Pracodawca, który zdecyduje o przyznaniu pracownikom dodatkowych nieobowiązkowych świadczeń, bez względu na formę ich zapewnienia (pieniężna lub niepieniężna), powinien uregulować zasady związane z uzyskaniem do nich prawa w przepisach wewnątrzzakładowych (np. układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania,
regulaminie premiowania, regulaminie nagród, statucie, uchwale zarządu). W razie braku tych przepisów uregulowania w tym zakresie powinny być zawarte w umowie
o pracę lub w innym akcie, na podstawie którego nawiązano zatrudnienie.

ZOBACZ TEŻ: Ryczałt ewidencjonowany

W przypadku układów zbiorowych pracy, które zawierają w imieniu pracowników związki zawodowe, warunkiem powstania tych przepisów jest istnienie u pracodawcy organizacji
związkowej (uprawnienia takiego nie mają rady pracowników). Natomiast jeżeli chodzi o inne źródła prawa wewnątrzzakładowego (np. regulamin wynagradzania), zasadniczo
wystarczy jednostronne działanie pracodawcy wynikające z obowiązku nałożonego przepisami prawa albo będące przejawem jego dobrej woli. Nie dochodzi wówczas do konsultacji
ani negocjacji treści regulaminu wynagradzania z przedstawicielstwem pracowników ani innym reprezentantem załogi. Wyjątek stanowi regulamin zakładowego funduszu
świadczeń socjalnych, który należy konsultować z organizacjami związkowymi.

Pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, uzgadnia regulamin z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.
Obowiązek opracowania regulaminu wynagradzania spoczywa na pracodawcy:
■ zatrudniającym co najmniej 50 pracowników, nieobjętych zakładowym układem zbiorowym pracy ani ponadzakładowym układem zbiorowym pracy, albo
■ zatrudniającym co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników, nieobjętych zakładowym układem zbiorowym pracy ani ponadzakładowym układem zbiorowym pracy, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wystąpi z wnioskiem o jego ustalenie – art. 772 § 1, § 12 Kodeksu pracy.

Uznaniowość w zakresie ustalania warunków wynagradzania pracowników w regulaminie mają pracodawcy zatrudniający mniej niż 50 pracowników, nieobjętych zakładowym
układem zbiorowym pracy ani ponadzakładowym układem zbiorowym pracy (art. 772 § 11 Kodeksu pracy).
Więcej o świadczeniach pozapłacowych możesz przeczytać w książce "Świadczenia pozapłacowe. Bony, talony, karty prepaid"

Świadczenia pozapłacowe. Bony, talony, karty prepaid

Wyjątkiem od zasady braku konieczności uzgodnienia regulaminu wynagradzania z pracownikami jest sytuacja, gdy w zakładzie pracy działa organizacja związkowa – pracodawca ma wówczas obowiązek dokonać z nią tych uzgodnień. Należy przyjąć, że tego rodzaju uzgodnienia powinny dotyczyć również innych (inaczej nazwanych) przepisów wewnątrzzakładowych w zakresie wynagradzania, jeżeli będą one obowiązywać u pracodawcy. Jeżeli w zakładzie pracy działa więcej niż jedna organizacja związkowa, wymagane jest zachowanie procedury związanej z pozyskaniem stanowiska wspólnie uzgodnionego przez te organizacje. W przypadku jego braku pracodawca podejmuje decyzję co do treści regulaminu samodzielnie, po rozpatrzeniu odrębnych stanowisk organizacji związkowych (art. 30 ust. 6 ustawy o związkach zawodowych).

Bony
Zgodnie z definicją słownikową (www.sjp.pwn.pl), za bon uznawany jest:
■ dowód uprawniający do otrzymania w oznaczonym terminie pewnych towarów, sumy pieniędzy lub usług, lub
■ papier wartościowy.
Bon posiada określoną wartość pieniężną i termin ważności. Zazwyczaj bony wydawane przez pracodawców nie podlegają wymianie na pieniądze, lecz na towar bądź usługę.

W postaci bonu pracodawca przekazuje najczęściej:
■ posiłki profilaktyczne,
świadczenia o charakterze socjalnym lub okolicznościowym niebędące świadczeniem socjalnym.

Talony
Talonem jest kupon upoważniający do otrzymania lub zakupu czegoś (według Słownika języka polskiego – www.sjp.pwn.pl). Podobnie jak bon:
■ w większości przypadków podlega wymianie na towar lub usługę

Świadczenia pozapłacowe. Bony, talony, karty prepaid
■ może być formą zapewnienia posiłków profilaktycznych,
■ może zostać przyznany w ramach działalności socjalnej prowadzonej przez pracodawcę
lub poza nią i sfinansowany ze środków obrotowych.

Kupony

Za kupon uważany jest odcinek biletu, karty rabatowej, papieru wartościowego itp., odrywany od nich na znak ich wykorzystania lub skorzystania z oferty; też: dokument, na który składają się takie odcinki (zgodnie z definicją zawartą w Słowniku języka polskiego – www.sjp.pwn.pl).

Kupony pojawiają się w obrocie z pracownikami rzadziej niż bony czy talony. Jeżeli jednak pracodawca zdecyduje się na przekazanie ich pracownikom, z tego tytułu mogą oni uzyskać identyczne świadczenia jak w przypadku otrzymania bonu lub kuponu.

Karty prepaid (przedpłacone, zasilone)

Karty przedpłacone są znakiem uprawniającym do ich wymiany na towary, usługi, ale też pieniądze. W większości przypadków istnieje możliwość wypłaty zasilenia dokonanego
przez pracodawcę (emitentem karty jest bank) za odpowiednią prowizją. Oczywiście nie dotyczy to kart dedykowanych konkretnym towarom lub usługom, gdzie nie podlegają one wymianie na pieniądze. Karty zasilone mogą, tak jak poprzednio wymienione znaki, pochodzić ze środków obrotowych lub zakładowego funduszu świadczeń socjalnych i mieć takie samo przeznaczenie.

Posiłki profilaktyczne i napoje – sposoby zapewnienia i rozliczenia podatkowo-składkowe

Bony, talony, kupony i karty przedpłacone – jak już wcześniej wspomniano – to znaki uprawniające, co do zasady, do wymiany na towary lub usługi. Szczególne znaczenie zyskały po zmianie przepisów od 9 lipca 2019 r. dotyczących zapewnienia pracownikom profilaktycznych posiłków i napojów. Stały się bowiem jedną z form, w jakiej pracodawca może prawidłowo wywiązać się z tego obowiązku, oszczędzając na podatku i składkach ZUS.