Subskrybuj nas na Youtube
Dopóki przedsiębiorca jest tylko osobą fizyczną, dopóty pozostaje podmiotem wszystkich praw oraz właścicielem majątku związanego z prowadzoną firmą. Kiedy powołuje podmiot prawny, sfera prywatna zostaje oddzielona. Wiele osób o tym zapomina i popełnia błędy
Spółkę z o.o. oraz jednoosobową działalność gospodarczą znacznie więcej dzieli, niż łączy, o czym należy pamiętać, decydując się na przekształcenie przedsiębiorstwa w spółkę. Duża liczba odmienności wpływa także na skomplikowany charakter samego procesu transformacji. Niemniej jednak są sytuacje, w których zmiana formy prawnej prowadzonej działalności gospodarczej może okazać się korzystna dla przedsiębiorcy.
Dlaczego
O ile prowadząc jednoosobową działalność gospodarczą przedsiębiorca jako osoba fizyczna pozostaje podmiotem wszystkich praw oraz właścicielem majątku związanego z tą działalnością, o tyle w przypadku spółki z o.o. sfery te ulegają rozdzieleniu. Daje to nowe możliwości, ale także obowiązki i obciążenia. Podstawowe wady i zalety prowadzenia działalności gospodarczej w formie spółki z o.o. przedstawiono w tabeli.
Kiedy
Przekształcenie jednoosobowej działalności w spółkę z o.o. będzie miało największy sens, gdy przedsiębiorca planuje znaczny rozwój, zwłaszcza dzięki pozyskaniu wspólników.
Inną sytuacją, w której spółka z o.o. może okazać się korzystnym rozwiązaniem, może być chęć rozdzielenia sfery właścicielskiej (przedsiębiorca pozostaje jedynym lub większościowym wspólnikiem spółki) od sfery menedżerskiej (do zarządu powoływane są inne osoby).
Wreszcie spółka z o.o. pozwala zminimalizować odpowiedzialność osobistą za zobowiązania wynikające z prowadzonej działalności gospodarczej.
Procedura krok po kroku
Kolejne czynności w procesie przekształcenia jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę z o.o. przedstawiamy poniżej.
1. Sporządzenie planu przekształcenia przedsiębiorcy w spółkę z o.o.
Plan powinien być sporządzony w formie aktu notarialnego. W treści powinien zawierać co najmniej ustalenie wartości bilansowej majątku przedsiębiorcy przekształcanego na określony dzień w miesiącu poprzedzającym sporządzenie planu. Do planu należy dołączyć załączniki: projekt oświadczenia o przekształceniu przedsiębiorcy, projekt aktu założycielskiego spółki, wycenę składników majątku przedsiębiorcy przekształcanego, sprawozdanie finansowe sporządzane na ten sam dzień co wartość bilansowa.
2. Badanie planu przez biegłego rewidenta.
Przedstawiony plan powinien zostać poddany badaniu przez biegłego rewidenta. Na wniosek przedsiębiorcy wyznacza go właściwy miejscowo sąd rejestrowy (wydział gospodarczy KRS).
3. Sporządzenie oświadczenia o przekształceniu.
Oświadczenie sporządzane jest również w formie aktu notarialnego. W jego treści powinny znaleźć się następujące informacje:
– typ spółki, w jaki zostaje przekształcony przedsiębiorca;
– wysokość kapitału zakładowego;
– zakres praw przyznanych osobiście przedsiębiorcy przekształcanemu jako wspólnikowi albo akcjonariuszowi spółki przekształconej, jeżeli przyznanie takich praw jest przewidziane;
– nazwiska i imiona członków zarządu spółki przekształconej.
4. Sporządzenie umowy spółki z o.o.
Sporządzana jest w formie aktu notarialnego, dokonywane jest to łącznie z punktem 3.
5. Powołanie członków organów spółki przekształconej.
Najczęściej dokonywane jest to łącznie z punktami 3 i 4.
6. Zgłoszenie do KRS.
Zgłoszenie do rejestru przedsiębiorców KRS dokonywane jest na urzędowych formularzach przekształcenia. Celem jest wpis spółki przekształconej i wykreślenie przedsiębiorcy przekształcanego z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.
