Zgodnie z artykułami ustawy o świadczeniu usług turystycznych (Dz. U. z 2014r., poz. 190 – dalej ustawa) organizator i konsument zawierają umowę o świadczenie usług turystycznych na piśmie. Jest to niezwykle istotne. Dokument będzie wiarygodnym dowodem w sądzie, jeżeli dojdzie do niedotrzymania jego postanowień.
Obligatoryjnymi elementami umowy są:
• dane organizatora oraz osoby, która w jego imieniu dokument podpisała,
• miejsce pobytu lub trasę wycieczki,
• czas trwania,
• program wycieczki,
• cenę z wyszczególnieniem jej elementów,
• sposób zapłaty,
• informacje na temat ubezpieczenia turystów,
• termin, w którym możliwe jest przeniesienie uprawnień na inną osobę,
• sposób zgłaszania reklamacji,
• wymagania specjalne, zgłaszane przez klienta
• podstawy prawne umowy i konsekwencje prawne wynikające z umowy.
Ponadto w dokumencie musi znaleźć się informacja o możliwości odwołania imprezy lub usługi w przypadku niewystarczającej liczby zgłoszeń. Uzależnienie realizacji usługi od liczby zgłoszeń jest bardzo wygodna dla organizatora. Taki zapis zwalnia go z ryzyka. Jeżeli nie zbierze się wskazana przez niego liczba chętnych nie będzie musiał dopłacać i ponosić nadmiernych kosztów.
Jednak, jak wskazuje sądowe orzecznictwo minimalna liczba uczestników musi być podana w sposób jednoznaczny. Konsument przy podejmowaniu decyzji i podpisywaniu umowy musi zdawać sobie sprawę z tego ile osób jest potrzebnych by wyjazd został zrealizowany.
Sąd Ochrony Konkurencji i Konsumentów (Wyrok Sądu Okręgowego w Warszawie - Sąd Ochrony Konkurencji i Konsumentów, sygn. akt: XVII AmC 657/09) orzekł, że procentowa informacja o minimalnej liczbie osób jest niedozwolona i stanowi przykład klauzuli abuzywnej.
Sprawa dotyczyła pozwu stowarzyszenia, które uważało, że zastosowany w umowie zapis: „Biuro podróży ma prawo odwołać imprezę turystyczną, jeżeli liczba rezerwacji jest mniejsza niż 75 % planowanej liczby uczestników danej imprezy” jest niezgodny z prawami konsumenta.
Sędziowie przychylili się to tego twierdzenia. Ich zdaniem z treści art. 14 ust. 6 i 7 ustawy wynika, że „w umowie musi być określona minimalna liczba uczestników uprawniająca organizatora do odwołania imprezy turystycznej. Dokonując wykładni semantycznej ustawowego zapisu uznać należy w ocenie Sądu, że odbiega ono w sposób znaczący od kwestionowanego przez powoda zapisu wzorca umownego. Z zapisu ustawy wynika niewątpliwie, że liczba minimalna ma być określona w umowie i klient winien ją znać przystępując do umowy. Natomiast określenie zawarte we wzorcu stanowi o liczbie planowanej przez organizatora, co już jest poza wiedzą klienta, gdyż jest to sformułowanie niedookreślone i jak słusznie powód zauważa objęte zbyt daleko idącą swobodą organizatora przy odwoływaniu imprezy”.
Podanie wielkości procentowej, odnoszącej się do nieznanych wielkości mogłoby ułatwiać oszustwa w stosunku do konsumentów. Organizatorzy mogliby zasłaniać się swoimi planami, w każdej niewygodnej dla nich sytuacji. To z kolei rodziłoby wiele nadużyć.
Jeżeli organizator nie wpisze omawianej wielkości w odpowiedni sposób, zapis nie ma zastosowania, a klient może dochodzić odszkodowania.