KRZ w formie elektronicznej usprawnił procedowanie w sprawach upadłościowych i restrukturyzacyjnych. Nie wyeliminował jednak całkowicie papierowego obiegu dokumentów. Co więcej, przygotowanie wniosku o upadłość wymaga więcej pracy niż poprzednio - pisze Wojciech Zymek, adwokat, kwalifikowany doradca restrukturyzacyjny, Kancelaria Adwokacka Wojciech Zymek.

Przypomnijmy, że na mocy ustawy o Krajowym Rejestrze Zadłużonych, która weszła w życie 1 grudnia 2021 r., został stworzony system teleinformatyczny takiego rejestru (dalej: KRZ), służący m.in. prowadzeniu postępowań restrukturyzacyjnych i upadłościowych. Zgodnie z przepisami przejściowymi wnioski:

  • o ogłoszenie upadłości,
  • o otwarcie postępowania o zatwierdzenie układu na zgromadzeniu wierzycieli,
  • o wszczęcie wtórnego postępowania upadłościowego,
  • o uznanie orzeczenia o wszczęciu zagranicznego postępowania upadłościowego,
  • restrukturyzacyjne,
  • o stwierdzenie wykonania, zmianę albo uchylenie układu lub
  • o orzeczenie zakazu, o którym mowa w art. 373 ust. 1 ustawy – Prawo upadłościowe

‒ złożone po 1 grudnia 2021 r., muszą zostać przekazane za pośrednictwem KRZ.

W konsekwencji nie jest już możliwe wszczęcie postępowania na podstawie papierowego dokumentu.

Bez konta ani rusz

Obecnie ogłoszenie upadłości lub otwarcie restrukturyzacji może nastąpić wyłącznie na skutek wniosku złożonego za pośrednictwem systemu teleinformatycznego KRZ. Jednak złożenie wniosku o otwarcie postępowania restrukturyzacyjnego lub ogłoszenie upadłości wymaga posiadania konta na Portalu Rejestrów Sądowych (dalej: PRS), które służy do obsługi zarówno Krajowego Rejestru Sądowego, jak i KRZ. Aby móc założyć takie konto w PRS, należy posługiwać się odpowiednimi kanałami elektronicznymi ‒ najpopularniejsze to profil zaufany albo kwalifikowany podpis elektroniczny. Możliwe jest także założenie konta przy wykorzystaniu bankowości elektronicznej, aplikacji mObywatel lub za pomocą e-Dowodu.

Mając konto w PRS, można założyć konto w KRZ – także po wyrobieniu profilu zaufanego lub po wykupieniu kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Każde takie konto ma swój identyfikator, a można zalogować się do niego na wskazany przez system login. Ten składa się ze stałego oznaczenia, tj. „pnopl-…”, oraz numeru PESEL użytkownika, czyli np. pnopl-123456789. Następnie trzeba podać indywidualnie ustalone hasło.

▶ Osoba fizyczna. Konto w KRZ może założyć i użytkować tylko osoba fizyczna. Konto np. dla Jana Kowalskiego pozwala mu na uczestniczenie w postępowaniach upadłościowych lub restrukturyzacyjnych w różnych rolach procesowych – jako dłużnik/upadły, wierzyciel, inny uczestnik, np. wnioskodawca składający wniosek o zatwierdzenie warunków sprzedaży tzw. pre-pack. Ponadto dzięki temu można też pełnić tzw. funkcje branżowe, czyli np. nadzorcy sądowego, nadzorcy układu, zarządcy czy syndyka.

▶ Dla spółki. Sytuacja się komplikuje w przypadku konta dla podmiotu niebędącego osobą fizyczną. Konto dla spółki z o.o. np. zakłada i użytkuje zazwyczaj członek zarządu. W takim przypadku najpierw należy założyć konto dla osoby fizycznej, a następnie z poziomu konta osoby fizycznej w zakładce „Moja tożsamość” należy skorzystać w nawigacji z komendy „zarządzane konta podmiotów” – opcja: „zgłoś potrzebę” – „założenie konta podmiotu”. Założenie konta dla podmiotu składa się z trzech etapów:

  • Etap 1. Dane identyfikacyjne konta podmiotu. Należy uzupełnić dane podmiotu, przy czym trzeba to zrobić tak, jak podmiot został wpisany w rejestrze przedsiębiorców KRS. To ważne, bo KRZ od razu weryfikuje poprawność wpisanych danych z danymi zamieszczonymi w KRS, więc nawet wszelkie znaki przestankowe typu myślnik, cudzysłów itd. mają znaczenie i nie mogą być pominięte, o ile są umieszczone w nazwie podmiotu w rejestrze KRS.
  • Etap 2. Administratorzy. Ten element zakłada wprowadzenie administratorów konta. Na tym etapie należy wskazać administratora konta poprzez wskazanie numeru identyfikatora, imienia i nazwiska administratora.
  • Etap 3. Uzasadnienie. To ostatni etap założenia konta. Wystarczy tu krótkie uzasadnienie, np. że konto zakładane jest dla podmiotu przez osobę uprawnioną do jego reprezentacji w celu uczestniczenia w postępowaniach upadłościowych lub restrukturyzacyjnych.

Jeżeli spółka z o.o. ma zarząd wieloosobowy z reprezentacją łączną (np. co najmniej dwóch członków zarządu), to do zgłoszenia musi zostać dołączone pełnomocnictwo do założenia konta podmiotu dla jednej osoby, np. dla członka zarządu albo dla innej osoby trzeciej. Pełnomocnictwo to powinno obejmować także uprawnienie do wskazania administratorów konta podmiotu oraz do reprezentowania go. Może być sporządzone elektronicznie, a do systemu wprowadzone w postaci skanu lub zdjęcia. Może mieć także tradycyjną formę pisemną. Wówczas oryginał pełnomocnictwa trzeba niezwłocznie dostarczyć do organu uprawnionego realizującego czynności powierzone przez ministra sprawiedliwości. Obecnie jest to Sąd Apelacyjny w Gdańsku, Oddział Informatyczny w Elblągu, al. Grunwaldzka 77‒79, 82-300 Elbląg.

Konieczna weryfikacja

Zgłoszenie jest weryfikowane przez system i dopiero po przejściu tego etapu konto zostaje założone. Obecnie czas oczekiwania wynosi kilka godzin. Dłużej trwa zakładanie konta przez pełnomocnika (nawet kilka dni), ponieważ musi zostać zweryfikowany oryginalny dokument pełnomocnictwa. Po otrzymaniu informacji o założeniu konta dla podmiotu (jest wysyłana na adres e-mail wskazany przy logowaniu) ostatnią czynnością, jaką należy wykonać, aby móc korzystać z konta podmiotu, jest dodanie użytkownika do profilu podmiotu. Czynność tę przeprowadza się z poziomu konta podmiotu z zakładki „Moja tożsamość”, a poprzez zakładkę profile powiązane dodaje się użytkownika (odbywa się to niemal natychmiast). Należy wówczas pamiętać o krótkim uzasadnieniu (np. dodanie użytkownika, którym jest członek zarządu, jest uzasadnione koniecznością użytkowania konta dla występowania przez podmiot jako uczestnik postępowań upadłościowych czy restrukturyzacyjnych). Osoba fizyczna, która ma własne konto (jako osoba fizyczna), a także konto dla podmiotu, który reprezentuje, korzysta z tych kont niezależnie od siebie ‒ na etapie logowania wybiera, z którego konta w danym momencie chce korzystać, a ponadto między kontami w toku użytkowania można się przełączać. Osoba fizyczna, która pełni funkcje pełnomocnika profesjonalnego, adwokata czy radcy prawnego, ma jedno konto, przy czym może z niego korzystać w imieniu własnym oraz działając w imieniu swoich mocodawców.

Obrót dokumentami nie całkiem elektroniczny

KRZ miał być systemem, który usprawni procedowanie w sprawach upadłościowych i restrukturyzacyjnych. Nie można negować faktu, że system teleinformatyczny ogranicza korzystanie z tradycyjnych papierowych dokumentów, co nie znaczy jednak, że pozwala na całkowite pożegnanie się z nimi. Zgodnie bowiem z art. 216a ust. 1e w zw. z art. 216a ust. 1c pkt 2 prawa upadłościowego (dalej: p.u.), w przypadku gdy dokumenty (stanowiące załącznik do pisma wnoszonego przez system KRZ) zostały sporządzone w postaci papierowej i do pisma zostały załączone ich elektroniczne kopie (skan/zdjęcie), to oryginały takich dokumentów albo ich odpisy poświadczone za zgodność z oryginałem (zgodnie z przepisami kodeksu postępowania cywilnego; dalej: k.p.c.) składa się w sądzie upadłościowym bez wezwania w terminie trzech dni od wniesienia pisma. Po bezskutecznym upływie terminu przewodniczący zwraca pismo stronie. Nie wywołuje to żadnych skutków, jakie ustawa wiąże z wniesieniem pisma procesowego do sądu.

Biorąc to pod uwagę, nie da się całkowicie wyeliminować papierowego obiegu dokumentów. Co więcej, sąd upadłościowy nie ma podstawy prawnej (nie wynika to z p.u., a ponadto brak jest odesłania do k.p.c.), żeby wnioskodawcę wezwać do uzupełnienia tych dokumentów. On sam musi pamiętać, żeby te dokumenty złożyć we właściwym sądzie.

Takie ukształtowanie procedury sprawia, że np. pracy nad sporządzeniem wniosku o ogłoszenie upadłości jest więcej, niż było w poprzednim systemie prawnym. Obecnie nie tylko należy uzupełnić wniosek wygenerowany w systemie, lecz także de facto złożyć go w sądzie upadłościowym, i to w krótkim trzydniowym terminie. ©℗

Okiem praktyka

▶ Techniczne ograniczenia. Bezsprzecznie obecnie obieg dokumentów jest o wiele szybszy – siedząc przy biurku, można złożyć wniosek do sądu i od razu otrzymać potwierdzenie, bez konieczności korzystania z operatora pocztowego. Jednak droga do wypełnienia i złożenia wniosku jest momentami trudna, kręta i wyboista, i to nie z powodów merytorycznych, a raczej techniczno-technologicznych. Składając wniosek o ogłoszenie upadłości, należy do niego dołączyć wiele dokumentów, np. wykaz majątku, spis wierzycieli, bilans, oświadczenie o spłatach wierzytelności, spis podmiotów zobowiązanych majątkowo wobec dłużnika, wykaz tytułów egzekucyjnych oraz tytułów wykonawczych przeciwko dłużnikowi itd. Na początku funkcjonowania KRZ te załączniki można było wygenerować jedynie w ramach systemu KRZ, i to w sposób narzucony przez system. Powodowało to niejednokrotnie czasochłonne przepisywanie informacji zawartych w systemach księgowych czy w ewidencji środków trwałych. Obecnie system KRZ pozwala na dodanie odrębnych plików zawierających majątek, spis wierzycieli oraz bilans, ale w określonym formacie.

▶ Problem z dodawaniem załączników. W przypadku takich załączników do wniosku o ogłoszenie upadłości jak: spis podmiotów zobowiązanych majątkowo wobec dłużnika, oświadczenie o spłatach wierzytelności, wykaz tytułów egzekucyjnych oraz tytułów wykonawczych przeciwko dłużnikowi, informacja o postępowaniach, informacja o miejscu zamieszkania reprezentantów spółki lub osoby prawnej i likwidatorów, jeżeli są ustanowieni – nie ma możliwości dodania osobnych plików. Dokumenty te można wygenerować wyłącznie w systemie KRZ. Jest to szczególnie uciążliwe w odniesieniu do załącznika „Oświadczenie o spłatach wierzytelności”. Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 4 p.u., jeżeli wniosek o ogłoszenie upadłości zgłasza dłużnik, to do wniosku powinien dołączyć oświadczenie o spłatach wierzytelności lub innych długów dokonanych w terminie sześciu miesięcy przed dniem złożenia wniosku.

Niejednokrotnie podmioty będące na przedpolu upadłości czynią starania, aby możliwie jak najdłużej wypłacać comiesięczne wynagrodzenia swoim pracownikom, zwłaszcza w dużych podmiotach produkcyjnych. Wówczas zamiast wygenerować potwierdzenia zapłaty z systemu bankowego lub księgowego, dłużnik, uzupełniając wniosek, musi rozpisać każdego pracownika, który otrzymał jakiekolwiek świadczenie od pracodawcy/dłużnika w terminie sześciu miesięcy od dnia złożenia wniosku. Ma także obowiązek rozpisać każdą wypłaconą kwotę (wskazując wartość, walutę, termin zapłaty i krótkie uzasadnienie sporu). Praktyka wniosków papierowych pozwalała posługiwać się w tym przypadku wydrukami z systemów bankowych lub księgowych.

▶ Rozmiar wniosku może być pułapką. Nie można zapominać, że system KRZ ma także ograniczenia natury technicznej. Załączane do wniosku o ogłoszenie upadłości pliki nie mogą przekroczyć 8,00 MB. Problem z rozmiarem plików może się pojawić, gdy wraz z wnioskiem o ogłoszenie upadłości jest składany wniosek o zatwierdzenie warunków sprzedaży w ramach tzw. przygotowanej likwidacji (pre-pack). W takim przypadku istnieje obowiązek dołączenia opisu i oszacowania majątku (zazwyczaj przedsiębiorstwa) sporządzonego przez rzeczoznawcę majątkowego – biegłego sądowego. Takie dokumenty cechuje obszerność i niejednokrotnie może zaistnieć konieczność kompresji takiego pliku lub podziału go na kilka mniejszych.

Można wpaść także w inną pułapkę. Mianowicie ogranicza nas rozmiar nie tylko poszczególnych plików, lecz także wniosku. Podpis kwalifikowany ogranicza możliwość złożenia podpisu do wniosku o rozmiarze 50 MB. Z kolei profil zaufany ogranicza możliwość złożenia podpisu do wniosku o rozmiarze 10 MB. ©℗

Podstawa prawna

Podstawa prawna

• ustawa z 6 grudnia 2018 r. o Krajowym Rejestrze Zadłużonych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1909)

• art. 23 ust. 1 pkt 4, art. 216a ust. 1e w zw. z art. 216a ust. 1c pkt 2 ustawy z 28 lutego 2003 r. – Prawo upadłościowe (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1520; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 825)