W obecnych czasach niemal w każdej organizacji znajdują się dokumenty w formie elektronicznej. Większość z nich jest poufna i ogólny dostęp do nich powinien być ograniczony. Niestety, część organizacji nie zabezpiecza odpowiednio swoich danych. Często powodem braku działań w tym zakresie jest brak odpowiedniej wiedzy na temat bezpieczeństwa elektronicznego oraz niewystarczające środki na inwestycje w rozbudowę odpowiednich zabezpieczeń informatycznych.
Nie ulega wątpliwości, że zachowanie poufności danych jest szczególnie istotne dla kancelarii prawnych, które przechowują informacje oraz dokumenty dotyczące swoich klientów. Utrata lub wyciek plików, może wiązać się z dużymi konsekwencjami zarówno dla kancelarii, jak i samych klientów. Aby uniknąć takich sytuacji warto myśleć przyszłościowo i zastanowić się nad wdrożeniem odpowiednich technologii gwarantujących poprawę bezpieczeństwa przechowywania poufnych informacji.
Idealne rozwiązanie
Naprzeciw rosnącemu zapotrzebowaniu poprawy jakości bezpieczeństwa w firmach, stanął Microsoft będący światowym liderem w dziedzinie informatycznej. Gigant z Redmond opracował narzędzie Azure Information Protection, pozwalające zabezpieczać dokumenty, ich treść oraz korespondencję elektroniczną przez cały czas. Rozwiązanie jest oparte na technologii chmurowej, co pozwala tworzyć i zarządzać zasadami bezpieczeństwa dla wszystkich pracowników w organizacji. Możliwości ochrony poufnych treści jest bardzo dużo, dzięki temu każda organizacja jest w stanie wprowadzać własne zabezpieczenia dostosowane najlepiej do swoich potrzeb.
Administrator tworzy zasady bezpieczeństwa i przypisuje je odpowiednim członkom zespołu lub ustawia automatyczne szyfrowanie wszystkich treści wychodzących z firmy. Sprawia to, że dokumenty i wiadomości wychodzące z kancelarii mogą zostać odczytane tylko przez osoby do tego uprawnione, a nieumyślne przesłanie maila z załącznikiem pod nieodpowiedni adres, nie ujawni poufnych informacji. Klasyfikacji poziomu zabezpieczenia danych mogą również dokonywać sami pracownicy za pomocą jednego kliknięcia, dzięki dodatkowi AIP zainstalowanemu na komputerach służbowych. Proces zabezpieczania może być również definiowany przez automatyczne reguły lub treść zawierającą poufne dane takie jak np. numer PESEL lub numery kart kredytowych.
Lek na nieetycznych pracowników?
Kolejnym atutem „Azure Information Protection” jest również możliwość cofnięcia uprawnień do odczytu dokumentów np. dla byłych pracowników kancelarii prawnej. Funkcja ta działa nawet w przypadku, gdy dokumenty są przechowywane na nośniku danych lub dysku komputera niepodłączonego do Internetu.
Biorąc pod uwagę narastające wymogi ochrony cyfrowych danych oraz ryzyko z jakim może się wiązać ich utrata, warto pomyśleć o odpowiednim zabezpieczeniu swojej organizacji. Zdarzające się pomyłki lub nieetyczne postępowanie byłych pracowników, często mogą nieść ze sobą poważne konsekwencje związane z ujawnieniem danych należących do kancelarii lub klientów. Aby mieć pewność, że poufne informacje są bezpieczne, warto korzystać z tego co oferują nam najnowsze technologie.
„Nie ma gwarancji, że poufne dane w firmie są bezpieczne, np. numer karty kredytowej. Często obawiamy się, że informacje, które chcielibyśmy przekazać najbliższym pracownikom mogą zostać przechwycone przez osoby trzecie. To zdarza się, w szczególności w cyfrowych czasach. Aby tego uniknąć, sami stosujemy od dawna Microsoft Azure Information Protection, które w tym momencie jest najlepszym tego typu narzędziem dostępnym na rynku. Mamy pewność, że nasza firma uniknie przykrych konsekwencji”- mówi Rafał Suchożebrski, Dyrektor Sprzedaży w Onex Group.
Onex Group to lider sprzedaży oprogramowania Microsoft w Polsce. W swojej ofercie posiada możliwość przeprowadzenia audytu oraz kompleksową pomoc we wdrożeniu narzędzia Azure Information Protection w przedsiębiorstwie. Wieloletnie doświadczenie oraz kompetencje techników sprawia, że już wiele firm zaufało Onex Group i podjęło współpracę w zakresie zabezpieczenia poufnych danych.
Więcej informacji na stronie: https://www.onexgroup.pl/aip