Świadczenie pomocy prawnej online wymaga zapewnienia wszelkich standardów wymaganych dla ochrony tajemnicy adwokackiej - mówi dr Agnieszka Zemke-Górecka, adwokat, wiceprezes prezydium NRA.
/>
Koordynuje pani pracę nad zmianami w regulaminie wykonywania zawodu adwokata. Ma się on diametralnie różnić od obecnego. Z czego to wynika?
Obowiązujący regulamin uchwalono w 2009 r. Początkowo zespół skłaniał się do zaproponowania jedynie jego nowelizacji. Na wczesnym etapie prac okazało się jednak, że zakres koniecznych zmian jest niezmiernie szeroki. Ponadto w trakcie prac zidentyfikowano szereg innych unormowań, których włączenie do regulaminu zespół uznał za celowe. Takie podejście ma w założeniu ułatwić adwokatom orientację w obowiązujących ich regulacjach bez konieczności sięgania po kilka różnych dokumentów.
Jakie zmiany mają tu największe znaczenie?
Od ostatniej nowelizacji obowiązującego regulaminu zmieniły się przepisy prawa rzutujące na obowiązki adwokata w zakresie ochrony danych osobowych osób fizycznych, w tym też beneficjentów pomocy prawnej. W projekcie regulaminu zwrócono także uwagę na obowiązki z ustawy AML, zwłaszcza w zakresie skorelowanym z tajemnicą adwokacką. Zmiany kodeksu cywilnego w zakresie formy czynności prawnych wynikające z dynamicznego rozwoju nowych technologii uzasadniają wprowadzenie odpowiednich unormowań regulaminowych przewidujących możliwość zawarcia umowy o świadczenie pomocy prawnej także w formie elektronicznej lub dokumentowej. Poza zakresem obowiązującego regulaminu pozostaje wiele kwestii wynikających ze zmian społeczno-gospodarczych i technologicznych wpływających również na sposób wykonywania zawodu adwokata. Jedna z zaproponowanych regulacji budzi żywą dyskusję w naszym środowisku.
Która?
W świetle obowiązującego regulaminu lokal, w którym adwokat wykonuje zawód, powinien być odpowiednio oznaczony. Zdaniem zespołu obecna regulacja jest niewystarczającą przede wszystkim w kontekście zmian uwarunkowań wykonywania zawodu, które zostały przyśpieszone w wyniku pandemii COVID-19. Nie sposób nie dostrzec, że wielu adwokatów rejestruje siedzibę w miejscu zamieszkania, ale na co dzień wykonuje zawód w lokalu kancelarii prawnej. Osoby te nie mają często faktycznej możliwości oznaczenia szyldem ani miejsca, w którym faktycznie wykonują zawód (ponieważ miejsce to jest już oznaczone szyldem podmiotu, z którym adwokat stale współpracuje), ani też miejsca siedziby zawodowej, ponieważ jest to lokal, w którym adwokat zamieszkuje. Projekt regulaminu wprowadza istotny wyjątek, przewidując, że adwokaci, którzy faktycznie wykonują zawód w innym miejscu niż to, w którym wyznaczyli siedzibę zawodową, filię lub oddział, mogą odstąpić od obowiązku oznaczania lokali. Projektowana regulacja wprowadza obowiązek zgłoszenia dodatkowego adresu wykonywania czynności adwokackich do właściwej okręgowej rady adwokackiej, tak aby organ ten dysponował wiedzą o adresie, pod którym adwokat faktycznie wykonuje czynności. Regulamin porządkuje szereg kwestii związanych z wykonywaniem zawodu adwokata.
Co dokładnie obejmują zmiany w regulaminie?
Regulamin zawiera postanowienia ogólne dotyczące wykonywania zawodu adwokata oraz postanowienia szczegółowe, które mają charakter zobowiązujący do dokonywania określonych czynności przez adwokata w odpowiednim czasie wobec klienta i organów samorządu adwokackiego. W projekcie regulaminu mocno zaakcentowano znaczenie alternatywnych sposobów rozwiązywania sporów, w tym mediacji np. poprzez obowiązek zamieszczenia klauzuli mediacyjnej w umowach spółek z udziałem adwokata i w umowach tzw. wspólnoty biurowej. W projekcie zachowano postanowienia dotyczące tajemnicy adwokackiej, aczkolwiek dodatkowo wprowadzono jednoznaczny zapis o konieczności odebrania od innych osób pisemnego oświadczenia zobowiązującego do zachowania informacji objętych tajemnicą adwokacką przed ich dopuszczeniem do wykonywania czynności zawodowych. Taki wymóg wprowadza formalne podstawy dla odpowiedzialności osób trzecich za ewentualne spowodowanie naruszeń z tytułu ujawnienia informacji objętych tajemnicą adwokacką. Biorąc pod uwagę dynamiczny rozwój wszelkich narzędzi informatycznych w zakresie przetwarzania danych w sieci, doszliśmy do przekonania, że niezbędne jest określenie minimalnych standardów cyberbezpieczeństwa. Ze względu na ochronę praw naszych klientów zwróciliśmy szczególną uwagę na obowiązek zapewnienia ciągłości świadczenia pomocy prawnej. Z uwagi na bardzo enigmatyczne uregulowanie instytucji zastępcy adwokata w art. 37a ust.2 ustawy - Prawo o adwokaturze konieczne jest doprecyzowanie warunków i procedur z tym związanych. W związku z tym uregulowano, jakie czynności powinien dokonać adwokat likwidujący działalność w celu zabezpieczenia interesu klienta. Odpowiednie stosowanie obowiązków w tym zakresie przewidziano wobec adwokata niemającego czasowo lub trwale możliwości wykonywania zawodu, któremu dziekan ORA wyznaczył zastępcę. Proponowana regulacja nie nakłada nadmiernych obowiązków, a pozwala na sprawniejsze przekazanie spraw zastępcy. Jednocześnie stwarza podstawę do egzekwowania od adwokatów, dla których wyznaczono zastępców, obowiązku współpracy z nimi.
