W tym roku w ramach tzw. uelastyczniania przepisów o czasie pracy w kodeksie pracy znalazły się dwie zmiany, które pozwalają łatwiej dostosować czas pracy do potrzeb pracownika wynikających z jego sytuacji rodzinnej. Chodzi o możliwość odpracowania prywatnych wyjść z firmy i stosowania tzw. ruchomego czasu pracy, czyli zniesienie barier związanych z rozpoczęciem i zakończeniem zajęć w różnych godzinach w poszczególne dni tygodnia, w zależności od potrzeb zatrudnionego.
W kodeksie pracy pojawił się nowy art. 140[1], który zawiera przepis, zgodnie z którym rozkład czasu pracy może przewidywać różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracowników dniami pracy. Co więcej, rozkład czasu pracy może przewidywać przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia dniówki.
Kodeks określa specjalny tryb wprowadzania rozkładu przewidującego różne godziny przychodzenia do firmy. Zgodnie z przepisami może być on wprowadzony w układzie zbiorowym pracy lub w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi; jeżeli nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi, pracodawca uzgadnia treść porozumienia z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi. Jeżeli u pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, to elastyczny rozkład ustala się w porozumieniu zawieranym z przedstawicielami pracowników, wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy. Problem w tym, że takie ogólne zasady organizacji czasu pracy nie zawsze są w stanie uwzględnić doraźne bądź stałe potrzeby indywidualnych pracowników.
Na szczęście jest też rozwiązanie pozwalające na uwzględnienie indywidualnych potrzeb pracowników. Elastyczne godziny mogą być ustalone indywidualnie na pisemny wniosek pracownika. Powinien on określić w nim okres, w jakim miałby zaczynać pracę w indywidualnie oznaczonych godzinach, i jak będzie wyglądał dzień pracy w poszczególne dni. Wniosek nie musi być uzasadniany, ale oczywiście pracodawca chciałby wiedzieć, w jakim celu miałby iść pracownikowi na rękę.
Firma nie jest związana treścią wniosku – jeżeli jego realizacja nie jest w jej interesie albo jest ona trudna lub niemożliwa do przeprowadzenia, może bez konsekwencji odmówić pracownikowi.

Szefie, ja to odrobię

Planowanie zmiennych godzin pracy jest dla pracownika i pracodawcy trudne i nie jest receptą na nagłe potrzeby. Rozwiązaniem ułatwiającym uzyskanie zgody szefa na nawet kilkugodzinne nagłe wyjścia z firmy jest możliwość odpracowania czasu spędzonego poza firmą na załatwienie prywatnych spraw. Do niedawna taka możliwość nie była zapisana w przepisach, chociaż ją wykorzystywano. Zgoda na odpracowanie prywatnego wyjścia wiązała się z ryzykiem po stronie pracodawcy. Pozostanie po godzinach w ramach odrabiania przerwy w pracy udzielonej pracownikowi było uznawane za pracę ponadwymiarową, za którą trzeba dodatkowo zapłacić. Poza tym w razie ujawnienia takiego procederu przez PIP pracodawcy idącemu na rękę pracownikowi groził mandat. By wyeliminować wszelkie wątpliwości dotyczące udzielania i rozliczania czasu prywatnych wyjść, w kodeksie pracy znalazł się przepis, zgodnie z którym nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych czas odpracowania zwolnienia od pracy udzielonego pracownikowi na jego pisemny wniosek w celu załatwienia spraw osobistych. Odpracowanie zwolnienia od pracy nie może naruszać prawa pracownika do odpoczynku.

