Subskrybuj nas na Youtube
Kontrowersje budzą przede wszystkim uprawnienia organizacji zakładowej w trakcie sporu zbiorowego. A zwłaszcza stanowisko GIODO, zgodnie z którym może ona otrzymać imienną listę zatrudnionych na dzień referendum strajkowego wraz z danymi kontaktowymi tych osób.
Dziś trzeci z cyklu artykułów przygotowywanych we współpracy z kancelarią Raczkowski Paruch, w których szczegółowo omawiamy zagadnienia związane z ochroną danych pracowników i kandydatów do pracy.
Cykl jest inspirowany licznymi zmianami w tym obszarze prawa (projektowanymi i już przyjętymi). Już od 25 maja 2018 r. w państwach członkowskich UE, a tym samym również w Polsce, będzie bowiem stosowane ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych (RODO). A to wymusza dostosowanie do niego polskich regulacji, co ma nastąpić na mocy ustawy o ochronie danych osobowych oraz ustawy zawierającej przepisy ją wprowadzające (obydwie są obecnie na etapie projektów). Ta druga, co warto podkreślić, obejmie m.in. nowelizację kodeksu pracy.
Poprzednie artykuły z cyklu ukazały sie w tygodniku Kadry i Płace:
l 12 października – „Monitorowanie pracowników. Co można dziś i co przyniesie jutro” (DGP nr 198/2017),
l 26 października – „Zgoda pracownika na przetwarzanie danych – teraz i w przyszłości” (DGP nr 208/2017).
Przepisy ustawowe gwarantują związkom zawodowym prawo żądania od pracodawcy informacji niezbędnych do prowadzenia działalności związkowej. Ich uprawnienie nie jest jednak nieograniczone. Należy bowiem pamiętać, że pracodawca jako administrator danych osobowych ma obowiązek szczególnej ochrony danych swoich pracowników (na marginesie – katalog informacji, które pracodawca może uzyskać od związku, też jest ograniczony). Jak zatem powinna przebiegać wymiana informacji między związkiem zawodowym a pracodawcą?
PRZEDE WSZYSTKIM DOCIEKLIWOŚĆ
Nie da się jednoznacznie określić katalogu informacji, które mogą być ujawnione związkom zawodowym. Zawsze będzie to zależało od konkretnej, indywidualnej sytuacji. W pewnych przypadkach odmowa czy też udzielenie przez pracodawcę informacji częściowej lub np. w zanonimizowanej postaci nie będzie kwalifikowane jako utrudnianie działalności związkowej. Co więcej, nie ma też przeszkód, by pracodawca zwrócił się do organizacji związkowej o uzasadnienie wniosku, jeśli będzie miał jakiekolwiek wątpliwości, czy aby na pewno pozyskanie określonych informacji jest uzasadnione celem działalności związkowej. Odpowiedź uzyskana od tej organizacji może pozwolić na dokładną ocenę sytuacji i ustalenie, czy udostępniający dane pracodawca nie narazi się na zarzut naruszenia danych osobowych swoich podwładnych.
CZEGO KATEGORYCZNIE NIE WOLNO?
Związek nie ma prawa żądać udostępnienia całych akt osobowych pracownika. Może on domagać się jedynie udostępnienia wyciągu z tych akt dotyczącego wyłącznie takich okoliczności, które mogą być przedmiotem uprawnień konsultacyjnych przyznanych w przepisach. Pracodawca może np. udostępnić zawiadomienie o zastosowaniu kary porządkowej i sprzeciw pracownika od zastosowanej kary porządkowej. Organizacja zakładowa ma bowiem zająć stanowisko co do zasadności sprzeciwu.
To samo dotyczy przekazywania imiennych list z wynagrodzeniami pracowników. W opinii generalnego inspektora ochrony danych osobowych (GIODO) nie można domniemywać uprawnień związku, a z przepisów nie wynika, aby pracodawca miał obowiązek przekazywania mu takich informacji. Związek może zatem domagać się jedynie informacji o zasadach wynagradzania w zakładzie pracy, co nie obejmuje wysokości płac poszczególnych zatrudnionych.
