Ale, niestety, urzędy nie ułatwiają pracy kadrowym. Zresztą tak samo, jak prawo. Nie wszystkiego zawsze można wymagać i nie o wszystko pytać w kwestionariuszu osobowym. Na dodatek uzyskane informacje trzeba przechowywać w różnych miejscach.
W praktyce wielu firm są wykorzystywane rozbudowane oświadczenia (kwestionariusze), w których pracodawcy zbierają bardzo dużą ilość danych wynikających z różnych przepisów, a więc nie tylko te, które zawarte są w katalogu danych określonym w art. 221 kodeksu pracy. Główne dane, o jakie są uzupełniane oświadczenia składane przez pracowników, to te potrzebne do zgłoszenia pracownika do ubezpieczeń społecznych w ZUS oraz te niezbędne do rozliczeń podatkowych. Nie jest więc tak, że dane wynikające z prawa pracy są zbierane odrębnie, a oddzielnie dane dotyczące ubezpieczeń społecznych i jeszcze niezależnie od nich podatkowe. A zatem praktyka uprościła formalizm prawny wynikający z przepisów.
W związku tym pojawia się pytanie, czy można żądać, aby pracownik w oświadczeniu (według starej nazwy – kwestionariuszu) podał różne rodzaje adresów. W najbardziej rozbudowanych dokumentach, z jakimi się spotkałem, wymaga się podania aż czterech adresów:
  • zamieszkania,
  • zameldowania,
  • do korespondencji,
  • właściwego urzędu skarbowego dla do ustalenia miejsca do wysłania PIT-11 przez pracodawcę.
Kodeks pracy pozwala na przetwarzanie tylko pierwszego z nich, czyli adresu zamieszkania. Wymóg podania dwóch kolejnych wynika z przepisów ubezpieczeniowych. Natomiast ostatni nie pojawia się wprost w przepisach. Bywa jednak przetwarzany przez pracodawców z inicjatywy pracowników, którzy podają go, bo nie chcą zmieniać właściwości US wraz ze zmianą miejsca zamieszkania i zameldowania (np. gdy często się przeprowadzają).
Oceniając powyższy stan po zmianach wprowadzonych do kodeksu pracy 4 maja 2019 r., należy stwierdzić, że ostatni ze wskazanych wyżej adresów nie powinien być przetwarzany, ponieważ właściwość urzędu skarbowego ustala się według adresu zamieszkania pracownika. Natomiast przetwarzanie pierwszych trzech adresów ma uzasadnienie prawne, a więc pracodawcy mogą je posiadać. Problematyczne jest jednak to, czy mogą być one zgromadzone w jednym dokumencie i do jakich celów można je następnie wykorzystywać.

Można żądać kilku różnych

Urząd Ochrony Danych Osobowych w pierwszym stanowisku dotyczącym tej problematyki z 5 lipca 2019 r. potwierdza, że już od wybranego kandydata, którego pracodawca dopiero zamierza zatrudnić, można zażądać adresu zamieszkania, a uzasadnieniem jego pozyskania jest w tym przypadku obowiązek zawarcia umowy o pracę. Na tym etapie nie można jednak żądać innych adresów, gdyż ich przetwarzanie nie wynika z kodeksu pracy, a jedynie z prawa ubezpieczeń społecznych. Zgłoszenia do ubezpieczeń pracodawca dokonuje w ciągu siedmiu dni od zawarcia umowy o pracę, a więc dopiero wtedy uzasadnione będzie żądanie innych adresów niż zamieszkania.
W stanowisku uzupełniającym powyższe stanowisko z 19 lipca 2019 r. UODO podkreśliło jednak wyraźnie, że dane niezbędne do wypełniania ZUS ZUA, czyli adresy do korespondencji i zameldowania, mogą być wykorzystywane tylko w celu zgłoszenia do ZUS. Pracodawca nie ma podstaw prawnych do szerszego korzystania z takich danych. [przykład]

