Takiej kumulacji czynników mających wpływ na wzrost wydatków na wynagrodzenia dawno nie było. Przedsiębiorcy szukają sposobu na wyjście z sytuacji, a prawnicy podpowiadają możliwe rozwiązania. Eksperci zastrzegają jednak, że bez dobrej woli załogi może się nie udać.
Od przyszłego roku przedsiębiorcy muszą znaleźć dodatkowe pieniądze w związku ze wzrostem płacy minimalnej o 350 zł (do kwoty 2600 zł brutto). Do tego małe i średnie firmy dołączą do dużych w zakresie odprowadzania składek na pracownicze plany kapitałowe (PPK) – oczywiście w odniesieniu do tych pracowników, którzy zdecydują się uczestniczyć w programie. A wysokość składki po stronie pracodawcy to minimum 1,5 proc. od wynagrodzenia brutto. Gdyby tego było mało, to jeszcze rośnie odpis na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (ZFŚS) – z 1271,20 zł do 1550,25 zł, czyli o 279,05 zł (kwota na jednego pracownika).

Podwyżka i co dalej

Spełnienie nowych wymogów finansowych będzie z pewnością wyzwaniem, jednak nie takim samym dla wszystkich firm. Najbardziej przerażone są mniejsze firmy oraz te działające na bardzo konkurencyjnych rynkach, co wpływa na osiągane przez nich marże i zyski. Nowe wymogi będą też dużym obciążeniem dla przedsiębiorców wciąż zatrudniających dużą część załogi firmy za minimalnym wynagrodzeniem. Mowa m.in. o branży handlowej, produkcyjnej, ochroniarskiej, oraz – w pewnym zakresie – także budowlanej. Takie firmy już sygnalizują, że wysupłanie dodatkowych pieniędzy na wynagrodzenia nie jest w ich przypadku możliwe.
– Tylko z powodu wzrostu płacy minimalnej i konieczności płacenia składki na PPK budżet wzrośnie o ok. 17 proc. Takiej podwyżki nie będzie w stanie wziąć na siebie żadna firma, która na co dzień operuje na kilkuprocentowych marżach – mówi Radosław Busiło z zarządu RR Security.
Prawnicy podpowiadają, że rosnące koszty pracy firmy można niwelować za pomocą narzędzi prawnych. Nie jest to jednak łatwe.
– Wiele firm pyta, w jaki sposób można ograniczyć negatywny wpływ rosnących kosztów pracy na finanse firmy, nie redukując przy tym zatrudnienia i nie narażając się na zarzut naruszenia prawa. Pole manewru nie jest szczególnie szerokie. Nie oznacza to jednak, że firmy nie mogą się bronić przed rosnącymi kosztami pracy. Pracodawcy prywatni mogą bowiem zrezygnować z tworzenia ZFŚS albo w dowolny sposób ukształtować wysokość odpisu na fundusz – tłumaczy Paweł Wyrębek, adwokat, associate w SSW Pragmatic Solutions. [opinia]
Prawnicy podkreślają jednak, że zastosowanie takiego rozwiązania nie jest proste. Trzeba bowiem poinformować o nim partnerów społecznych. Z decyzją trzeba też czekać do czasu, aż wypowiedzą się na temat planowanych przez pracodawcę zmian. A to może potrwać. Przepisy nie regulują bowiem, w jakim czasie związek musi zabrać głos w sprawie. – Chyba że jest kilka związków na terenie firmy. Wówczas mają 30 dni na przedstawienie stanowiska. Jeśli tego nie zrobią, pracodawca negocjuje nowe warunki z reprezentatywnym związkiem lub związkami – mówi Łukasz Chruściel, radca prawny, partner w kancelarii Raczkowski Paruch kierujący biurem w Katowicach.
