Niezwłocznie po zakończeniu rekrutacji firma powinna usunąć dane osobowe kandydata, z którym nie podpisano umowy (np. zniszczyć je lub odesłać). Może je dalej przechowywać, np. jeżeli zainteresowany angażem wyraził zgodę na przetwarzanie informacji o nim na potrzeby przyszłych naborów. Niedopuszczalne jest z kolei dalsze przetwarzanie takich danych na wszelki wypadek, tzn. w celu zabezpieczenia się przed ewentualnymi roszczeniami ze strony nieprzyjętego kandydata (np. z tytułu dyskryminacji).

Tak wynika z poradnika dla pracodawców przygotowanego przez Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO). Miał on ułatwić stosowanie przepisów RODO i nowej ustawy o ochronie danych osobowych (z 10 maja 2018 r.; Dz.U. poz. 1000 ze zm.). Ale ta konkretna interpretacja wzbudziła liczne kontrowersje.

– Oceniam ją krytycznie. Nie można pozbawiać pracodawców prawa do przechowywania dowodów, w sytuacji gdy istnieje znaczące ryzyko wniesienia roszczeń przeciwko nim – tłumaczy Katarzyna Dulewicz, radca prawny i partner w kancelarii CMS Cameron McKenna.

Interpretacji UODO nie podważa wprost resort cyfryzacji, ale jednocześnie wskazuje wątpliwości z niej wynikające (patrz: ramka).

Nie ma podstaw

Wspomniany poradnik wskazuje, że regułą powinno być niezwłoczne usuwanie aplikacji kandydatów nieprzyjętych do pracy. Dalsze przetwarzanie danych w nich zawartych jedynie w celu zabezpieczenia się przed ewentualnymi i przyszłymi roszczeniami jest niedopuszczalne, bo pojawiałyby się wątpliwości co do długości okresu przechowywania CV. Nawet ewentualne wystąpienie z roszczeniem z tytułu dyskryminacji nie uzasadnia zachowania CV. Zdaniem UODO nie jest to niezbędne do wykazania, że firma równo traktowała kandydatów. Ciężar dowodu spoczywa na pracodawcy, ale to kandydat musi przedstawić fakty, z których wynika domniemanie nierównego traktowania. Firma może zatem np. wskazywać przed sądem obiektywne powody, które przesądziły o zatrudnieniu innej osoby (do tego nie potrzebuje CV skarżącego). UODO wskazuje też, że najczęściej zarzuty dyskryminacji pojawiają się w związku z przebiegiem rozmowy kwalifikacyjnej (a nie z uwagi na dane zawarte w aplikacji).

Z taką interpretacją nie zgadzają się eksperci.

– Kandydat może np. twierdzić, że nie został przyjęty do pracy ze względu na niepełnosprawność. Jeśli firma usunie CV niezwłocznie po rekrutacji, to nie będzie mogła wykazać, że nie zawierało ono informacji o niepełnosprawności, więc zatrudniający nie wiedział o niej i nie mogła być kryterium, na podstawie którego odrzucił aplikację skarżącego – wskazuje Radosław Nożykowski, adwokat z kancelarii Baker McKenzie.

Dobrym rozwiązaniem mogłoby być oczywiście pozyskanie zgody na dalsze przechowywanie CV (na potrzeby kolejnych rekrutacji). – Ale nie w każdym przypadku zatrudniający jest w stanie ją uzyskać – podkreśla Katarzyna Dulewicz.

Tym samym pracodawca – poprzez obowiązek niszczenia CV – ogranicza swoje szanse na oddalenie roszczeń osób, które w CV nie wskazują cech, które mogłyby być potencjalnym kryterium dyskryminacyjnym, a potem – już po odrzuceniu ich aplikacji – powołują się na nie jako przyczynę nierównego traktowania i domagają się odszkodowania przed sądem.

Gdzie praktyka?

Prawnicy zgodnie podkreślają też, że interpretacja UODO nie jest dostosowana do procesu rekrutacji, jaki prowadzą firmy.

– Załóżmy, że firma ogłasza nabór na trzy stanowiska. Otrzymuje 100 CV, ale tylko 10 spełnia wymagania. Pracodawca wybiera trzy kandydatury. Ale tuż przed podpisaniem umowy jedna z tych osób się wycofuje. Czy pracodawca nie powinien mieć możliwości sięgnięcia do tych siedmiu pozostałych CV? Czy konieczność niszczenia aplikacji niezwłocznie po zakończeniu rekrutacji nie jest do bólu niepraktyczna? – zauważa dr Dominika Dörre-Kolasa, radca prawny i partner w kancelarii Raczkowski Paruch.

Wskazuje, że z pewnych przyczyn firma jest wręcz uprawniona do zachowania aplikacji kandydatów.

– Kodeks pracy zobowiązuje zatrudniających do przeciwdziałania dyskryminacji w zatrudnieniu. W jaki sposób ma on jednak sprawdzić, czy osoby rekrutujące do jego firmy nie łamią przepisów i procedur antydyskryminacyjnych, skoro nie będzie mógł odnieść się do nadesłanych CV kandydatów? – dodaje.

W związku z wszystkimi tymi uwagami prawnicy wskazują, że to firmy w konkretnych przypadkach muszą same zdecydować: czy zgodnie z interpretacją UODO (to tylko wykładnia przepisów, nie obowiązujące prawo) niszczyć niezwłocznie CV, czy też je przechowywać, podejmując ryzyko związane z kontrolami przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych, ale minimalizując zagrożenia związane z roszczeniami odrzuconych kandydatów do pracy. 

opinia

Nie zapominajmy o kandydatach do pracy

Dr Maciej Kawecki dyrektor departamentu zarządzania danymi w Ministerstwie Cyfryzacji:

Zapoznaliśmy się ze stanowiskiem Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Otrzymaliśmy też ze strony przedsiębiorców dużą liczbę pytań w tym zakresie. Nie chcąc w tym momencie podważać stanowiska urzędu, można zastanowić się jedynie, czy omawiana interpretacja w pełni realizuje przewidzianą w art. 11 ustawy – Prawo przedsiębiorców zasadę, zgodnie z którą jeżeli w sprawie pozostają wątpliwości co do treści normy prawnej, są one rozstrzygane na korzyść przedsiębiorcy, chyba że sprzeciwiają się temu sporne interesy stron. Jej adresatem są wszystkie organy publiczne. Oczywiście, należy w pełni zrozumieć postawę organu, który ma przede wszystkim strzec prywatności osób prywatnych. Przywołana przeze mnie norma prawa zwalnia zresztą przedsiębiorców z obowiązku probiznesowej wykładni, gdy sprzeciwiają się jej interesy osób trzecich. Takim interesem na pewno może być prywatność pracownika. Pytanie, czy jednak oby na pewno w tym przypadku taka sytuacja ma miejsce. Czy nie jest jednak w interesie pracownika, by pracodawca mógł się skontaktować po zakończonej rekrutacji z kandydatem, który był np. następny na liście do przyjęcia, jeżeli wybrana osoba odmówiła podjęcia pracy bądź wypowiedziała niezwłocznie umowę?