Do urzędu bez łaski

Prywatne wyjście czy wprowadzenie zmiennych godzin rozpoczynania pracy nie może się odbyć bez udziału i zgody pracodawcy. Inaczej sprawa wygląda, gdy wyjście z pracy czy przerwa w jej wykonywaniu wynikają z obowiązku obywatelskiego. Zasady usprawiedliwiania i udzielania wyjść w godzinach pracy w tzw. sprawach urzędowych określa rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz.U. nr 60, poz. 281 ze zm.).
Zgodnie z przepisami pracodawca jest obowiązany zwolnić pracownika od pracy na czas niezbędny do stawienia się na wezwanie organu administracji rządowej lub samorządu terytorialnego, sądu, prokuratury, policji albo organu prowadzącego postępowanie w sprawach o wykroczenia.
Przepisy nie precyzują, co oznacza zwrot „czas niezbędny”. Okres nieobecności w pracy jest uzależniony od konkretnej sytuacji. Nie może być jednak tak, że wezwanie do sądu zawsze oznacza zwolnienie z całej dniówki. Może się tak zdarzyć, że dojazd, liczni świadkowie itp. sprawią, że faktycznie stawienie się w sądzie będzie oznaczało całodzienną nieobecność. Niezależnie od tego, czy pracownik jest wezwany do sądu, czy urzędu skarbowego itp. instytucji, powinien zadbać, aby szef dowiedział się o przyczynie i przewidywanym okresie nieobecności w pracy z odpowiednim wyprzedzeniem. Dowodem potwierdzającym usprawiedliwioną nieobecność ze względu na uczestnictwo w postępowaniu sądowym jest imienne wezwanie pracownika do osobistego stawienia się przed nim w charakterze strony lub świadka.
Za czas zwolnienia od pracy w celu stawienia się w urzędzie, policji czy udziału w rozprawie sądowej pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia. Nie oznacza to, że zawsze zostanie bez pieniędzy za ten czas.
Osoba wezwana do sądu w charakterze świadka może odzyskać straconą dniówkę. Ustawa o kosztach sądowych w sprawach cywilnych mówi, że np. świadkowi wynagrodzenie za utracony zarobek lub dochód za każdy dzień udziału w czynnościach sądowych przyznaje się w wysokości jego przeciętnego dziennego zarobku lub dochodu. W przypadku świadka pozostającego w stosunku pracy przeciętny dzienny utracony zarobek oblicza się według zasad obowiązujących przy ustalaniu należnego pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop. Zwrot utraconych przez świadka zarobków następuje na wniosek. Składa się ustnie do protokołu lub na piśmie, w terminie 3 dni od dnia zakończenia czynności z udziałem osoby uprawnionej, np. świadka.
Pracodawca ma obowiązek zwolnić pracownika nie tylko w sprawach urzędowych. Zgodnie z rozporządzeniem na zwolnienie z pracy mogą liczyć także m.in.: biegli, pracownicy – na czas niezbędny do przeprowadzenia obowiązkowych badań lekarskich i szczepień ochronnych przewidzianych przepisami o zwalczaniu chorób zakaźnych, członkowie ochotniczej straży pożarnej i GOPR – na czas niezbędny do uczestniczenia w działaniach ratowniczych.
Podstawa prawna
Art. 1401 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).
Par. 1 i następne rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz.U. nr 60, poz. 281 z późn. zm.).

„Udziela” to nie to samo co „jest zobowiązany udzielić”

Pracodawca może udzielić doraźnego zwolnienia od pracy, które może być w przyszłości odpracowane. W jakim terminie taki wniosek powinien być składany i czy trzeba go uzasadniać?

