Przedsiębiorca (podatnik VAT czynny) od 2018 r. prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą w zakresie usług informatycznych, przy czym jest to wyłącznie działalność opodatkowana VAT. Do końca 2024 r. przedsiębiorca rozliczał podatek dochodowy na zasadach podatku liniowego, prowadząc podatkową księgę przychodów i rozchodów (metodą kasową). Przedsiębiorca świadczy usługi głównie na rzecz firm (wyłącznie polskich). Usługi świadczone na rzecz podatników VAT (np. firm, gmin) są dokumentowane fakturami. Z kolei sprzedaż na rzecz klientów indywidualnych (osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej zamieszkałych w Polsce) jest ewidencjonowana na kasie fiskalnej i dokumentowana paragonem fiskalnym. Przychody przedsiębiorcy za 2024 r. nie przekroczyły 1 mln zł, w związku z tym rozważa on wybór od 2025 r. kasowego PIT. Przedsiębiorca nie chce natomiast zrezygnować z: podatku liniowego, prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów oraz zmieniać miesięcznego systemu rozliczania zaliczek na PIT. W styczniu 2025 r. przedsiębiorca dokonał następujących transakcji:
- (poz. 1) 8 stycznia 2025 r. – usługa dla klienta indywidualnego (udokumentowana paragonem fiskalnym z 8 stycznia 2025 r., kwota netto: 1000 zł, VAT: 230 zł) – zapłata będzie otrzymana 2 kwietnia 2025 r.;
- (poz. 2) 17 stycznia 2025 r. – usługa dla firmy A, podatnika VAT zwolnionego (udokumentowaną fakturą z 3 lutego 2025 r., kwota netto: 3000 zł, VAT: 690 zł) – zapłata będzie otrzymana 30 grudnia 2025 r.;
- (poz. 3) 20 stycznia 2025 r. – otrzymana zaliczka (na poczet usługi, która ma być wykonana w maju 2025 r.) od firmy B, podatnika VAT czynnego (udokumentowana fakturą z 10 lutego 2025 r., kwota netto: 5000 zł, VAT: 1 150 zł), zgodnie z umową pozostała część ceny będzie zapłacona po wykonaniu usługi;
- (poz. 4) 21 stycznia 2025 r. – (krajowa) sprzedaż środka trwałego – samochodu osobowego (całkowicie zamortyzowanego) firmie C, podatnikowi VAT czynnemu (udokumentowana fakturą z 30 stycznia 2025 r., na kwotę 10 000 zł netto, VAT: 2300 zł), zapłata otrzymana 3 lutego 2025 r.;
- (poz. 5) 3 lutego 2025 r. – otrzymana kara umowna w wysokości 1000 zł od firmy D, podatnika VAT czynnego (udokumentowana notą księgową z 31 stycznia 2025 r.);
- (poz. 6) 23 stycznia 2025 r. – zakup papieru do drukarki od firmy E, podatnika VAT czynnego (udokumentowany fakturą na kwotę netto: 1000 zł, VAT: 230 zł – wystawioną i otrzymaną 4 lutego 2025 r., która będzie opłacona 7 kwietnia 2025 r.);
- (poz. 7) 31 stycznia 2025 r. – zakup usługi najmu biura (za styczeń 2025 r.) od firmy F, podatnika VAT czynnego (udokumentowany fakturą na kwotę netto: 5000 zł, VAT: 1150 zł – wystawioną i otrzymaną 17 stycznia 2025 r., z terminem płatności do 20 lutego 2025 r., która będzie opłacona 7 lutego 2025 r.).
Wszystkie dokonywane oraz otrzymywane płatności nastąpiły z zachowaniem warunków określonych w art. 19 prawa przedsiębiorców, art. 22p ustawy o PIT oraz art. 108a ust. 1 ustawy o VAT. Pomiędzy przedsiębiorcą a jego klientami nie zachodzą powiązania, o których mowa w art. 32 ust. 1 ustawy o VAT. Jak przedsiębiorca powinien rozliczyć PIT od transakcji dokonanych w styczniu 2025 r., jeśli wybierze kasową metodę rozpoznawania przychodów albo pozostanie na zasadach ogólnych? ©℗
Wybór kasowego PIT
Od 1 stycznia 2025 r. podatnicy uzyskujący przychody z pozarolniczej działalności gospodarczej (opodatkowani zarówno według skali podatkowej, jak i podatkiem liniowym) mogą wybrać kasowy sposób rozpoznania przychodów. Należy podkreślić, że jest to jedynie prawo, a nie obowiązek podatnika. I tak, stosownie do art. 14c ust. 1 ustawy o PIT, podatnik, w tym podatnik rozpoczynający prowadzenie działalności gospodarczej, osiągający przychody z działalności gospodarczej prowadzonej samodzielnie, stosuje metodę kasową rozliczania przychodów, jeżeli łącznie spełni następujące warunki:
- jego przychody z prowadzonej samodzielnie działalności gospodarczej w roku bezpośrednio poprzedzającym rok podatkowy nie przekroczyły kwoty 1 mln zł, przy czym w przypadku przedsiębiorstwa w spadku w przychodach uwzględnia się również przychody z działalności gospodarczej prowadzonej samodzielnie przez zmarłego przedsiębiorcę;w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą nie prowadzi ksiąg rachunkowych;złoży właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego sporządzone na piśmie oświadczenie o wyborze metody kasowej rozliczania przychodów w terminie do 20 lutego roku podatkowego, a w przypadku rozpoczęcia prowadzenia działalności gospodarczej w trakcie roku podatkowego – w terminie do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu rozpoczęcia działalności gospodarczej, a jeżeli rozpoczęcie działalności gospodarczej nastąpiło w grudniu roku podatkowego – w terminie do końca roku podatkowego.
Z kasowego PIT mogą korzystać zarówno podatnicy już prowadzący działalność gospodarczą, jak i dopiero ją rozpoczynający. Musi to być jednak działalność gospodarcza prowadzona samodzielnie, a nie w formie spółki niebędącej podatnikiem CIT (np. spółki cywilnej lub jawnej). W analizowanym przypadku przedsiębiorca prowadzi działalność samodzielnie, a jego przychody z tej działalności za rok 2024 r. nie przekroczyły 1 mln zł – zatem warunek zawarty w art. 14c ust. 1 pkt 1 ustawy o PIT jest spełniony.
Z opisu stanu faktycznego wynika, że przedsiębiorca prowadził w 2024 r. i prowadzi w 2025 r. podatkową księgę przychodów i rozchodów, dlatego warunek zawarty w art. 14c ust. 1 pkt 2 ustawy o PIT też należy uznać za spełniony.
Aby spełniony był trzeci warunek (zawarty w art. 14c ust. 1 pkt 3 ustawy o PIT), podatnik musi złożyć właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego sporządzone na piśmie oświadczenie o wyborze metody kasowej rozliczania przychodów do 20 lutego roku podatkowego. Oznacza to, że jeżeli przedsiębiorca złoży do 20 lutego 2025 r. stosowne oświadczenie, to w 2025 r. może korzystać z kasowego PIT.
Uwaga! Należy pamiętać, że wybór kasowego PIT wpływa nie tylko na sposób rozliczania przychodów, lecz także kosztów uzyskania przychodów oraz przepisów o zatorach płatniczych (m.in. dodane: art. 26i ust. 20 i 21 oraz art. 44 ust. 25 i 26 ustawy o PIT).
Z przedstawionego stanu faktycznego nie wynika, aby obecnie przedsiębiorca stosował regulacje o zatorach płatniczych, zatem kwestię tę jedynie sygnalizuję.
Jeżeli przedsiębiorca zdecydowałby się pozostać w 2025 r. na memoriałowej zasadzie rozpoznawania przychodów, to nie musi podejmować żadnych działań i będzie go ona dotyczyć automatycznie. Z kolei w przypadku wyboru metody kasowej przedsiębiorca w szczególny sposób będzie ewidencjonować przychody i koszty w prowadzonej podatkowej księdze przychodów i rozchodów. W schemacie rozliczenia zakładam, że przedsiębiorca w trakcie 2025 r. nie zlikwiduje działalności gospodarczej.
Uwaga! Wybór kasowego PIT jest niezależny od metody kasowej VAT, o której mowa w art. 21 ust. 1 ustawy o VAT, i odwrotnie.
przychody
W analizowanej sprawie wszystkie opisane w stanie faktycznym przychody przedsiębiorcy należy zakwalifikować do źródła przychodów, jakim jest pozarolnicza działalność gospodarcza (art. 10 ust. 1 pkt 3 ustawy o PIT).
