To strony ustalają formę ewidencji czasu pracy osób na zleceniach i samozatrudnionych.
Wyjaśnia Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej
Reklama
Obowiązkiem stosowania minimalnej stawki godzinowej zostały objęte określone umowy-zlecenia (art. 734 kodeksu cywilnego) oraz o świadczenie usług, do których zastosowanie mają przepisy o zleceniu (art. 750 kodeksu cywilnego). Gwarancją otrzymywania minimalnej stawki godzinowej objęte zostały osoby fizyczne niewykonujące działalności gospodarczej, a także samozatrudnieni, tj. osoby fizyczne wykonujące działalność gospodarczą niezatrudniające pracowników lub niezawierające umów ze zleceniobiorcami, których działalność została zarejestrowana w Rzeczypospolitej Polskiej albo w państwie niebędącym państwem członkowskim Unii Europejskiej lub państwem Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Z kolei zobowiązani do wypełnienia obowiązków wynikających z minimalnej stawki godzinowej są przedsiębiorcy oraz inne jednostki organizacyjne (np. instytucje publiczne).

Reklama
Niezbędne dla stwierdzenia, czy minimalna stawka godzinowa została zapewniona, jest ustalenie liczby godzin wykonanego zlecenia lub świadczonych usług.
Czy wprowadzenie minimalnej stawki godzinowej oznacza, że umowa powinna określać wynagrodzenie w stawce godzinowej? Czy umowa powinna wskazywać liczbę godzin, które przyjmujący zlecenie lub świadczący usługi przeznaczy na wykonanie swoich zadań? Takie rozwiązanie może w wielu przypadkach powodować konieczność wprowadzenia zmian w zawartych już umowach.
Ustawa nie nakłada takiego obowiązku. Aby zastosowanie znalazła minimalna stawka godzinowa, strony nie muszą w umowie określić wynagrodzenia w takiej formie. W tym zakresie panuje dowolność. Płaca może być w takim przypadku wyrazona np. w stawce miesięcznej lub tygodniowej. Istotne jest, aby wypłacone wynagrodzenie, w przeliczeniu na godzinę wykonanej pracy, nie było niższe niż gwarantowana najniższa stawka godzinowa obowiązująca w danym roku. Strony nie muszą także ustalać w umowie liczby godzin, które zajmie realizacja zadań przewidzianych umową, powinny natomiast określić w umowie sposób potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług. Jeżeli tego jednak nie zrobią, stosuje się przepis ustawy, zgodnie z którym przyjmujący zlecenie lub świadczący usługi przedkłada w formie pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej informację o liczbie godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług, w terminie poprzedzającym termin wypłaty wynagrodzenia.
Kto w świetle przepisów ustawy jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji liczby godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług? Czy istnieje obowiązujący wzór formularza?
Co do zasady, strony w umowie określają sposób potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług. Decydują więc, czy to zleceniodawca prowadzi ewidencję przepracowanych godzin, czy też taką informację przedstawia zleceniobiorca. W przypadku gdy strony w umowie nie określą sposobu potwierdzania, to zleceniobiorca przedkłada informację o liczbie godzin, w terminie poprzedzającym termin wypłaty wynagrodzenia. Może to zrobić w dowolnej formie: pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej, a więc np. również e-mailem. Ustawa nie nakłada obowiązku prowadzenia ewidencji na określonym formularzu. Przepisy regulują jedynie ogólny mechanizm ustalania liczby godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług, pozostawiając stronom swobodę w ustalaniu sposobu rejestracji czasu poświęconego na realizację umowy.
Czy obowiązek potwierdzania liczby godzin wykonanego zlecenia dotyczy każdej umowy, tj. również sytuacji, w której wynagrodzenie w przeliczeniu na godzinę pracy przekracza wysokość minimalnej stawki godzinowej? Co w sytuacji, gdy z uwagi na specyfikę wykonanego zlecenia trudno jest dokumentować czas jego realizacji?
Kwestia potwierdzania liczby godzin wykonanego zlecenia lub świadczonych usług ma kluczowe znaczenie dla przeprowadzenia kontroli w zakresie zapewnienia minimalnej stawki godzinowej, dlatego przepisy ustawy nie przewidują wyłączeń w tym zakresie.
Co z umowami ustnymi? Czy w takim przypadku obowiązki ewidencyjne nie mają zastosowania? Jak w tej sytuacji ustalić należne wynagrodzenie?
Jeżeli umowa została zawarta w formie ustnej, aby pozostał trwały ślad ustaleń dokonanych między stronami co do sposobu potwierdzania liczby godzin, zleceniodawca, przed rozpoczęciem wykonania zlecenia lub świadczenia usług, potwierdza zleceniobiorcy te ustalenia. Może tego dokonać w formie pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej. W sytuacji gdy nie dokona takiego potwierdzenia, to zleceniobiorca przedkłada informację o liczbie godzin, w terminie poprzedzającym termin wypłaty wynagrodzenia, podobnie jak to ma miejsce w przypadku braku ustaleń między stronami w umowie. Informację tę może przedłożyć w dowolnej formie: pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej.