Przez wadliwe narzędzia informatyczne przedsiębiorcy nie mogli dotąd na czas przesłać do urzędu wymaganych dokumentów. Po interwencji DGP resort pracy informuje jednak, że problem został rozwiązany
Wojewódzkie urzędy pracy i prawnicy pod koniec ubiegłego tygodnia informowali nas o problemach z wielkością załączników przy rozliczaniu dofinansowań z FGŚP do wynagrodzeń pracowników, o którym mowa w art. 15gg specustawy o COVID-19 (czyli na nieobjętych przestojem, przestojem ekonomicznym lub obniżonym wymiarem czasu pracy). Pracodawca ma obowiązek „wczytać” w odpowiednim module na portalu www.praca.gov.pl m.in. wykaz pracowników, którym udzielił wsparcia. – Rzecz w tym, że dotychczas system przyjmował tylko załączniki do 1 MB, a dokument przygotowany przez resort miał sam w sobie 1,04 MB. Tym samym nie mógł zostać zaciągnięty do systemu – wyjaśnia Paweł Wyrębek, adwokat, associate w SSW Pragmatic Solutions.
Podobny problem występował też przy wczytywaniu potwierdzeń przelewów wynagrodzenia. Napotykały go zwłaszcza te firmy, które zatrudniają wielu pracowników. Nawet przy ogromnym wysiłku z ich strony dokument z danymi, które muszą złożyć, w ich przypadku zawsze przekracza 1 MB.
Wojewódzkie urzędy pracy przyznały nam, że te problemy są im znane, bo przedsiębiorcy je sygnalizują. – Takie sytuacje miały miejsce – informuje Dorota Kłosińska z Wydziału Informacji WUP w Białymstoku.
O ograniczeniu dotyczącym pojemności zamieszczanych załączników powiadomił nas też Krzysztof Powrózek, kierownik wydziału ds. promocji i komunikacji społecznej WUP w Rzeszowie. Jak wskazywał, jeszcze pod koniec ubiegłego tygodnia system przyjmował tylko załączniki do 1 MB.
WUP w Poznaniu podkreśla, że ograniczenia techniczne, przed którymi stanęły firmy, były na bieżąco sygnalizowane w trakcie telekonferencji z udziałem przedstawicieli resortu pracy. – Zarówno na poziomie technicznym, jak i merytorycznym zasady rozliczeń określiło ministerstwo, jedynie udostępniając potem na stronie WUP narzędzia elektroniczne oraz instrukcje sporządzenia rozliczeń beneficjentom pomocy – zauważa Barbara Kwapiszewska, dyrektor WUP w Poznaniu. Dodaje przy tym, że urzędy pracy starały się pomagać przedsiębiorcom. Proponowały m.in. zmniejszenie pojemności wykazu pracowników poprzez usunięcie pustych wersów w arkuszu.
– Wykonanie tej czynności w znaczący sposób zmniejsza wielkość pliku, nawet do kilkudziesięciu kilobajtów. Wprawdzie arkusz jest chroniony, lecz ochrona ta nie blokuje możliwości usuwania wersów – wskazuje Krzysztof Powrózek. Wyjściem z sytuacji mogło być też zapisanie potwierdzeń przelewów w kilku plikach PDF i załączanie każdego z osobna. – W przypadku przedsiębiorców zatrudniających kilka tysięcy osób rozliczenie można przesłać w nawet w dwóch czy trzech „pakietach”, wysyłając kolejne pismo w sprawie, np. oddzielnie tabelę rozliczeniową, a następnie potwierdzenia przelewów – potwierdziła nam Dorota Kłosińska. Jak podkreślają WUP, ważne jest to, by suma załączników się zgadzała.
– Przy znacznej liczbie pracowników objętych wnioskiem można wygenerować lub poprosić o przygotowanie przez bank zbiorczych potwierdzeń przelewów wynagrodzeń. W przeciwnym razie pracodawca będzie musiał przedstawić nawet trzy potwierdzenia przelewów za każdego pracownika, więc przy większych wolumenach rozliczenie może być trudne do wysłania – wskazuje z kolei Michał Kacprzyk, radca prawny, lider zespołu Imigracji i Global Mobility w kancelarii Raczkowski. Dodaje też, że jeśli niemożliwe jest załadowanie jakiegoś dokumentu albo gdy pracodawca nim nie dysponuje, bo np. skorzystał z odroczenia płatności PIT i nie może przedstawić zbiorczego potwierdzenia przelewu zaliczek na podatek za każdy miesiąc wsparcia, zalecane jest przygotowanie pisma przewodniego i wyjaśnienie powodu wystąpienia braku w składanych dokumentach.
Urzędnicy zapewnili nas, że zapadła już decyzja o rozwiązaniu problemu z rozmiarem załączników. System komputerowy ma umożliwiać transferowanie większych plików. Tuż przed zamknięcia wydania (15 września) resort pracy podał: „Wprowadziliśmy modyfikacje w celu sprawnego i bezproblemowego załatwienia spraw.”. Nie wyjaśniono niestety, o jakie modyfikacje chodzi. Być może limit dla załączników został rozszerzony tak samo, jak miało to miejsce w lipcu, bezpośrednio po udostępnieniu przedsiębiorcom systemu rozliczania dofinansowań z art. 15g specustawy. – Po zgłoszeniu problemu limit wielkości plików został podniesiony do 3 MB – informuje Jarosław Litwa, rzecznik prasowy WUP w Krakowie.