Bogusław Kapłon, radca prawny, partner, szef praktyki prawa pracy i ubezpieczeń społecznych w Domański Zakrzewski Palinka, zwraca jednak uwagę na to, że większość firm nie ma związków zawodowych. Dlatego likwidacja ZFŚS jest jak najbardziej realna. Jak tłumaczy, wystarczy przekonać pracowników, że na tym zyskają. – Można np. zasygnalizować, że pomoc z funduszu jest zróżnicowana ze względu na sytuację materialną pracownika. Tymczasem zamiarem pracodawcy jest oferowanie świadczeń zatrudnionym na tym samym poziomie – dodaje.
Kolejny pomysł to próba likwidacji nagród jubileuszowych czy odpraw emerytalnych. – Tu też trzeba pozyskać zgodę strony społecznej i przekonać pracowników do tego rozwiązania, a w przypadku przemysłu ciężkiego, gdzie takie świadczenia są jeszcze popularne, renegocjować układ zbiorowy. Sposobem na to może być zaproponowanie zatrudnionym wyższego comiesięcznego wynagrodzenia. Pracodawca zyskuje to, że nie musi tworzyć rezerw na dodatkowe składniki, przez co może sobie poprawić wynik bieżący w firmie – tłumaczy Bogusław Kapłon.
Podobne rozwiązania proponuje również Izabela Zawacka, radca prawny z kancelarii Zawacka&Rdzeń. W jej ocenie pracodawcy w poszukiwaniu oszczędności pracodawcy powinni zacząć od zarządzeń, które wydawali jednostronnie. – Pierwsze redukcje kosztów dotyczą zwykłe dodatkowych benefitów płacowych. Może to być np. likwidacja samochodów służbowych, zmniejszenie wysokości ekwiwalentu za korzystanie przez pracownika z własnego samochodu czy likwidacja ponadstandardowych pakietów medycznych lub karnetów na siłownię. Kolejnym rozwiązaniem jest zmniejszenie lub likwidacja zfśs oraz premii, likwidacja nagród jubileuszowych, dodatkowych odpraw emerytalnych czy nagród rocznych. Obniżka wynagrodzenia stałego powinna być ostatnim z rozwiązań, jakie mógłby zastosować pracodawca – wylicza ekspertka.
Na tym jednak możliwości optymalizacji budżetu płacowego się nie kończą. Przy czym zdaniem Łukasza Chruściela można tu jeszcze skorzystać z przewidzianej w kodeksie pracy możliwości zawieszenia świadczeń na okres trzech lat. – Można np. w ten sposób zawiesić premię, która jest wpisana do regulaminu wynagradzania. Partnerzy społeczni jednak również muszą się w tej sprawie wypowiedzieć – podkreśla.
Robert Stępień, starszy prawnik w kancelarii Raczkowski Paruch, zwraca jednak uwagę, że czasowe zawieszanie stosowania dodatkowych świadczeń i uprawnień dla pracowników wynikających z obowiązujących wewnątrzzakładowych regulacji musi być uzasadnione sytuacją finansową pracodawcy. Zwiększone koszty pracy po stronie pracodawcy ewidentnie wpływają jednak na jego sytuację finansową, a co za tym idzie – stwarzają uzasadnienie dla zwieszenia określonych przywilejów czy świadczeń wynikających z przepisów wewnętrznych.
Co jeszcze mogą zrobić pracodawcy? Na horyzoncie jest jeszcze optymalizacja podatkowo-składkowa. W jej ramach pracodawcy mogą zaproponować swoim pracownikom benefity, które nie będą oskładkowane lub opodatkowane (zamiast tych, które podlegają PIT i ZUS). O co chodzi? – Przykładowo: ze środków obrotowych można przeznaczyć pieniądze na zakup produktów na wolnym rynku po obniżonych cenach – tłumaczy Łukasz Chruściel.
