Skrzynki odbiorcze i powtórne zawiadomienia – to nowe funkcjonalności, które wkrótce pojawią się w portalach informacyjnych sądów. O ich wprowadzenie zabiegały samorządy prawnicze
Od wejścia w życie nowych przepisów dotyczących doręczeń przez portal informacyjny (PI) radcowie prawni i adwokaci zgłaszali liczne zastrzeżenia co do jego funkcjonowania. Samorządy prawnicze wnioskowały o wprowadzenie zmian ułatwiających korzystanie z PI. 21 lipca ich przedstawiciele spotkali się z sędzią Wojciechem Łukowskim, zastępcą koordynatora krajowego ds. koordynacji wdrożeń systemów informatycznych w sądach powszechnych. Zadeklarował on udostępnienie we wrześniu nowych funkcjonalności w portalu informacyjnym.
Najważniejsza zmiana to wprowadzenie w portalu skrzynek odbiorczych grupujących w jednej zakładce dokumenty (pisma sądowe) podlegające doręczeniu w trybie regulacji art. 15zzs9 ust. 2 ustawy covidowej (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1842 ze zm.), kierowane do konkretnego pełnomocnika. Drugą ważną nowością ma być generowanie przez system powtórnego zawiadomienia o piśmie oczekującym na odczytanie w ciągu siedmiu dni od umieszczenia go na portalu informacyjnym.
– Priorytetem jest wdrożenie tych właśnie dodatkowych funkcjonalności. Pozostałe potencjalne zmiany mogą wymagać zmian legislacyjnych – mówi Wojciech Łukowski.
Wątpliwości i rozbieżności
Krajowy koordynator przyznaje, że podczas lipcowego spotkania wiele wątpliwości dotyczyło niejednolitej praktyki sądów w zakresie zamieszczenia pism sądowych na PI. Samorząd radców prawnych zwracał uwagę m.in. na problem z zamieszczaniem orzeczeń wraz z uzasadnieniem, co do których możliwe jest złożenie środka odwoławczego. Radcowie uważają, że za dokument wywołujący skutek doręczenia powinien być uznawany wyłącznie taki, który w jednym pliku zawiera orzeczenie wraz z uzasadnieniem i ewentualnie pismo przewodnie. Według nich umieszczenie w portalu samego uzasadnienia takiego skutku nie wywoła – co dzisiaj nie jest jednoznacznie określone.
Wątpliwości wśród części pełnomocników budzi też to, czy w ogóle muszą zakładać konto w PI. Przepis mówi bowiem jedynie, że sądy mają obowiązek dokonywania doręczeń przez portal, ale nie ma przepisu nakazującego pełnomocnikowi rejestrację w nim.
– Obligatoryjność posiadania takiego konta budzi zastrzeżenia. Są przecież osoby wykluczone elektronicznie. Starsi adwokaci nie będą zakładać kont w portalu, bo nie są przekonani do takich nowinek, a sąd nie może nikogo zmusić do tego, aby poszedł do sądu i takie konto założył – wskazuje Kamil Szmid, koordynator ds. sekcji praktyków prawa przy Okręgowej Radzie Adwokackiej w Warszawie.
– Jeżeli przepis mówi, że sąd doręcza pisma przez zamieszczenie ich w portalu informacyjnym, implikuje to obowiązek posiadania konta w tym portalu przez każdego pełnomocnika. Przepis stwarza oblig doręczeń i nie zawiera wyłączeń podmiotowych, a tylko przedmiotowe. Trudno więc bronić tezy, że konto jest tylko dla tych, którzy chcą – ripostuje sędzia Łukowski.
Podaje też inne przykłady czynności, które można wykonać tylko przez internet, takie jak rozliczanie z ZUS przez program Płatnik i rejestracja w Krajowym Rejestrze Sądowym od początku lipca możliwa jedynie elektronicznie.
– A przecież żaden przepis nie nakazuje zakładania konta w tych systemach ani nawet posiadania komputera z dostępem do internetu – podkreśla koordynator.
Problemy z dostępem do rozwiązania
Pełnomocnicy skarżą się też, że często uzyskanie dostępu do sprawy i publikowanych w niej dokumentów zajmuje dużo czasu, i to mimo złożenia wniosku o taki dostęp.