Metoda memoriałowa
Podatników posługujących się metodą memoriałową ustalania przychodów obowiązuje art. 14 ustawy o PIT. Stosownie do jego ust. 1, za przychód z działalności, o której mowa w art. 10 ust. 1 pkt 3 ustawy o PIT, uważa się kwoty należne, choćby nie zostały faktycznie otrzymane, po wyłączeniu wartości zwróconych towarów, udzielonych bonifikat i skont. U podatników dokonujących sprzedaży towarów i usług opodatkowanych podatkiem od towarów i usług za przychód z tej sprzedaży uważa się przychód pomniejszony o należny podatek od towarów i usług.
Z kolei zgodnie z art. 14 ust. 1c ustawy o PIT za datę powstania przychodu uważa się dzień wydania rzeczy, zbycia prawa majątkowego lub wykonania usługi albo częściowego wykonania usługi, nie później niż dzień:
- wystawienia faktury albo
- uregulowania należności.
Jeżeli strony ustalą, że usługa jest rozliczana w okresach rozliczeniowych, za datę powstania przychodu uznaje się ostatni dzień okresu rozliczeniowego określonego w umowie lub na wystawionej fakturze, nie rzadziej niż raz w roku (art. 14 ust. 1e ustawy o PIT).
Tylko niektóre rodzaje przychodów osiąganych przez przedsiębiorców w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą są ustalane kasowo, np. odsetki, kary umowne (art. 14 ust. 1i ustawy o PIT) – przedsiębiorca musi je otrzymać, aby powstał przychód.
Przychodem z działalności gospodarczej są również przychody z odpłatnego zbycia składników majątku będących środkami trwałymi – wykorzystywanych m.in. na potrzeby związane z działalnością gospodarczą (art. 14 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy o PIT).
Do przychodów z działalności gospodarczej nie zalicza się natomiast pobranych wpłat lub zarachowanych należności na poczet dostaw towarów i usług, które zostaną wykonane w następnych okresach sprawozdawczych (art. 14 ust. 3 pkt 1 ustawy o PIT). Wyjątek stanowi pobranie wpłat na poczet dostaw towarów i usług, które zostaną wykonane w następnych okresach sprawozdawczych, podlegających zarejestrowaniu przy zastosowaniu kasy rejestrującej – w tym przypadku za datę powstania przychodu podatnik może uznać dzień pobrania wpłaty. W przypadku wyboru takiego sposobu ustalania daty powstania przychodu podatnik jest obowiązany stosować go przez cały rok podatkowy. Podatnik informuje o tym wyborze w zeznaniu PIT-36 lub PIT-36L składanym za rok podatkowy, w którym stosował ten sposób (art. 14 ust. 1j w zw. z ust. 3a ustawy o PIT). Na potrzeby schematu rozliczenia założę jednak, że przedsiębiorca nie skorzysta z tej możliwości. Zatem przyjmę, że wszystkie zaliczki (nawet te ujęte na kasie fiskalnej) nie stanowią przychodu podatkowego u przedsiębiorcy.
Kasowy PIT
Zasady ustalania przychodów z działalności gospodarczej metodą kasową zostały uregulowane w art. 14c ustawy o PIT. Należy jednak pamiętać, że stosując kasowy PIT, posiłkowo stosuje się także art. 14 ustawy o PIT, np. w zakresie:
- nieuznawania za przychód należnego VAT (art. 14 ust. 1 zdanie drugie ustawy o PIT);
- przychodów wyłączonych z kasowej metody rozpoznawania przychodów (np. ze sprzedaży dla klientów indywidualnych czy otrzymanych kar umownych, odsetek);
- katalogu przychodów uznawanych za przychody z działalności gospodarczej (art. 14 ust. 2, ust. 2c ustawy o PIT) – w interesującym nas zakresie należy tu wskazać przychody z odpłatnego zbycia środków trwałych (art. 14 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy o PIT) czy otrzymane kary umowne (art. 14 ust. 2 pkt 4 ustawy o PIT);
- katalogu przysporzeń majątkowych nieuznawanych za przychody z działalności gospodarczej, np. zaliczek na poczet dostaw w przyszłych okresach (art. 14 ust. 3, ust. 3a ustawy o PIT).
Stosownie do art. 14c ust. 2 pkt 1 ustawy o PIT, w przypadku metody kasowej rozliczania przychodów za datę powstania przychodu uważa się dzień uregulowania należności, nie późniejszy niż dzień upływu dwóch lat, licząc od dnia wystawienia faktury. Na potrzeby kasowego PIT – w myśl art. 14c ust. 3 ustawy o PIT – przez uregulowanie należności rozumie się również:
- częściowe uregulowanie należności;
- wpłaty na poczet dostaw towarów i usług, które zostaną wykonane w następnych okresach sprawozdawczych.
