Pomimo istnienia swobody świadczenia usług, firma delegująca pracowników do każdego z tych państw musi mieć na uwadze przepisy obowiązujące na terytorium państwa, w którym świadczy usługi budowlane (tzw. przepisy wymuszające swoje zastosowanie) i spełnić pewne wymogi formalne. W każdym z tych państw procedury związane z delegowaniem pracowników są inne. Należą do nich przede wszystkim obowiązki natury administracyjno-prawnej oraz zasady wynikające z przepisów prawa pracy.

Na czym polega delegowanie

We Francji zasadnicze znaczenie ma ocena czy faktycznie mamy do czynienia z delegowaniem w rozumieniu francuskich przepisów (détachement). Po pierwsze, o delegowaniu mówimy, jeżeli pracodawca założył i prowadzi firmę na podstawie polskiego prawa, jeżeli znaczna część działalności odbywa się w Polsce oraz jeżeli ta działalność ma charakter stały. Po drugie, wykonywanie pracy we Francji musi mieć charakter czasowy. Francuskie przepisy nie określają w sposób precyzyjny limitu czasowego, jednak konieczne jest, aby delegowanie było ograniczone w czasie.

Jeżeli nie są spełnione łącznie powyższe warunki, nie można mówić o delegowaniu pracowników. W takiej sytuacji pracodawca, chcąc prowadzić działalność we Francji, będzie musiał zarejestrować firmę, opłacać składki ubezpieczeniowe, płacić podatki już od pierwszego dnia prowadzenia działalności we Francji itp. Gdy natomiast mamy do czynienia z delegowaniem, obowiązki formalne jakie należy spełnić są ograniczone.

Powiadomienie Departamentalnej Dyrekcji Pracy 

Podstawowym obowiązkiem jest poinformowanie Departamentalnej Dyrekcji Pracy, Zatrudnienia i Doskonalenia Zawodowego właściwej miejscowo ze względu na miejsce budowy (Direction Régionale du Travail, de l'Emploi et de la Formation Professionnelle, DRTEFP). Pracodawca, który deleguje pracowników do Francji, a nie dokona stosownego zgłoszenia, podlega karze grzywny do 750 €.

Zgłoszenia delegowania (Déclaration préalable de détachement) należy dokonać przed rozpoczęciem pracy, w formie pisemnej, w języku francuskim, na odpowiednim formularzu, który można przesłać listem poleconym za potwierdzeniem odbioru, faksem lub pocztą elektroniczną. Warto zachować potwierdzenie, że dokument został wysłany do inspekcji. Formularz zgłoszeniowy zawiera m.in. dane polskiego pracodawcy, dane francuskiego klienta, informacje na temat budowy i czasu pracy oraz dane delegowanych pracowników. W zgłoszeniu należy także wskazać osobę, która będzie reprezentowała polskiego pracodawcę we Francji. Pracodawca może w tym miejscu wskazać pracownika posiadającego odpowiednie umocowanie, przy czym należy pamiętać, że francuska inspekcja nie może wymagać, aby polski pracodawca ustanowił takiego reprezentanta na okres dłuższy niż czas trwania delegowania.

Udokumentowanie płac

W okresie delegowania, polski pracodawca musi zapewnić pracownikom wynagrodzenie w wysokości co najmniej takiej, jaka przysługuje pracownikom francuskim. W przypadku budownictwa, oprócz podstawowej stawki minimalnego wynagrodzenia, tzw. SMIC (Salaire minimum interprofessionnel de croissance), należy uwzględnić wynagrodzenie gwarantowane w zbiorowych układach pracy w danym regionie.

Francuska inspekcja pracy przywiązuje dużą uwagę do wypłacania wynagrodzenia zgodnego ze stawkami francuskimi, a za naruszenia w tej kwestii przewiduje karę grzywny w wysokości do 1500 € za każdego pracownika jeżeli chodzi o przestrzeganie SMIC i 750 € jeżeli chodzi o stawki branżowe. Powtarzające się naruszanie tych warunków jest karane na warunkach recydywy.

W przypadku ewentualnej kontroli zasadnicze znaczenie ma wykazanie, że pracownikowi faktycznie wypłacono należne wynagrodzenie, co należy udokumentować. Dla delegacji krótszych niż 1 miesiąc, wypłatę wynagrodzenia można potwierdzić praktycznie w dowolny sposób (na przykład przedstawiając potwierdzenia przelewów lub wycinki płac). Gdy okres delegowania jest dłuższy, pracodawca jest zobowiązany do sporządzania co miesiąc szczegółowych list płac. Takie listy, aby mogły być uznane przez francuską inspekcję pracy na zasadzie ekwiwalencji, jako odpowiedniki fancuskich bulletins de paie, powinny wskazywać m.in. wysokość wynagrodzenia, czas pracy, informacje dotyczące urlopów i dni wolnych od pracy.

Badania lekarskie 

Pracownik delegowany do Francji musi posiadać potwierdzenie odbycia badań lekarskich. Zaświadczenie o zdolności do pracy wydane w Polsce jest we Francji akceptowane na zasadzie ekwiwalencji, a więc jako odpowiednik fiche d’aptitude au poste.

Rejestracja w Kasie Płatnych Urlopów i Przestojowego

Wszystkie firmy branży budowlanej świadczące usługi na terytorium Francji, również polscy przedsiębiorcy delegujący pracowników, mają obowiązek rejestracji w Kasie Płatnych Urlopów i Przestojowego (Caisse de Congés payés) i opłacania składek. Polscy pracodawcy mogą jednak wnioskować o zwolnienie z tego obowiązku. W tym celu muszą wykazać, że ich pracownicy korzystają z co najmniej takiej samej ochrony w zakresie urlopów płatnych i przestojowego w kraju zatrudnienia, jak pracownicy francuscy.