Niestety rozszerzenie dopuszczalnej wielkości plików do 3 MB może okazać się niewystarczające. – Niejednokrotnie bowiem dowód przelewów wynagrodzeń indywidualnie dla pracowników ma jeszcze większy rozmiar, nawet ponad 4 MB. W takiej sytuacji należy podzielić PDF na kilka mniejszych plików i załączać je osobno – mówi Paweł Sych, radca prawny, starszy prawnik, szef zespołu wsparcia dot. tarczy antykryzysowej w kancelarii PCS|Littler.
Bez prolongaty
Jak poinformowali nas inspektorzy WUP, kłopoty z wielkością plików rozliczeniowych nie powodują wydłużenia terminu na rozliczenie się z otrzymanego świadczenia (zapytaliśmy o to również resort pracy, ale na to pytanie nie uzyskaliśmy jeszcze odpowiedzi).
– Jeżeli system komputerowy nie działa prawidłowo i nie ma możliwości wysłania rozliczenia, warto zrobić zrzut ekranu lub w inny sposób udokumentować zaistniałą sytuację i poinformować WUP e-mailowo. W uzasadnionych przypadkach urząd może uwzględnić indywidualną sytuację przedsiębiorcy – radzi Jarosław Litwa. Również prawnicy doradzają, by za każdym razem informować WUP o zaistniałych kłopotach technicznych z rozliczeniem dofinansowania. – Takie zgłoszenie w razie sporu będzie dowodem należytej staranności ze strony przedsiębiorcy – uważa Paweł Wyrębek.
Ma to znaczenie, bo jak informują WUP, każdy przedsiębiorca ma w urzędzie swojego opiekuna od momentu złożenia wniosku aż do jego rozliczenia. – Najlepszym rozwiązaniem jest poinformowanie urzędu i złożenie rozliczenia choćby bez wymaganych dokumentów – rekomenduje Paweł Sych. Wskazuje przy tym, że jeszcze gorzej było zanim narzędzie do rozliczania dofinansowania z art. 15gg specustawy zostało udostępnione, co nastąpiło dopiero w drugim tygodniu września. Terminy na rozliczenie pierwszych wniosków, składanych jeszcze w czerwcu na jeden miesiąc dofinansowania, upływały bowiem już od początku sierpnia. – W takich sytuacjach informowaliśmy urząd o dokonaniu rozliczenia przez stronę praca.gov.pl i przesyłaliśmy zmodyfikowany kalkulator z rozliczeniem. Wykorzystywaliśmy w tym celu ten przewidziany dla dofinansowania przy obniżonym wymiarze czasu pracy, odpowiednio dostosowany do nowego dotacji z art. 15gg. Być może takie rozliczenie trzeba będzie złożyć ponownie, z użyciem dedykowanego do tego narzędzia – wyjaśnia Paweł Sych.
Przedsiębiorca, który spóźni się z rozliczeniem wsparcia z FGŚP, musi się liczyć z koniecznością zapłaty odsetek od kwoty pomocy, która podlega zwrotowi.
Praktyczne konsekwencje
– W skrajnych sytuacjach, np. gdy podmiot nie rozliczy się z wykorzystania środków oraz odmówi poddania się kontroli przez WUP, można liczyć się z obowiązkiem zwrotu całej kwoty wsparcia wraz z odsetkami. Problemy techniczne związane ze składaniem dokumentów rozliczeniowych nie mogą jednak obciążać przedsiębiorców. Skoro oczekuje się, że firma złoży rozliczenie według wzoru określonego przez państwo drogą elektroniczną, to należy zapewnić, że wszystko będzie działać. Inne rozwiązanie byłoby po prostu nieuczciwe – twierdzi Paweł Wyrębek.
Paweł Sych zaznacza jednak, że ustawa nie przewiduje żadnych konkretnych konsekwencji za przekroczenie terminu na rozliczenie. Dlatego nie ma możliwości, aby z tego powodu przedsiębiorca musiał zwrócić całość dofinansowania. Jedyną konsekwencją finansową może być w tym wypadku wspominany już obowiązek zapłaty odsetek od niewykorzystanej części dofinansowania, liczonych od upływu terminu na rozliczenie. – Gorzej jednak, że może to sprowokować decyzję WUP o przeprowadzeniu kontroli w celu sprawdzenia prawidłowości przyznania i wykorzystania środków – zauważa.
W ocenie ekspertów, jeśli termin na złożenie rozliczenia przekroczono z powodu braku możliwości technicznych, to pracodawcy nie powinny spotkać negatywne konsekwencje. Pod warunkiem oczywiście, co, że firma złoży rozliczenie w pierwszym możliwym terminie. – Urzędnicy znają i rozumieją problemy z rozliczeniami, wobec czego nie przewidują naliczania odsetek w takich sytuacjach – podkreśla Paweł Sych.
Jego zdaniem podobnie należy podejść do wspomnianej wcześniej sytuacji z pierwszymi rozliczeniami składanymi jeszcze w sierpniu, a więc przed udostępnieniem narzędzia do rozliczania dofinansowania z art. 15gg specustawy. – W takich sytuacjach brak złożenia rozliczenia, spowodowany obiektywną niemożliwością, a więc przyczyną nie leżącą po stronie pracodawców, nie może zatem powodować dla nich jakichkolwiek negatywnych konsekwencji – zaznacza.
!Jeżeli system komputerowy nie działa prawidłowo i nie ma możliwości wysłania rozliczenia, warto zrobić zrzut ekranu, zdjęcie lub w inny sposób udokumentować tę sytuację i poinformować o niej WUP e-mailowo. Będzie to dowód na dochowanie przez firmę należytej staranności.