IM OGÓLNIEJ, TYM LEPIEJ
Co do zasady pracodawca powinien udzielać informacji na wysokim poziomie ogólności – choć nawet wtedy zalecana jest daleko posunięta ostrożność. Udostępnienie nawet ogólnych informacji czasami może bowiem stanowić narzędzie do pośredniego ustalenia zindywidualizowanych danych i połączenia ich z konkretnym nazwiskiem, np. do samodzielnego wyliczenia przez związek wynagrodzenia konkretnego pracownika, nawet jeśli kwota nie będzie wskazana bezpośrednio. [schemat]
O czym zatrudniający poinformuje najczęściej
● o wysokości funduszu płac i jego strukturze,
● o przesłankach i wysokości wynagrodzenia określonej grupy zawodowej,
● o wysokości średniego wynagrodzenia w zakładzie pracy,
● o sumarycznej wysokości środków wypłaconych w danym roku na premie lub nagrody,
● o liczbie osób, które w danym okresie otrzymały podwyżki wynagrodzeń.
Uwaga! Są to dane o strukturze globalnej i będą wskazywały na ogólną tendencję wynagrodzeń w danym zakładzie pracy czy danej grupie zawodowej.
ZGODA PRACOWNIKA
Jeżeli związek będzie żądał informacji spersonalizowanych, to pracodawca powinien odmówić ich udzielenia, chyba że sam pracownik wyrazi zgodę na poinformowanie związku zawodowego, np. o kwocie wynagrodzenia. Taka sytuacja może mieć miejsce, jeżeli pracownik zwrócił się do organizacji związkowej np. o zbadanie prawidłowości wyliczenia przyznanego mu wynagrodzenia. Podobne stanowisko zajmuje Sąd Najwyższy (m.in. w uchwale z 16 lipca 1993 r., sygn. akt I PZP 28/93). W jego ocenie związki zawodowe nie mają uprawnienia do żądania od pracodawcy informacji o wysokości wynagrodzenia pracownika bez jego zgody. Ujawnienie przez pracodawcę takiej informacji pracownika z pominięciem tego wymogu stanowiłoby naruszenie dóbr osobistych osoby zatrudnionej.
O CZYM PRACODAWCA NIE POWINIEN WIEDZIEĆ?
Pracodawca natomiast nie może żądać od związku przekazania mu ogólnej listy członków związku. Na gruncie obecnie obowiązującej ustawy o ochronie danych osobowych, a także zgodnie z treścią RODO, przynależność związkowa jest informacją objętą szczególną ochroną i można ją przetwarzać wyłącznie w sytuacji, gdy istnieje do tego podstawa prawna. Pozyskiwanie przez pracodawcę danych o przynależności na zapas, np. na wypadek ewentualnego wypowiedzenia czy zwolnienia dyscyplinarnego, należy uznać za niedopuszczalne.
INFORMACJE O PRZYNALEŻNOŚCI
Ustawa o związkach zawodowych (dalej: u.z.z.) daje pracodawcy podstawy do przetwarzania danych o przynależności związkowej konkretnej osoby wtedy, gdy pracodawca musi posiadać określone informacje, aby wykonać swój obowiązek wynikający z przepisu prawa.
I tak, związek ma obowiązek poinformować pracodawcę, zgodnie z art. 31 u.z.z., o pracownikach, którym będzie przysługiwało prawo do zwolnienia z obowiązku świadczenia pracy z zachowaniem wynagrodzenia na czas kadencji w zarządzie związku.
Pracodawca musi też znać nazwiska osób, których nie może zwolnić bez zgody zarządu organizacji związkowej. Potrzebuje on ich wskazania, aby nie złamać prawa, rozwiązując z pracownikiem chronionym umowę o pracę. Związek natomiast musi udzielić tej informacji.
Podstawę do otrzymania zindywidualizowanych danych o przynależności do związku stanowi też art. 331 u.z.z., zgodnie z którym pracodawca na pisemny wniosek zakładowej organizacji związkowej i za zgodą pracownika (również na piśmie) ma obowiązek pobierać z wynagrodzenia pracownika składkę związkową w zadeklarowanej przez niego wysokości. Wskazany przykład ma też drugie oblicze – w ocenie GIODO związek zawodowy jako dysponent składek ma również prawo do uzyskania od pracodawcy informacji o ich opłacaniu przez poszczególnych jego członków oraz o globalnej wysokości składek wpływających na konto związku.