przykład

Dokąd kierować korespondencję
W kwestionariuszu osobowym pracownika jako adres zamieszkania wskazano adres na Żoliborzu w Warszawie, a w ZUS ZUA dodatkowo dwa adresy: zameldowania w Radomiu oraz do korespondencji w Łomiankach pod Warszawą. Wskazany w ZUS ZUA adres do korespondencji może być wykorzystany jedynie do zgłoszenia pracownika do ZUS. Na ten adres pracodawca nie może zatem wysłać pracownikowi żadnego pisma, gdyż naruszy przepisy o ochronie danych osobowych.
Interpretacje urzędów wskazują zatem na to, że istnieją trzy etapy procesu zatrudnienia, na których mogą być przekazywane pracodawcy różne adresy:
1) wszyscy kandydaci startujący w rekrutacji – podają tylko dane kontaktowe przez siebie wybrane, przy czym może to być zarówno adres zameldowania, jak i zamieszkania, ale też równie dobrze mogą wskazać tylko telefon i e-mail, bez podania żadnego adresu,
2) kandydat wybrany w procesie rekrutacji – w celu zawarcia umowy o pracę można zażądać od niego adresu zamieszkania,
3) pracownik po podpisaniu umowy o pracę – pracodawca może posiadać jego trzy adresy: zamieszkania, zameldowania oraz do korespondencji.

Tylko w jednym celu

Podobnie przyjęło Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w stanowisku z 8 lipca 2019 r. – a mianowicie, że nie jest właściwe postępowanie pracodawców polegające na żądaniu wpisania adresów zameldowania i do korespondencji w treści oświadczenia (kwestionariusza osobowego) pracownika. MRPiPS wskazuje wyraźnie, że te dwa dodatkowe adresy, a także inne dane niezbędne do zgłoszenia do ZUS, jak np. informacja o prawie do emerytury, powinny znaleźć się tylko w druku ZUS ZUA. Według resortu osoba zgłaszana potwierdza własnoręcznym podpisem prawdziwość danych zawartych w zgłoszeniu do ubezpieczeń społecznych, a takowe zgłoszenie w postaci dokumentu pisemnego z własnoręcznym podpisem osoby zgłaszanej płatnik składek przechowuje przez pięć lat. MRPiPS wskazuje wreszcie, że dane osobowe pozyskiwane dla innych celów niż nawiązanie stosunku pracy (np. adres zameldowania) powinny być zbierane na podstawie odrębnych przepisów oraz w sposób w nich przewidziany. Ten sposób w przypadku przepisów z zakresu ubezpieczeń społecznych został określony w postaci odpowiedniego druku, który powinien być stosowany w tym przypadku.

Pięć lat dla deklaracji zgłoszeniowych

Argumentem wzmacniającym stanowisko MRPiPS jest stanowisko centrali ZUS w sprawie przechowywania deklaracji ubezpieczeniowych. W jego ocenie deklaracje te należy zachować przez okres pięciu lat liczonych od dnia ich przekazania do ZUS. Taki okres jest więc znacznie krótszy niż okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, który wynosi minimum 10 lat liczonych od końca roku kalendarzowego ustania stosunku pracy danego pracownika. Jest to więc argument przemawiający przeciwko przechowywaniu zgłoszeń do ZUS w aktach osobowych, gdyż w przeciwnym razie akta musiałyby być przeglądane cyklicznie w celu usuwania z nich np. ZUS ZUA, czyli zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych. Wydaje się, że będzie to przemawiało także za niepodawaniem w kwestionariuszu pracownika (oświadczeniu o przetwarzaniu danych osobowych składanym przez pracownika) innych adresów niż adres zamieszkania, którego obowiązek podania wynika wprost z kodeksu pracy. W przeciwnym przypadku pojawi się bowiem pytanie, czy usuwając ZUS ZUA, nie powinniśmy z kwestionariusza usunąć także adresów w nim wykorzystywanych, których przetwarzanie nie wynika z regulacji prawa pracy, a jest uzasadnione jedynie w przepisach dotyczących ubezpieczeń społecznych.

