Po ostatniej nowelizacji ustawy o ZFŚS trzeba było w tym roku zastosować dwie kwoty bazowe do wyliczeń odpisów na ten fundusz. Bez zmian pozostała bowiem kwota od stycznia do lipca, ale podwyższono kwotę dla odpisu od sierpnia br. W związku z tym pojawiły się dwa poglądy na temat sposobu ustalania faktycznej liczby zatrudnionych (pisaliśmy o tym w tygodniku Kadry i Płace z 5 grudnia 2019 r., DGP nr 235).
A jest ona potrzebna do ustalenia ostatecznej kwoty odpisu na ZFŚS. Z obowiązku tego trzeba się wywiązać do końca grudnia, dlatego zapytaliśmy Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, jak zrobić to prawidłowo.
Resort stwierdził, że zakładowy fundusz świadczeń socjalnych jest tworzony z corocznego odpisu podstawowego naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych, której sposób obliczania określa rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 9 marca 2009 r. w sprawie ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. Odpowiedział też, że sposób ustalania przeciętnego zatrudnienia do celów socjalnych nie uległ zmianie. Potwierdził tym samym opinię, jaką w poprzednim numerze wskazaliśmy jako prawidłową, że nie zmieniły się zasady naliczania odpisów i liczby pracowników zawarte w tym rozporządzeniu.
Trzeba tylko uwzględnić przy wyliczeniach, że ustawa nowelizująca zmieniła kwoty bazowe do wyliczenia wielkości odpisów, a nie sposób liczenia faktycznej liczby zatrudnionych. Nie jest więc prawdą, że ze względu na dwie różne kwoty bazowe obowiązujące w 2019 r. do naliczania odpisu faktyczne przeciętne zatrudnienie należy także wyliczyć odrębnie dla dwóch okresów: od 1 stycznia do 31 lipca 2019 r., a także od 1 sierpnia do 31 grudnia 2019 r.

Co należy zrobić

Odpisy powinny być naliczone na podstawie rzeczywistego średniorocznego zatrudnienia. Dlatego do 31 grudnia trzeba dokonać ich korekty do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych. Obejmuje ona pracowników zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy (po przeliczeniu na pełny etat).
Podstawę trzeba uwzględnić proporcjonalnie
Jeśli zakładany na początku roku przeciętny stan zatrudnienia nie zmienił się w kolejnych miesiącach 2019 r., to pracodawca nie przeprowadza korekty odpisu na ZFŚS. Jednak jeżeli rzeczywiste zatrudnienie różni się od wcześniej ustalonego planowanego, to pracodawca musi ponownie przeliczyć odpisy i zwiększenia na ZFŚS za 2019 r. Musi uwzględnić przy wyliczeniach faktyczne zatrudnienie i uwzględnić daną podstawę odpisu proporcjonalnie do okresu jej obowiązywania:
• za pierwszych siedem miesięcy roku – według niższej podstawy (faktyczna liczba pracowników x kwota odpisu dla danego rodzaju zatrudnienia, np. 1229,30 x 7/12) plus
• za następne pięć miesięcy – według wyższej podstawy (faktyczna liczba pracowników x kwota odpisu dla danego rodzaju zatrudnienia, np. 1271,21 x 5/12).
Pracodawca robi to odrębnie dla każdego rodzaju zatrudnienia, czyli wstawia w zależności od rodzaju pracownika odpowiednią kwotę, a potem przelicza. Następnie porównuje wysokość odpisów na ZFŚS dokonanych na podstawie planowanego zatrudnienia z odpisami faktycznie należnymi i koryguje odpis. Do 31 grudnia 2019 r. pracodawca w przypadku niedopłaty powinien przekazać na konto ZFŚS brakujące środki, a w przypadku nadpłaty może ją z rachunku funduszu przekazać na rachunek bieżący lub zmniejszyć przyszłoroczny odpis na ZFŚS o tę kwotę nadpłaty.
