Zarząd firmy podjął decyzję o zakupie usług w postaci karnetów na zajęcia sportowe. Karnety te chce przekazać pracownikom. Ma to być świadczenie pozapłacowe, które nie jest ujęte w regulaminie firmy, a decyzję o jego przyznaniu podejmuje się na wniosek pracownika. Zarząd rozważa dwie propozycje – karnet finansowany po połowie przez pracownika i firmę oraz karnet w całości finansowany przez pracownika. Jaki ma to wpływ na wynagrodzenie pracownika oraz koszty pracodawcy?
ODPOWIEDŹ
Od kilku lat modne są pakiety dla pracowników uprawniające do korzystania z bezpłatnych zajęć sportowych. Firmy oferujące pracodawcom takie rozwiązania proponują różne sposoby finansowania i od tego zależy koszt karnetu. Jest on najwyższy, jeśli za karnet w całości płaci pracownik, oraz najniższy, gdy to pracodawca finansuje 100 proc. ceny. Można też zastosować częściową dopłatę.
Za wszystko płaci pracownik
Gdy kosztem karnetu w całości obciążony jest pracownik, jedynym obowiązkiem pracodawcy jest dokonanie prawidłowego potrącenia z wynagrodzenia tego kosztu, pod warunkiem że pracownik wyraził na to zgodę. Pracodawca powinien przy tym pamiętać o ograniczeniu wynikającym z przepisów kodeksu pracy (dalej: k.p.) dotyczącym kwot wolnych od potrąceń. Ma tu zastosowanie art. 91 k.p., który mówi, że dla należności potrącanych dobrowolnie i nie na rzecz pracodawcy wolna od potrąceń jest kwota 80 proc. minimalnego wynagrodzenia. Można też zawrzeć umowę z firmą dostarczającą karnety w taki sposób, żeby pracownik koszt karnetu wpłacał na rzecz jego dostawcy z pomięciem pracodawcy. To ułatwia rozliczenie.
Koszt dzielony
Jeśli strony stosunku pracy partycypują w kosztach karnetu, to dla rozliczeń składkowo-podatkowych jest to najbardziej skomplikowana sytuacja. W rozumieniu przepisów jest to świadczenie rzeczowe, które w części finansowanej przez pracodawcę jest przychodem dla pracownika, zatem powinno być opodatkowane i oskładkowane. Natomiast część finansowaną przez pracownika należy za jego zgodą potrącić z wynagrodzenia netto. [przykład] Ponieważ jest to świadczenie dobrowolne, trzeba mieć na uwadze kwoty wolne od potrąceń dla tego rodzaju świadczeń, czyli 80 proc. minimalnego wynagrodzenia po potrąceniu obciążeń składkowo-podatkowych.
Obciążenie wyłącznie po stronie szefa
Gdyby koszt karnetu w całości pokrywał pracodawca, będzie to świadczenie rzeczowe traktowane jako przychód pracownika, a więc obowiązkowo należy od niego obliczyć składki i podatek oraz odprowadzić je do budżetu państwa. Zatem koszt karnetu dla pracodawcy musi być powiększony o koszt składek ZUS finansowanych przez pracodawcę, natomiast składki finansowane przez pracownika oraz podatek obciążają pracownika.
Warto pamiętać, że przy odpowiednich zapisach w regulaminie wynagradzania lub w przepisach płacowych wartość karnetów może być zwolniona ze składek.
PRZYKŁAD
Częściowe dofinansowanie
Pracownik otrzymuje wynagrodzenie miesięczne w wysokości 5000 zł. Może skorzystać z karnetu sportowego o wartości 120 zł. Pracodawca zaoferował częściowe finansowanie karnetu na zajęcia sportowe w postaci dopłaty w wysokości 40 zł. Pozostałą część finansuje pracownik. Jak będzie wyglądać lista płac?
Lista płac na marzec 2017 roku
| Nazwa składnika | Kwota |
| Płaca zasadnicza brutto | 5000,00 zł |
| Karnet – część finansowana przez pracodawcę | 40,00 zł |
| Podstawa składek | 5040,00 zł |
| Składka na fundusz emerytalny | 491,90 zł |
| Składka na fundusz rentowy | 75,60 zł |
| Składka na fundusz chorobowy | 123,48 zł |
| Razem składki ZUS – pracownik | 690,98 zł |
| Przychód (płaca zasadnicza brutto minus składki pracownika) | 4349,02 zł |
| Koszty uzyskania | 111,25 zł |
| Ulga podatkowa | 46,33 zł |
| Podatek nominalny (przychód minus koszty zaokrąglone do pełnych złotych x 18 proc. – ulga podatkowa) | 716,51 zł |
| Podstawa składki zdrowotnej | 4349,02 zł |
| Składka na ubezpieczenie zdrowotne 9 proc. | 391,41 zł |
| Składka na ubezpieczenie zdrowotne 7,75 proc. (odliczana od podatku) | 337,05 zł |
| Zaliczka podatku dochodowego (podatek minus składka zdrowotna 7,75 proc., zaokrąglone do pełnych złotych) | 379,00 zł |
| Karnet – część finansowana przez pracownika (dobrowolne potrącenie) | 80,00 zł |
| Wynagrodzenie netto | 3458,61 zł |
Podstawa prawna
Rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 2236).
Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 2032).