Pracownik uszkodził laptopa. Kto poniesie finansową odpowiedzialność?

Pracownik uszkodził służbowego laptopa, za co potrąciłem mu z pensji pewną kwotę. W odpowiedzi wystosował do mnie pismo, w którym zapowiedział, że odda sprawę do sądu, bo na takie potrącenie nie wyraził zgody. Zarzucił mi, że nie mogłem tego zrobić na podstawie ogólnego oświadczenia, które złożył na etapie podpisywania umowy o pracę, a w którym zobowiązywał się, że będzie ponosił wszelkie koszty uszkodzenia sprzętów służbowych. Poza tym stwierdził, że nie miałbym prawa zastosować takiego odliczenia nawet na podstawie ustnej zgody. Czy postąpiłem prawidłowo?

Nie. Z opisu czytelnika wynika, że potrącenie kosztów naprawy laptopa z pensji pracownika było niedopuszczalne prawnie. Tego typu potrącenie za zniszczony sprzęt służbowy wymaga bowiem zgody pracownika, co więcej: wyrażonej na piśmie.

Za uszkodzony sprzęt niełatwo potrącić z wynagrodzenia

Katalog możliwych potrąceń z pensji pracownika bez jego zgody zawarto w art. 87 kodeksu pracy (dalej: k.p.). Zgodnie z jego par. 1 z wynagrodzenia za pracę – po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych – potrąceniu podlegają tylko:

sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych,
sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne,
zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi,
kary pieniężne (art. 108 k.p.).

Dodatkowo z art. 87 par. 7 k.p. wynika, że z wynagrodzenia za pracę odlicza się kwoty wypłacone w poprzednim terminie płatności za okres nieobecności w pracy, za który pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia.

W nowszym orzecznictwie sądowym wyraźnie podkreśla się, że zawarty w art. 87 k.p. katalog tytułów potrąceń bez zgody pracownika ma charakter zamknięty oraz ogranicza się do wysokości dokonywanych potrąceń. Tak stwierdzono np. w wyroku Sądu Rejonowego w Puławach z 25 stycznia 2018 r. (sygn. akt IV P 56/17), w którym przywołano wcześniejsze wyroki, m.in. Sądu Najwyższego z 11 czerwca 1980 r. (sygn. akt I PR 43/80) oraz z 5 maja 2004 r. (sygn. akt I PK 529/2003). Podobnie stwierdzono w wyroku Sądu Rejonowego w Ostródzie z 29 listopada 2017 r. (sygn. akt IV P 89/17).

Przydzielając sprzęt komputerowy, trzeba uwzględnić zasady równego traktowania

Ustawodawca wyraźnie określił w art. 91 par. 1 k.p,. że należności inne niż wymienione w art. 87 par. 1 i 7 k.p. mogą być potrącane z wynagrodzenia pracownika tylko za jego zgodą wyrażoną na piśmie. Zatem pracownik ma rację, twierdząc, że pracodawca nie może dokonać potrącenia z wynagrodzenia za pracę na podstawie zgody udzielonej ustnie. Takie potrącenie, w razie zakwestionowania go przez pracownika, należałoby potraktować jako bezpodstawne (art. 282 par. 1 pkt 1 k.p.). A w konsekwencji pracownik może żądać wypłaty potrąconej kwoty, a także żądać odsetek. Wyraźnie akcentowane jest to w orzecznictwie sądowym (por. np. wyrok Sądu Rejonowego w Świdnicy z 5 kwietnia 2018 r., sygn. akt IV P 6/18). Warto również dodać, że nawet złożenie przez pracownika podpisu na nocie księgowej, obejmującej rozliczenie niedoboru, bez sformułowania o wyrażeniu zgody na potrącenie zawartej w niej kwoty z wynagrodzenia, nie spełnia przesłanki z art. 91 k.p. (por. wyrok Sądu Rejonowego dla Warszawy Pragi-Południe w Warszawie z 30 listopada 2017 r., sygn. akt VI P 49/16).

Z podanego stanu faktycznego wynika niewątpliwie, że pracownik zgody na potrącenie na piśmie nie wyraził. Co ważne, samo ogólne oświadczenia pracownika o ponoszeniu odpowiedzialności na przyszłość z powodu ewentualnych szkód wyrządzonych pracodawcy jest prawnie bezskuteczne. Sąd Najwyższy w wyroku z 5 maja 2014 r. (sygn. akt I PK 529/04) podkreślił, że: „Wyrażenie zgody przez pracownika na dokonywanie potrąceń z jego wynagrodzenia bez świadomości wielkości długu i istnienia przesłanek odpowiedzialności jest nieważne”. Dalej zaznaczył, że: „(…) przepisy poświęcone ochronie wynagrodzenia należy interpretować, mając na uwadze ich gwarancyjny charakter, wyrażający się w zapewnieniu pracownikowi i jego rodzinie środków utrzymania. Pracownik nie może zrzec się prawa do wynagrodzenia (art. 84 k.p.), a dopuszczalność dokonywania potrąceń obciążających go należności została uregulowana ustawowo”. Ponadto SN dodał, że katalog należności, które podlegają potrąceniu z wynagrodzenia, zawiera ww. art. 87 par. 1 k.p. SN jednocześnie wskazał, że art. 91 k.p. (dopuszczalność potrąceń innych należności tylko za zgodą na piśmie) nie może być interpretowany w sposób naruszający podstawowe zasady prawa pracy. Zgoda pracownika, o jakiej mowa w art. 91 k.p., nie może być więc blankietowa, czyli dokonana bez odniesienia się do znanej już należności oraz do konkretnej kwoty. Nie może być więc ważne ani skuteczne wyrażenie przez pracownika zgody na potrącenie z jego wynagrodzenia niedoborów, które mogą powstać w przyszłości, bez względu na to, kto je spowodował i w jakiej wysokości.

Tak więc w opisanej sytuacji pracownik będzie miał prawo do zwrotu potrąconych kwot. W zbliżonym stanie faktycznym Sąd Rejonowy Gdańsk-Południe w Gdańsku w wyroku z 19 sierpnia 2015 r. (sygn. akt VI P 291/15) zasądził od pracodawcy na rzecz pracownika kwotę w potrąconej wysokości. Zasadniczym argumentem za zasadnością powództwa pracownika w ocenie sądu było to, że pracownik nie wyraził zgody na potrącenie ze swojej pensji środków na naprawę tabletu.

Podstawa prawna

Art. 87 par. 1 i 7, art. 91, art. 282 par. 1 pkt 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. ‒ Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1917 ze zm.).