Przy obliczaniu przeciętnej faktycznej liczby zatrudnionych w danym roku kalendarzowym (obrachunkowym) pracodawca może się posługiwać znaną i rzetelną ewidencją kadrową. Powinien więc policzyć osoby zatrudnione w poszczególnych miesiącach i przeliczyć na pełne etaty. Posługuje się przy tym jedną z trzech metod statystycznych: uproszczoną, średnią chronologiczną lub arytmetyczną. Następnie sumuje liczbę pracowników zatrudnionych w poszczególnych miesiącach i otrzymany wynik dzieli przez 12.
Dla zachowania zasady współmierności odpisów w roku kalendarzowym metoda ta powinna być stosowana także w przypadku, gdy pracodawca (nowy lub likwidowany) funkcjonuje niepełny rok kalendarzowy lub też gdy zatrudniający nalicza odpis za niepełny rok kalendarzowy (odstępuje od naliczania odpisu w trakcie roku kalendarzowego po zmianach w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania).
Odpisy powinny zostać naliczone na podstawie rzeczywistego średniorocznego zatrudnienia. W przypadku gdy zaplanowana liczba zatrudnionych była niższa niż stan zatrudnienia w rzeczywistości, na 31 grudnia należy dokonać uzupełnienia odpisu, a także uzupełnienia środków przekazywanych na wyodrębniony rachunek bankowy. Natomiast jeśli na koniec roku kalendarzowego faktyczna liczba zatrudnionych była niższa od planowanej, to należy dokonać korekty. Praktyką jest pozostawienie nadpłaty na rachunku. Środki niewykorzystane w danym roku kalendarzowym przechodzą bowiem na rok następny.

Jak przeliczać

Sposób przeliczania liczby pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy na zatrudnionych na pełny etat jest następujący:
1) liczbę godzin pracy w tygodniu pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy należy podzielić przez liczbę godzin pracownika zatrudnionego na pełny etat;
2) otrzymany współczynnik pomnożyć przez liczbę osób pracujących w danym wymiarze czasu pracy.
Przeliczenia osób zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy na pełne etaty dokonuje się według liczby godzin pracy ustalonych w umowie o pracę w stosunku do obowiązującej normy. Wynikiem przeliczania niepełnoetatowców na pełne etaty może być liczba z kilkoma miejscami po przecinku. Przepis nie określa, czy i na jakich zasadach dopuszczalne są zaokrąglenia, w przypadku gdy wynik wyżej opisanych przeliczeń będzie miał więcej niż dwa miejsca po przecinku. Zazwyczaj przyjęte jest zaokrąglanie wyniku do dwóch miejsc po przecinku, chociaż nie ma takiego obowiązku.
Dla ustalenia przeciętnego zatrudnienia w danym roku kalendarzowym operację wyliczenia średniej należy przeprowadzić dla każdego miesiąca i dopiero z uzyskanych wyników wyciągnąć średnią roczną. Oznacza to, że aby ustalić przeciętną liczbę zatrudnionych w danym roku kalendarzowym, należy zsumować przeciętne liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach, a otrzymaną wartość podzielić przez 12.
Stanowisko Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 9 grudnia 2019 r. w sprawie ustalania przeciętnego zatrudnienia
PYTANIE DGP: Ustawa o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach służących realizacji ustawy budżetowej na rok 2019, ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych oraz ustawy o Karcie Dużej Rodziny zmieniła kwoty bazowe do wyliczenia wielkości odpisów na ZFŚS. W związku z tym powstaje pytanie, jak wyliczać faktyczną liczbę zatrudnionych i korektę odpisu na koniec roku? Które podejście z dwóch będzie prawidłowe?