Kolejną opcją do rozważenia, jaką podpowiadają prawnicy, jest rozwiązanie polegające na zmianie w organizacji czasu pracy. Można np. wydłużyć okresy rozliczeniowe. Dzięki temu nie trzeba będzie pracownikom wypłacać wynagrodzenia i dodatku za nadgodziny, bo w zamian otrzymają dzień wolny w okresie, kiedy jest mniejsze zapotrzebowanie w firmie na pracę. Dobrym i aktualnym przykładem są firmy produkujące bombki. Pracują ze wzmożoną siłą pod koniec roku, by potem na początku nowego roku móc wypoczywać. – Takie rozwiązanie się sprawdzi, gdy okres rozliczeniowy wynosi pół roku i zahacza o koniec jednego, a początek drugiego roku – wyjaśnia Łukasz Chruściel.
Przy poszukiwaniu oszczędności teoretycznie w grę wchodzi jeszcze outsourcing. Robert Stępień zaleca jednak ostrożność w korzystaniu z niego. – Pracodawcy nie powinni dawać się zwieść szczególnie atrakcyjnym warunkom oferowanym przez niektóre podmioty świadczące usługi outsourcingowe. Za tymi „atrakcyjnymi warunkami” może się bowiem kryć np. zamiar nieopłacania pracownikom składek na ubezpieczenia społeczne. Tymczasem w razie kontroli ZUS może – na mocy decyzji – nałożyć obowiązek zapłaty nieopłaconych składek na pracodawcę, który jest odbiorcą usług outsourcingowych i faktycznie korzysta z pracy pracowników wykonujących te usługi. Nie wymaga to wcześniejszego ustalania stosunku pracy – zaznacza.

Trzeba jednak uważać

Mecenas Izabela Zawacka przestrzega jednak, że pracodawcy, którzy chcieliby obniżyć lub nawet zlikwidować świadczenia dla pracowników, sporo ryzykują. – Redukcja kosztów osobowych łączy się zwykle ze zmianą lub uchyleniem obowiązujących w firmie zasad wynagradzania, np. regulaminu wynagradzania, układu zbiorowego pracy, regulaminu premierowego. W zakładach, gdzie są związki zawodowe, pracodawca musi uzyskać ich zgodę, przynajmniej tych reprezentatywnych. Gdy w grę wchodzi odebranie świadczeń, będzie to trudne, zaś rozwiązanie siłowe, tj. np. uchylenie w całości regulaminu wynagradzania czy wypowiedzenie układu zbiorowego przez pracodawcę, może się spotkać ze sporem zbiorowym, z akcją strajkową włącznie – zauważa. Ekspertka dodaje przy tym, że jeżeli zmiana warunków na niekorzyść pracownika będzie rażąca (np. obniżka wynagrodzenia o 30–40 proc. lub więcej) i pracownik nie wyrazi na nią zgody, wówczas dojdzie do rozwiązania umowy o pracę, a pracownik będzie miał roszczenie o wypłatę odprawy pieniężnej, o której mowa w art. 8 ustawy z 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1969). – Przy dłuższych stażach pracy wynosi ona nawet trzykrotność wynagrodzenia pracownika – zaznacza.
Dlatego opisywanymi wyżej rozwiązaniami, jak podkreślają eksperci, zainteresowane będą zwłaszcza firmy nieuzwiązkowione (a więc najczęściej małe i średnie). Natomiast wiele dużych firm w ogóle nie podejmuje działań, które wymagają konsultacji z organizacjami związkowymi lub pracownikami. Również dlatego, że nie są one szybkie do przeprowadzenia. Pracodawcy szukają bowiem pomysłu, który mogą łatwo i w krótkim czasie wdrożyć w życie. Tak jest m.in. w branży ochrony.
– Zaczyna się więc poszukiwanie dodatkowych pieniędzy nie w ramach własnego przedsiębiorstwa, a u klientów, z którymi się współpracuje – mówi Radosław Busiło z zarządu RR Security. I dodaje, że w branży ochrony rozpoczął się czas renegocjacji kontraktów. Szczególnie że przepisy dopuszczają ich waloryzację, jeśli doszło do istotnej i trudnej do przewidzenia zmiany ceny realizacji usługi, ze względu na podwyżkę głównego składnika. A wynagrodzenie za pracę do takich się zalicza. – Firmy robiły kalkulacje na podstawie wzrostu cen pensji minimalnej z poprzednich lat – zaznacza Radosław Busiło, podkreślając jednocześnie, że umowy zawierane w drodze przetargu z reguły trwają od 12 do 36 miesięcy.