Zatem w przypadku metody kasowej przychodem jest również np. otrzymana zaliczka.
Należy jednak mieć na uwadze, że nie do każdego przychodu z działalności gospodarczej można stosować kasową metodę PIT. Jak bowiem wynika z art. 14c ust. 4 ustawy o PIT, metodę kasową rozliczania przychodów stosuje się wyłącznie do przychodów, które:
- wynikają z transakcji między podatnikiem a przedsiębiorcą w rozumieniu prawa przedsiębiorców oraz
- są udokumentowane fakturami wystawionymi w terminach określonych zgodnie z odrębnymi przepisami.
W analizowanym przypadku według kasowego PIT będą rozliczane jedynie przychody z tytułu transakcji dokonanych na rzecz przedsiębiorców, które są udokumentowane fakturą. Natomiast przychody uzyskane od kontrahentów niemających statusu przedsiębiorcy, w szczególności od klientów indywidualnych, należy rozliczyć na zasadach ogólnych (tj. zgodnie z art. 14 ustawy o PIT), mimo że przedsiębiorca wybierze kasowy PIT. Również przychody udokumentowane innymi dowodami niż faktura (np. notą księgową) należy rozliczyć na zasadach ogólnych.
Zasady i terminy wystawiania faktur określa ustawa o VAT. Zgodnie z art. 106i ust. 1 i 2 ustawy o VAT zasadniczo fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę (lub otrzymano zaliczkę, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT). Zasada ta dotyczy m.in. usług informatycznych oraz sprzedaży środków trwałych (takich jak pojazdy). W przypadku kasowego PIT może powstać wątpliwość co do stosowania tej metody, jeżeli podatnik wystawi fakturę na rzecz przedsiębiorcy z opóźnieniem, np. za usługi informatyczne wykonane w styczniu 2025 r. na rzecz innego podatnika faktura wystawiona po 15 lutego 2025 r. (a więc z przekroczeniem ustawowego terminu). W analizowanej sprawie faktury zostały wystawione w ustawowym terminie, a więc problem ten nie powstanie.
Metoda kasowa rozliczania przychodów nie ma zastosowania do przychodów z odpłatnego zbycia środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych ujętych w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (art. 14c ust. 6 ustawy o PIT). W analizowanej sprawie przychód ze sprzedaży środka trwałego firmie C należy zatem ustalić memoriałowo, a datę przychodu – zgodnie z art. 14 ust. 1c ustawy o PIT – w dacie wydania towaru.
Uwaga! Podatnicy muszą prowadzić ewidencję faktur dokumentujących przychody rozliczane metodą kasową, o której mowa w art. 14c ustawy o PIT. Ewidencja ta zawiera datę wystawienia faktury, numer faktury, kwotę należności wynikającą z faktury oraz datę uregulowania należności (art. 24a ust. 1da ustawy o PIT). Ewidencja ta nie ma określonego „urzędowego” wzoru.
Przy porównaniu rozliczenia przychodu z tytułu transakcji dotyczących stycznia 2025 r. według metody memoriałowej oraz kasowego PIT pomijam kwoty podatku należnego (VAT), gdyż w obu wariantach nie stanowi ona przychodu (art. 14 ust. 1 zdanie drugie ustawy o PIT). [tabela 1]
Tabela 1 Porównanie rozliczenia przychodu z transakcji dotyczących stycznia 2025 r.
