Pracownik został przez pracodawcę pociągnięty do odpowiedzialności materialnej. W wyniku nieumyślnego zachowania wyrządził szkodę, która została wyceniona na 8286 zł i pracownik wyraził zgodę na piśmie na potrącanie mu odszkodowania z wynagrodzenia za pracę w ratach w wysokości po 500 zł miesięcznie, przy czym ostatnia miałaby wynosić 286 zł. Spłacił już 6000 zł, a resztę, na jego wniosek, pracodawca zdecydował się umorzyć. Czy wartość umorzenia (2286 zł) stanowi u pracownika przychód ze stosunku pracy, a jeśli tak, to jak go rozliczyć (zwykłe koszty uzyskania przychodów, kwota zmniejszająca podatek)? Pracownik otrzymuje stałą pensję 3700 zł oraz zmienną miesięczną premię, w zależności od jakości pracy. W okresie czerwiec–sierpień 2018 r. łączna ich wysokość to 1890 zł, a we wrześniu – 520 zł.
Wartość umorzenia odszkodowania stanowi u pracownika przychód ze stosunku pracy, który podlega zarówno opodatkowaniu, jak i obłożeniu składkami na ZUS.

Zasady odpowiedzialności materialnej

W zakresie obowiązków pracownika mieści się wykonywanie pracy sumiennie i starannie, a w szczególności dbanie o dobro zakładu pracy i ochrona jego mienia (art. 100 kodeksu pracy; dalej: k.p.). Jednak mimo starannności i tak może dojść do zdarzenia, w wyniku którego powstanie szkoda w majątku pracodawcy. Pracownik poprzez swoje określone zachowanie lub zaniechanie działania może doprowadzić do przepadku bądź uszkodzenia firmowego mienia. Za szkodę wyrządzoną pracodawcy swoimi poczynaniami ponosi odpowiedzialność materialną (przy czym ostrzejsze zasady odpowiedzialności obowiązują w przypadku szkody w mieniu powierzonym z obowiązkiem zwrotu lub do wyliczenia się).
Zakres odpowiedzialności materialnej wyznacza kodeks pracy w rozdziale I działu V. Zgodnie z art. 114 k.p. pracownik, który wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków pracowniczych ze swej winy wyrządził pracodawcy szkodę, ponosi odpowiedzialność materialną według zasad określonych w tym rozdziale. Aby można go było pociągnąć do odpowiedzialności, muszą łącznie wystąpić następujące warunki:
1) w majątku pracodawcy musi powstać szkoda – obejmuje ona uszczerbek, będący różnicą w wartości mienia przed zdarzeniem skutkującym powstaniem szkody i po nim, plus ewentualne utracone korzyści, jakie pracodawca mógłby osiągnąć, gdyby szkody nie było,
2) doszło do niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków pracowniczych,
3) pracownik ponosi winę,
4) szkoda jest naturalną konsekwencją zawinionego zachowania pracownika, polegającego na niewykonaniu lub nienależytym wykonaniu obowiązków.
Ciężar wykazania, że wszystkie powyższe przesłanki zaszły łącznie, spoczywa na pracodawcy. Odpowiedzialność pracownika powstaje, jeśli dopuścił się on czynu zawinionego, co potwierdził Sąd Najwyższy w wyroku z 11 maja 1977 r. (sygn. akt IV PR 109/77): „Zgodnie z art. 114 i 115 k.p. pracownik ponosi odpowiedzialność za szkodę poniesioną przez pracodawcę tylko w razie zawinionego niewykonania obowiązków pracowniczych, pozostającego w związku przyczynowym ze szkodą (...)”.
Po ustaleniu, że pracownik spowodował szkodę w majątku pracodawcy ze swej winy, trzeba rozpoznać, czy jest to wina umyślna lub nieumyślna. W przypadku tej drugiej odpowiedzialność pracownika jest łagodniejsza w skutkach. Z winą umyślną mamy do czynienia wówczas, gdy pracownik chce wyrządzić szkodę (zamiar bezpośredni), a także gdy wyrządzenie szkody przewiduje i z tym się godzi (zamiar ewentualny). Natomiast wina nieumyślna polega na tym, że pracownik, nie mając zamiaru wyrządzenia szkody, wyrządza ją jednak na skutek niezachowania ostrożności wymaganej w danych okolicznościach, mimo że możliwość wyrządzenia szkody przewidywał (lekkomyślność) lub mógł przewidzieć (niedbalstwo).
Kolejną przesłanką odpowiedzialności pracownika jest nienależyte wykonywanie przez niego powierzonych obowiązków lub zaniechanie podjęcia odpowiednich czynności, a szkoda jest typową – w świetle życiowego doświadczenia – tego konsekwencją. Innymi słowy, musi istnieć związek przyczynowy między działaniem (zaniechaniem) pracownika a powstałą szkodą. Pracodawca ma obowiązek wykazać okoliczności uzasadniające odpowiedzialność pracownika oraz wysokość powstałej szkody. Pracownik z kolei nie ponosi odpowiedzialności za szkodę w takim zakresie, w jakim pracodawca lub inna osoba przyczyniła się do jej powstania albo zwiększenia. Nie ponosi także ryzyka związanego z działalnością pracodawcy, a w szczególności nie odpowiada za szkodę wynikłą w związku z działaniem w granicach dopuszczalnego ryzyka.

