Od paru miesięcy na łamach DGP toczy się dyskusja na temat sprawności postępowania w sprawach wpisów do ksiąg wieczystych. Zazwyczaj sprowadza się do wniosku, że sądy działają wolno, a czas oczekiwania na wpis nadmiernie się wydłuża.
Przesłanka sprawności postępowania ma ogromne znaczenie w aspekcie bezpieczeństwa obrotu nieruchomościami. Zrozumiałe jest, że osoba będąca kredytobiorcą ubiegającym się o wpis do hipoteki lub deweloper przygotowujący teren pod inwestycję skupieni są tylko na efekcie swego działania. Rozwiązania legislacyjne powinny zawsze uwzględniać interesy jak najszerszego kręgu odbiorców i mieć na celu realizację zasady bezpieczeństwa obrotu gwarantowanego przez państwo. Wszelkie zmiany prawa powinny być poprzedzone rozeznaniem konieczności ich wprowadzenia.
Przystępując do próby rozwiązania problemu usprawnienia postępowania, należy w pierwszej kolejności poddać analizie powody występowania zaległości w poszczególnych wydziałach wieczystoksięgowych. Następnie w oparciu na poczynionych ustaleniach najpierw wyeliminować przyczyny organizacyjno-zarządcze. Dodatkowe etaty referendarskie powinny być skierowane do wydziałów o odpowiedniej liczbie urzędników sądowych. Osobną kwestią są osobiste plany zawodowe referendarzy. Nie wszyscy wiążą z tym zawodem swoją przyszłość i aplikują na stanowiska sędziowskie. Przyczynia się to do zbyt dużej wymiany kadrowej, co przekłada się na ciągłe zmiany organizacyjne.
Sytuacji nie poprawi również zwiększenie liczby podmiotów składających wnioski drogą elektroniczną. Propozycja, by oprócz notariuszy, naczelników urzędów skarbowych oraz komorników uprawnionymi do składania wniosków elektronicznych były również banki, nie jest receptą na poprawę sytuacji. Zgodnie z obowiązującym prawem banki są uprawnione do składania wniosków o wpis lub wykreślenie hipoteki. Obecnie nie korzystają z tej możliwości zbyt często, ponieważ na wnioskodawcy ciąży obowiązek poniesienia opłaty za wpis. Poza tym bank jest zainteresowany ujawnieniem hipoteki, a jej wykreślenie leży na ogół w interesie właściciela nieruchomości. Bank jako osoba prawna musi złożyć wniosek podpisany przez uprawnione do tego osoby. Zdarza się, że wnioski są niekompletne, nie zawierają wymaganych załączników itp. Złożenie przez bank wniosku o wpis drogą elektroniczną nie przyspieszy znacząco rozpoznania wniosku, jako że dokumenty stanowiące podstawę do wpisu muszą być przesłane pocztą (tak samo jak w przypadku elektronicznych wniosków naczelników urzędów skarbowych). Wpis nastąpi dopiero wtedy, gdy sąd otrzyma komplet załączników. Kredytobiorca na ogół składa wniosek kompletny, a ewentualne braki usuwa sprawniej. Generalnie zakładane zmiany w postępowaniu elektronicznym powinny uwzględniać fakt, że informatyzacja jest tylko instrumentem w rękach ludzi. Elektroniczne postępowanie wieczystoksięgowe nie zwalnia sądu z obowiązku rozumnego stosowania prawa i nie może polegać na mechanicznym przenoszeniu treści z jednego systemu do drugiego.
Dobrą wydaje się propozycja, by notariusze sporządzający akt poświadczenia dziedziczenia wnioskowali na tej podstawie o zmianę wpisu własności i pobierali przy tym należną opłatę sądową. Obecnie notariusz po odebraniu od stron oświadczenia, że w skład spadku wchodzi nieruchomość, przesyła akt do właściwego sądu prowadzącego księgę wieczystą, a sąd wpisuje ostrzeżenie o zmianie właściciela. Po wezwaniu przez sąd aktualny właściciel składa wniosek o wpis. Złożenie wniosku przez notariusza znacznie skróciłoby czas aktualizacji stanu prawnego nieruchomości. Jednakże nie należy nakładać na notariuszy bezwzględnego obowiązku składania takiego wniosku, pozostawiając spadkobiercy prawo do zbycia odziedziczonej nieruchomości bez uprzedniego wpisu nabytego prawa do księgi wieczystej. Wówczas notariusz prześle do sądu akt notarialny z wnioskiem o wpis aktualnego właściciela. Zmniejszy się przez to liczba składanych wniosków i skróci czas aktualizacji wpisów.
Nie zasługuje natomiast na aprobatę pomysł, by notariuszy „włączyć w proces dokonywania wpisów” („Jak odkorkować sądy wieczystoksięgowe”, DGP z 24 czerwca 2021 r.). Księgi wieczyste prowadzą sądy rejonowe. Notariusze nie sprawują wymiaru sprawiedliwości. Wpisy do ksiąg są orzeczeniami, na które przysługują środki odwoławcze. Czy od wpisu notariusza również będzie przysługiwał środek odwoławczy? Jakie będą skutki wadliwych wpisów notariuszy? Kto poniesie za nie odpowiedzialność? Argument, że notariusz jako osoba zaufania publicznego może dokonywać wpisów do księgi wieczystej, świadczy o nieznajomości zakresu zaufania, jakim obdarzył tę grupę zawodową ustawodawca.
Sądy mają obowiązek rozpoznawania wniosków zgodnie z kolejnością ich wpływu. Jeżeli wpisów będą dokonywali notariusze i sądy to powstanie kolizji na tym odcinku jest nieuniknione, a skutki odszkodowawcze mogą być bardzo poważne. Powierzenie prowadzenia ksiąg wieczystych notariatowi wiązałoby się z ogromnymi kosztami, a zmiany organizacyjne mogłyby po prostu sparaliżować obrót nieruchomościami.
Propozycja, by uprawnionymi do składania wniosków elektronicznych były również banki, nie jest receptą na poprawę sprawności postępowań wieczystoksięgowych
