Administracja publiczna w wielu przypadkach podpis pod dokumentem wysłanym za pomocą telefaksu uznaje za niewystarczający. Rozbieżne poglądy w tej sprawie mają sądy, bo jednoznacznych przepisów brak.
Zgodnie z art. 63 par. 1 kodeksu postępowania administracyjnego (dalej: k.p.a.) podanie, a także żądanie, wyjaśnienie, odwołanie czy zażalenie, można wnosić do właściwego organu na różne sposoby, m.in. ustnie, pisemnie, elektronicznie oraz za pomocą telefaksu. I choć w XXI w. ta forma kontaktu wydaje się nieco przestarzała, to nikt jej nie kwestionuje. W czym więc tkwi problem? Otóż nie wiadomo, czy dokument z faksu spełnia warunki formalnego pisma.
Pracodawca nie przestrzega zakazu handlu w niedziele? Zobacz, jak złożyć skargę do PIP
Pracodawca nie przestrzega zakazu handlu w niedziele? Zobacz, jak złożyć skargę do PIP

Zobacz również
Stanowisko 1: dokument bez podpisu jest wybrakowany
Urzędnicy chcieliby, by pod każdym podaniem był własnoręczny, oryginalny podpis. A ponieważ w dokumencie przesłanym faksem go nie ma, uznają wydruk za kopię pisma. Dlatego na podstawie art. 64 par. 2 k.p.a. występują do nadawców o usunięcie braków formalnych w ciągu siedmiu dni. Są wówczas dwa wyjścia – albo przynieść oryginał, albo na miejscu podpisać przesłany wcześniej faks. Gdy tego zabraknie, podanie pozostanie bez odpowiedzi. Jednak zgodnie z dominującą linią orzeczniczą, na urzędniku ciążyć będzie wówczas obowiązek powiadomienia osoby składającej podanie, że nie będzie ono rozpoznane. Informacja ta nie wymaga postanowienia czy decyzji, powinna jednak mieć formę pisemną (wynika to m.in. z wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z 14 stycznia 2016 r., sygn. akt I OSK 1049/14).
Stanowisko 2: trzeba brać pod uwagę możliwości techniczne
Jednak skoro ustawodawca dopuścił możliwość wnoszenia podań z wykorzystaniem telefaksu, to musiał uważać, że nie są one obarczone żadnymi brakami. Organ powinien więc rozpatrzyć sprawę bez żądania ich usunięcia.
Ten tok myślenia potwierdza uzasadnienie wyroku NSA z 7 marca 2017 r. (sygn. akt I OSK 1752/16). Sąd orzekł, że przy ustalaniu, czy podanie wniesione faksem powinno być uzupełnione czy nie, należy brać pod uwagę możliwości techniczne urządzenia, z którego się korzystało. Zdaniem sędziów zbyt formalistycznym było twierdzenie, że podpis na faksie to jedynie techniczny odcisk. W konsekwencji NSA uznał, że tylko w przypadku braku podpisu lub jego zatarcia oraz dla rozwiania wątpliwości można wezwać wnoszącego pismo do potwierdzenia podpisu lub złożenia. Nie ma zatem podstaw do pozostawienia podania bez rozpoznania.
Czy umowę o pracę można zawrzeć faksem lub e-mailem
Czy umowę o pracę można zawrzeć faksem lub e-mailem

Zobacz również
Wyjątki od zasady
Niektóre ustawy mogą wyłączać możliwość wnoszenia podań faksem, np. ordynacja podatkowa, albo wręcz przeciwnie, dopuszczać o wiele szerszy niż w k.p.a. katalog sposobów kontaktowania się z administracją publiczną, jak np. ustawa o dostępie do informacji publicznej. Generalnie jednak, by uniknąć rozbieżności w orzecznictwie sądów administracyjnych, należałoby te kwestie jednoznacznie uregulować.

PRZYKŁAD

Braków nie usunięto, pisma nie rozpatrzono
1 marca 2017 r. do urzędu gminy w X wpłynęło za pomocą telefaksu podanie Jana Kowalskiego o zmianę decyzji o warunkach zabudowy. Wójt wezwał go do usunięcia braków formalnych w piśmie w terminie 14 dni. Wskazał też, że Jan Kowalski powinien to zrobić, dostarczając do urzędu oryginał dokumentu. Gdy w podanym terminie to się nie stało, wójt pozostawił podanie bez rozpoznania. Jednocześnie poinformował o tym pana Kowalskiego.
Prawidłowość takiego działania potwierdzają wyroki: NSA z 14 stycznia 2016 r. (sygn. akt I OSK 1049/14), Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Lublinie z 15 marca 2012 r., (sygn. akt III SA/Lu 708/11), WSA w Olsztynie z 24 października 2013 r. (sygn. akt II SA/Ol 273/13). Takie stanowisko jest również prezentowane w sprawach dotyczących wnoszenia telefaksem pism procesowych (postanowienie NSA z 22 czerwca 2010 r., sygn. akt I OZ 458/10) oraz związanych z ordynacją podatkową (m.in. wyrok NSA z 14 listopada 2017 r., sygn. akt II FSK 2811/15). Przyznać jednak należy, że ustawy te nie zawierają w odniesieniu do telefaksu przepisu analogicznego do art. 63 par. 1 k.p.a.
Podstawa prawna
Art. 63 par. 1 ustawy z 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2017 r. poz. 1257 ze zm.).
Ustawa z 30 sierpnia 2002 r. – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz.U. z 2017 r. poz. 1369 ze zm.).
Ustawa z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2017 r. poz. 201 ze zm.).
Ustawa z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz.U. z 2016 r. poz. 1764 ze zm.).