Wysokość rekompensaty

Jeżeli pracownik wyrządził w mieniu pracodawcy szkodę z winy nieumyślnej, ponosi pracowniczą odpowiedzialność tylko w granicach rzeczywistej szkody, a ta nie obejmuje spodziewanych, lecz utraconych korzyści, które pracodawca mógłby osiągnąć, gdyby mu szkody nie wyrządzono. Rzeczywista strata to faktyczny uszczerbek na majątku doznany przez pracodawcę w mieniu, którego jest właścicielem lub posiadaczem. Pracodawca musi sam ją oszacować, biorąc pod uwagę ceny obowiązujące w chwili ustalania odszkodowania. Taką rekompensatę ustala się więc w wysokości wyrządzonej szkody, jednak nie może ona przewyższać kwoty trzymiesięcznego wynagrodzenia przysługującego pracownikowi w dniu wyrządzenia szkody (art. 119 k.p.). Kwotę wynagrodzenia do celów ustalenia wysokości odszkodowania oblicza się według zasad obowiązujących przy ustalaniu ekwiwalentu pieniężnego za urlop, bez uwzględnienia zmian w warunkach wynagradzania lub wysokości składników wynagrodzenia wprowadzonych po dniu wyrządzenia szkody. Tak stanowi par. 3 rozporządzenia w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w kodeksie pracy.
Z pytania wynika, że pracownik wyrządził szkodę, ale nieumyślnie. Pracodawca wycenił straty na ponad 8000 zł. Zatem pracodawcy należy się odszkodowanie w wysokości faktycznej straty, ale maksymalnie odpowiadające kwocie trzech wynagrodzeń pracownika. Obliczone według zasad odnoszących się do ekwiwalentu pieniężnego za urlop wynagrodzenie należy pomnożyć przez trzy, uzyskując górny limit odszkodowania na rzecz pracodawcy.

Jak ustalić należność…

Pracownik otrzymuje stałe miesięczne wynagrodzenie w wysokości 3700 zł oraz zmienną, miesięczną premię jakościową. Podstawę odszkodowania należało wyznaczyć, sumując stałą płacę zasadniczą przysługującą na dzień wyrządzenia szkody, ze średnim miesięcznym zmiennym składnikiem wynagrodzenia. Zróżnicowane co do wysokości składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc, wypłacone w okresie trzech miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc powstania szkody, uwzględnia się bowiem w średniej wysokości z tego okresu. Zatem, jeżeli szkoda powstała np. we wrześniu 2018 r., to należało zliczyć premie wypłacone pracownikowi w okresie czerwiec–sierpień 2018 r. W rzeczonym okresie pracownik dostał je w łącznej wysokości 1890 zł. Średnia premia wynosi zatem 630 zł (1890 zł : 3 = 630 zł).
Łączne wynagrodzenie pracownika to 4330 zł (3700 zł + 630 zł). Trzykrotność tak ustalonej pensji wynosi 12 990 zł. Kwota ta przewyższa stratę pracodawcy, która wyniosła 8286 zł. Zatem pracownik zapłaci odszkodowanie pokrywające w całości tę faktyczną stratę.