I kolejne pytania…

Odrębność zasad przechowywania dokumentów kadrowo-płacowych wynikająca z różnych przepisów pochodzących z różnych dziedzin prawa – pracy, ubezpieczeń społecznych oraz podatkowego – znacznie komplikuje pracę w działach HR. I to niestety nie pierwszy taki przypadek. MRPiPS przyjęło już bowiem wcześniej – o czym informowaliśmy na łamach tygodnika Kadry i Płace – że do akt osobowych nie powinny być wkładane deklaracje ZUS czy podatkowe ze względu na inne okresy przechowywania różnej dokumentacji. W praktyce oznacza to pomysł rozdzielenia gromadzonych dokumentów według rodzajów przepisów, z których one wynikają, co oznacza odrębne dokumentacje ubezpieczeniowe oraz podatkowe istniejące obok dokumentacji pracowniczej. Pytanie jednak, czy nie jest to przesada w sytuacji, gdy dokumentacja pracownicza już składa się z pięciu części? Jak dołożymy jeszcze odrębne dokumentacje z zakresu ubezpieczeń społecznych oraz podatkową, to będziemy mieć siedem rodzajów dokumentacji dotyczących każdego pracownika.
W związku z powyższym pojawiają się pytania o sankcje z zakresu ochrony danych osobowych w dwóch przypadkach:
  • Czy sposób pozyskiwania danych osobowych może mieć wpływ na karę za nieprawidłowości w ich przetwarzaniu, tj. w przypadku gdy jako pracodawca przetwarzam je już w kwestionariuszu pracownika, a nie dopiero w treści druku ZUS ZUA? Czy ma to znaczenie, że dane będą przechowywane w dwóch miejscach (w dwóch różnych dokumentach), skoro wykorzystam je w praktyce tylko do celów zgłoszenia do ZUS?
  • Czy pracodawca może przechowywać w aktach osobowych dokumenty wynikające z innych przepisów, mające krótszy okres przechowywania niż cała dokumentacja pracownicza, jeśli będzie usuwał takie dokumenty z akt w odpowiednich terminach? Czy nie narazi się wówczas na karę? 
Stanowisko UODO z 5 lipca 2019 r. w sprawie przetwarzania adresów zameldowania i do korespondencji
(…) Wskazać należy na art. 221 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, regulujący zakres danych osobowych związanych z zatrudnieniem, których ujawnienia może żądać pracodawca. Zgodnie z § 1 ww. artykułu, pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących: imię (imiona) i nazwisko, datę urodzenia, dane kontaktowe wskazane przez taką osobę, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe, przebieg dotychczasowego zatrudnienia. Powyższy przepis zawiera katalog danych, których pracodawca może żądać od kandydata do pracy, w celu podjęcia działań zmierzających do zawarcia z nim umowy o pracę. Biorąc pod uwagę specyfikę procesu rekrutacji, do zawarcia takiej umowy nie musi ostatecznie dojść. Natomiast, w przypadku, gdy pracodawca zdecydował się zatrudnić taką osobę, to na podstawie art. 221 § 3 Kp ma prawo żądać podania, niezależnie od danych osobowych, które mógł od niego pozyskać w toku rekrutacji, także m.in. jego adresu zamieszkania. Zbieranie tego rodzaju danych osobowych nie tylko jest dopuszczalne w świetle przepisów Kodeksu pracy i rozporządzenia ogólnego o ochronie danych osobowych, czyli RODO, ale także jest niezbędne w celu zawarcia umowy o pracę, udokumentowania przebiegu zatrudnienia czy spełniania przez pracodawcę innych obowiązków wynikających z przepisów prawa.
Podkreślenia również wymaga, że na stronie internetowej Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej został opublikowany jedynie wzór umowy o pracę, co oznacza, że nie będzie on adekwatny do każdej sytuacji związanej z podpisaniem umowy o pracę. Ma on bowiem charakter pomocniczy i podstawowy, co ma pomóc pracodawcom w konstruowaniu umów o pracę, które to działanie w ocenie Urzędu Ochrony Danych Osobowych zasługuje na aprobatę.
Co się zaś tyczy obowiązku wynikającego z art. 36 ust. 10 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, dotyczącego zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych, aktualizuje się on dopiero w momencie zatrudnienia pracownika. Kandydat do pracy nie jest zatem zobligowany do podania danych osobowych, o których mowa w powyższym przepisie. Stosownie do treści art. 13 pkt 1 pracownicze ubezpieczenie trwa od dnia nawiązania stosunku pracy do dnia ustania tego stosunku. Dlatego nawiązanie stosunku pracy skutkuje równolegle powstaniem stosunku ubezpieczenia, w związku z czym pracodawca ma obowiązek zgłosić pracownika do ubezpieczenia ZUS.
Obydwa te stosunki prawne mają inne cele, w związku z czym w przypadku każdego z nich odpowiednie uregulowania prawne wymagają podania innego katalogu danych osobowych. Na podstawie art. 36 ust. 4 ww. ustawy pracodawca ma obowiązek dokonać zgłoszenia pracownika do ubezpieczenia społecznego w terminie siedmiu dni od daty powstania obowiązku ubezpieczenia tj. od dnia nawiązania stosunku pracy.