Poz. (według opisu stanu faktycznego)Poz. (według opisu stanu faktycznego) | Metoda memoriałowaMetoda memoriałowa | Metoda kasowaMetoda kasowa | KomentarzKomentarz |
11 | Przychód powstaje 8 stycznia 2025 r., tj. w dacie wykonania usługi.Przychód (w kwocie 1000 zł) uwzględnia się, obliczając zaliczkę za styczeń 2025 r.Przychód powstaje 8 stycznia 2025 r., tj. w dacie wykonania usługi.Przychód (w kwocie 1000 zł) uwzględnia się, obliczając zaliczkę za styczeń 2025 r. | Kasowy PIT nie odnosi się do transakcji dokonanych z klientami indywidualnymi, stosujemy tutaj zasadę memoriałową.Kasowy PIT nie odnosi się do transakcji dokonanych z klientami indywidualnymi, stosujemy tutaj zasadę memoriałową. | |
2.2. | Przychód powstaje 17 stycznia 2025 r., tj. w dacie wykonania usługi.Przychód (w kwocie 3000 zł) uwzględnia się, obliczając zaliczkę za styczeń 2025 r.Przychód powstaje 17 stycznia 2025 r., tj. w dacie wykonania usługi.Przychód (w kwocie 3000 zł) uwzględnia się, obliczając zaliczkę za styczeń 2025 r. | Przychód powstaje 30 grudnia 2025 r., z chwilą otrzymania zapłaty.Przychodu (w kwocie 3000 zł) nie uwzględnia się, obliczając zaliczkę za styczeń 2025 r.Przychód powstaje 30 grudnia 2025 r., z chwilą otrzymania zapłaty.Przychodu (w kwocie 3000 zł) nie uwzględnia się, obliczając zaliczkę za styczeń 2025 r. | –– |
3.3. | Otrzymanie zaliczki nie rodzi przychodu.Zaliczki (5000 zł) nie uwzględniamy przy obliczaniu zaliczki za styczeń 2025 r.Otrzymanie zaliczki nie rodzi przychodu.Zaliczki (5000 zł) nie uwzględniamy przy obliczaniu zaliczki za styczeń 2025 r. | Przychód powstaje 20 stycznia 2025 r., tj. z chwilą otrzymania zaliczki.Otrzymaną zaliczkę (5000 zł) uwzględnia się przy obliczaniu zaliczki za styczeń 2025 r.Przychód powstaje 20 stycznia 2025 r., tj. z chwilą otrzymania zaliczki.Otrzymaną zaliczkę (5000 zł) uwzględnia się przy obliczaniu zaliczki za styczeń 2025 r. | –– |
4.4. | Przychód powstaje 21 stycznia 2025 r., tj. w dacie wydania towaru.Przychód (w kwocie 10 000 zł) uwzględnia się, obliczając zaliczkę za styczeń 2025 r.Przychód powstaje 21 stycznia 2025 r., tj. w dacie wydania towaru.Przychód (w kwocie 10 000 zł) uwzględnia się, obliczając zaliczkę za styczeń 2025 r. | Kasowy PIT nie odnosi się do sprzedaży środków trwałych, w obu wariantach stosuje się zasadę memoriałową.Kasowy PIT nie odnosi się do sprzedaży środków trwałych, w obu wariantach stosuje się zasadę memoriałową. | |
5.5. | Przychód powstanie 3 lutego 2025 r., tj. w dacie otrzymania kary umownej.Przychodu (w kwocie 1000 zł) nie uwzględnia się, obliczając zaliczkę za styczeń 2025 r.Przychód powstanie 3 lutego 2025 r., tj. w dacie otrzymania kary umownej.Przychodu (w kwocie 1000 zł) nie uwzględnia się, obliczając zaliczkę za styczeń 2025 r. | Kasowy PIT nie dotyczy transakcji nieudokumentowanych fakturami – w tym przypadku stosuje się art. 14 ustawy o PIT. Jednak przychody z kar umownych, stosownie do art. 14 ust. 1i ustawy o PIT, należy rozpoznawać kasowo (jest to jeden z wyjątków od zasady memoriału).Kasowy PIT nie dotyczy transakcji nieudokumentowanych fakturami – w tym przypadku stosuje się art. 14 ustawy o PIT. Jednak przychody z kar umownych, stosownie do art. 14 ust. 1i ustawy o PIT, należy rozpoznawać kasowo (jest to jeden z wyjątków od zasady memoriału). | |
Posumowanie (przychody uwzględniane przy obliczaniu zaliczki na PIT za styczeń 2025 r.)Posumowanie (przychody uwzględniane przy obliczaniu zaliczki na PIT za styczeń 2025 r.) | |||
1.1. | 1000 zł1000 zł | 1000 zł1000 zł | W podatkowej księdze przychodów i rozchodówW podatkowej księdze przychodów i rozchodówwykazuje się na podstawie:– raportów dobowych (poz. 1),– wystawionych faktur (poz. 2–4),– otrzymanej noty księgowej (poz. 5);– raportów dobowych (poz. 1),– wystawionych faktur (poz. 2–4),– otrzymanej noty księgowej (poz. 5);ujmuje się w:– kolumnie 7 (poz. 1–3),– kolumnie 8 (poz. 4 i 5).– kolumnie 7 (poz. 1–3),– kolumnie 8 (poz. 4 i 5). |
2.2. | 3000 zł3000 zł | –– | |
3.3. | –– | 5000 zł5000 zł | |
4.4. | 10 000 zł10 000 zł | 10 000 zł10 000 zł | |
5.5. | –– | –– | |
Łącznie:Łącznie: | 14 000 zł14 000 zł | 16 000 zł16 000 zł |
koszty uzyskania przychodów
Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o PIT. Warunki uznania danego wydatku za koszt uzyskania przychodów określone w art. 22 ust. 1 ustawy o PIT są identyczne w przypadku stosowania zasad ogólnych i wyboru kasowego PIT.
