Na etapie podpisywania umowy powinien zadbać o to, aby zostały one zapisane w zamkniętym katalogu. W przeciwnym razie może się spodziewać niespodzianek i nieprzewidzianych wydatków.
W niemal wszystkich umowach najmu komercyjnego (biura, centra handlowe), oprócz czynszu i opłat związanych z korzystaniem z mediów w lokalu, przewidziane są postanowienia zobowiązujące najemcę do ponoszenia opłat eksploatacyjnych. Najczęściej obejmują one usługi świadczone przez wynajmującego w celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania budynku. I na ten element umowy najemca powinien zwrócić szczególną uwagę.
Usługi objęte opłatami eksploatacyjnymi tworzą dość pokaźną listę. Zwykle wymienia się w ich ramach:
naprawy i utrzymanie budynku oraz wszystkich jego instalacji (w tym dostarczających media), sprzątanie, wywóz śmieci, oświetlenie, ogrzewanie, serwisowanie, wyposażenie, dokonywanie zmian lub odnowienie części wspólnych; zapewnienie personelu do codziennej obsługi instalacji i urządzeń znajdujących się w budynku, jego eksploatacji i ochrony; ubezpieczenie budynku; podatki od nieruchomości, opłaty z tytułu użytkowania wieczystego; przeprowadzanie kontroli, inspekcji, przeglądów, dozoru koniecznych dla zapewnienia właściwego zarządzania i funkcjonowania budynku; zarząd nieruchomością; fundusze rezerwowe itp. Udział najemcy w kosztach usług jest proporcjonalny do wielkości zajmowanej przez niego powierzchni w obiekcie.
Wybór opłat
Zawierając umowę najmu, dokonuje się wyboru pomiędzy zaliczkowym lub ryczałtowym sposobem rozliczenia opłat eksploatacyjnych oraz pomiędzy zamkniętym lub otwartym katalogiem usług objętych tymi opłatami.
Wybór rozwiązania jest z punktu widzenia bezpieczeństwa finansowego najemcy bardzo istotny. Nieprawidłowe uregulowanie omawianej kwestii może się wiązać z niemożliwością przewidzenia wysokości jego obciążeń finansowych w trakcie trwania umowy.
Rozliczenie zaliczkowe opłat eksploatacyjnych polega zasadniczo na tym, że najemca co miesiąc uiszcza zaliczki na poczet szacowanych kosztów usług objętych tymi opłatami. Po upływie roku – zwykle do końca marca kolejnego – wynajmujący porównuje wysokość kosztów faktycznie poniesionych z wysokością wpływów z zaliczek. Jeśli stwierdza niedopłatę, najemca ma obowiązek pokryć różnicę (proporcjonalnie do swojego udziału w nieruchomości). Natomiast nadpłata jest zwykle rozliczana w kolejnych miesiącach (wynajmujący potrąca swoją wierzytelność z tytułu opłat z wpłaconymi już zaliczkami, pomniejszając kwotę należną od najemcy).
W modelu ryczałtowym najemca przez kolejne miesiące wpłaca wynajmującemu kwoty mające pokryć koszty opłat eksploatacyjnych, które nie są następnie rozliczane – wynajmujący nie żąda już ani ewentualnej dopłaty, ani też nie rozlicza nadpłat.
Z zamkniętym katalogiem usług objętych opłatami eksploatacyjnymi mamy do czynienia wtedy, gdy strony w umowie jasno przewidziały, koszty jakich usług będą nimi objęte – bez możliwości rozszerzania tego spisu przez wynajmującego.
Otwarty katalog, który zdarza się częściej, występuje natomiast wtedy, gdy na etapie zawierania umowy nie są dokładnie znane wszystkie usługi objęte opłatami eksploatacyjnymi, a jedynie kryterium uznania danej usługi za objętą opłatami, np. związek z utrzymaniem budynku. Zwykle do otwartego katalogu dodaje się przykładowe wyliczenie. Z taką sytuacją mamy do czynienia np. wówczas, gdy strony w umowie wskazały, że „opłatami eksploatacyjnymi są objęte wszelkie usługi związane z utrzymaniem budynku, a w szczególności...”.
Możliwe warianty
Oba powyższe podziały krzyżują się i można w tych ramach wyróżnić następujące warianty:
model zaliczkowy z otwartym katalogiem usług; model zaliczkowy z zamkniętym katalogiem usług; model ryczałtowy z otwartym katalogiem usług; model ryczałtowy z zamkniętym katalogiem usług.
Z perspektywy najemcy najmniej pożądany jest model zaliczkowy z otwartym katalogiem usług. Wiąże się z ryzykiem, że wynajmujący obejmie opłatami eksploatacyjnymi naprawy budynku dokonywane raz na kilkadziesiąt lat, np. wzmocnienie elementów konstrukcyjnych lub ocieplenie. Wtedy obciążenie finansowe najemcy związane z umową znacząco wzrośnie.
Jeśli wynajmujący nie chce się zgodzić na całkowite zamknięcie katalogu, można spróbować negocjować wyłączenie wprost pewnych kosztów z opłat eksploatacyjnych (np. związanych z nakładami na znaczne remonty lub wymianę wyposażenia budynku na nowocześniejsze i innymi określanymi w żargonie branżowym terminem CAPEX (capital expenditures).
Najkorzystniejszy model
Najsprawiedliwszym rozwiązaniem wydaje się model zaliczkowy z zamkniętym katalogiem usług. Jest oparty na rzeczywistych kosztach ponoszonych przez wynajmującego w związku z budynkiem, a jednocześnie gwarantuje najemcy, że nie zaskoczą go w trakcie najmu niemiłe niespodzianki związane z dodatkowymi wydatkami. Ważne, żeby strony w umowie wskazały kluczowe z perspektywy najemcy usługi objęte opłatami, które nie są jednocześnie usługami narzuconymi wynajmującemu wprost przez kodeks cywilny w ramach obowiązku utrzymania obiektu w stanie przydatnym do umówionego użytku.
Model ryczałtowy w każdym wariancie wiąże się z ryzykiem przeszacowania ryczałtu i ponoszenia kosztu wyższego niż rzeczywiste wydatki związane z utrzymaniem budynku. Przy zamkniętym katalogu ważne jest precyzyjne wymienienie usług kluczowych z perspektywy najemcy. Otwarty katalog przy modelu ryczałtowym jest rozwiązaniem dla najemcy względnie bezpiecznym.