Stanowisko UODO z 19 lipca 2019 r. uzupełniające stanowisko z 5 lipca 2019 r. w sprawie przetwarzania adresów pracownika
Na podstawie art. 221 Kodeksu pracy już w toku rekrutacji pracodawca może pozyskać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie m.in. dane kontaktowe. A więc może być to zarówno adres korespondencyjny, adres zamieszkania czy nawet zameldowania, jeżeli taki został wskazany przez kandydata do pracy. Może być to również adres e-mail i nr telefonu. Natomiast od osoby zatrudnionej pracodawca dodatkowo może żądać podania adresu zamieszkania. Ponadto pracodawca może również żądać podania innych danych osobowych, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa.
Jeżeli pracodawca nie dysponuje którąś z danych wymienionych w art. 36 ust. 10 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, to do realizacji obowiązków wynikających z tych regulacji jest on uprawniony do żądania od pracownika podania mu odpowiednich danych.
Stanowisko MRPiPS z 8 lipca 2019 r. w sprawie przetwarzania adresów zameldowania i do korespondencji
Zgodnie z art. 36 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, każda osoba objęta obowiązkowo ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi podlega zgłoszeniu do ubezpieczeń społecznych. Zgłoszenia osoby podlegającej ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu dokonuje się na druku ZUS ZUA.
Obowiązek zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych dokonuje płatnik składek na podstawie danych przekazanych przez osobę zgłaszaną. Osoba zgłaszana potwierdza własnoręcznym podpisem prawdziwość danych zawartych w zgłoszeniu do ubezpieczeń społecznych.
Zgłoszenie w postaci dokumentu pisemnego z własnoręcznym podpisem osoby zgłaszanej płatnik składek przechowuje przez okres 5 lat.
Należy podkreślić, że płatnik składek dokonuje zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych w terminie 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczenia. MRPiPS informuje, że dane określone w art. 36 ust. 10 powołanej wyżej ustawy są niezbędne dla celów zgłoszenia pracownika do ubezpieczeń społecznych i wymagane jest przesłanie zgłoszenia przez płatnika składek do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.
Jednocześnie MRPiPS wyjaśnia, że przepisy ubezpieczeń społecznych nie nakładają obowiązku podawania danych niezbędnych do zgłoszenia do ubezpieczeń w kwestionariuszu dla pracownika. Obok danych dotyczących adresu zameldowania, zamieszkania i korespondencji w zgłoszeniu do ubezpieczeń należy zamieścić również takie informacje, jak stopień niepełnosprawności, informację o prawie do emerytury lub renty itd. Dane te przekazywane są przez pracodawcę na druku ZUS ZUA i na tym druku osoba zgłaszana oświadcza, że dane zawarte w formularzu są zgodne ze stanem prawnym i faktycznym.
W sprawie danych osobowych zamieszczanych w kwestionariuszu osobowym dla pracownika, informujemy, że katalog danych osobowych, których pracodawca żąda od pracownika, został zawarty w art. 221 § 3 Kodeksu pracy. Z powołanego przepisu wynika zatem, iż dla celów zatrudnienia pracodawca pozyskuje od pracownika adres zamieszkania. Pomocniczy wzór kwestionariusza osobowego dla pracownika (zamieszczony obecnie w BIP na stronie podmiotowej MRPiPS) jest spójny z powołanymi przepisami prawa pracy i w pkt 2 przewiduje możliwość pozyskania wyłącznie adresu zamieszkania pracownika. Nie jest zatem właściwe podawanie w ww. kwestionariuszu innych danych osobowych niż te, które wynikają z art. 221 § 3 Kodeksu pracy. Dane osobowe pozyskiwane dla innych celów niż nawiązanie stosunku pracy (np. adres zameldowania, który jest niezbędny do zgłoszenia pracownika do ubezpieczeń społecznych), powinny być zbierane na podstawie oraz w sposób przewidziany odrębnymi przepisami (np. na odpowiednim druku, zgodnie z ustawą z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych).
Stanowisko centrali ZUS z 5 sierpnia 2019 r. w sprawie przechowywania deklaracji zgłoszeniowych
Płatnik składek ma obowiązek przechowywać kopie:
– dokumentów zgłoszeniowych1,
– deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów korygujących te dokumenty2
‒ przez 5 lat od dnia ich przekazania do ZUS.
Do końca 2011 roku obowiązywał 10-letni okres przechowywania dokumentacji rozliczeniowej z ZUS. Dlatego dokumenty, które płatnik przekazał do ZUS do końca 2011 roku, powinien przechowywać przez 10 lat.
Podstawa prawna:
1 art. 36 pkt 8 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2019 r. poz. 300, z późn. zm.),
2 art. 47 ust. 3c ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.