W przyszłym roku tylko dziewięć dni świątecznych wpływa na wymiar czasu pracy, ponieważ 3 maja i 1 listopada wypadną w niedziele. Liczba świąt ma ponadto znaczenie dla wielkości współczynnika ekwiwalentowego, który będzie wyższy niż w 2019 r. i wyniesie 21,08. A to oznacza dla pracodawców niższe wypłaty z tego tytułu.
I. Dni ustawowo wolne od pracy
Problematyki świąt ustawowo wolnych od pracy dotyczy niezmiennie od lat ustawa o dniach wolnych od pracy z 1951 r., która gwarantuje rocznie 13 dni świątecznych. Nie oznacza to jednak, że wszystkie z nich powodują obniżenie wymiaru czasu pracy. Zgodnie bowiem z art. 130 par. 2 k.p. wymiar obniżają jedynie święta przypadające w inne dni niż niedziele, a część świąt zawsze przypada w niedziele, pozostając zatem bez wpływu na wymiar czasu pracy (określa się je mianem stałych). Mowa o pierwszym dniu Wielkanocy oraz Zielonych Świątkach. W 2020 r. w niedziele wypadną jednak aż cztery święta, gdyż w takim dniu tygodnia przypadną ponadto 3 maja i 11 listopada. Ostatecznie więc tylko dziewięć świąt z ustawowego katalogu 13 świąt spowoduje obniżenie wymiaru czasu pracy w 2020 r., który dzięki temu będzie wyższy niż w 2019 r.
Te same święta uwzględnimy, obliczając współczynnik do ekwiwalentu, gdyż rozporządzenie urlopowe odwołuje się również do liczby dni wolnych od pracy przysługujących zatrudnionym w danym roku kalendarzowym.
Ponadto w 2020 r. dwa dni świąteczne przypadają w soboty, komplikując tym samym planowanie czasu pracy załogi. Taka sytuacja oznacza bowiem konieczność wyznaczenia pracownikom dni wolnych z tytułu pięciodniowego tygodnia pracy w innym terminie w trakcie danego okresu rozliczeniowego, w którego trakcie przypadło święto w sobotę. Należy pamiętać, że wyznaczany przez pracodawców dzień nie jest dniem wolnym za święto, jak się często potocznie mówi, a jest dniem wolnym z tytułu pięciodniowego tygodnia pracy. W praktyce bowiem święto pracownik miał wolne, a na skutek tego, że nałożyło się ono na dzień wolny z tytułu pięciodniowego tygodnia pracy, którym w przypadku większości pracowników jest sobota, to taki dzień wolny powinien w zamian zostać wyznaczony pracownikowi. Należy więc uważać na oznaczenia w harmonogramach czasu pracy, jak i dane zarejestrowane w kartach ewidencji czasu pracy, pamiętając, że od 1 stycznia 2019 r. rodzaje dni wolnych od pracy są obligatoryjnym elementem ewidencji czasu pracy pracowników.
Układ świąt w 2020 r. jest dosyć proporcjonalny, gdyż tylko jedno święto ruchome przypadło tym razem w maju (Zielone Świątki), a w związku z tym święta będą przypadały równo po dwa w styczniu, kwietniu, listopadzie i grudniu, trzy w maju oraz po jednym w czerwcu oraz w sierpniu. [tabela]
Tabela. Dni ustawowo wolne od pracy w 2020 r.
| Lp. | Data | Dzień tygodnia | Nazwa | |||||
| 1 | 1 stycznia 2020 r. | środa | Nowy Rok | |||||
| 2 | 6 stycznia 2020 r. | poniedziałek | Trzech Króli | |||||
| 3 | 12 kwietnia 2020 r. | niedziela | Wielkanoc | |||||
| 4 | 13 kwietnia 2020 r. | poniedziałek | Poniedziałek Wielkanocny | |||||
| 5 | 1 maja 2020 r. | piątek | Święto Pracy | |||||
| 6 | 3 maja 2020 r. | niedziela | Święto Narodowe Trzeciego Maja | |||||
| 7 | 31 maja 2020 r. | niedziela | Zielone Świątki | |||||
| 8 | 11 czerwca 2020 r. | czwartek | Boże Ciało | |||||
| 9 | 15 sierpnia 2020 r. | sobota | Wniebowzięcie Najświętszej Maryi Panny | |||||
| 10 | 1 listopada 2020 r. | niedziela | Wszystkich Świętych | |||||
| 11 | 11 listopada 2020 r. | środa | Święto Niepodległości | |||||
| 12 | 25 grudnia 2020 r. | piątek | Boże Narodzenie | |||||
| 13 | 26 grudnia 2020 r. | sobota | Boże Narodzenie | |||||
Niedziele i święta są jedynymi dniami, których czas trwania został określony ustawowo, a nie pozostawiony układowi wynikającemu z harmonogramów czasu pracy. Standardowe godziny trwania niedzieli i święta to przedział od godziny 6.00 w niedzielę (święto) do 6.00 w poniedziałek (dzień następny). Pracodawcy mają jednak możliwość dostosowania czasu trwania niedzieli do swoich potrzeb organizacyjnych. Taki czas trwania niedziel nie dotyczy natomiast placówek handlowych, gdyż obowiązująca od 1 marca 2018 r. ustawa z 10 stycznia 2018 r. o ograniczeniu handlu w niedziele i święta oraz w niektóre inne dni (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 466), wprowadzająca zakaz handlu w niedziele i święta, ustanowiła sztywne ramy niedziel, zgodne z ich kalendarzowym trwaniem. A więc dla pracowników wykonujących czynności związane z handlem niedziela trwa od godziny 0.00 z soboty na niedzielę do 24.00 w niedzielę.
