Zasady i granice dokonywania potrąceń oraz katalog należności, które z pensji pracownika może potrącić pracodawca, określają ściśle przepisy kodeksu pracy. Na gruncie tego kodeksu dopuszcza się dwa rodzaje potrąceń z wynagrodzenia za pracę – przymusowe i dobrowolne.

Bez zgody

Potrącenia przymusowe dotyczą ściśle określonych w kodeksie pracy należności, tj. sum egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych należności alimentacyjnych i niealimentacyjnych, pobranych zaliczek oraz kar pieniężnych, dla pobrania których nie jest wymagana zgoda pracownika.

Pracownik może zawsze cofnąć swoje oświadczenie dotyczące zgody na dokonanie potrącenia z wynagrodzenia wierzytelności podmiotów innych niż pracodawca

Wszelkie inne należności mogą być potrącone tylko za pisemną zgodą pracownika. Przykładem potrącenia dobrowolnego jest np. ściągnięcie z wynagrodzenia rat pożyczki z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych czy też składek na rzecz związku zawodowego.
W praktyce może się również zdarzyć, że będziemy mieć do czynienia ze zbiegiem prawa do potrąceń przymusowych z potrąceniem dobrowolnym. W takiej sytuacji pierwszeństwo będzie przysługiwało tym pierwszym.

Pisemne potwierdzenie

W odniesieniu do potrąceń dobrowolnych najczęściej spotykanym błędem jest brak pisemnej zgody pracownika na dokonanie potrącenia czy też tzw. zgoda blankietowa pracownika na dokonywanie potrąceń, tj. zgoda nie określająca z góry rodzaju i wysokości wierzytelności.
Należy jednak pamiętać, że pisemna forma zgody pracownika na potrącenie dobrowolne jest jednym z warunków ważności jego dokonania. Dla jej zachowania wystarczy złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli.
Nie będzie spełniało natomiast formy pisemnej oświadczenie pracownika wyrażone w postaci wiadomości e-mail, chyba że zostało opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym zweryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu.

Ograniczone kwoty

Należy także pamiętać, że pracownik wyraża pisemną zgodę na potrącenie konkretnego rodzaju wierzytelności. Oznacza to, że musi mu być znana zarówno kwota, jak i tytuł uszczuplenia.
Nieprawidłową praktyką będzie wymaganie przez pracodawcę od pracowników udzielenia zgody na potrącenie przed rzeczywistym powstaniem długu. Na takim stanowisku stoi również Sąd Najwyższy, który w wyroku z 5 maja 2004 r. (I PK 529/03) stwierdził, że wyrażenie przez pracownika zgody na dokonywanie potrąceń z jego wynagrodzenia bez świadomości wielkości długu i istnienia przesłanek odpowiedzialności jest nieważne.
Co więcej, zgoda pracownika jest skuteczna tylko do wysokości kwot wolnych od potrąceń określonych w art. 91 par. 2 k.p., czyli przy potrąceniach dobrowolnych będzie to kwota:
● minimalnego wynagrodzenia za pracę przysługującego pracownikom zatrudnionym w pełnym wymiarze czasu pracy, po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych – przy potrąceniu należności na rzecz pracodawcy;
● 80 proc. minimalnego wynagrodzenia określonego wyżej – przy potrąceniu należności na rzecz podmiotów innych niż pracodawca.
W związku z powyższym, nawet jeśli pracownik wyrazi pisemną zgodę na potrącenie kwot przewyższających granice ustawowe, pracodawca będzie mógł dokonać potrącenia tylko w granicach dopuszczalnych art. 91 par. 2 k.p.

PIP ukarze

Potrącenie dobrowolne z pensji pracownika należności pieniężnych z naruszeniem powyższych wymogów skutkuje nieważnością takiej czynności i naraża pracodawcę na roszczenia ze strony pracownika o zwrot bezprawnie potrąconych kwot, jak również ryzyko odpowiedzialności wykroczeniowej określonej w art. 282 par. 1 k.p. oraz mandatów nałożonych przez PIP.
Co więcej, należy mieć na uwadze, że pracownik może nie zgodzić się na dokonanie potrącenia i co do zasady w takiej sytuacji pracodawca nie może z tego tytułu wyciągnąć wobec niego konsekwencji porządkowych czy też wypowiedzieć mu z tego powodu umowy o pracę.
Zgodnie bowiem z wyrokiem Sądu Najwyższego z 14 października 1997 r. nieudzielenie przez pracownika zgody na potrącenie nie może być uznane za sprzeczne ze społeczno-gospodarczym przeznaczeniem prawa do odmowy lub zasadami współżycia społecznego.

Michał Synowiec, radca prawny, Kancelaria prawna DLA Piper