Taki kierunek zwiększania budżetów na wynagrodzenia sugeruje też Marek Kowalski, przewodniczący Federacji Przedsiębiorców Polskich. Zwłaszcza dla firm, które oferują usługi w ramach zamówień publicznych. – Większość tych kosztów jest objęta obowiązkową waloryzacją, dlatego wzrost wynagrodzeń zostanie uwzględniony w cenach kontraktów. Jeśli chodzi o rynek otwarty, przełożenie cen na klientów jest również dokonywane na bieżąco. Dlatego nie ma mowy o przesuwaniu środków z innych funduszy lub też szukaniu optymalizacji. Wzrost kosztów będzie miał bezpośrednie odbicie w cenach. W branżach usługowych, w których koszty pracy stanowią nawet 90 proc. ceny usługi, poziom marż jest bardzo niski – waha się pomiędzy 1,5 proc. a 4 proc. Dlatego nie ma możliwości, by pokrywać wzrost kosztów z budżetów własnych firm – podkreśla Marek Kowalski.
Są też firmy, które wręcz nie kryją, że jeśli renegocjacje kontraktów się nie powiodą albo nastąpią w mniejszym zakresie, będą się ratować cięciami w zatrudnieniu. – To jedyna metoda na ograniczenie kosztów, by dalej móc funkcjonować na rynku – tłumaczy z kolei Marcin Kowalski, właściciel Agencji Ochrony Protego Security.
Na drugim biegunie są pracodawcy, którzy choć przyznają, że rosnące koszty wynagrodzeń ciążą, to jednak poradzą sobie z nimi bez problemu. A to dlatego, że udało im się wypracować duże zyski w tym i poprzednich latach, albo już teraz płacą pracownikom więcej niż minimalna krajowa.
– Obecnie najniższe wynagrodzenie zasadnicze w naszej firmie to 2500 zł. Wraz z premią czasowo-jakościową i zadaniową kwota ta wynosi 2790 zł, czyli powyżej minimalnego wynagrodzenia. Oznacza to, że w praktyce jedynie osoby z najniższym wynagrodzeniem zasadniczym, które w wyniku wysokiej absencji lub potrąceń z uwagi na nieodpowiednią jakość pracy będą miały obniżoną premię, mogłyby zarobić poniżej ustawowego minimum. Budżet wynagrodzeń zakłada koszty wypłaty premii w całości, więc podniesienie płacy minimalnej do wysokości 2600 zł nie spowoduje konieczności regulacji wynagrodzeń, ani nie będzie dodatkowym obciążeniem dla naszego budżetu płac – tłumaczy Justyna Siwek, rzecznik prasowy Poczty Polskiej.
Żadnych radykalnych decyzji związanych z ewentualnymi ponadprogramowymi wydatkami nie przewiduje też Wedel. – W związku z zapowiadanymi zmianami najmniej odczuwamy bezpośredni, natychmiastowy wpływ wynikający ze wzrostu płacy minimalnej, ponieważ obecnie nasze podstawowe wynagrodzenia znacznie przewyższają tę kwotę. Podobnie jest w przypadku odpisu na ZFŚS – stawka ta nie jest tak duża, żeby nie móc sfinansować jej ze środków operacyjnych – tłumaczy Aleksandra Kusz vel Sobczuk, kierownik komunikacji korporacyjnej firmy Wedel.
Z kolei Raben przekonuje, że na zmiany w przepisach przygotował się zawczasu. – Z wyprzedzeniem zaplanowaliśmy dodatkowe wydatki na PPK oraz ZFSŚ. Wobec tego nasi pracownicy nie odczują negatywnych skutków w postaci zmniejszonych budżetów na szkolenia czy fundusz socjalny – informuje Anita Koralewska-Ratajczak, HR Group Director w Grupie Raben.
