Nowe dokumenty wymagają podania wielu szczegółowych informacji na temat przebiegu zatrudnienia ubezpieczonego. Nie mogą być sprzeczne z danymi ze świadectwa pracy, ale mogą je uzupełniać.
Reklama
Płatnicy składek, którzy dokumentację pracowników i zleceniobiorców zatrudnionych po raz pierwszy w latach 1999‒2018 chcą przechowywać przez 10 lat zamiast dotychczasowych 50, muszą przekazać do ZUS wiele dodatkowych danych dotyczących przebiegu ubezpieczenia w tych latach. Nowe dane muszą również przekazywać w bieżących raportach miesięcznych oraz w dokumencie wyrejestrowania z ubezpieczeń.
W celu realizacji wymienionych obowiązków płatników składek zostały wprowadzone nowe formularze:
  • oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych ‒ ZUS OSW,
  • raport informacyjny – ZUS RIA,
  • imienny raport miesięczny o przychodach ubezpieczonego/okresach pracy nauczycielskiej – ZUS RPA.
Do nowego zakresu danych został również dostosowany formularz ZUS ZWUA – wyrejestrowanie z ubezpieczeń.
Nowe i zmienione formularze zostały wprowadzone w życie rozporządzeniem ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 20 grudnia 2018 r.

Najpierw oświadczenie

Płatnicy składek, którzy zatrudnili pracowników lub zleceniobiorców po raz pierwszy w latach 1999–2018, aby skorzystać z możliwości skrócenia okresu przechowywania ich dokumentacji z 50 do 10 lat, muszą w pierwszej kolejności złożyć ,,Oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych”. Mogą to zrobić w każdym czasie, korzystając z formularza ZUS OSW.
Dopóki płatnik składek nie przekaże pierwszego raportu informacyjnego, dopóty może odwołać złożone oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych. Po przekazaniu pierwszego raportu ZUS RIA nie jest już to możliwe. Odwołanie oświadczenia oznacza, że płatnika składek nadal obowiązuje 50-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.
Bardzo istotna dla realizacji obowiązku przekazania raportów informacyjnych może być data wypełnienia oświadczenia, którą płatnik składek wpisuje w odpowiednie pole formularza. To od tego dnia liczy się roczny termin na złożenie raportów informacyjnych ZUS RIA za wszystkich pracowników i zleceniobiorców zatrudnionych po raz pierwszy w latach 2018 i 2019, którzy zostali już wyrejestrowani z ubezpieczeń. W odniesieniu do pracowników i zleceniobiorców, którzy są jeszcze zatrudnieni, data wypełnienia formularza ZUS OSW nie ma znaczenia, gdyż płatnik składek musi przekazać za nich raporty informacyjne wraz z wyrejestrowaniem z ubezpieczeń. [przykład 1]

przykład 1

Niektórzy pracują dalej
Pracodawca w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. zatrudnił po raz pierwszy czterech pracowników. Jednego z nich wyrejestrował już z ubezpieczeń w 2016 r., a pozostałych nadal zatrudnia. W związku z wejściem w życie ustawy z 10 stycznia 2018 r. skracającej okres przechowywania dokumentacji pracowniczej płatnik złożył formularz ZUS OSW, w którym jako datę wypełnienia oświadczenia wskazał 6 lutego 2019 r. Najpóźniej do 6 lutego 2020 r. zobowiązany jest więc złożyć raport informacyjny ZUS RIA za pracownika, którego wyrejestrował z ubezpieczeń przed dniem złożenia tego oświadczenia. Raporty za pozostałych pracowników będzie zobowiązany przekazywać wraz z wyrejestrowaniem każdego z nich z ubezpieczeń społecznych.