Przekształcenie wchodzi w życie w dniu wpisania spółki z o.o. do rejestru przedsiębiorców KRS.
Konsekwencje prawne
Wraz z powołaniem spółki powstaje odrębny podmiot praw i obowiązków, którego majątek jest oderwany od majątku wspólnika. Przeniesienie mienia oraz aktywności gospodarczej do spółki skutkuje również wykreśleniem wpisu w CEIDG dotyczącego działalności, która została przekształcona.
Na gruncie prawa cywilnego, administracyjnego oraz prawa pracy dochodzi do sukcesji uniwersalnej. Oznacza to, że spółka przekształcona wstępuje do umów oraz innych stosunków prawnych w miejsce dotychczasowego przedsiębiorcy, pozostaje ona w szczególności podmiotem zezwoleń, koncesji oraz ulg, które zostały przyznane przedsiębiorcy przed jego przekształceniem.
Znaczną odmienność w tym zakresie zawierają przepisy podatkowe. Sukcesja, czyli przejście z mocy prawa, ograniczona została jedynie do praw przekształconego przedsiębiorcy wynikających z ustaw podatkowych. Wyjątek stanowią te prawa, które nie mogą być kontynuowane na podstawie przepisów regulujących opodatkowanie spółek kapitałowych. Spółka z o.o. nie może np. wybrać rozliczania się według skali podatkowej czy też ulg przysługujących tylko osobom fizycznym.
Sam fakt przekształcenia nie wpłynie natomiast na zakres ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego dotychczasowego przedsiębiorcy. Dopóki bowiem spółka z o.o. będzie miała tylko jednego wspólnika, dopóty podlegać on będzie obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym. Sytuacja ta ulegnie zmianie, gdy do spółki przystąpi kolejny wspólnik. Wtedy brak będzie podstaw do objęcia udziałowców ubezpieczeniami społecznymi i zdrowotnym.
Stare długi a nowa spółka
Przekształcenie dotychczasowej działalności gospodarczej w spółkę z o.o. nie powinno być traktowane jako sposób na uniknięcie odpowiedzialności za zobowiązania przedsiębiorcy powstałe przed zawiązaniem spółki. W zakresie tym można jednak wyróżnić kilka odmiennych przypadków:
1. Umowy i stosunki prawne kontynuowane przez spółkę: w drodze sukcesji uniwersalnej spółka wstępuje na miejsce przedsiębiorcy osobowego oraz odpowiada za dalsze wykonywanie umowy oraz skutki jej niewykonania bądź nienależytego wykonania.
2. Zobowiązania powstałe przed dniem przekształcenia: odpowiedzialność za nie ponoszą solidarnie spółka oraz osoba fizyczna, która dokonała przekształcenia. Odpowiedzialność osoby fizycznej ustaje z upływem trzech lat od dnia przekształcenia. Odpowiedzialność solidarna oznacza, że wierzyciel może dochodzić całego zobowiązania od obu dłużników łącznie, od każdego z nich osobno albo według wybranej przez siebie proporcji.
3. W przypadku dokonania przekształcenia w czasie trwania postępowania sądowego o zapłatę przeciwko przedsiębiorcy albo już po wydaniu wyroku w takiej sprawie sąd na wniosek powoda nada klauzulę wykonalności przeciwko spółce z o.o. Dzięki temu wierzyciel będzie mógł egzekwować roszczenie z majątku spółki z o.o. bez konieczności wytaczania przeciwko niej odrębnego postępowania sądowego.
4. W odniesieniu do zobowiązań podatkowych oraz z tytułu składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne może zostać wydana decyzja o odpowiedzialności za zobowiązania osoby trzeciej mocą, której spółka przekształcona odpowiadać będzie za zaległości publicznoprawne przekształconego przedsiębiorcy.
Warto również pamiętać, że, co prawda, wspólnicy spółek z o.o. nie odpowiadają za ich zobowiązania, jednakże w przypadku przekształcenia dotychczasowy przedsiębiorca staje się najczęściej nie tylko wspólnikiem takiej spółki, lecz także członkiem jej zarządu. Ten ostatni zaś może ponosić odpowiedzialność za zobowiązania spółki. Dziać się tak będzie, gdy egzekucja przeciwko spółce okaże się bezskuteczna. Będzie on mógł uwolnić się od tej odpowiedzialności, jeżeli wykaże, że we właściwym czasie zgłoszono wniosek o ogłoszenie upadłości lub wszczęto postępowanie układowe spółki, albo że niezgłoszenie wniosku o ogłoszenie upadłości oraz niewszczęcie postępowania układowego nastąpiło nie z jego winy, albo że pomimo niezgłoszenia wniosku o ogłoszenie upadłości oraz niewszczęcia postępowania układowego wierzyciel nie poniósł szkody.
Różnice w działalności
Nawet jednoosobowa spółka z o.o., w której jedyny jej wspólnik jest jednocześnie prezesem jednoosobowego zarządu, jest klasyczną spółką kapitałową. To wprost rzutuje na odmienne zasady jej funkcjonowania w porównaniu do zasad funkcjonowania przedsiębiorcy wpisanego do CEIDG. Poniżej omawiamy najważniejsze zmiany, na które zwrócić należy uwagę po przekształceniu.
1. Inny sposób podejmowania decyzji oraz reprezentowania spółki. Zakres kompetencji zarządu, zgromadzenia wspólników względnie rady nadzorczej może zostać szczegółowo określony w umowie spółki. Należy wszakże pamiętać o podstawowych zasadach wynikających z ustawy z 15 września 2000 r. – Kodeks spółek handlowych (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 1030 ze zm.):
a) Spółkę reprezentuje zarząd, nie zaś wspólnicy lub rada nadzorcza. W przypadku zarządu wieloosobowego konieczne jest pamiętanie o ustalonych zasadach reprezentacji (np. jednoosobowa, łączna, łączna z prokurentem) – umowa zawarta z naruszeniem zasad reprezentacji jest nieważna, czyli traktować ją należy jak niezawartą. W przypadku zaś jej całościowego lub częściowego wykonania strony rozliczać się będą na zasadach bezpodstawnego wzbogacenia, co prowadzić może do sporów z kontrahentami.
b) Niekiedy do ważności czynności prawnej potrzebne jest nie tylko zachowanie prawidłowych zasad reprezentacji spółki, lecz także uzyskanie zgody innego jej organu (np. uchwały zgromadzenia wspólników). Jeżeli obowiązek uzyskania takiej zgody wynika z przepisów kodeksu (np. nabycie i zbycie nieruchomości, użytkowania wieczystego lub udziału w nieruchomości, jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej), to czynność prawna dokonana bez wymaganej uchwały jest nieważna. W przypadku zaś gdy obowiązek uzyskania zgody innego organu wynika tylko z umowy spółki, to czynność prawna dokonana bez zgody jest ważna, jednak nie wyklucza to odpowiedzialności członków zarządu wobec spółki z tytułu naruszenia umowy spółki albo statutu.
c) W przypadku organów kolegialnych ich decyzje podejmowane są w formie uchwał.
d) Jednoosobowe spółki z o.o. w organizacji (tj. od dnia zawarcia ich umowy do dnia wpisania spółki do rejestru), których wspólnik jest jednocześnie jedynym członkiem zarządu, nie mogą być reprezentowane przez zarząd, poza zgłoszeniem spółki do rejestru. Spółka może być zaś reprezentowana przez pełnomocnika ustanowionego przez wspólnika. Naruszenie w tym zakresie powoduje nieważność czynności prawnej.
2. Konieczność wypełniania dodatkowych obowiązków rejestrowych i sprawozdawczych. Do nich należą m.in.:
a) obowiązek sporządzania rocznych sprawozdań finansowych oraz sprawozdań z działalności,
b) obowiązek corocznego podejmowania uchwał w przedmiocie udzielania absolutorium członkom organów spółki, podziału zysku albo pokrycia straty oraz zatwierdzania sprawozdania finansowego i sprawozdania z działalności jednostki,
c) konieczność składania w sądzie rejestrowym dokumentów, o których mowa w lit. a i b, uchwał dotyczących zmian w organach spółki oraz zmian jej umowy.