Pod tym względem firma ta nie jest wyjątkowa w swojej branży, która przeżywa wielki boom. Także Dachser przyznaje, że zmiany związane ze wzrostem minimalnego wynagrodzenia czy wysokości odpisu na ZFŚS będą dotyczyć jej w ograniczonym zakresie. – Ewentualny wzrost nakładów pracowniczych sfinansujemy ze środków wypracowanych przez firmę, a nie kosztem dotychczasowych świadczeń – zaznacza dr inż. Grzegorz Lichocik, prezes Dachser w Polsce. ©℗

opinia eksperta

Można zaoszczędzić setki tysięcy złotych

Pracodawcy prywatni mogą zrezygnować z tworzenia ZFŚS albo w dowolny sposób ukształtować wysokość odpisu na fundusz. Rezygnując z ZFŚS lub ustalając niższą niż „ustawową” wysokość odpisu, pracodawcy mogą zabezpieczyć się przed odmrożeniem wysokości odpisów na ZFŚS, a w wielu przypadkach także zrównoważyć wzrost kosztów zatrudnienia związany ze wzrostem płacy minimalnej oraz wprowadzeniem PPK.
Skala ewentualnych oszczędności firmy zależy od liczby pracowników oraz tego, czy firma zdecyduje się zrezygnować z tworzenia funduszu w ogóle, czy też jedynie utrzymać wydatki na ZFŚS na dotychczasowym poziomie. Przykładowo: przedsiębiorstwo zatrudniające 200 pracowników całkowicie rezygnując z ZFŚS w 2020 roku może zaoszczędzić nieco ponad 310 000 zł. W przypadku utrzymania odpisu na dotychczasowym poziomie ta sama firma może zaoszczędzić około 55 000 zł. Dodajmy, że w przypadku, gdy w tej samej firmie przeciętne wynagrodzenie wynosiłoby 5000 zł i 60 proc. osób przystąpiłoby do PPK, to w przyszłym roku wydatki na PPK (za okres od czerwca do grudnia 2020 r.) wyniosłyby około 63 tys. zł.
Sposób rezygnacji z tworzenia ZFŚS lub ustalenia wysokości odpisu na fundusz zależy od specyfiki danej firmy. Należy przy tym uwzględnić, czy w danej firmie obowiązuje regulamin wynagradzania lub układ zbiorowy pracy oraz czy w firmie działają związki zawodowe. Postanowienia dotyczące nietworzenia ZFŚS lub ustalenia wysokości odpisu na fundusz powinny znaleźć się w regulaminie wynagradzania lub układzie zbiorowym pracy. Decyzja dotycząca ZFŚS nie należy jednak wyłącznie do pracodawcy. Musi być ona uzgodniona ze związkami zawodowymi (jeżeli są) lub z wybranym do tego celu przedstawicielem pracowników. Ograniczenie działalności socjalnej może napotkać pewien opór po stronie pracowników – zwłaszcza związków zawodowych. Mimo tej obawy warto podjąć rozmowy na ten temat. Już nawet przy częściowym uwzględnieniu postulatu ograniczenia działalności socjalnej pracodawcy mogą dużo zaoszczędzić.
Do kiedy trzeba zawrzeć stosowne porozumienia i zaktualizować akty wewnątrzzakładowe? Przepisy milczą na ten temat. Oznacza to, że rezygnacja z ZFŚS lub ustalenie wysokości odpisu możliwe jest nawet w trakcie roku. Osobiście rekomenduję jednak podjęcie stosownych działań wcześniej, tak aby informacja w sprawie ZFŚS trafiła do pracowników na początku roku.
Powyższe uwagi nie dotyczą pracodawców najmniejszych – zatrudniających mniej niż 50 osób w przeliczeniu na pełne etaty. Oni bowiem decyzję w sprawie nietworzenia funduszu i niewypłacania świadczenia urlopowego mogą podjąć samodzielnie, zaś informację w tej kwestii powinni przekazać pracownikom w sposób przyjęty w firmie w styczniu 2020 r.