Rozwiązanie 1:
Nie zmieniły się zasady naliczania odpisów i liczby pracowników zawarte w rozporządzeniu ministra pracy i polityki społecznej w sprawie ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. W paragrafie 3 tego rozporządzenia jasno wskazano, że przy obliczaniu przeciętnej liczby zatrudnionych w danym roku kalendarzowym (obrachunkowym) dodaje się przeciętne liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach i otrzymaną sumę dzieli się przez 12. Dlatego na 31 grudnia 2019 r. trzeba ustalić rzeczywiste średnioroczne zatrudnienie w br. na zasadach podobnych, jak we wcześniejszych latach. A po jej wyliczeniu uwzględnić przy wyliczeniach dwie kwoty bazowe obowiązujące w określonych miesiącach 2019 r. (od 1 stycznia do 31 lipca 2019 r., a także od 1 sierpnia do 31 grudnia 2019 r.). Oznacza to, że postępujemy podobnie, jak przy korekcie odpisu, jaką mieliśmy przekazać do 31 października z tym, że bierzemy pod uwagę faktyczną liczbę zatrudnionych, a nie jak wtedy ‒ planowaną. Po ustaleniu porównujemy kwotę przekazanego już odpisu i wyliczonego na koniec roku.
Rozwiązanie 2:
Ze względu na dwie różne kwoty bazowe do naliczania odpisu należy faktyczne przeciętne zatrudnienie także wyliczyć odrębnie dla dwóch okresów: od 1 stycznia do 31 lipca 2019 r., a także od 1 sierpnia do 31 grudnia 2019 r. Zgodnie z tym poglądem w tym roku nie wylicza się przeciętnego zatrudnienia dla całego roku.
Zasady tworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych określa art. 5 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Fundusz jest tworzony z corocznego odpisu podstawowego naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych, której sposób ustalania określa rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. Sposób ustalania przeciętnego zatrudnienia do celów socjalnych nie uległ zmianie.
Zgodnie z par. 1 rozporządzenia podstawę naliczania odpisu stanowi przeciętna planowana w danym roku kalendarzowym liczba zatrudnionych u pracodawcy, skorygowana w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych, obejmująca pracowników zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy (po przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy). Zawarta w ww. przepisie zasada korygowania przeciętnej liczby w końcu roku skutkuje koniecznością uwzględnienia wszystkich zmian w tej liczbie w roku kalendarzowym. Korekta przeciętnego zatrudnienia powoduje także konieczność stosownego skorygowania środków zgromadzonych na rachunku funduszu. Zgodnie bowiem z definicją zawartą w art. 2 pkt 2 ustawy o ZFŚS coroczny odpis podstawowy oznacza równowartość dokonanych odpisów na rachunek bankowy funduszu w wysokości określonej w art. 5, na zasadach określonych w art. 6 ust. 2 ustawy o ZFŚS.
Jednocześnie podkreślić należy, że przy naliczaniu odpisu na 2019 r. należy uwzględnić także konieczność skorygowania wysokości kwotowych wskaźników odpisu w związku z wprowadzoną od dnia 1 sierpnia zmianą przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w gospodarce narodowej stanowiącego podstawę naliczania odpisu za okres od 1 sierpnia br. do 31 grudnia br. Stanowi o tym art. 2 ustawy o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach służących realizacji ustawy budżetowej na rok 2019, ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych oraz ustawy o Karcie Dużej Rodziny wprowadzający zmiany w art. 5h ustawy o ZFŚS. Oznacza to, że wskaźniki procentowe wysokości odpisu na 1 zatrudnionego zawarte w art. 5 ustawy o ZFŚS w 2019 r. powinny być odnoszone odpowiednio: w 7/12 do przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego ogłaszanego przez prezesa GUS do celów socjalnych w drugim półroczu 2013 r. oraz w 5/12 do przeciętnego wynagrodzenia w gospodarce narodowej z drugiego półrocza 2014 r.
Uprzejmie informujemy, że Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej nie jest uprawnione do wydawania powszechnie obowiązującej wykładni przepisów ustaw oraz rozstrzygania konkretnych stanów faktycznych. W związku z tym poglądy prawne resortu nie są wiążące.
Podstawa prawna
•art. 2 ustawy z 11 września 2019 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach służących realizacji ustawy budżetowej na rok 2019, ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych oraz ustawy o Karcie Dużej Rodziny (Dz.U. poz. 1907)
•art. 1 ust. 1, art. 2 pkt 5, art. 3 ust. 2, art. 5, art. 5h ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1352; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 1907)
•par. 1 rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 9 marca 2009 r. w sprawie ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz.U. nr 43 poz. 349)