3. Obowiązek prowadzenia pełnej księgowości oraz stosowania ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.). Spółki kapitałowe, w tym również spółka z o.o., mają obowiązek stosowania przepisów ustawy o rachunkowości, niezależnie od wysokości ich przychodów. Oznacza to konieczność prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz sporządzania corocznych sprawozdań, a w przypadku spółek prowadzących działalność w znacznym zakresie może powstać także obowiązek poddania sprawozdania badaniu biegłego rewidenta,
4. Sformalizowany obrót aktywami spółki. Ze względu na brak jedności podmiotowej pomiędzy spółką z o.o. oraz jej wspólnikami majątek spółki, w tym bieżące przychody, nie może być rozdysponowywany bez tytułu prawnego. Analogicznie nie jest możliwe przekazywanie spółce dodatkowych środków finansowych lub mienia bez podstawy prawnej. Naruszenie tych zasad może grozić nie tylko konsekwencjami podatkowymi, lecz także karnymi za przywłaszczenie mienia spółki.
A może aport
Rozwiązaniem, które pozwala na osiągnięcie zbliżonego efektu, tj. zmiany formy prawnej prowadzonej działalności gospodarczej w spółkę z o.o., jest wniesienie przedsiębiorstwa lub jego zorganizowanej części do spółki jako aportu. Postępowanie to nie wymaga przeprowadzenia skomplikowanej procedury przekształcenia i również może prowadzić do zaprzestania prowadzenia działalności w dotychczasowej formie, chociaż nie wyklucza jej dalszego kontynuowania. Aport może być wniesiony do nowo zawiązywanej spółki, a także do podmiotu już istniejącego. W drugim przypadku niezbędne jest podwyższenie kapitału zakładowego.
Z jednej strony objęcie udziałów w spółce kapitałowej w zamian za przedsiębiorstwo zwolnione od podatku dochodowego od osób fizycznych, w zakresie ich wartości nominalnej, nie podlega również opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług. Obowiązek podatkowy powstanie zaś od dochodu wynikającego ze sprzedaży takich udziałów.
Z drugiej strony fakt zakończenia prowadzenia działalności przez przedsiębiorcę jednoosobowego rozpoznawany jest na gruncie podatkowym jak likwidacja działalności gospodarczej. To zaś wymaga sporządzenia remanentu likwidacyjnego oraz może wiązać się z obowiązkiem zapłaty podatku dochodowego. Wyjściem może być dalsze kontynuowanie działalności jednoosobowej, pomimo wniesienia przedsiębiorstwa do spółki z o.o. (zob. np. interpretacja indywidualna dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 20 sierpnia 2014 r., sygn. IPPB1/415-581/14-3/ES).
Wniesienie przedsiębiorstwa do spółki ma jeszcze jedną wadę, przy zawarciu umowy zbycia przedsiębiorstwa zachowują bowiem aktualność ograniczenia lub wyłączenia dopuszczalności przeniesienia poszczególnych składników tego przedsiębiorstwa wynikające z przepisów ustawy, zastrzeżenia umownego lub właściwości zobowiązania. Oznacza to brak automatycznej sukcesji uniwersalnej pomiędzy dotychczasowym przedsiębiorcą i spółką. Wstąpienie przez spółkę do umów, których stroną jest przedsiębiorca, wymaga zatem dalszych czynności prawnych (przelew wierzytelności, zmiana dłużnika). W przypadku większości umów wymagana będzie zatem zgoda kontrahenta, a jej brak uniemożliwi wstąpienie spółki w miejsce przedsiębiorcy. Podobne problemy mogą powstać na gruncie koncesji, pozwoleń lub zezwoleń udzielonych przed wniesieniem aportu.
Reasumując: procedura wniesienia przedsiębiorstwa do spółki z o.o. jest znacznie prostsza od przekształcenia, może jednak prowadzić do niekorzystnych konsekwencji podatkowych związanych z likwidacją dotychczasowej działalności. Brak sukcesji uniwersalnej utrudniać zaś może bieżącą realizację uprzednio zawartych umów.
