Do zmiany treści decyzji o warunkach zabudowy konieczne jest złożenie wniosku o zmianę decyzji o warunkach zabudowy. Dokument należy złożyć do urzędu gminy (miasta) miejscowo właściwego.

Kto może złożyć taki wniosek? Przede wszystkim osoba, która była adresatem decyzji o warunkach zabudowy. Jeśli jednak decyzje wydano na innego inwestora - wówczas należy wcześniej uzyskać decyzję o przeniesieniu decyzji o ustaleniu warunków zabudowy. By skutecznie wnioskować o zmianę decyzji o warunkach zabudowy potrzebne jest spełnienie jeszcze trzech warunków.

Po pierwsze decyzja, która ma ulec zmianie, musi być ostateczna (upłynęło 14 dni na odwołania albo odwołania zostały zrealizowane). Po drugie decyzja jest nadal ważna (nie uległa wygaszeniu np. wskutek odmiennych ustaleń uchwalonych miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego). Wreszcie po trzecie do zmiany decyzji o warunkach zabudowy potrzebna jest zgoda stron postępowania o wydanie takiej decyzji. Informację o spełnieniu powyższych warunków można uzyskać w miejscowo właściwym urzędzie. 

Zmiana decyzji o warunkach zabudowy możliwa jest wówczas, gdy np. jest ona wadliwa albo znacząco zmienia się charakter i cechy zabudowy, która ma powstać. Zablokować zmianę decyzji może nie tylko jej wygaśnięcie. Będzie to również niemożliwe w przypadku, gdy strona postępowania nie wyrazi na to zgody. Uzyskanie od stron postępowania zgód na zmianę decyzji i załączenie ich do wniosku o zmianę decyzji postępowanie przyspiesza. Nie jest to jednak obowiązkowe. O takie zgody wystąpi już sam urząd. Do wniosku należy załączyć dowód uiszczenia opłaty skarbowej w wysokości 10 zł.

Kompletny i poprawnie złożony wniosek jest dla urzędu podstawą do wszczęcia postępowania administracyjnego i powiadomienia ustalonych stron postępowania (tzn. właścicieli i użytkowników wieczystych nieruchomości, na które oddziałuje inwestycja, która jest przedmiotem zmiany decyzji o warunkach zabudowy). W toku postępowania urząd przede wszystkim sprawdzi, czy dla danej lokalizacji nie uchwalono planu miejscowego zagospodarowania przestrzennego i jeśli takowy jest to czy jego postanowienia nie są sprzeczne z wnioskowaną zmianą decyzji o warunkach zabudowy. W razie stwierdzonej sprzeczności urząd nie zgodzi się na zmianę decyzji. Podczas analizy treści wniosku badana będzie m.in. linia zabudowy, wielkość powierzchni zabudowy w stosunku do powierzchni działki lub terenu, szerokość elewacji frontowej oraz geometria dachu.

Jeśli w przypadku danej inwestycji pojawią się wątki wymagające wyjaśnienia (uzyskania stanowisk) w zakresie np. ochrony środowiska czy ochrony zabytków - wówczas urząd prowadzący postępowanie ma prawo występować o uzgodnienia projektowanej decyzji z właściwymi przedmiotowo innymi organami, np. właściwym miejscowo konserwatorem zabytków czy Regionalną Dyrekcją Ochrony Środowiska. To oczywiście wydłuża czas postępowania.

Po zebraniu materiałów, dowodów, uzgodnień, uwag i żądań urząd prowadzący postępowanie zawiadamia strony postępowania - w tym momencie możliwe jest jeszcze uzupełnienie dokumentacji.

Ostateczną decyzję urząd doręczy wszystkim ustalonym stronom postępowania. Na decyzję (pozytywną lub odmowną) przysługuje każdej ze stron prawo odwołania do samorządowego kolegium odwoławczego (za pośrednictwem urzędu, który wydał decyzję).