Podstawą do uzyskania informacji o przynależności do związku nie będzie już art. 30 ust. 21 u.z.z. Zgodnie z tą regulacją w indywidualnych sprawach ze stosunku pracy, w których przepisy zobowiązują pracodawcę do współdziałania z zakładową organizacją związkową, pracodawca ma obowiązek zwrócić się do związku o udzielenie informacji o pracownikach korzystających z jego obrony (przy czym mogą z niej korzystać także osoby niezrzeszone w związku). Informacja udzielona przez związek na podstawie tego przepisu nie będzie zatem informacją o przynależności pracownika do związku. Spraw, w których pracodawca może, a nawet musi skierować takie zapytanie do związku, jest kilka. Pracodawca będzie np. potrzebował informacji o korzystaniu przez pracownika z obrony związku za każdym razem, gdy będzie zamierzał rozwiązać stosunek pracy. Taka informacja będzie też istotna przy nakładaniu kar porządkowych, a konkretnie na etapie udzielania odpowiedzi na sprzeciw pracownika, gdyż pracodawca musi uwzględnić stanowisko organizacji związkowej, podejmując decyzje o odrzuceniu lub uwzględnieniu sprzeciwu.
PRZETWARZANIE DANYCH A SPÓR ZBIOROWY
Administratorem danych w trakcie sporu zbiorowego jest zarówno pracodawca, jak i komitet strajkowy. Warto zaznaczyć, że komitet może przetwarzać dane o strajkujących pracownikach, ale już nie o niebiorących udziału w strajku. Również pracodawca ma prawo znać dane zatrudnionych, którzy strajkują, bo taka informacja będzie mu niezbędna m.in. do wstrzymania wypłaty wynagrodzeń za dni uczestnictwa w strajku.
Pracodawca może też monitorować osoby biorące udział w strajku. Uzasadnieniem dla prowadzenia np. monitoringu wizyjnego w miejscach, gdzie odbywa się strajk, jest ochrona mienia przed kradzieżą lub zniszczeniem. Pracodawca powinien jednak spełnić przesłanki dopuszczalności monitoringu, aby był on legalny (m.in. powiadomić o nim pracowników).
Kwestią kontrowersyjną jest to, czy związek zawodowy może żądać udostępnienia imiennej listy pracowników zatrudnionych w chwili przeprowadzania referendum strajkowego. Nie budzi przy tym wątpliwości, że pracodawca ma obowiązek przekazać informacje o liczbie zatrudnionych na ten dzień. Jest to bowiem niezbędne dla ustalenia, czy wyniki referendum są wiążące (zgodnie z ustawą o rozwiązywaniu sporów zbiorowych, strajk w zakładzie pracy może zostać ogłoszony, jeżeli w poprzedzającym go referendum wzięło udział co najmniej 50 proc. pracowników zakładu pracy, z których zwykła większość głosowała za strajkiem).
Jednak zdaniem GIODO organizacja związkowa rozważająca ogłoszenie strajku może się zwrócić do pracodawcy nawet o przekazanie imiennych list pracowników wraz z danymi kontaktowymi tych osób. Albowiem bez znajomości ogólnej liczby osób zatrudnionych na umowę o pracę i bez skontaktowania się z nimi przeprowadzenie przez związek zawodowy referendum strajkowego byłoby niemożliwe. O jakie dane kontaktowe pracowników chodzi? Bardzo różne – począwszy od numeru pokoju w konkretnym budynku, poprzez adres e-mail czy numer służbowego telefonu. Będzie to zależało od charakteru pracy danej osoby. Niektóre osoby wykonują np. pracę poza zakładem pracy i pracodawca musi podać takie informacje, dzięki którym związek będzie mógł dotrzeć także do tych osób. Dane kontaktowe muszą być przy tym adekwatne, a np. na potrzeby kontaktu z telepracownikiem niekoniecznie trzeba podawać jego adres domowy, bo takie osoby kontaktują się z zakładem drogą elektroniczną i często podanie adresu poczty elektronicznej będzie wystarczające.
Dane uzyskane w trakcie i na potrzeby strajku należy przechowywać do czasu jego zakończenia. Wtedy bowiem z reguły ustaje cel ich dalszego przechowywania. Jeżeli jednak strajk jest nielegalny, uzasadnionym wydaje się przechowywanie danych aż do zakończenia procesu sądowego dotyczącego legalności akcji strajkowej.
Podstawa prawna
Ustawa z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 1881).
Ustawa z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 922).
Ustawa z 23 maja 1991 r. o rozwiązywaniu sporów zbiorowych (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 295 ze zm.).
Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.Urz. UE L 199, s. 1).