. Największymi zaletami podejścia leżącego u podstaw platformy wdrożonej w Cascais są integracja i optymalizacja usług miejskich oraz standaryzacja i otwarcie danych, co obecnie stanowi wyzwanie dla wielu urzędów.
Na stoisku, na którym prezentowany był system, gorąco dyskutowano z przedstawicielami miast na temat kroków, które należy podjąć, aby wprowadzić takie kompleksowe rozwiązania.

Europejskie miasta już korzystają

O tym, że technologia ma służyć konkretnym celom, a nie być celem samym w sobie, przekonywała też Barcelona. Miasto chwaliło się zintegrowanym „Digital City Plan”. Umożliwia on większą dostępność mieszkań komunalnych, zmniejszenie liczby prywatnych samochodów w mieście, więcej zielonych przestrzeni. Wszystko w trosce o zrównoważony rozwój i o demokratyczne, włączające podejście do angażowania mieszkańców.
Podczas Smart City World Expo 2018 bardzo wyraźnie był zaznaczony cały blok tematów urban environment – łączący smart city ze zrównoważonym rozwojem, wyzwaniami związanymi z energią, klimatem, czystym powietrzem, środowiskiem, zasobami naturalnymi, celami zrównoważonego rozwoju (SDGs), gospodarowaniem odpadami czy – całościowo –gospodarką w obiegu zamkniętym. Tu wyróżniał się przykład Mediolanu. Miasto postawiło na integrację podejścia smart z troską o zapewnienie odporności (resilience) i zrównoważonego rozwoju. Wrażenie robiła kompetencja i kompleksowe podejście do zasobów energii, wody czy gospodarowania odpadami prezentowane przez Piero Pelizzaro, lidera odpowiedzialnego za „odporność” miasta i gospodarkę współdzielenia. Pelizzaro wskazał na zastosowanie jednej z najbardziej zaawansowanych technologii w oczyszczaniu ścieków, które zapewnia jednocześnie efektywność energetyczną w procesie zagospodarowania odpadu. Miasto ma też interesujące osiągnięcia w zakresie transportu – 20 proc. wzrostu udziału transportu publicznego, a do tego 16 tys. rowerów w systemie wypożyczania i sześciu operatorów car sharingu. Mimo to Mediolan ma wciąż wiele problemów związanych z rosnącą liczbą samochodów.
Bardzo ciekawe są też przykłady działań specjalnie powołanej grupy Circular Lab, które zmierzają do wypracowywania rozwiązań w zakresie gospodarki w obiegu zamkniętym z udziałem biznesu i mieszkańców. Chociażby przeprowadzony projekt rewitalizacji sześciu budynków, w który zaangażowani byli sąsiedzi, duże projekty realizowane w modelu PPP.
Miło było w tym bloku zobaczyć też Warszawę, którą reprezentował Mariusz Frankowski, radny miasta i przewodniczący komisji rozwoju gospodarczego. Nasz reprezentant dzielił się konkretnymi osiągnięciami i działaniami podejmowanymi na rzecz czystego powietrza w ramach programu „Oddychaj Warszawo”. Stolica Polski dołączyła do deklaracji miast „C40 cities cliemate leadership group” na rzecz ekologicznych autobusów – obecnie stolica Polski ma 70 pojazdów hybrydowych, 31 elektrycznych, 35 autobusów gazowych. A plany, bardzo ambitne, zakładają, że do 2020 r. po ulicach Warszawy będzie jeździć 300 autobusów niskoemisyjnych. Ponadto stolica Polski już teraz ma 544 km tras rowerowych i zajmuje trzecie miejsce w Europie ze względu na liczbę dostępnych rowerów miejskich (5200). Dodawane w ramach zamówień publicznych kryterium środowiskowe też było jednym z dowodów systemowego działania i zmiany w podejściu po stronie miasta.
Miastem, które wybijało się, jeśli chodzi o transformację w kierunku gospodarki w obiegu zamkniętym i bardzo ambitnymi celami w tym zakresie, był Amsterdam. Określił on siedem celów do realizacji. Są to: zero odpadów, czysta energia, surowce odnawialne, „elastyczne” budynki i produkty, konsumenci w aktywnej roli użytkowników, efektywna logistyka, ekosystemy będące bazą, o którą troszczą się wszyscy.

Transport dobrze przemyślany

Tegorocznemu Expo towarzyszył kongres Smart Mobility. Podczas niego w ciekawy sposób wskazano na potrzebę transformacji w myśleniu o rozwoju transportu w mieście. W jego trakcie doceniono nowe możliwości wynikające z automatyzacji, rosnącej roli transportu publicznego i współdzielonego, z nowych i coraz bardziej popularnych środków transportu: pojazdów elektrycznych, autonomicznych, rozwiązań wodorowych czy rozwiązań takich jak: skutery, wypożyczanie rowerów, flixbusy, uber. Nie zapomniano też o wyzwaniach związanych z zanieczyszczeniem powietrza, emisją CO2, korkami w mieście czy zmieniającymi się oczekiwaniami i przyzwyczajeniami pasażerów. Dyskutowano też nad wizją rozwoju transportu w perspektywach pięciu, a nawet 20 lat. Tu inspiracją były przykłady takich miast jak: Amsterdam, Antwerpia, Tirana, Londyn, Singapur. Mówiono również o e-mobility, energii odnawialnej, strefach dla pieszych, zielonych przestrzeniech w mieście, które pozwalają zapewnić zrównoważony rozwój. Tu jako przykład wskazywano Barcelonę, Santiago czy Doha. Pojawiło się też dużo rozwiązań oferowanych przez wielkie podmioty takie jak Alstom, Siemens czy Bosch, ale i przez mniejsze, często start-upy, które dają dostęp do zupełnie nowych technologii i możliwości. Jasne staje się też, że przyszłością jest mądry sposób myślenia o transporcie, np. w kontekście transportu publicznego ze świetnymi przykładami zintegrowanej karty miejskiej. Ale także mądre zarządzanie danymi i informacjami, dbałość o dobre regulacje.

Warto szukać dobrych wzorów

Podsumowując. Rozwój miast zależny będzie od rozwoju technologii, mądrego odniesienia się do kluczowych wyzwań społecznych, środowiskowych i demograficznych, a także zaangażowania mieszkańców w taki sposób, aby współtworzyli oni przestrzeń i otoczenie, w którym funkcjonują. Widać wyraźnie, że niektóre z miast wyznaczyły sobie ambitne cele w tym zakresie i konsekwentnie realizują plan. Wyróżniają się tym na tle innych, inspirują ich, współpracują, a w efekcie rozwijają się integralnie z całym ekosystemem, który tworzy miasto.
Z całą pewnością zaczynająca się właśnie kadencja w polskich miastach, powinna zachęcić włodarzy i radnych, by wziąć te trendy pod uwagę, dostosować je do realiów i wyzwań w poszczególnych regionach oraz do oczekiwań i potrzeb społecznych. Jest nadzieja, że wiele deklaracji, które padały w trakcie ostatniej kampanii wyborczej, a dotyczyły czystego powietrza, transportu, rozwoju technologii czy wyzwań społecznych, znajdzie odzwierciedlenie w konsekwentnych działaniach, a za rok na Smart City Expo Polska, a może Europa Środkowa dorobi się swojego stoiska, w ramach którego zgromadzi nie tylko miasta, z których będziemy dumni, ale także innowacyjne firmy dostarczające zintegrowane rozwiązania dla tych miast oraz organizacje pozarządowe i platformy dialogu. Aby to się zdarzyło, trzeba zacząć działać już teraz.