Razem czy osobno
Opisywana powyżej procedura przekształcenia prowadzić może wyłącznie do powstania jednoosobowej spółki z o.o. Nie ma jednak przeszkód, aby już po rejestracji przekształcenia jedyny wspólnik sprzedał część udziałów w spółce innej osobie albo żeby podmiot taki wniósł własny wkład do spółki, obejmując udziały w podwyższonym w ten sposób kapitale zakładowym, stając się jednocześnie jej wspólnikiem. Jeszcze więcej możliwości utworzenia spółki wieloosobowej daje wniesienie do niej przedsiębiorstwa w drodze aportu. W tym wypadku przedsiębiorca może przystąpić do spółki już istniejącej bądź zawiązać nową spółkę wspólnie z innymi osobami.
Zaletą spółek wieloosobowych jest zgromadzenie większego kapitału – wkłady do spółki wnoszone są przez każdego ze wspólników. Opcja ta pozwala także zacieśnić oraz sformalizować współpracę pomiędzy wspólnikami. Wreszcie wspólnicy wieloosobowych spółek z o.o. nie podlegają ubezpieczeniu społecznemu i zdrowotnemu z tytułu uczestnictwa w spółce.
Wady tego rozwiązania ujawnić się mogą przede wszystkim w sytuacjach konfliktowych, brak zgody wspólników może bowiem prowadzić do paraliżu decyzyjnego w spółce. Problemy mogą generować także niedokładne zapisy umowy spółki, w szczególności rozgraniczające kompetencje organów.
Koszty liczymy w tysiącach
Główne koszty, z którymi należy liczyć się w toku procedury przekształcenia:
– opłata sądowa od wniosku o wyznaczenie biegłego rewidenta do zbadania planu przekształcenia – 300 zł,
– opłata sądowa od wniosku o wpis spółki z o.o. do rejestru – 500 zł,
– ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym o dokonaniu wpisu w rejestrze – 100 zł,
– podatek od czynności cywilnoprawnych – 0,5 proc. wartości kapitału zakładowego spółki określonej w umowie pomniejszonego jednak o wynagrodzenie pobrane przez notariusza oraz opłatę sądową i za ww. ogłoszenie,
– wynagrodzenie notariusza – taksa notarialna od planu przekształcenia to koszt 200 zł + VAT, natomiast od umowy spółki z o.o. zależna jest od wysokości kapitału zakładowego, np. dla spółki z kapitałem zakładowym z przedziału 5000 zł do 10 000 zł wyniesie ona 100 zł + 3 proc. od nadwyżki powyżej: 3000 zł + VAT; do tego dochodzi wynagrodzenie za sporządzenie odpisów ww. dokumentów (6 zł za każdą rozpoczętą stronę),
– wynagrodzenie biegłego rewidenta oraz prawników, księgowych lub innych doradców – zależne od nakładu pracy i uzgodnień pomiędzy stronami.
Łącznie koszt przekształcenia wynosić będzie co najmniej kilka tysięcy złotych, a jego wysokość głównie zależeć będzie od wysokości kapitału zakładowego przyszłej spółki z o.o. oraz skomplikowania samej transakcji.