Ubezpieczenia społeczne

Zaświadczenie dotyczące ustawodawstwa właściwego, tzw. zaświadczenie A1 stanowi potwierdzenie, że delegowany pracownik podlega polskiemu systemowi ubezpieczeń społecznych. Posiadanie takiego zaświadczenia zwalnia pracodawcę z rejestrowania pracownika we francuskim ZUS-ie (Unions de Recouvrement des Cotisations de Sécurité Sociale et d'Allocations Familiales, URSSAF) oraz z opłacania tam składek.

Dokument A1 jest wydawany w Polsce, przez oddział Zakładu Ubezpieczeń Społecznych właściwy ze względu na siedzibę pracodawcy, po złożeniu odpowiedniego wniosku. Głównymi warunkami uzyskania zaświadczenia jest tzw. normalne prowadzenie działalności w Polsce przez pracodawcę oraz podleganie pracownika polskiemu systemowi zabezpieczenia społecznego przez co najmniej jeden miesiąc przed wyjazdem za granicę.

Maksymalny okres obowiązywania zaświadczenia A1 to 24 miesiące. Może być wydane na krótszy czas, jednak przedłużenie dokumentu na okres przekraczający 24 miesiące nie jest możliwe. Tak więc, gdyby delegowany pracownik przebywał we Francji bez przerwy dłużej niż 24 miesiące, będzie podlegał francuskiej instytucji zabezpieczenia społecznego.

Europejska Karta Ubezpieczenia Zdrowotnego

Pracownik oddelegowany do Francji w celu realizacji zlecenia budowlanego może korzystać ze świadczeń tamtejszej służby zdrowia. W tym celu przed wyjazdem powinien zaopatrzyć się w Europejską Kartę Ubezpieczenia Zdrowotnego, EKUZ. Karta EKUZ wydawana jest przez właściwy oddział Narodowego Funduszu Zdrowia, po okazaniu formularza A1.

Zasadą jest, że opieka medyczna we Francji jest udzielana polskim pracownikom w takim zakresie jak dla ubezpieczonych obywateli danego kraju. Tak więc, jeżeli w danym kraju istnieje bezpłatna opieka medyczna, to osoba, która zgłosi się do odpowiedniej placówki będzie mogła bezpłatnie się leczyć, a koszt tych świadczeń będzie zwrócony przez Narodowy Fundusz Zdrowia. Należy jednak pamiętać, że w wielu placówkach we Francji opieka medyczna jest odpłatna. W takim wypadku uzyskanie bezpłatnych świadczeń zdrowotnych nie będzie możliwe nawet w przypadku posiadania karty EKUZ.

Bezpieczeństwo i higiena pracy

W trakcie realizacji usługi na terenie Francji, polskie przedsiębiorstwa mogą zostać skontrolowane zarówno pod kątem przestrzegania przepisów prawa pracy, jak i tych dotyczących bezpieczeństwa i ochrony zdrowia pracowników (sécurité et protection de la santé), czyli przepisów BHP. Podwykonawca delegujący pracowników do pracy na budowie ma obowiązek sporządzić Specjalny Plan Bezpieczeństwa i Ochrony Zdrowia (Plan particulier de sécurité et de Protection de la santé, PPSPS) danej budowy określającego w szczególności ryzyko związane z wykonywanymi pracami oraz środki zapobiegające wystąpieniu wypadków w miejscu budowy. Francuska inspekcja sprawdza przestrzeganie norm bezpieczeństwa pracowników na budowie, w szczególności właściwe stosowanie środków ochrony indywidualnej i zbiorowej.

Dziesięcioletnie ubezpieczenie wykonanych prac 

Wielu francuskich klientów wymaga, aby polski podwykonawca posiadał ubezpieczenie z tytułu prowadzonej działalności i zazwyczaj akceptują polskie polisy ubezpieczeniowe. Niekiedy jednak kontrahent oczekuje ubezpieczenia konkretnych robót podwykonawczych na okres 10 lat (assurance décénale). Tymczasem w Polsce niewiele firm ubezpieczeniowych oferuje takie rozwiązanie asekuracyjne, a francuscy ubezpieczyciele niechętnie udzielają takich ubezpieczeń na krótkie okresy. Polska firma budowlana musi miec świadomość, że tego typu ubezpieczenie nie jest wymagane ustawowo w przypadku podwykonawców i uzgodnić z klientem francuskim wygodne rozwiązanie. 

Dokumenty wymagane przez francuskich kontrahentów

Francuskie firmy budowlane, chcąc mieć pewność, że pracują z rzetelnym partnerem, a w przypadku kontraktów od 3 000 € w związku z obowiązkiem wynikającym z ustawy, wymagają zazwyczaj dokumentów potwierdzających legalne działanie firmy w Polsce, tj. dokumentów potwierdzających rejestrację lub wywiązywanie się z obowiązków publicznoprawnych. Francuskie firmy najczęściej operują nazwami obowiązującymi w swoim kraju, dlatego potrzebna jest tu znajomość francuskich dokumentów administracyjnych i ich polskich odpowiedników.

Dla polskich firm budowlanych jest bardzo ważne, aby realizować kontrakty w sposób zgodny z przepisami. Legalne delegowanie pracowników branży budowlanej do Francji nie tylko pozwoli pracodawcy uniknąć negatywnych konsekwencji w przypadku kontroli na budowie, ale także wpłynie na wzrost zaufania ze strony francuskich kontrahentów, a w rezultacie na napływ nowych zleceń.

Justyna Szawan-Sieradzka, Doradca prawny w firmie KomFort Polska Sp. z o.o., www.komfortgroup.eu