...i jak ją wyegzekwować

Odszkodowanie może być wyegzekwowane w drodze potrąceń z wynagrodzenia za pracę, z zachowaniem procedur określonych w art. 91 k.p. Jeśli pracownik nie chce go zapłacić jednorazowo, to może wyrazić zgodę na potrącanie odpowiednich kwot z wynagrodzenia aż do pokrycia pełnej należności. Niezbędna jest do tego jego pisemna zgoda. Jest to bowiem należność na rzecz pracodawcy. Przy dokonywaniu potrąceń należy każdorazowo zachować kwotę wolną, która ogranicza ujęcie. Barierą jest tu minimalne wynagrodzenie za pracę netto (po odliczeniu składek na ZUS oraz zaliczki na podatek dochodowy). W 2018 r. jest to kwota 1530 zł.
Załóżmy przykładowo, że ostatnie 500 zł pracownikowi potrącono w sierpniu 2018 r. W tym miesiącu wynagrodzenie wraz z premią wyniosło 2493 zł netto (brutto – 4200 zł). Po potrąceniu kwoty 500 zł pozostało do wypłaty 2493 zł, czyli więcej, niż wynosi kwota wolna.

Na gruncie podatkowym

W świetle ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych za przychody ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych uważa się nie tylko wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne, niezależnie od źródła ich finansowania, lecz także świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, a także wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych (art. 12 ust. 1 ustawy o PIT). Nie ma podatkowej definicji nieodpłatnych świadczeń, ale należy tu się posiłkować wyrokiem Trybunału Konstytucyjnego z 8 lipca 2014 r., w którym sformułowano kryteria powstania przychodu z tychże świadczeń – otóż muszą one zostać „otrzymane”, spełnione za zgodą podatnika, w jego interesie i przynieść mu korzyść w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku, który musiałby ponieść, a ponadto korzyść musi być wymierna i przypisana konkretnej osobie.
Zatem podjęcie przez pracodawcę decyzji o umorzeniu pracownikowi odszkodowania oznacza, że jego zobowiązanie jako dłużnika zostanie zniwelowane i nie musi go już spłacać. Uzyska on przychód z tytułu otrzymania nieodpłatnego świadczenia. Niewątpliwie bowiem świadczenie to ma charakter indywidualny, ma określoną wartość oraz dłużnik uzyskuje korzyść w postaci zaoszczędzenia wydatku, który musiałby ponieść, gdyby pracodawca nie umorzył mu długu. W wyniku takiego świadczenia w majątku pracownika nie pojawił się wprawdzie realny dochód (w znaczeniu ekonomicznym), ale ponieważ znaczenie terminu „dochód” na gruncie ustawy o PIT jest szersze, zaoszczędzenie wydatków musi być traktowane na równi z przyrostem majątku.
Reasumując, skoro pracodawca poniósł szkodę o określonej wartości, którą pracownik miał pokryć, a potem powziął decyzję, by odszkodowanie częściowo umorzyć, to część niespłaconą weźmie tym samym na siebie, ponosząc świadczenie za pracownika. Wartość umorzenia stanowi więc przychód, który podlega opodatkowaniu i oskładkowaniu na zasadach ogólnych w miesiącu anulowania długu.
Pobory we wrześniu 2018 roku
Elementy Kwota Sposób wyliczenia
Przychód 6506 zł 3700 zł + 520 zł + 2286 zł
Składki na ubezpieczenia społeczne 891,98 zł – podstawa wymiaru: 6506 zł – składka emerytalna: 6506 zł x 9,76 proc. = 634,99 zł – składka rentowa: 6506 zł x 1,5 proc. = 97,59 zł – składka chorobowa: 6506 zł x 2,45 proc. = 159,40 zł – łączna kwota składek: 891,98 zł
Składka na ubezpieczenie zdrowotne – do zapłaty do ZUS – odliczana od podatku 505,26 zł 435,09 zł – podstawa wymiaru: 5614,02 zł (cały przychód po pomniejszeniu o składki na ubezpieczenia społeczne, tj. 891,98 zł) 5614,02 zł x 9 proc. = 505,26 zł 5614,02 zł x 7,75 proc. = 435,09 zł
Zaliczka na podatek dochodowy 509 zł Przychód do opodatkowania: 6506 zł – podstawa opodatkowania po zaokrągleniu: 5503 zł [6506 zł (przychód) – 111,25 zł (koszty uzyskania przychodów) – 891,98 zł ] = 5502,77 zł] – zaliczka do US: 509 zł [(5503 zł x 18 proc.) – 46,33 zł = 944,21 zł (zaliczka na podatek) – 435,09 zł (składka zdrowotna) = 509,12 zł]
Kwota do wypłaty 2313,76 zł (3700 zł + 520 zł) – (891,98 zł + 505,26 zł + 509 zł)
Podstawa prawna
Art. 12 ust. 1, art. 32 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 200 ze zm.).
Art. 114–116, art. 119, art. 122 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 917 ze zm.).
Rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w kodeksie pracy (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 927).