Raport informacyjny ZUS RIA

Płatnik składek, który złożył formularz ZUS OSW, zobowiązany jest do przekazania (odpowiednio w terminie roku lub wraz z wyrejestrowaniem z ubezpieczeń społecznych) raportów informacyjnych za wszystkich pracowników i zleceniobiorców zatrudnionych po raz pierwszy w latach 1999–2018. W celu wykonania tego obowiązku musi wypełnić i złożyć formularz ZUS RIA za każdego spośród wymienionych ubezpieczonych.
Wypełniając formularz ZUS RIA, płatnik składek podaje następujące dane niezbędne do ustalenia prawa i wysokości świadczeń emerytalno-rentowych:
  • dane dotyczące rozwiązania/wygaśnięcia ostatniego stosunku pracy/stosunku służbowego w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. (datę, tryb rozwiązania tego stosunku, podstawę prawną tego rozwiązania oraz informację, z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany – pracodawcy czy pracownika);
  • kwotę przychodu należnego za inny rok kalendarzowy niż rok, w którym został wypłacony, jeśli przychód ten stanowił podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe – za okres od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. (np. wynagrodzenie wypłacone w styczniu danego roku za grudzień poprzedniego roku lub nagrodę roczną wypłaconą w danym roku za rok poprzedni);
  • kwotę przychodu należnego za inny rok kalendarzowy niż rok, w którym został wypłacony, jeśli przychód ten stanowił podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie wypadkowe – za okres od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. (tj. kwotę przychodu, która została wypłacona po osiągnięciu przez pracownika rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, tzw. 30-krotności, i dlatego została zwolniona ze składki emerytalno-rentowej, a była objęta składką wypadkową);
  • kwotę przychodu za lata kalendarzowe wypłaconego obok wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, który w okresie pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku nie stanowił podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe – za okres od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. (zarówno wówczas, gdy przychód ten został wypłacony za rok poprzedni, jak i wtedy, gdy wypłacany był za bieżący rok kalendarzowy);
  • okresy wykonywania pracy nauczycielskiej w placówkach, o których mowa w art. 2 pkt 1 ustawy z 22 maja 2009 r. o nauczycielskich świadczeniach kompensacyjnych (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 128) przypadające od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. wraz ze wskazaniem wymiaru zajęć;
  • okresy wykonywania pracy nauczycielskiej w placówkach, o których mowa w art. 1 ustawy z 26 stycznia 1982 r. – Karta Nauczyciela (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 967 ze zm.) przypadające od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r., wraz ze wskazaniem wymiaru zajęć oraz ewentualnie faktu wykonywania tej pracy w szkolnictwie specjalnym;
  • okresy wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze, o których mowa w art. 32 ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1270 ze zm.), przypadające od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r. wraz ze wskazaniem określonych dodatkowych danych dotyczących tych okresów (m.in. wymiaru czasu pracy oraz kodu wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze);
  • okresy wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, o której mowa w art. 3 ust. 1 i 3 ustawy z 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1924), przypadające od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r. wraz ze wskazaniem wymiaru czasu pracy oraz kodu wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze.
Pracodawca nie przekazuje w raporcie ZUS RIA wymienionych okresów pracy nauczycielskiej oraz okresów pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, gdy pracownik złoży mu pisemne oświadczenie o ustaleniu prawa odpowiednio do nauczycielskiego świadczenia kompensacyjnego, wcześniejszej emerytury lub emerytury pomostowej z tytułu tych okresów.
Pracodawca, który zobowiązany jest wykazać w raporcie ZUS RIA wymienione wyżej okresy pracy szczególnej, musi podać wyłącznie okresy faktycznego wykonywania tej pracy przez pracownika (łącznie z przebywaniem przez niego na urlopie wypoczynkowym). Pracodawca powinien natomiast pominąć czas niewykonywania takiej pracy, np. z powodu przebywania na urlopie bezpłatnym, urlopie wychowawczym, urlopie dla poratowania zdrowia lub pobierania świadczeń chorobowych. Oznacza to, że w odpowiednich polach formularza ZUS RIA płatnik powinien najpierw podać okres wykonywania takiej pracy przypadający przed przerwą spowodowaną wymienionymi przyczynami, a następnie w kolejnych polach okres wykonywania tej pracy przypadający po przerwie. [przykład 2]

przykład 2

Urlop bezpłatny niewliczany
Pracodawca zatrudniał pracownika w szczególnych warunkach stale i w pełnym wymiarze czasu pracy w okresie od 1 stycznia 2005 r. do 31 grudnia 2007 r. Od 1 stycznia do 31 marca 2007 r. pracownik przebywał na urlopie bezpłatnym. Poza tym nie miał innych przerw w faktycznym wykonywaniu pracy szczególnej poza okresami urlopu wypoczynkowego. Potwierdzając wykonywanie pracy w szczególnych warunkach na formularzu ZUS RIA, płatnik składek powinien wykazać okres wykonywania jej od 1 stycznia 2005 r. do 31 grudnia 2006 r. oraz od 1 kwietnia 2007 r. do 31 grudnia 2007 r.

