Zasady, na jakich pracownik odpowiada za zniszczony sprzęt służbowy zostały uregulowane w Kodeksie pracy - i przed wszystkim jest to odpowiedzialność materialna na zasadach ogólnych w mieniu niepowierzonym, obowiązująca wszystkich zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, ale także poprzez powołanie, mianowanie, wybór lub na podstawie spółdzielczej umowy o pracę.

Pracownik zapłaci więc za swoje działania, jeśli wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków pracowniczych ze swej winy wyrządził pracodawcy szkodę, a ten poniósł z tego powodu stratę. Sama strata musi być przy tym rzeczywista, czyli stanowić faktyczny uszczerbek w mieniu pracodawcy, ale jednocześnie nie musi mieć tylko postaci materialnej (jak zalanie służbowej komórki lub komputera) - może także chodzić o utracone korzyści pracodawcy, których ten nie osiągnął w wyniku wystąpienia szkody. Natomiast szkodą nie jest zniszczenie rzeczy podczas normalnego wykorzystania urządzeń czy maszyn.

Ponadto, aby pracownik podlegał odpowiedzialności materialnej za szkodę wyrządzoną pracodawcy w mieniu niepowierzonym, musi nastąpić związek przyczynowo skutkowy pomiędzy szkodą pracodawcy a winą pracownika - umyślną lub nieumyślną. Ile pracownik zapłaci pracodawcy? Jeśli więc wina pracownika była nieumyślna (nastąpiła w wyniku niedbalstwa lub lekkomyślności), to odszkodowanie na rzecz pracodawcy ustala się w wysokości wyrządzonej przez pracownika szkody, jednakże nie może ono przewyższać kwoty trzymiesięcznego wynagrodzenia przysługującego pracownikowi. Ograniczenie to nie ma zastosowania, jeżeli pracownik umyślnie wyrządził pracodawcy szkodę (celowo wyrządził szkodę lub nie wykonał działań jej zapobiegających) - wtedy jest zobowiązany do jej naprawienia w pełnej wysokości. 

Pracownik nie ponosi jednak odpowiedzialności za szkodę w takim zakresie, w jakim pracodawca lub inna osoba przyczyniły się do jej powstania albo zwiększenia (na przykład jeżeli pracodawca nie stworzył warunków do prawidłowego zabezpieczenia rzeczy przed utraceniem lub zniszczeniem) oraz gdy działanie zatrudnionego mieściło się w granicach dopuszczalnego ryzyka.

Zalanie powierzonego komputera

Surowsze zasady odpowiedzialności za szkodę obowiązują, gdy sprzęt służbowy został powierzony pracownikowi. Zatem, jeśli pracodawca powierzył pracownikowi mienie z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się, to pracownik odpowiada zawsze w pełnej wysokości za szkodę i związane z nią utracone korzyści.

Obowiązuje wtedy domniemanie winy pracownika, a warunkiem odpowiedzialności, poza wystąpieniem szkody, jest prawidłowe powierzenie zatrudnionemu mienia przez pracodawcę. - Przepisy nie przewidują formy, w jaki sposób właściwie powierzyć pracownikowi laptopa lub komórkę, w związku z tym w takiej sytuacji pracodawca powinien przyjąć w zakładzie pracy zasady, na podstawie których takie powierzenie będzie następować. Nie muszą to być zasady przyjęte w regulaminie pracy, wystarczające jest, aby w sytuacji zniszczenia mienia pracodawca zagwarantował sobie prawo do uzyskania rekompensaty. W praktyce najczęściej pracodawca w momencie, w którym udostępnia pracownikowi taki sprzęt, równocześnie spisuje z pracownikiem protokół wydania sprzętu, w którym konkretnie wskazuje dane identyfikujące. Często pracodawcy zastrzegają sobie w takim protokole również obowiązek zwrotu, literalnie posługując się sformułowaniem wskazanym w art. 124§1 Kodeksu pracy. Tym samym pracodawca otwiera sobie drogę do pociągnięcia pracownika do odpowiedzialności w pełnej wysokości za szkodę, którą pracownik mógłby wyrządzić w mieniu - tłumaczy Łukasz Górzny, Associate w Praktyce Prawa Pracy kancelarii DZP. Zatrudniony powinien więc zaakceptować ilość i jakość powierzonego mienia oraz wyrazić zgodę na przyjęcie za nie odpowiedzialności. Najlepiej, aby powierzenie miało formę pisemną.

Rodzaj powierzonego mienia zależy od świadczonej pracy i oprócz pieniędzy, kosztowności lub też odzieży i obuwia roboczego, mogą to być takie sprzęty jak służbowy samochód, telefon komórkowy czy laptop.

Art. 124. § 1. Pracownik, któremu powierzono z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się: 1) pieniądze, papiery wartościowe lub kosztowności, 2) narzędzia i instrumenty lub podobne przedmioty, a także środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze, odpowiada w pełnej wysokości za szkodę powstałą w tym mieniu.

Pracownik, aby uwolnić się od odpowiedzialności, musi wykazać, że szkoda nastąpiła na skutek przyczyn od niego niezależnych, na przykład kradzieży telefonu czy laptopa. Zatrudniony nie będzie odpowiadał także w sytuacji, gdy pracodawca nie zapewnił odpowiednich warunków technicznych pozwalających na zabezpieczenie powierzonego mienia, w tym nie przyprowadził wymaganej konserwacji. - W tym wypadku pracownik odpowiada zasadzie winy, a nie na zasadzie ryzyka, to znaczy nie odpowiada za wszelkie okoliczności, jakie mogły mieć miejsce w związku z tym sprzętem. Szkoda, jaka powstaje w sprzęcie, musi być więc zawiniona przez pracownika. Jeżeli szkoda ma miejsce z przyczyn niezależnych od pracownika, to tym sposobem może on próbować się uwolnić od odpowiedzialności. Na przykład sytuacja, w której pracownik korzysta z laptopa w przestrzeni otwartej i takie zalanie sprzętu następuje nie przez niego, ale przez jego kolegę. W takiej sytuacji pracodawca nie może pociągnąć do odpowiedzialności tego konkretnego pracownika, ponieważ pracownik nie ponosi w tej sytuacji żadnej winy. Oczywiście pracownik musi udowodnić brak swojej winy, jednocześnie dowodząc, że dochował należytej staranności w związku z tym sprzętem, czyli nie naraził go na to, że szkoda mogła wystąpić - zaznacza Łukasz Górzny.

A co, jeśli pracownik nie zgadza się pokryć wyrządzonej szkody i odmawia wypłaty pracodawcy rekompensaty? Pracodawca nie może dokonać w tym wypadku potrącenia z wynagrodzenia pracownika, dlatego musi znaleźć inne wyjście z sytuacji. - Jeżeli pracodawca żąda od pracownika zwrotu kosztów za sprzęt, pracownik może odmówić, wskazując, że jest to niezasadne. W takiej sytuacji pracodawcy pozostaje między innymi ścieżka sądowa. Może ona przybrać rożną formę, ponieważ pracodawca może żądać od pracownika zapłaty wysokości powstałej szkody, może też próbować pociągnąć do odpowiedzialności porządkowej pracownika, wymierzając mu naganę lub upomnienie. Wreszcie, jeśli mamy do czynienia z jakąś wysoką szkodą lub zniszczeniem mienia, które jest wartościowe i cenne dla pracodawcy, pracodawca może zdecydować się na rozwiązaniem umowy z pracownikiem - wyjaśnia mecenas Górzny.