II. Plan urlopów
Plany urlopów od dawna nie są dokumentem obowiązkowym, gdyż mogą ich nie tworzyć zarówno pracodawcy, u których nie działają związki zawodowe, jak i firmy uzwiązkowione, pod warunkiem, że zakładowe organizacje związkowe wyrażą na to zgodę. Przy braku jakichkolwiek planów w tym zakresie urlopów można udzielać na podstawie indywidualnych wniosków urlopowych, czyli za porozumieniem z pracownikiem. Wnioski urlopowe nie zostały sformalizowane przez kodeks pracy, a więc mogą mieć formę pisemną, elektroniczną, czy wręcz ustną, co potwierdziło Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w swoim stanowisku z 15 kwietnia 2019 r. (zob. „Resort pracy wyjaśnia, które obszary dokumentacji pracowniczej mogą mieć mieszaną postać” – tygodnik Kadry i płace z 25 kwietnia 2019 r., DGP nr 81). Spoglądając na planowanie urlopów z punktu widzenia zasad prowadzenia dokumentacji pracowniczej, należy stwierdzić, że plany urlopów nie zostały uwzględnione jako obligatoryjna część nowej dokumentacji dotyczącej urlopów wypoczynkowych, gdyż nie są wymienione wprost w par. 6 pkt 2 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej. Zgodnie ze stanowiskiem MRPiPS są to dokumenty zbiorcze przechowywane przez pracodawców odrębnie, a ewentualnie ich kopie mogą być włączane do indywidualnej dokumentacji pracowniczej poszczególnych zatrudnionych.
Jeśli pracodawca podejmie jednak decyzję, że plany urlopów będą tworzone, to powinien mieć na uwadze, że zgodnie z art. 163 par. 1 k.p. ustala go pracodawca, biorąc pod uwagę nie tylko wnioski pracowników, lecz i potrzebę zapewnienia normalnego toku pracy zakładu. Powyższe daje możliwość np. nieudzielenia całej załodze urlopów w okresie wakacyjnym, z uwagi na potrzebę normalnego funkcjonowania pracodawcy, co pozwala rozłożyć urlopy na cały rok kalendarzowy czy też przyjąć zasadę, że urlopy w wakacje są udzielane pracownikom rotacyjnie lub na krótsze okresy.
W planach urlopów uwzględnia się całość urlopu, do którego pracownik ma prawo, a więc urlopy zaległe, bieżący oraz dodatkowy, jeśli pracownik ma do takiego urlopu prawo, np. z tytułu stopnia niepełnosprawności. W przypadku urlopów zaległych powinna obowiązywać zasada, że są one zaplanowane do 30 września danego roku. W planach urlopów nie uwzględnia się z kolei czterech dni urlopu na żądanie, które są udzielane zawsze w sposób indywidualny. Planując urlopy, należy jeszcze pamiętać o zasadzie wynikającej z art. 162 k.p., zgodnie z którą jedna część urlopu powinna wynosić co najmniej 14 kolejnych dni wypoczynku, czyli dni kalendarzowych z uwzględnieniem weekendów i świąt.
Wprowadzenie planu urlopów nie wyklucza jednak możliwości przesunięcia terminu wypoczynku konkretnego pracownika, gdyż podobnie jak w przypadku urlopów na wniosek datę rozpoczęcia urlopu można zmienić po porozumieniu z zatrudnionym. W praktyce to regulaminy pracy obowiązujące u pracodawców rozstrzygają ostatecznie, czy w przypadku wykorzystywania urlopu dokładnie zgodnie z planem urlopowym konieczne jest złożenie dodatkowo wniosku o urlop wypoczynkowy, czy też nie ma takiego obowiązku.