Kodeks pracy nie reguluje kwestii terminu na składanie wniosków o doraźne zwolnienie z pracy. Powinno się więc przez analogię stosować takie same zasady, jakie obowiązują przy wnioskach urlopowych, a więc że pracownik składa taki wniosek w takim terminie, jaki uzna za stosowny. Powinien jednak uwzględnić interes pracodawcy, a więc sygnalizować potrzebę zwolnienia się z pracy odpowiednio wcześniej, aby ułatwić pracodawcy zarządzenie organizacją pracy podczas jego nieobecności. Z uwagi jednak na specyfikę instytucji (załatwianie spraw osobistych, a więc również nagłych i nieprzewidzianych, jak np. odbiór chorego dziecka z przedszkola) należy dopuścić możliwość składania wniosków także w tym samym dniu, w którym pracownik chciałby skorzystać z czasu wolnego. Kodeks nie przewiduje wymogu uzasadniania takiego wniosku, analogicznie jak w przypadku korzystania z dni wolnych na opiekę nad dzieckiem (art. 188 k.p.). Użycie w art. 150 par. 21 k.p. zwrotu „załatwianie spraw osobistych” służy bardziej wskazaniu celu instytucji zwolnień doraźnych niż obowiązkowi uzasadniania, z jakiej konkretnej przyczyny osobistej pracownik wnosi o zwolnienie go z pracy. W interesie pracownika jest jednak to, aby uzyskać zgodę pracodawcy. Aby więc zwiększyć swoje szanse, powinien uzasadnić cel zwolnienia (np. wizyta u lekarza, który przyjmuje pacjentów jedynie w godzinach pracy pracownika). Pracodawca nie ma bowiem obowiązku uwzględniać takiego wniosku, tj. może odmówić zgody na opuszczenie przez pracownika zakładu pracy bez podawania przyczyny.

Czy pracodawca, zgadzając się na odpracowanie, powinien wskazać termin, w którym powinno ono nastąpić? Czy musi to być rozliczone w konkretnym czasie, np. do końca okresu rozliczeniowego czasu pracy?

Przepisy kodeksu pracy nie regulują również tej kwestii. Nie ma więc przeszkód, by pracodawca uzależnił uwzględnienie wniosku pracownika od odpracowania tego czasu w konkretnym, wskazanym przez siebie terminie, np. następnego dnia. Może również zakreślić pracownikowi ramy czasowe, w których pracownik powinien odpracować swoją nieobecność. Odpracowanie może nastąpić po godzinach pracy. Jeżeli więc pracownik ma do odpracowania dwie godziny, nie ma przeszkód, by odpracował je w 9. i 10. dobie pracy. Na mocy art. 151 par. 21 k.p. tak przepracowany czas nie będzie traktowany jako praca nadliczbowa. Po to właśnie wprowadzono wymóg pisemności wniosku, aby pracodawca mógł udokumentować, że takie dodatkowe godziny pracy wynikają z konieczności odpracowania czasu, w którym pracownik załatwiał sprawy osobiste w godzinach pracy, a nie z potrzeb pracodawcy. W mojej ocenie pracodawca może jednostronnie zobowiązać pracownika do odpracowania czasu wolnego tylko wtedy, gdy wyraźnie zaznaczył, że uwzględnia wniosek o zwolnienie z pracy pod warunkiem odpracowania tego czasu w konkretnym dniu lub gdy strony ustaliły to wspólnie. Jeżeli takie okoliczności nie wystąpią, a pracownik do końca okresu rozliczeniowego nie przedstawi żadnej propozycji terminu, pracodawca ma prawo nie wypłacić wynagrodzenia za ten czas zgodnie z zasadą, że wynagrodzenie należy się tylko za pracę wykonaną.

Czy są sytuacje, gdy pracodawca musi udzielić zwolnienia na prywatne wyjścia? Jakie są konsekwencje, gdy pracownik bez zgody szefa jednak wyjdzie z pracy, mimo iż szef nie zgodził się na to?

Kodeks pracy wyraźnie stanowi, że zwolnienia doraźnego pracodawca „udziela”, a nie że „jest zobowiązany udzielić”, jak to ma miejsce przy urlopach na żądanie. Wniosek pracownika nie jest dla niego wiążący jak wniosek urlopowy. Opuszczenie miejsca pracy w czasie pracy bez zgody pracodawcy stanowi naruszenie podstawowego obowiązku pracownika, jakim jest świadczenie pracy w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę. Naruszenie takie jest zagrożone karą porządkową, nawet taką jak zwolnienie dyscyplinarne, chyba że pracownik wykaże, że działał w stanie wyższej konieczności (np. jego dziecko trafiło do szpitala). Wówczas może wskazywać, że odmowa udzielenia zgody przez pracodawcę i w następstwie zwolnienie pracownika z pracy było sprzeczne z zasadami współżycia społecznego.