Dokument, w którym przełożony ustala urlopy, może być zawarty w regulaminie. Jego treść jest podawana do wiadomości pracowników.
Koniec roku to najczęstszy termin sporządzania przez pracodawców planu urlopów. Warto wiedzieć, co musi on zawierać, jaka jest procedura jego ustalania oraz czy możliwe jest udzielanie wolnego w terminach, których ten dokument nie obejmuje.

Żądanie bez wykazu

Plan jest sporządzany, aby zapewnić normalny tok pracy w firmie. Pracodawca ustala w nim czas trwania urlopów wypoczynkowych, z których w danym roku kalendarzowym mogą korzystać zatrudnieni. Dokument ten powinien uwzględniać:
● wszystkie dni wolne, do których pracownicy mają prawo po 1 stycznia w każdym roku (art. 153 par. 2 kodeksu pracy);
● wymiar urlopu przysługujący osobie podejmującej pracę po raz pierwszy;
● urlopy uzupełniające (art. 158 k.p.);
● zaległe dni wolne.
Plan powinien także obejmować podwładnych, którzy w danym roku wracają do pracy po urlopie wychowawczym lub bezpłatnym. Nie uwzględnia się w nim natomiast tych osób, które będą korzystały z wolnego na opiekę nad dzieckiem przez cały okres objęty planem.
W dokumencie sporządzanym przez zatrudniającego nie jest również wliczany urlop na żądanie.

Brak odmowy

W niektórych przypadkach pracodawca ma jednak obowiązek udzielić urlopu na wniosek pracownika, nawet jeżeli nie wynika to ze sporządzonego wcześniej planu. Taka sytuacja zachodzi w przypadku np. młodocianych pracowników.
Są także inne przypadki, gdy przełożony musi uwzględnić wniosek zatrudnionego o dni wolne, niezależnie od tego, czy obejmuje je plan. Na przykład na prośbę pracownicy udziela się jej wolnego bezpośrednio po urlopie macierzyńskim. Dotyczy to także pracownika – ojca wychowującego dziecko, który korzysta z urlopu macierzyńskiego.



Termin sporządzenia

Kodeks pracy nie określa jakiejś jednej konkretnej daty sporządzenia planu urlopów na kolejny rok. Zwykle przyjmuje się, że jest to koniec grudnia.

Ustalając plan urlopów, pracodawca powinien wziąć pod uwagę wnioski pracowników, ale zasadą jest, że nie jest nimi związany

Plan urlopu jest ustalany np. w regulaminie pracy. Jego treść jest podawana do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy (np. wywieszenie na tablicy ogłoszeń, wysłanie drogą mailową pracownikom).

Ustalanie rozkładu

Pracodawca nie ustala planu urlopów:
● jeżeli zakładowa organizacja związkowa wyraziła na to zgodę;
● jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa.
W powyższych przypadkach firma ustala termin urlopu po porozumieniu z pracownikiem. Ustalając plan, pracodawca powinien brać pod uwagę wnioski podwładnych, ale zasadą jest, że nie jest nimi związany (za wyjątkiem wskazanych wyżej przypadków udzielenia urlopu pracownicy po urlopie macierzyńskim i ojcu wychowującemu dziecko, który korzysta z urlopu macierzyńskiego).

Wniosek o wolne

Wątpliwości budzi kwestia, czy po sporządzeniu planu urlopów konieczne jest dodatkowe złożenie przez pracownika wniosku o przyznanie należnego wolnego. W uchwale z 6 marca 1980 r. (sygn. akt V PZP 7/79) wydanej w składzie siedmiu sędziów Sąd Najwyższy orzekł, że nie jest konieczne oddzielne zawiadomienie pracownika o terminie wypoczynku, jeżeli plan urlopu został podany do wiadomości podwładnego w sposób przyjęty w zakładzie pracy. Przeciwne stanowisko zajął Sąd Najwyższy w wyroku z 5 września 1979 r. (sygn. akt I PRN 82/79), w którym orzekł, że dokument taki nie daje zatrudnionemu uprawnienia do rozpoczęcia urlopu w zaplanowanym terminie. Konieczne jest ponadto oświadczenie przez zakład pracy wobec pracownika woli (wyrażenie zgody), by ten w konkretnym czasie (z reguły jest to okres przewidziany w planie) wykorzystał urlop. Praktycznie zakład pracy wyraża swoją wolę w tym przedmiocie – najczęściej – wydając pracownikowi kartę urlopową – orzekł Sąd Najwyższy.

Odstępstwa od planu

Są przypadki, gdy po sporządzeniu planu urlopu następują odstępstwa od zawartych w nich postanowień. Z ważnych przyczyn na wniosek pracownika może dojść do przesunięcia terminu urlopu. Ponadto zmiana taka może nastąpić z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy w firmie.
Do przełożenia daty wypoczynku dochodzi także, jeżeli zatrudniony nie może rozpocząć urlopu w ustalonym terminie z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy, a przede wszystkim z powodu:
● czasowej niezdolności do pracy na skutek choroby,
● odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
● powołania na ćwiczenia wojskowe albo na przeszkolenie wojskowe na czas do 3 miesięcy,
● urlopu macierzyńskiego.
Natomiast odwołać pracownika z już rozpoczętego urlopu pracodawca może jedynie, gdy jego obecność w zakładzie wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu.
Podstawa prawna
Art. 163, art. 164, art. 165, art. 167, art. 1672 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

Aneta Mościcka