Pracodawca ma zamiar odwołać pracownika z urlopu wypoczynkowego. Zatrudniony nie odbiera telefonu, w związku z czym pracodawca wysłał mu esemes z informacją o konieczności powrotu do pracy. Tę samą informację wysłał też na adres poczty elektronicznej. Czy w takim przypadku można mówić o skutecznym zawiadomieniu pracownika o konieczności przerwania urlopu oraz o obowiązku stawienia się w zakładzie pracy?
Każdy pracownik ma prawo do nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego. Jego celem jest regeneracja organizmu w dłuższym okresie niż w przypadku odpoczynków dobowych czy tygodniowych. Co do zasady urlop powinien być nieprzerwany – istnieje jednak możliwość jego podziału na wniosek pracownika na mniejsze części. Jedna z nich powinna jednak trwać minimum 14 kolejnych dni kalendarzowych. Urlopy udzielane są zgodnie z planem urlopów lub w porozumieniu z pracownikiem.
Szczególny przypadek
Idąc na urlop, pracownik powinien liczyć się z tym, że uprawnienie to nie będzie mogło być wykorzystane zgodnie z pierwotnymi założeniami. Pracodawca w szczególnych przypadkach ma bowiem prawo odwołać go z urlopu. Taka możliwość istnieje wtedy, gdy niezbędna obecność pracownika w zakładzie spowodowana jest okolicznościami nieprzewidzianymi w chwili rozpoczęcia korzystania z wypoczynku. Natomiast w przypadku gdy okoliczność uzasadniająca odwołanie jest wiadoma przed rozpoczęciem urlopu, wówczas czas wypoczynku należy przesunąć.
Przepisy nie regulują procedury odwołania pracownika z urlopu. Nie wiadomo więc, w jaki sposób pracodawca może dotrzeć do pracownika z informacją o konieczności przerwania wypoczynku. Powstaje wątpliwość, czy pracodawca – biorąc pod uwagę fakt, że przepisy przewidują możliwość odwołania pracownika z urlopu – ma prawo zobowiązać go do podania informacji umożliwiających nawiązanie kontaktu w celu przerwania wypoczynku.
Dane osobowe
Rozstrzygnięcie powyższej kwestii wymaga odwołania się nie tylko do regulacji dotyczących możliwości odwołania pracownika z urlopu, lecz także do problematyki danych osobowych w relacjach pracowniczych. I tak, zgodnie z przepisami kodeksu pracy regulującymi zakres danych osobowych na potrzeby związane z zatrudnianiem, dane osobowe przekazywane przez ubiegającego się o zatrudnienie oraz przez pracownika można podzielić na dane obligatoryjne, które trzeba udostępnić, oraz na dane fakultatywne, które mogą być udostępnione za zgodą pracownika. Zarówno numer telefonu kontaktowego, jak i adres poczty elektronicznej nie zaliczają się do danych obligatoryjnie przekazywanych przez osoby ubiegające się o zatrudnienie oraz przez pracownika, czyli osobę już zatrudnioną. W praktyce jednak powyższe dane są przekazywane za zgodą osoby ubiegającej się o zatrudnienie na potrzeby sprawnego kontaktu w ramach procesu rekrutacji. Udostępnienie tych danych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie w procesie rekrutacji nie oznacza jednak, że pracodawca może je legalnie przetwarzać po formalnym zatrudnieniu osoby przyjmowanej do pracy. Ich przetwarzanie na potrzeby relacji pracodawca–pracownik jest jednak możliwe, o ile pracownik wyrazi na to zgodę.
Jeśli pracodawca legalnie przetwarza dane w postaci numeru telefonu oraz adresu poczty elektronicznej, to – uwzględniając brak bezpośrednich regulacji kwestii kontaktu w czasie urlopu wypoczynkowego – może ich użyć, by porozumieć się z pracownikiem. Odrębną kwestią jest legalność ich wykorzystania w okresach usprawiedliwionej nieobecności w pracy, w tym w czasie urlopu. Uwzględniając jednak zgodę na przetwarzanie prywatnego numeru telefonu oraz adresu poczty elektronicznej, można uznać, że w szczególnych przypadkach pracodawca będzie miał możliwość przetwarzania tych danych osobowych na potrzeby kontaktu z pracownikiem również w okresach usprawiedliwionej nieobecności w pracy.
Kiedy skuteczne
Znając numer telefonu kontaktowego oraz adres poczty elektronicznej, pracodawca z całą pewnością zechce wykorzystać powyższe dane do skontaktowania się z pracownikiem przebywającym na urlopie. Problemu nie będzie, jeżeli ten odbierze telefon. Jednak w przypadku skorzystania z esemesa czy poczty elektronicznej pracodawca nie może mieć pewności, czy pracownik odczyta wysłane wiadomości. Pracownik może bowiem nie mieć dostępu do internetu, a także może celowo nie zabrać ze sobą telefonu komórkowego, uwzględniając zarówno formę i miejsce spędzania wypoczynku, jak i perspektywę odwołania z urlopu. Tymczasem przyjmuje się, że chcąc odwołać pracownika z urlopu, pracodawca powinien dotrzeć do niego z informacją w powyższym zakresie w sposób bezpośredni. Tylko takie zawiadomienie będzie skuteczne. Jednocześnie pracodawca nie ma prawnej możliwości zobowiązywania pracownika do zabrania na urlop telefonu (z wyjątkiem niektórych stanowisk) ani też sprawdzania nadchodzących wiadomości. A więc samo wysłanie esemesa lub e-maila nie zobowiązuje go do przerwania urlopu i powrotu do pracy.
Warto przy tym zauważyć, że zgodnie z kodeksem pracy pracodawca żąda podania innych danych osobowych, jeżeli jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa. Część komentatorów stoi na stanowisku, że obowiązkiem pracownika jest podanie numeru telefonu kontaktowego, aby pracodawca mógł skorzystać ze swojego uprawnienia, jakim jest możliwość odwołania pracownika z urlopu. Jednak nawet przyjmując słuszność powyższego poglądu, nie można utożsamiać ewentualnego obowiązku udostępnienia numeru telefonu kontaktowego z obowiązkiem zebrania ze sobą telefonu komórkowego na urlop wypoczynkowy.
Podstawa prawna
Art. 221 i 221a ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1040).