III. Współczynnik do ekwiwalentu
Współczynnik urlopowy jest ustalany corocznie i stosuje się go do obliczania wysokości ekwiwalentu za urlop nabyty przez pracownika. W praktyce może to być jednak zarówno urlop bieżący jak i zaległy, bo choć prawo do urlopu w naturze pracownik nabywa co roku z dniem 1 stycznia lub z dniem zatrudnienia u pracodawcy, to prawo do ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy dotyczy całości niewykorzystanego urlopu i w tym zakresie nie dzieli się go na zaległy i bieżący, tylko traktuje jednorodnie. Prawo do ekwiwalentu powstaje bowiem z dniem rozwiązania stosunku pracy i dotyczy wszystkich nieprzedawnionych urlopów wypoczynkowych niewykorzystanych przez pracownika w naturze. W praktyce mogą to być urlopy nawet z czterech kolejnych lat.
Sposób ustalania współczynnika do ekwiwalentu wynika z przepisów rozporządzenia urlopowego, zgodnie z którym:
- od liczby dni w roku kalendarzowym odejmujemy liczbę przypadających w trakcie tego okresu niedziel, świąt i dni wolnych z tytułu pięciodniowego tygodnia pracy (czyli w praktyce sobót);
- otrzymany wynik dzielimy przez 12, gdyż taka jest liczba miesięcy w roku kalendarzowym.
Otrzymany wynik będzie współczynnikiem dla osób zatrudnionych w pełnym wymiarze czasu pracy, a w przypadku niepełnoetatowców wartość współczynnika obniża się proporcjonalnie do wymiaru etatu danego pracownika. Przy obliczaniu ekwiwalentu za urlop nie obniża się bowiem czasu pracy takich osób, przyjmując, że norma czasu pracy wynosi zawsze 8 godzin bez względu no to, czy pracownik ma 1/2, 3/4, czy inną ułamkową część etatu. [ramka: Jak wyliczyć] ©℗
Jak wyliczyć?
Liczba dni kalendarzowych w 2020 r. wynosi 366, gdyż mamy rok przestępny i luty ma wyjątkowo 29 dni. Niedziel przypada w 2020 r. 52, a rok zaczyna się środą i kończy czwartkiem. W przyszłym roku mamy dziewięć świąt wpływających na czas pracy, tj. przypadających w inne dni niż niedziele, które także uwzględniamy, obliczając współczynnik i 52 dni wolne wynikające z tytułu pięciodniowego tygodnia pracy. Dwa święta przypadają w soboty i te dni są liczone niejako podwójnie, gdyż i jako święto, i jako sobota, a pracownikom udzielane są inne dni wolne od pracy z tego tytułu.
Zatem ostatecznie współczynnik wyniesie:
366 – (52 + 9 + 52) : 12 = 366 – 113 = 253 : 12 = 21,08
Współczynnik dla niepełnych etatów, które są stosowane najczęściej, będzie wynosił odpowiednio: dla 3/4 etatu – 15,81, dla 1/2 etatu – 10,54, dla 1/3 etatu – 7,03, a dla 1/4 etatu – 5,27.
Gdy porównamy współczynnik na 2020 r. do tego z 2019 r., będzie on trochę wyższy, gdyż w poprzednim roku wynosił 20,92. Współczynnik jest jednak pochodną liczby dni roboczych i dni wolnych od pracy przypadających w danym roku, a więc gdy roczny wymiar czasu pracy wzrósł to i wysokość współczynnika do ekwiwalentu musiała być wyższa, co jest po prostu konsekwencją algorytmów matematycznych.
Należy pamiętać, że powyższe wielkości wpłyną przede wszystkim na ustalanie ekwiwalentu za niewykorzystany w naturze urlop wypoczynkowy, lecz to niejedyne świadczenie płacowe, które oblicza się w ten sposób. Zasady te stosuje się również przy obliczaniu odszkodowania przysługującego pracownikowi z tytułu skróconego okresu wypowiedzenia umowy bezterminowej, rozwiązania umowy z naruszeniem prawa lub np. odszkodowania należnego pracodawcy w razie niezasadnego rozwiązania przez pracownika umowy o pracę bez wypowiedzenia z powodu ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków podmiotu zatrudniającego.
Podstawa prawna
• art. 130, 1519, art. 154 § 1, art. 1542 par. 1 i 2, art. 161–163 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1040; ost.zm. Dz.U. z 2018 r. poz. 2432)
• art. 1 ustawy z 18 stycznia 1951 r. o dniach wolnych od pracy (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 90), par. 6 pkt 2 rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki socjalnej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. poz. 2369);
• par. 19 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. nr 2, poz. 14; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. nr 174, poz. 1353);
• par. 2 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w kodeksie pracy (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 927).
