Polska Izba Informatyki i Telekomunikacji postanowiła stworzyć katalog możliwych przyczyn, czy raczej kolejno popełnianych błędów przez Krajowe Biuro Wyborcze w procesie przetargu i przygotowania systemu informatycznego do wyborów samorządowych w 2014 roku.
Izba zauważa, że podjęcie prac nad zaprojektowaniem i wykonaniem modułów do wyborów samorządowych 2014 r. wraz z administrowaniem i utrzymaniem na 3 miesiące przed wyborami świadczy o braku odpowiedzialności zarówno po stronie KBW jak i wykonawcy.
Zauważa również , iż projekt systemu taki być oddany zewnętrznemu audytowi jeszcze przed rozpoczęciem implementacji systemu .
PIIT stwierdza także , że roczne opóźnienia rozpoczęcia procedur przetargowych było przyczyną braku wystarczającego czasu na spokojne zintegrowanie elementów systemu, a następnie ich przetestowanie, w tym w warunkach skrajnych . Dodatkowo według specyfikacji zamówień KBW, brak jest zamówienia na wykonanie audytu bezpieczeństwa systemu, pozwalając ego na stwierdzenie jego sprawności działania, zgodności z założeniami oraz odporności na zewnętrzne nieuprawnione działania. Wykonano jedynie audyt algorytmu gromadzenia i przetwarzania danych z komisji.
Polska Izba Informatyki i Telekomunikacji postawiła również zarzuty braku zastosowania nowych technologii oraz możliwości jakie daje rynek, co mogło spowodować dodatkowe koszty po stronie podatników. Nie przeprowadzono analizy możliwości dzierżawy mocy obliczeniowej tylko na okres wyborów, odpowiednio skonfigurowanej pod potrzeby aplikacji . Jak zaznaczają eksperci Izby znacząco efektywniejszej ekonomicznie, szczególnie biorąc pod uwagę fakt, że tak złożone wybory mają miejsce jedynie, co 4 lata.
Nie skorzystano także z dostępnych usług przetwarzania w chmurze dla przeprowadzenia w okresie projektowania i realizowania aplikacji testów aplikacyjnych z wykorzystaniem profesjonalnych narzędzi i wiedzy dziedzinowej - zaznacza PIIT w swoim stanowisku.
W zamian za to KBW kupowało wiele sprzętu i oprogramowania systemowego , chcąc uzyskać sprawność systemu pod największe obciążenie – wybory samorządowe, które odbywają się, co 4 lata. Według szacunków Izby z przywołanych zamówień niepotrzebnie wydano prawie 1,4 mln złotych.
Jak na przyszłość zapobiegać takim sytuacjom ? Zdaniem PIIT najprostszą receptą na tak złożone i okazjonalnie obciążane systemy jest poprzedzenie właściwego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego dialogiem technicznym . Podczas takiego dialogu zamawiający ma możliwość zaprezentowania swoich potrzeb, które będą wtedy lepiej zrozumiałe przez potencjalnych wykonawców poszczególnych fragmentów systemu. Z drugiej strony firmy mają możliwość przedstawiać różne rozwiązania tych samych problemów, wskazując na rozwiązania bardziej optymalne i efektywniejsze ekonomicznie.