Przedsiębiorca (podatnik VAT czynny) wykonuje wyłącznie czynności opodatkowane VAT, dlatego na potrzeby schematu rozliczenia zakładam, że przysługuje mu pełne prawo do odliczenia podatku naliczonego od dokonanych zakupów (art. 86, art. 88, 90–91 ustawy o VAT). W konsekwencji kwota podatku naliczonego (VAT) wynikająca z otrzymanych od kontrahentów faktur nie stanowi kosztu uzyskania przychodów (art. 23 ust. 1 pkt 43 ustawy o PIT).
W świetle przedstawionego opisu stanu faktycznego należy uznać, że kosztem uzyskania przychodów mogą być u przedsiębiorcy:
- wydatki na zakup papieru do drukarki od firmy E w kwocie netto: 1000 zł,
- wydatki za wynajem biura za styczeń 2025 r. od firmy F w kwocie netto: 5000 zł.
Metoda memoriałowa
Z memoriałowym sposobem ustalania przychodów koresponduje memoriałowy sposób ustalania kosztów uzyskania przychodów. Po stronie kosztów uzyskania przychodów ich memoriałowe rozliczanie umożliwia podatnikom, przy ustalaniu dochodu do opodatkowania, uwzględnianie kosztów uzyskania przychodów, które de facto nie zostały jeszcze zapłacone. Wyjątkiem są niektóre wydatki, jak np. naliczone, lecz niezapłacone albo umorzone odsetki od zobowiązań, w tym również od pożyczek i kredytów (art. 22–23 ustawy o PIT).
Należy wyjaśnić, że są dwa sposoby prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, a dokładniej dwie metody ewidencjonowania (niektórych) kosztów uzyskania przychodu, tzw.:
- metoda kasowa (uproszczona) wynikająca z art. 22 ust. 4 ustawy o PIT,
- metoda memoriałowa wynikająca z art. 22 ust. 6 w zw. z ust. 5–5c ustawy o PIT (wyodrębnia ona koszty bezpośrednio i pośrednio związane z przychodem).
Wybór metody należy do podatnika, z tym zastrzeżeniem, że wybraną metodę powinien stosować konsekwentnie przez cały rok podatkowy (por. interpretacja indywidualna dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 7 marca 2008 r., sygn. IBPB1/415–324/07/ZK).
Uwaga! Metody memoriałowej i kasowej prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów nie należy utożsamiać z metodą memoriałową i kasową rozpoznawania przychodu.
Przedsiębiorca prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów (metodą kasową). Ograniczę się do wskazania zasad potrącalności kosztów u tej kategorii podatników i tylko w stosunku do wydatków opisanych w stanie faktycznym. W analizowanym przypadku do ustalenia momentu potrącalności omawianych wydatków stosuje się art. 22 ust. 4 i 6b ustawy o PIT. Koszty uzyskania przychodów są potrącane tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione (art. 22 ust. 4 ustawy o PIT). W przypadku podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów – stosownie do art. 22 ust. 6b ustawy o PIT – uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu. Zatem koszty powinny być potrącone przez przedsiębiorcę w dacie poniesienia, tj. wystawienia faktury przez kontrahenta.
Kasowy PIT
W sytuacji, gdy podatnik wybierze kasowy PIT, to do potrącenia kosztów uzyskania przychodów musi stosować art. 22 ust. 4a i 4b ustawy o PIT (dodane 1 stycznia 2025 r.). W analizowanej sprawie znaczenie ma art. 22 ust. 4a ustawy o PIT, zgodnie z którym koszty uzyskania przychodów, z wyjątkiem kosztów, o których mowa w art. 22 ust. 8 ustawy o PIT (tj. kosztów z tytułu dokonywanych odpisów amortyzacyjnych), poniesione w roku podatkowym, w którym podatnik stosuje metodę kasową, wynikające z transakcji dokonanych między podatnikiem a przedsiębiorcą w rozumieniu prawa przedsiębiorców, są potrącane w roku podatkowym, w którym zostało uregulowane zobowiązanie, nie wcześniej jednak niż w dacie poniesienia kosztu.