Tabela. Czy warto przekształcać – za i przeciw
| Korzyści | Wady |
| l Ochrona majątku osobistego. W spółce z o.o. wspólnik nie odpowiada za zobowiązania spółki. Jedynie w niektórych przypadkach odpowiedzialność taką może ponosić członek zarządu spółki.● Możliwość przyjęcia wspólników i pozyskania inwestorów. Spółka z o.o. jest typową spółką kapitałową, dlatego jej substratem majątkowym jest kapitał zakładowy dzielący się na zbywalne udziały. Wystarczy zbyć część udziałów, aby rozszerzyć skład osobowy wspólników. Instytucja podwyższenia kapitału zakładowego pozwala zaś na pozyskanie inwestora w zamian za udziały spółki.● Możliwość precyzyjnego ułożenia zasad współpracy. Spółka funkcjonuje na podstawie umowy spółki, pozwala to na dokładne określenie zasad jej prowadzenia i tym samym zmniejszenie możliwości powstania konfliktów z przyszłymi wspólnikami w przyszłości.● Możliwość rozdzielenia sfery właścicielskiej od zarządczej. Po zarejestrowaniu spółki z o.o. przedsiębiorca staje się jej jedynym wspólnikiem, najczęściej również prezesem jednoosobowego zarządu. W każdym czasie wszakże możliwe jest powołanie do zarządu innej osoby, czy to w zamian, czy też obok dotychczasowego prezesa.● Większa jawność, a przez to i zaufanie klientów. W aktach rejestrowych spółek z o.o. gromadzone są wszystkie dokumenty składane do KRS, ze względu na ich pełną jawność, spółki z o.o. cieszą się większym zaufaniem kontrahentów.● Łatwość sprzedaży przedsiębiorstwa lub wyjścia z niego. Aby sprzedać spółkę, wystarczy zbyć jej udziały. W przypadku zaś spółek kilkuosobowych możliwe jest, pod pewnymi warunkami, umorzenie udziałów jednego ze wspólników i w ten sposób opuszczenie przez niego spółki bez konieczności szukania osoby na jego miejsce.● Możliwość powołania rady nadzorczej. W spółce z o.o. powołać można radę nadzorczą lub komisję rewizyjną, które pełnią funkcje nadzorcze, ich kompetencje mogą być jednak zwiększane. Pozwala to wspólnikom, którzy rezygnują z zasiadania w zarządzie, utrzymać wpływ na bieżące funkcjonowanie spółki.● Możliwość zmniejszenia obciążeń publicznoprawnych. W spółkach co najmniej dwuosobowych wspólnicy nie są obłożeni ubezpieczeniem społecznym i zdrowotnym z tytułu uczestnictwa w spółce. Osoby zaś piastujące funkcję w zarządzie spółki jedynie na podstawie aktu powołania nie podlegają ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnym. | l Podwójne opodatkowanie. Spółka z o.o. jest podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych. Oznacza to, że zysk z działalności gospodarczej jest najpierw opodatkowywany przez spółkę, a następnie wypłacany wspólnikom w formie dywidend, które również podlegają opodatkowaniu.● Prowadzenie pełnej księgowości. W przeciwieństwie do jednoosobowej działalności gospodarczej, spółka z o.o. zobowiązana jest prowadzić pełną księgowość niezależnie od wysokości jej przychodów.● Więcej formalności i obowiązków. Spółka z o.o. podlega rejestracji w KRS, do rejestru należy składać także uchwały dotyczące zmian umowy spółki oraz zmian w składzie osobowym jej organów. Wnioski składane są na urzędowych formularzach i każdorazowo podlegają opłacie sądowej. Niektóre uchwały wchodzą w życie dopiero z chwilą rejestracji (np. zmiana umowy spółki, zmiany kapitału zakładowego).● Konieczność podawania dodatkowych informacji w pismach i na stronie internetowej. Ustawa precyzyjnie określa, jakie informacje należy umieszczać w pismach i zamówieniach handlowych spółki, a także na jej stronie internetowej. Uchybienie temu obowiązkowi zagrożone jest karą grzywny do 5 tys. zł.● Inne zasady wypłaty zysku wspólnikom. O ile przedsiębiorca jednoosobowy może swobodnie dysponować przychodem ze swojej działalności, o tyle w spółce z o.o. zysk wypłacany jest co do zasady raz w roku w postaci dywidendy. W ciągu roku możliwe jest wypłacanie zaliczek na jej poczet, jednak tryb ten wymaga spełnienia dodatkowych warunków.● Trudniejsza i bardziej sformalizowana likwidacja. Zakończenie prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej nie wymaga wiele formalności, w przypadku spółki konieczne jest przeprowadzenie wysoce sformalizowanej likwidacji. |
8 błędów, które najczęściej popełniają wspólnicy
Osoby, które prowadziły jednoosobową działalność gospodarczą, po przekształceniu w spółkę z o.o. często popełniają typowe błędy. Zwykle wynikają one z przyzwyczajeń do zasad obowiązujących w jednoosobowej działalności gospodarczej. Poniżej wymieniamy najczęstsze potknięcia.