Wojciech Łukowski wyjaśnia, że przydzielanie dostępu do spraw w portalu ułatwia wskazanie przez pełnomocnika w pierwszym piśmie procesowym numeru wpisu na listę adwokatów lub radców prawnych. Skraca to także czas oczekiwania na udzielenie tego dostępu. Dodaje, że sądy z urzędu (na podstawie systemu ROBUS) powinny ustalać PESEL pełnomocnika i zapewniać dostęp do spraw. Przypomina, że od 3 lipca można dać pełnomocnikowi umocowanemu w prawie dostęp do PI bez jego wniosku.
Co jednak w sytuacji, gdy pełnomocnik w momencie rozpoczęcia sprawy nie miał konta w portalu i założył je już w jej trakcie? Sędzia Łukowski wyjaśnia, że wtedy termin na odebranie pisma biegnie od jego udostępnienia. Dodaje, że w Sądzie Okręgowym we Wrocławiu, w którym pracuje, wydano zarządzenie, by pierwszego doręczenia dokonywać pocztowo, informując jednocześnie pełnomocnika o konieczności założenia konta w portalu.
– Jeśli mimo to nie założy on konta, jest to już jego decyzja, z której negatywnymi skutkami musi się liczyć. Podobnie jest w przypadku założenia konta ze znacznym opóźnieniem bez uzasadnionego powodu. Pełnomocnik jest wówczas sam winien, że ma krótszy czas na zapoznanie się z pismem – tłumaczy zastępca koordynatora krajowego.
A co, jeśli opóźnienie w przyznaniu dostępu do sprawy wynika z błędu po stronie sądu, a sam pełnomocnik ma konto i wnioskował o przyznanie dostępu do sprawy?
– Wówczas termin nie biegnie, aż do przyznania tego dostępu, czyli chwili, gdy zapoznanie się z pismem zaczęło być realnie możliwe – wyjaśnia sędzia Łukowski.
Wskazuje jednak, że takie przypadki powinny być marginalne, gdyż sądy powinny z urzędu przez system ROBUS ustalić PESEL pełnomocnika i udostępnić mu sprawę. ©℗
OPINIA
Potrzebny był okres przejściowy
Dorota Kulińska dyrektor Instytutu Legislacji i Prac Parlamentarnych NRA
Wymóg posiadania konta w portalu nie jest obowiązkiem prawnym, ale faktycznym. Brak konta rodzi bowiem skutki prawne, choć żadna norma wprost nie nakazuje jego posiadania. Taki stan nie gwarantuje pewności i wymusza założenie konta w portalu. Z jednej strony nie ma więc obowiązku posiadania konta, ale z drugiej doręczenie przez portal jest obowiązkowe i rodzi efekt procesowy. Powinno być to zapisane wprost – że osoby, które z jakichś względów nie mogą lub nie chcą korzystać z portalu, mają możliwość pozostania przy doręczeniach tradycyjnych. Bo przecież wśród adwokatów są też np. osoby niepełnosprawne lub takie, na które z racji wieku nie można nakładać takich obowiązków. Jest to jakaś forma ograniczenia wolności wykonywania zawodu.
Oczywiście osoby takie zawsze powinny wskazywać powód, dlaczego w ich przypadku korzystanie z portalu nie jest możliwe. Mógłby to być np. brak dostępu do internetu, bo jego posiadanie też nie jest takie oczywiste. Wtedy adwokaci mieliby poczucie ochrony, gwarancję, że dotrzymają doręczenia w sposób tradycyjny. Najlepiej i najprościej byłoby wprowadzić okres przejściowy, decydując, że przez miesiąc lub pół roku brak konta w portalu nie wywoływałby konsekwencji, a doręczenie dokonywane byłoby w dwóch formach równolegle (przy czym wiążące dla terminów byłoby doręczenie tradycyjne). Wtedy zostałoby zweryfikowane działanie portalu, usunięte problemy, wprowadzone konieczne funkcjonalności. Wszystkie środowiska mogłyby zgłosić uwagi, co pozwoliłoby wdrożyć system na właściwym poziomie.