Jak czytamy w uzasadnieniu projektu nowelizacji: „Są to szczególne rozwiązania dotyczące zaliczania do kosztów uzyskania przychodów poniesionych wydatków, kierowane do podatników stosujących metodę kasową. Zasadą będzie potrącanie kosztów uzyskania przychodów w roku podatkowym uregulowania zobowiązania, w przypadku gdy koszty te będą wynikały z transakcji, w których stroną jest inny przedsiębiorca, i zostały poniesione w roku podatkowym, w którym podatnik stosuje metodę kasową. Zasada potrącania kosztów w roku podatkowym uregulowania zobowiązania będzie dotyczyła zarówno kosztów udokumentowanych fakturami, jak i w każdy inny, przewidziany przepisami, sposób. Jeżeli zobowiązanie zostanie uregulowane przed datą poniesienia kosztu uzyskania przychodu, np. przed datą wystawienia faktury, to koszt uzyskania przychodu będzie potrącany najwcześniej w dacie jego poniesienia, np. w dacie wystawienia faktury. Koszty będą potrącane w takiej wysokości, w jakiej zostało uregulowane zobowiązanie. Kosztem będą zatem również np. zapłacone zaliczki, przedpłaty, raty. (…) Wyjątek od zasady potrącania kosztów w roku uregulowania zobowiązania będzie dotyczył kosztów, o których mowa w art. 22 ust. 8 ustawy o PIT, tj. odpisów z tytułu zużycia środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (odpisy amortyzacyjne). Odpisy amortyzacyjne od środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych będą zaliczane do kosztów uzyskania przychodów na dotychczasowych zasadach. Odpisy amortyzacyjne będą zatem mogły być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, nawet jeżeli jeszcze podatnik nie zapłacił, np. za środek trwały, od którego dokonuje tych odpisów”.
Przy porównaniu rozliczenia kosztów uzyskania przychodów odnośnie transakcji dotyczących stycznia 2025 r. według zasad ogólnych oraz kasowego PIT pomijam kwoty podatku naliczonego (VAT), gdyż w obu wariantach nie stanowi on kosztu uzyskania przychodów (art. 23 ust. 1 pkt 43 ustawy o PIT). [tabela 2]
Tabela 2 Porównanie rozliczenia kosztów uzyskania przychodów odnośnie do transakcji dotyczących stycznia 2025 r.
Poz. (stanu faktycznego)Poz. (stanu faktycznego) | Metoda memoriałowaMetoda memoriałowa | Metoda kasowaMetoda kasowa | KomentarzKomentarz |
6.6. | Wydatki te potrąca się w koszty uzyskania przychodów w dacie poniesienia (tj. wystawienia faktury), czyli 4 lutego 2025 r.Koszty te (1000 zł) uwzględnia się, obliczając zaliczkę za styczeń 2025 r.Wydatki te potrąca się w koszty uzyskania przychodów w dacie poniesienia (tj. wystawienia faktury), czyli 4 lutego 2025 r.Koszty te (1000 zł) uwzględnia się, obliczając zaliczkę za styczeń 2025 r. | Wydatki potrąca się w koszty uzyskania przychodów w dacie zapłaty, tj. 7 kwietnia 2025 r.Kosztów tych (1000 zł) nie uwzględnia się, obliczając zaliczkę za styczeń 2025 r.Wydatki potrąca się w koszty uzyskania przychodów w dacie zapłaty, tj. 7 kwietnia 2025 r.Kosztów tych (1000 zł) nie uwzględnia się, obliczając zaliczkę za styczeń 2025 r. | –– |
7.7. | Wydatki te należy potrącić w koszty uzyskania przychodów w dacie poniesienia (tj. wystawienia faktury), czyli 17 stycznia 2025 r.Koszty te (5000 zł) uwzględnia się, obliczając zaliczkę za styczeń 2025 r.Wydatki te należy potrącić w koszty uzyskania przychodów w dacie poniesienia (tj. wystawienia faktury), czyli 17 stycznia 2025 r.Koszty te (5000 zł) uwzględnia się, obliczając zaliczkę za styczeń 2025 r. | Wydatki te należy potrącić w dacie zapłaty, tj. 7 lutego 2025 r.Kosztów tych (5000 zł) nie uwzględnia się, obliczając zaliczkę za styczeń 2025 r.Wydatki te należy potrącić w dacie zapłaty, tj. 7 lutego 2025 r.Kosztów tych (5000 zł) nie uwzględnia się, obliczając zaliczkę za styczeń 2025 r. | –– |