Raport ZUS RPA

Płatnicy składek zatrudniający pracowników i zleceniobiorców, niezależnie od tego, kiedy zgłosili ich do ubezpieczeń społecznych i czy złożyli za nich raport informacyjny ZUS RIA, począwszy od stycznia 2019 r., zobowiązani są przekazywać pewne dodatkowe dane niezbędne do ustalenia prawa i wysokości świadczeń emerytalno-rentowych. W tym celu wprowadzony został nowy formularz ZUS RPA – imienny raport miesięczny o przychodach ubezpieczonego/okresach pracy nauczycielskiej. Płatnicy składek zobowiązani są do przekazywania tego dokumentu za pracowników i zleceniobiorców, którym wypłacili w danym miesiącu przychód podlegający wykazaniu w tym formularzu lub też zatrudniali pracownika przy pracy nauczycielskiej uprawniającej do nauczycielskiego świadczenia kompensacyjnego. Dokument ten płatnicy składek powinni więc przekazać za te miesiące, w których:
  • wypłacili pracownikowi lub zleceniobiorcy przychód należny za inny rok kalendarzowy, który stanowił podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe lub (w razie przekroczenia rocznej podstawy wymiaru tych składek) podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie wypadkowe;
  • wypłacili pracownikowi lub zleceniobiorcy obok wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego przychód, który nie stanowił podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe wyłącznie dlatego, że został wypłacony w okresie pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku (niezależnie od tego, czy przysługiwał za ten sam rok kalendarzowy, w którym nastąpiła jego wypłata);
  • zatrudniał w danym miesiącu pracownika przy pracy nauczycielskiej uwzględnianej przy ustalaniu prawa do nauczycielskiego świadczenia kompensacyjnego, tj. pracy nauczycielskiej w placówkach, o których mowa w art. 2 pkt 1 ustawy o nauczycielskich świadczeniach kompensacyjnych.
Wykazując w raporcie ZUS RPA wymieniony przychód, płatnik składek zobowiązany jest podać kwotę wypłaconego przychodu oraz rok, za który przysługuje. Z kolei potwierdzając wykonywanie pracy nauczycielskiej, płatnik powinien podać okresy, w których praca ta była wykonywana oraz wymiar zajęć. Podobnie jak w przypadku formularza ZUS RIA, płatnik składek zobowiązany jest uwzględnić wyłącznie okresy faktycznego wykonywania pracy nauczycielskiej (łącznie z urlopem wypoczynkowym), wyłączając okresy niewykonywania takiej pracy np. z powodu przebywania pobierania świadczeń chorobowych lub korzystania z urlopu dla poratowania zdrowia.
Płatnik składek przekazuje dokument ZUS RPA w ramach jednego kompletu dokumentów rozliczeniowych – wraz z dokumentem ZUS RCA oraz deklaracją rozliczeniową ZUS DRA. Zobowiązany jest to więc zrobić w tym samym terminie, w którym musi przekazać wszystkie pozostałe dokumenty rozliczeniowe.

Więcej danych w ZUS ZWUA

Od 1 stycznia 2019 r. zwiększył się również zakres danych, które płatnicy składek zobowiązani są przekazywać w dokumencie wyrejestrowania z ubezpieczeń (ZUS ZWUA). Zmiana dotyczy wyłącznie tych płatników, którzy zatrudnili i zgłosili do ubezpieczeń społecznych pracowników. Nowy formularz zawiera dodatkowy blok: V – rozwiązanie/wygaśnięcie stosunku pracy/stosunku służbowego. Podobnie jak w formularzu ZUS RIA płatnik składek podaje w tym bloku:
  • datę rozwiązania stosunku pracy,
  • kod wygaśnięcia/kod trybu rozwiązania stosunku pracy/stosunku służbowego,
  • kod podstawy prawnej rozwiązania/wygaśnięcia stosunku pracy/stosunku służbowego,
  • podstawę prawną rozwiązania/wygaśnięcia stosunku pracy/stosunku służbowego,
  • informację, z czyjej inicjatywy nastąpiło rozwiązanie stosunku pracy.
Zamieszczając wymienione dane w formularzu ZUS ZWUA, płatnik składek musi pamiętać, aby nie były one sprzeczne z danymi, które wynikają ze świadectwa pracy lub innego dokumentu wydanego pracownikowi w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy/stosunku służbowego. Nie oznacza to jednak, że muszą to być informacje o dokładnie takiej samej treści jak te, które płatnik zamieścił we wskazanym dokumencie. Dane wykazane w formularzu ZUS ZWUA mogą rozszerzać, uszczegóławiać informację, która wynika ze świadectwa pracy lub innego dokumentu potwierdzającego ustanie zatrudnienia.
Podstawa prawna
Art. 3 ustawy z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. poz. 357).
Rozporządzenie ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 20 grudnia 2018 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika składek, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, raportów informacyjnych, oświadczeń o zamiarze przekazania raportów informacyjnych oraz innych dokumentów (Dz.U. poz. 2495).