Pracownik w podróży

Odrębne zwolnienie odnosi się do kosztów zakwaterowania w podróżach służbowych pracowników. Katarzyna Chrapowicka wyjaśnia, że diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika – w tym koszty noclegu – są zwolnione z opodatkowania (w wysokości określonej w tym przepisie).

Niektóre zawody, np. kierowcy czy przedstawiciele handlowi, wiążą się nierozerwalnie z częstymi podróżami, które nie są podróżami służbowymi w rozumieniu kodeksu pracy.

– Wtedy zdaniem większości organów podatkowych podróż do miejsca wymienionego w umowie o pracę jako miejsce wykonywania obowiązków służbowych nie wypełnia definicji podróży służbowej, a zatem koszt ewentualnego noclegu jest przychodem pracownika – ostrzega Katarzyna Chrapowicka.

Jednak wydatki ponoszone przez przedstawicieli handlowych na zakwaterowanie podczas wyjazdu nie mają związku z celami osobistymi, a wyłącznie z celami służbowymi.

– Wobec tego wydatki ponoszone przez przedstawicieli handlowych na zakwaterowanie, mimo że nie stanowią wydatków poniesionych w związku z podróżą służbową, nie powinny podlegać opodatkowaniu – uważa ekspert DLA Piper Wiater.

Z takim stanowiskiem zgodził się dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji z 21 marca 2011 r. (nr. IPPB2/415-3/11-4/AS).

Obniżona stawka VAT

– Pracodawca, który świadczy usługi zakwaterowania na rzecz pracowników, nie powinien ich utożsamiać z usługami wynajmu pokoi– zwraca uwagę Anna Kaźmierczak.

W Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług w pozycji 55.90.12.0 wskazano „Pozostałe usługi związane z zakwaterowaniem”, w ramach których ujęto usługi świadczone przez hotele pracownicze. Zgodnie z załącznikiem nr 3 (poz. 163) do ustawy o VAT (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054) objęto je obniżoną stawką, przy czym od 1 stycznia 2011 r. do 31 grudnia 2013 r. wynosi ona 8 proc.

– Tym samym usługi zakwaterowania pracowników pracodawca powinien objąć 8-proc. stawką VAT – mówi Anna Kaźmierczak.

Nasza rozmówczyni podkreśla, że zarówno zwolnienia w PIT, jak i stawki określone w VAT dla usług zakwaterowania odnoszą się wyłącznie do pracowników. Do celów podatkowych za pracownika uważa się natomiast osobę pozostającą w stosunku służbowym, stosunku pracy, stosunku pracy nakładczej lub spółdzielczym stosunku pracy. Nie dotyczy to zatem pracowników zatrudnionych na podstawie umowy-zlecenia czy umowy o dzieło.