Podsumowanie (koszty uzyskania przychodów uwzględniane przy obliczaniu zaliczki na PIT za styczeń 2025 r.)Podsumowanie (koszty uzyskania przychodów uwzględniane przy obliczaniu zaliczki na PIT za styczeń 2025 r.) | |||
6.6. | 1000 zł1000 zł | –– | W podatkowej księdze przychodów i rozchodów koszty uzyskania przychodów:W podatkowej księdze przychodów i rozchodów koszty uzyskania przychodów:wykazuje się na podstawie otrzymanych faktur,ujmuje się w kolumnie 13. |
7.7. | 5000 zł5000 zł | –– | |
Łącznie:Łącznie: | 6000 zł6000 zł | –– |
dochód i należna zaliczka na pit
Przedmiotem opodatkowania PIT jest dochód, tj. ujmując rzecz najogólniej, nadwyżka sumy przychodów z danego źródła nad kosztami ich uzyskania osiągnięta w roku podatkowym (art. 9 ust. 1, ust. 2, art. 24 ust. 2, art. 30c ust. 2 ustawy o PIT). Należy nadmienić, że sprzedany środek trwały był całkowicie zamortyzowany, a zatem dochodem z jego zbycia będzie uzyskany przychód. Dochodem z działalności gospodarczej stanowiącym podstawę obliczenia zaliczki u podatników prowadzących podatkowe księgi przychodów i rozchodów jest, co do zasady, różnica pomiędzy wynikającym z tych ksiąg przychodem a kosztami jego uzyskania (art. 44 ust. 2 ustawy o PIT). W przypadku podatku liniowego właściwa jest jednolita 19-proc. stawka PIT (art. 30c ust. 1 ustawy o PIT). [tabela 3] ©℗
Tabela 3 Schemat (porównawczy) rozliczenia transakcji dotyczących stycznia 2025 r.*
Zasady ogólneZasady ogólne | Metoda kasowaMetoda kasowa | |
1. Jaki podatek:1. Jaki podatek: | ||
PIT:PIT: | ||
Przychody:Przychody: | 14 000 zł14 000 zł | 16 000 zł16 000 zł |
Koszty uzyskania przychodów:Koszty uzyskania przychodów: | 6000 zł6000 zł | 0 zł0 zł |
Dochód:Dochód: | 8000 zł8000 zł | 16 000 zł16 000 zł |
Zaliczka (PIT):Zaliczka (PIT): | 1520 zł (8000 zł x 19 proc.)1520 zł (8000 zł x 19 proc.) | 3040 zł (16 000 zł x 19 proc.)3040 zł (16 000 zł x 19 proc.) |
2. W jakiej deklaracji wykazać podatek:2. W jakiej deklaracji wykazać podatek: | ||
PITPIT | Podatnik nie składa deklaracji zaliczkowej, ale powinien przy obliczaniu zaliczki (a następnie w PIT-36L) uwzględnić:Podatnik nie składa deklaracji zaliczkowej, ale powinien przy obliczaniu zaliczki (a następnie w PIT-36L) uwzględnić: | |
PrzychodyPrzychody | 14 000 zł14 000 zł | 16 000 zł16 000 zł |
Koszty uzyskania przychodówKoszty uzyskania przychodów | 6000 zł6000 zł | –– |
3. Termin złożenia deklaracji3. Termin złożenia deklaracji | ||
PIT-36LPIT-36L | 30 kwietnia 2026 r.30 kwietnia 2026 r. |
Podstawa prawna
Podstawa prawna
ustawa z 27 września 2024 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 1593)
ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 226; ost.zm. Dz.U. z 2024 r. poz. 1615)
ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 361; ost.zm. Dz.U. z 2024 r. poz. 1721)
ustawa z 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 236; ost.zm. Dz.U. z 2024 r. poz. 1871)
rozporządzenie ministra finansów, inwestycji i rozwoju z 15 października 2019 r. w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług (Dz.U. poz. 1988; ost.zm. Dz.U. z 2024 r. poz. 13)
rozporządzenie ministra finansów z 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. poz. 2544, ost.zm. Dz.U. z 2024 r. poz. 1744)
rozporządzenie ministra finansów z 17 listopada 2024 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. poz. 1744)