A jakie mają być standardy przy udzielaniu pomocy prawnej online?
Zespół rozważał wprowadzenie minimalnych wymogów w tym zakresie, jednak z uwagi na dynamizm zmian w standardach i sposobach zabezpieczenia danych przetwarzanych w systemach informatycznych oraz konieczność ich ciągłej aktualizacji doszliśmy do przekonania, że nie powinna być to materia regulaminowa, lecz objęta odrębną uchwałą Naczelnej Rady Adwokackiej podjętą w oparciu o standard sporządzony przez podmiot posiadający wiedzę z zakresu cyberbezpieczeństwa, która pełniłaby raczej funkcję wytycznych, zbioru dobrych praktyk, niż twardego punktu odniesienia. Dałoby to dodatkowo możliwość szybkiego reagowania na potencjalne zagrożenia przy dynamicznie zmieniającej się rzeczywistości cyfrowej. Warto zwrócić uwagę, że trudno o jednolity standard dla małych kancelarii i dużych korporacji.
Z czego wynika ta trudność?
Im większe ryzyko naruszenia praw i wolności osób, których dane dotyczą, tym bardziej zaawansowane powinny być środki ochrony. Nie dotyczy to tylko skali działalności, lecz także jej przedmiotu. Kancelarie adwokackie, spółki i zespoły adwokackie mają zróżnicowane przedmioty specjalizacji, a wiąże się z nimi inny katalog przetwarzanych danych wpływający na ocenę tego ryzyka. Ponadto klienci korporacyjni często mogą nakładać dodatkowe obowiązki w zakresie cyberbezpieczeństwa na podmioty świadczące pomoc prawną.
A co konkretnie w wykonywaniu zawodu zmieniła pandemia, że trzeba to było uwzględniać w regulaminie?
Rozwinęła świadczenie pomocy prawnej online. Adwokat uczestniczący w rozprawie zdalnie powinien zadbać zarówno o kwestie techniczne, jak też przygotować swojego klienta do nowej formy uczestnictwa w rozprawie. Świadczenie pomocy prawnej online wymaga zapewnienia wszelkich standardów wymaganych dla ochrony tajemnicy adwokackiej.
Zmieniła też sposób przekazywania korespondencji...
Tak. Profesjonalni pełnomocnicy zobowiązani są wzajemnie doręczać pisma procesowe, a w związku z pandemią zaczęliśmy wykorzystywać do tego celu pocztę e-mail.
Czy nowy regulamin określa też standardy komunikacji elektronicznej z sądami?
To na razie komunikacja jednostronna, tylko sąd może przesłać dokumenty za pośrednictwem portalu.
Kiedy nowy regulamin może wejść w życie?
Projekt był konsultowany z członkami NRA, obecnie trwają konsultacje środowiskowe z członkami naszego samorządu. Myślę, że po zebraniu wniosków zostaną one przekazane zespołowi celem uporządkowania, a następnie staną się przedmiotem debaty Naczelnej Rady Adwokackiej, która będzie mogła przyjąć projekt na posiedzeniu plenarnym w tym roku, może jesienią. Niezbędny będzie odpowiedni czas na dostosowanie praktyk adwokackich do wymogów regulaminu.©℗
Rozmawiał Szymon Cydzik
W skład zespołu ds. opracowania projektu zmian w regulaminie wykonywania zawodu adwokata wchodzą: mec. Jakub Jacyna, sekretarz ORA w Warszawie, mec. Tomasz Krawczyk, rzecznik dyscyplinarny Wielkopolskiej Izby Adwokackiej, mec. Wojciech Bergier, członek ORA w Krakowie, mec. Grzegorz Kukowka, rzecznik prasowy i członek ORA w Warszawie, mec. Łukasz Iwaniuk, sekretarz ORA w Białymstoku oraz mec. Rafał Radłowski członek Katowickiej Izby Adwokackiej.