1. Wpłaty i wypłaty z banku bez tytułu prawnego
Przedsiębiorcy, którzy prowadzili jednoosobową działalność gospodarczą i przyzwyczaili się do możliwości dość swobodnych wypłat i wpłat do kasy firmy, często zapominają, że spółka z o.o. jest odrębnym podmiotem gospodarczym, a jej pieniądze nie są pieniędzmi wspólników i członków zarządu. Wszelkie wpłaty lub wypłaty z konta spółki muszą mieć podstawę, czy to wynikającą z umowy, czy też uchwały.
2. Wypłaty z kapitału zakładowego
Kapitał zakładowy spółki należy odróżnić od jej bieżących środków obrotowych. Jest to substrat majątkowy spółki, pokrywany wkładami wspólników i służący do ochrony jej wierzycieli. Wypłaty z kapitału zakładowego możliwe są tylko w ściśle określonych wypadkach, np. obniżenia kapitału zakładowego.
3. Zawieranie umów z samym sobą
Członek zarządu nie może reprezentować spółki w umowie z nim samym. Umowa taka będzie z mocy prawa nieważna. Umowy z członkami zarządu mogą być zawierane przez radę nadzorczą albo pełnomocnika wybranego uchwałą wspólników.
4. Naruszenie zasad zwoływania zgromadzeń
Wspólnicy często zapominają, że zwołanie zgromadzenia wspólników wymaga spełnienia określonych procedur. Zgromadzenie wspólników zwołuje się za pomocą listów poleconych (lub przesyłek kurierskich), wysłanych co najmniej 2 tygodnie przed terminem zgromadzenia. Zawiadomienie może być wysłane e-mailem tylko wtedy, gdy wspólnik uprzednio wyraził na to pisemną zgodę, podając adres, na który powinno być wysłane. W przypadku naruszenia tych zasad i nieobecności wspólnika będzie on uprawniony do wytoczenia powództwa o uchylenie uchwał powziętych na wadliwie zwołanym zgromadzeniu.
5. Brak dokumentacji wewnątrzkorporacyjnej
Na zarządzie spółki z o.o. spoczywa obowiązek prowadzenia księgi udziałów, do której należy wpisywać nazwisko i imię albo firmę (nazwę) i siedzibę każdego wspólnika, adres, liczbę i wartość nominalną jego udziałów oraz ustanowienie zastawu lub użytkowania i wykonywanie prawa głosu przez zastawnika lub użytkownika, a także wszelkie zmiany dotyczące osób wspólników i przysługujących im udziałów. Kolejną księgą prowadzoną przez zarząd jest księga protokołów, do której wpisywane są uchwały wspólników. Naruszenie pierwszego z obowiązków zagrożone jest grzywną do 20 000 zł. Naruszenie drugiego może natomiast prowadzić do odpowiedzialności odszkodowawczej albo korporacyjnej członków zarządu.
6. Brak sprawozdań do KRS
Kolejnym obowiązkiem ciążącym na zarządzie spółki jest zapewnienie sporządzenia sprawozdania finansowego oraz sprawozdania z działalności jednostki oraz złożenia ich do sądu rejestrowego. Naruszenie tego obowiązku zagrożone jest karą grzywny lub ograniczenia wolności. Nadto niezłożenie sprawozdań finansowych za dwa kolejne lata obrotowe, mimo wezwania sądu rejestrowego, może prowadzić do wszczęcia z urzędu przez ten sąd postępowania o rozwiązanie spółki.
7. Działanie bez zgody organów spółki
Prowadzić to może do nieważności takich działań albo odpowiedzialności odszkodowawczej członków zarządu.
8. Brak danych spółki w pismach i zamówieniach
Spółka z o.o. ma obowiązek zamieszczania ściśle określonych informacji w jej dokumentach oraz na stronie internetowej. Naruszenie tego obowiązku zagrożone jest karą grzywny do 5000 zł.
/>
