Postępowanie wieczystoksięgowe charakteryzuje się wysokim stopniem sformalizowania. W celu jego sprawnego oraz szybkiego przebiegu ustawodawca wprowadził obowiązek zgłaszania żądań na urzędowych formularzach.
Dla dokonania wpisu w księdze wieczystej niezbędne jest załączenie dokumentów świadczących o zajściu zdarzenia prawnego dotyczącego nieruchomości, które winno być ujawnione w tym rejestrze. Posługując się ogólnym terminem „dokument”, ustawodawca nie sprecyzował dokładnie, jakie dokumenty mogą być podstawą wpisu. Ograniczył się wyłącznie do określenia formy, w jakiej dokumenty powinny być sporządzone, aby stanowiły podstawę wpisu.
Regulacja ta stała się zarzewiem sporu, który rykoszetem uderza w przedstawicieli zawodów zaufania publicznego – adwokatów oraz radców prawnych. Nierzadko sądy wieczystoksięgowe odmawiają dokonania wpisu w księdze wieczystej, jeśli strona reprezentowana przez profesjonalnego pełnomocnika zamiast oryginału stanowiącego podstawę wpisu załączy poświadczony za zgodność z oryginałem przez adwokata czy radcę prawnego odpis zgodnie z art. 129 par. 2 kodeksu postępowania cywilnego. Kontrowersyjność tego stanowiska wynika z faktu, że do wyłączenia stosowania art. 129 par. 2 k.p.c. w postępowaniach wieczystoksięgowych dochodzi nie na podstawie przepisu prawa, lecz postanowienia Sądu Najwyższego z 2 grudnia 2016 r. (sygn. akt I CSK 819/15). Opinia ta jest popularna także w doktrynie prawa, chociaż obecne są również poglądy odmienne w tym obszarze. Najdobitniej wyrażane w literaturze przez Edwarda Gniewka. W samym SN nie brakuje zwolenników liberalnego podejścia do omawianej kwestii (postanowienie z 20 listopada 2014 r., sygn. akt V CSK 9/14). To właśnie im należy w tym sporze przyznać rację.
Ustawodawca chciał zmniejszenia uciążliwości
Po pierwsze, przeciwnicy stosowania art. 129 k.p.c. w postępowaniu wieczystoksięgowym nie są w stanie wskazać przepisu – zarówno z k.p.c., jak i z ustawy o księgach wieczystych i hipotece – który wyłączałby możliwość posługiwania się uwierzytelnionymi za zgodność z oryginałem odpisami dokumentów. Z uwagi na systematykę kodeksu postępowania cywilnego oraz brzmienie art. 13 par. 2 k.p.c. istnienie takiego przepisu jawi się jako niezbędne, by wyłączyć art. 129 k.p.c. Zwłaszcza jeśli zdamy sobie sprawę, że celem nowelizacji z 2009 r. (Dz.U. z 2009 r. nr 216, poz. 1676 ze zm.) było odformalizowanie postępowań cywilnych sensu largo. Głównie chodziło o zmniejszenie uciążliwości polegającej na konieczności wyzbycia się przez strony postępowania, często na długi czas, dokumentów oryginalnych albo poniesienia kosztów ich notarialnego uwierzytelniania bądź uzyskania ich urzędowych odpisów. Podczas prac parlamentarnych zwrócono uwagę, że nie bez znaczenia dla uciążliwości dołączania oryginałów dokumentów jest też ciągle nie w pełni prawidłowa organizacja pracy sekretariatów sądowych i składnicy akt, gdzie zaginięcia dokumentów nie należały wcale do rzadkości.
Sądy mają odpowiednie narzędzia
Po drugie, należy odejść od nieracjonalnej fetyszyzacji oryginałów. O ile zgodzić się można ze stwierdzeniem, że do sądu należy składać dokumenty w oryginałach, to nie jest to równoznaczne z niemożliwością prezentowania kopii czy odpisów uwierzytelnionych przez pełnomocników. Zresztą gdy ustawodawca chce, aby dokument został przedstawiony w oryginale, to wprost wyraża taki obowiązek, jak np. w art. 485 par. 4 k.p.c., gdy mowa o wekslu lub czeku.
Po trzecie, dostrzegając wagę instytucji ksiąg wieczystych i racje przemawiające za tym, aby w tym rejestrze znajdowały się dokumenty prawdziwe, należy zwrócić uwagę, że sądy wieczystoksięgowe mają sporo narzędzi, aby zweryfikować prawidłowość prezentowanych dokumentów. Sąd ma obowiązek zażądać oryginału, jeśli uwierzytelniony przez profesjonalistę odpis budzi wątpliwości, ponieważ w pierwszej kolejności sąd nie powinien dokonywać wpisu od początku niezgodnego z rzeczywistym stanem prawnym nieruchomości. Ponadto art. 6268 k.p.c. nakazuje sądowi dokonanie sprawdzenia danych wskazanych we wniosku z danymi wynikającymi z systemów prowadzących ewidencje powszechnych numerów identyfikacyjnych, jak również sąd z urzędu dokonuje sprawdzenia danych wskazanych we wniosku i ujawnionych w księdze wieczystej oznaczenia nieruchomości z danymi katastru nieruchomości. Także na innych organach spoczywa obowiązek informowania sądu wieczystoksięgowego o zmianach odnoszących się do nieruchomości. Nie można zatem skutecznie obronić stanowiska, że sądy wieczystoksięgowe są bezbronne wobec prób fałszowania dokumentów przez posługiwanie się odpisami, co ma przemawiać za pozbawieniem przedstawicieli zawodów zaufania publicznego jednego ze swoich uprawnień, i to na podstawie wykładni funkcjonalnej <sic!>.
Wykorzystanie istniejących rejestrów i baz danych
Po czwarte, uznanie, że podstawą wpisu do KW ma być wyłącznie oryginał, prowadziłoby do paraliżu instytucji ksiąg wieczystych i skutkowało koniecznością odrzucenia wniosków opartych chociażby o orzeczenia sądów, ponieważ oryginałami dysponuje sąd, a strony wyłącznie ich odpisami. W praktyce wpisy dokonywane są na podstawie odpisów orzeczeń sądowych czy decyzji administracyjnych. Należy podkreślić, że prawodawca nie posługuje się w tym zakresie sformułowaniem, że wymagany jest oryginalny odpis orzeczenia sądu. Zatem zgodnie z podstawowymi regułami wykładni przepisów prawa, skoro sama ustawa nie wprowadza takiego rozróżnienia, to tym bardziej nie może czynić tego organ stosujący prawo.
Restrykcyjne podejście do możliwości posługiwania się uwierzytelnionymi odpisami dokumentów w postępowaniu wieczystoksięgowym coraz mniej przystaje do rzeczywistości, w której podejmowane są próby zinformatyzowania tego postępowania. Jednym z jego elementów będzie ograniczenie posługiwania się dokumentami, jeśli dostęp do nich będzie możliwy przy wykorzystaniu istniejących już rejestrów i baz danych. Może wówczas nadmierny rygoryzm, formalizm i biurokratyzm przejdą do lamusa.
