Dokument podaje wysokość diet oraz walutę, w jakiej będą wypłacane, limit na noclegi w poszczególnych państwach, a także warunki zwrotu kosztów przejazdów, noclegów i innych wydatków. Dla przykładu, jeśli pracodawca wysyła podwładnego w podróż służbową do Niemiec, to zgodnie z rozporządzeniem minimalna dieta dzienna wynosi 49 euro, a kwota limitu na hotel 150 euro. Oczywiście nie ma przeciwwskazań, żeby pracodawca zapewnił lepszy standard niż przewidują to przepisy rozporządzenia.

Pracownikowi zatem należy się zwrot następujących wydatków:

- diet;

- kosztów: przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów, innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb (opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe).

Należność z tytułu diet oblicza się w następujący sposób:

- za każdą dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości;

- za niepełną dobę podróży zagranicznej:

* do 8 godzin – 1/3 diety,

* od ponad 8 do 12 godzin – 50 proc. diety,

* od ponad 12 godzin – dieta w pełnej wysokości.

Jeśli podwładny ma zapewnione w czasie podróży zagranicznej bezpłatne, całodzienne wyżywienie, otrzymuje 25 proc. diety. Tyle samo dostanie również za każdy dzień (dobę) pobytu w szpitalu lub innym zakładzie leczniczym. Kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

- śniadanie – 15 proc. diety;

- obiad – 30 proc. diety;

- kolacja – 30 proc. diety.

Gdy pracownik podróżuje własnym pojazdem

Pracodawca może na wniosek podwładnego wyrazić zgodę na przejazd w podróży zagranicznej jego prywatnym samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem. Koszty używania pojazdów do celów służbowych pokrywa według stawek za 1 kilometr przebiegu, które nie mogą być wyższe niż:

* dla samochodu osobowego:

– o pojemności skokowej silnika do 900 cm sześc. – 0,5214 zł,

– o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm sześc. – 0,8358 zł,

* dla motocykla – 0,2302 zł,

* dla motoroweru – 0,1382 zł.

Koszty leczenia w razie choroby

Jeśli podczas służbowego zagranicznego wyjazdu pracownik zachoruje, szef jest zobligowany do zwrotu udokumentowanych niezbędnych kosztów leczenia. Gdy dojdzie do tego na terytorium UE, może liczyć na bezpłatne ich udzielenie stosownie do przepisów o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego w zakresie udzielania rzeczowych świadczeń zdrowotnych – dlatego dobrze jest mieć kartę EKUZ przed wyjazdem. Jeśli podróż służbowa będzie odbywać się poza UE, można rozważyć wykupienie ubezpieczenia dla pracownika. Uwaga! Pracodawca nie zwraca wydatków na zakup leków, których nabycie za granicą nie było konieczne, kosztów zabiegów chirurgii plastycznej i kosmetycznej oraz kosztów nabycia protez ortopedycznych, dentystycznych lub okularów. 

Ważne

Pracownik powinien otrzymać zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży zagranicznej w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji. Po powrocie jest zobowiązany rozliczyć je nie później niż w ciągu 14 dni od dnia jej zakończenia

Podstawa prawna

Art. 775 ustawy z 26. czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz.U. z 2016 r. poz. 1666). Rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. poz. 167). Rozporządzenie ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U nr 27, poz. 271). Wyrok Sądu Apelacyjnego w Katowicach z 4 sierpnia 2016 r., sygn. akt III AUa 1956/14. Wyrok Sądu Najwyższego z 3 marca 2016 r., sygn. akt II PK 3/15.