Podróżą służbową jest wykonanie zadania, które z istoty rzeczy musi być krótkotrwałe i incydentalne. Pracownik wykonujący na polecenie szefa świadczenie poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy ma prawo do pieniędzy na pokrycie wydatków związanych z podróżą m.in. diet oraz zwrotu kosztów przejazdów, noclegów. Standardy zwrotu kosztów delegacji powinny być określone w regulaminie pracy, aktach wewnętrznych albo w umowie o pracę. Jeżeli tak nie jest, pracownikowi przysługuje zwrot, jak zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, określonych w rozporządzeniu ministra pracy i polityki społecznej.
Dokument podaje wysokość diet oraz walutę, w jakiej będą wypłacane, limit na noclegi w poszczególnych państwach, a także warunki zwrotu kosztów przejazdów, noclegów i innych wydatków. Dla przykładu, jeśli pracodawca wysyła podwładnego w podróż służbową do Niemiec, to zgodnie z rozporządzeniem minimalna dieta dzienna wynosi 49 euro, a kwota limitu na hotel 150 euro. Oczywiście nie ma przeciwwskazań, żeby pracodawca zapewnił lepszy standard niż przewidują to przepisy rozporządzenia.
Pracownikowi zatem należy się zwrot następujących wydatków: