W sprawach administracyjnych utajnianie akt jest dozwolone tylko w wyjątkowych sytuacjach

W naszej gminie mamy problemy z segregowaniem śmieci przez mieszkańców. Na osoby, które nie wypełniają obowiązków w tym zakresie, nakładamy podwyższone opłaty. Niestety, wiele osób po otrzymaniu decyzji żąda od nas dostępu do akt prowadzonych przez nas spraw, co dezorganizuje nam pracę. Zastanawiamy się więc, jak szeroki powinien być dostęp stron do akt prowadzonych przez nas spraw.

W postępowaniach dotyczących opłat za gospodarowanie odpadami komunalnymi stosuje się przepisy ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.; dalej: o.p.). Przy czym jeśli chodzi o wgląd do akt zawierających materiał dowodowy, to o.p. zawiera regulacje zbieżne z tymi, które są zawarte w ustawie z 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 775 ze zm.; dalej: k.p.a.). W obu przypadkach obowiązuje więc ten sam schemat działania organu. Zgodnie z nim strona postępowania ma prawo wglądu w akta sprawy, sporządzania z nich notatek, odpisów oraz kopii. Prawo to przysługuje również po zakończeniu postępowania. Czynności te odbywają się w siedzibie organu załatwiającego sprawę bądź za pośrednictwem systemu teleinformatycznego po uprzednim odpowiednim uwierzytelnieniu strony. Co ważne, prawo wglądu w akta sprawy, a co za tym idzie możliwość odniesienia się przez stronę postępowania do zebranego przez organ materiału dowodowego, stanowi urzeczywistnienie jednej z naczelnych zasad postępowań administracyjnych, a mianowicie reguły czynnego udziału strony. Przez ograniczenie stronie prawa wglądu do akt organ może więc dopuścić się naruszenia przywołanej zasady. Tymczasem, jak wynika ze sprawozdań sporządzanych corocznie przez samorządowe kolegia odwoławcze, łamanie zasad postępowania administracyjnego, tudzież podatkowego, stanowi jeden z najczęstszych powodów uchylania decyzji wydawanych przez organy jednostek samorządu terytorialnego.

Odmowa incydentalnie

Przepisy przewidują możliwość ograniczenia stronie prawa dostępu do akt sprawy. Zgodnie z art. 179 par. 1 o.p. oraz art. 74 ust. 1 k.p.a. organ może odmówić stronie dostępu do dokumentów, które co prawda znajdują się w aktach danej sprawy, ale jednocześnie zawierają informacje niejawne, przy czym w przypadku postępowań podatkowych chodzi o informacje poufne, tajne i ściśle tajne, podczas gdy w odniesieniu do postępowań administracyjnych jedynie o informacje o klauzulach tajne i ściśle tajne. Ponadto organ może wyłączyć jawność innych dokumentów ze względu na interes publiczny lub ważny interes państwowy. Jest więc w tym pewna uznaniowość, lecz organ powinien korzystać z prawa do ograniczenia stronie dostępu do akt ostrożnie, aby nie narazić się na podważenie rozstrzygnięć wydanych w ramach postępowań. Przykładowo, instytucja tajemnicy prawnie chronionej, przewijająca się przede wszystkim właśnie w postępowaniach podatkowych, niekoniecznie może być wskazywana jako interes publiczny uzasadniający wyłączenie jawności akt sprawy dla stron. – Każde toczące się postępowanie administracyjne objęte jest tajemnicami prawnie chronionymi. Nie zwalnia to jednak żadnego organu z rzetelnego prowadzenia postępowania administracyjnego i budowania zaufania obywateli do organów administracji. Całkowitym nieporozumieniem jest twierdzenie, że organ nie może przedstawić dowodów, na podstawie których wymierza karę – tłumaczy dr Piotr Pałka, radca prawny i wspólnik w Derc Pałka Kancelaria Radców Prawnych.

Dane osób trzecich do anonimizacji

W sytuacji, gdy organ podczas rozpatrywania jednej sprawy sięga po dowody z innych spraw, do czego ma prawo, może – zamiast całkowicie wyłączać jawność tych materiałów – zanonimizować określone ich fragmenty. W orzecznictwie, m.in. w wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Olsztynie z 24 maja 2023 r. (sygn. akt I SA/Ol 375/22), uznaje się bowiem, że wyłączenie z akt sprawy na etapie postępowania podatkowego na podstawie art. 179 par. 1 o.p. dowodów z akt innego postępowania karnego skarbowego, przy jednoczesnym włączeniu do akt ich zanonimizowanych uwierzytelnionych kopii, nie narusza zasady czynnego udziału strony. Warunkiem jest, by anonimizacja była uzasadniona, np. dotyczyła wyłącznie danych osób trzecich objętych innym postępowaniem. Ponadto stronie w toku postępowania trzeba zapewnić prawo wglądu do tych zanonimizowanych kopii.

Jeśli, mimo wszystko, wyłączenie jawności dla strony jakiegoś dokumentu jest nieuniknione, to z punktu widzenia organu znaczenie procesowe może mieć to, na jakim etapie postępowania odmawia on dostępu do części akt sprawy. I tak Sąd Administracyjny w wyroku z 19 kwietnia 2023 r. (sygn. akt III OSK 2084/21) zauważył, że gdy odmowa udostępnienia stronie postępowania administracyjnego dokumentów ze sprawy następuje w trakcie trwania wyjaśnień w sprawie, to organ powinien na tę okoliczność wydać postanowienie, które podlega zażaleniu strony – w przypadku organów JST będzie to zażalenie rozpatrywane przez samorządowe kolegia odwoławcze. Z kolei gdy odmowa stronie zapoznania się z całością akt sprawy następuje w chwili, gdy strona przed wydaniem decyzji może w trybie przewidzianym w art. 10 par. 1 k.p.a. wypowiedzieć się co do zebranych dowodów i materiałów, wówczas można tę odmowę podnosić jako uchybienie organu w odwołaniu od wydanej przezeń decyzji. ©℗