Tradycyjna księgowość odchodzi do lamusa. Nie kojarzy się już opasłymi segregatorami i tomami przepisów podatkowych, Dziś, aby skutecznie funkcjonować na rynku, biuro rachunkowe musi wychodzić naprzeciw pojawiającym się wyzwaniom i wykorzystywać nowoczesne rozwiązania.

Patrząc na księgowość historycznie, pierwszym przełomem były programy do internetowej księgowości, które zachęcały przedsiębiorców do samodzielnego prowadzenia własnych rozliczeń i rezygnacji ze specjalistycznych usług. Ten trend spowodował, że profesjonaliści zaczęli tak naprawdę konkurować z systemem informatycznym i skierowali swoją uwagę na innowacyjne rozwiązania.

Drugim krokiem były duże centra księgowe, które z założenia komunikują się z klientami poprzez aplikacje internetowe. Wykorzystując efekt skali oferowały klientom nowoczesne podejście do prowadzenia księgowości przy zachowaniu niskich cen za usługi.

Dodatkowo własne działalności zaczęło otwierać nowe pokolenie wychowane w dobie internetu, dla których normalną formą komunikacji jest email czy dedykowana aplikacja.

Te nowe kierunki i trendy na rynku spowodowały, że firmy księgowe musiały dostosować się do nowych potrzeb. Coraz częściej obok podstawowej usługi księgowania klienci otrzymują elektroniczne archiwum swoich dokumentów, wgląd w rozliczenia wyników firmy czy program do wystawiania faktur.

- Wdrożenie każdego systemu to przede wszystkim przełamywanie niechęci do zmian i budowanie nowych przyzwyczajeń. Przekonanie pracowników do nowego sposobu pracy, przyzwyczajenie ich do skanowania dokumentów to główne trudności, z jakimi przyszło nam się zmierzyć w naszej kancelarii. Różnorodność faktur utrudnia skanowanie, mają różne formaty od klasycznych do niewielkich paragonów czy niestandardowych, długich igłówek, czasem są zszywane po kilka kartek. Trzeba było nauczyć się je segregować, jak również przekonać klientów do przekazywania dokumentów już w formie elektronicznej – zauważa Piotr Cybula – biegły rewident i księgowy, właściciel Kancelarii Biegłego Rewidenta "PC – Partner".

Zmiana jednoosobowej działalności w spółkę z o.o.: uwaga na pułapki

Zobacz również

Innowacje wspomagające pracę księgowego można podzielić na dwa rodzaje:

1. automatyzujące proces księgowania – to głównie aplikacja do automatycznego wprowadzania danych (faktur) do programu księgowego. Oparta o technologię OCR (Optical Character Recognition) eliminuje ręczne przepisywanie danych, a wbudowane w nią mechanizmy sztucznej inteligencji dodatkowo pomagają w samym księgowaniu. Takie rozwiązane jest zintegrowane z programem księgowym, więc powoduje znaczne uproszczenie pracy i oszczędność czasu.

2. wspomagające obsługę klienta – to aplikacja do elektronicznej komunikacji z klientem, zawierająca jego archiwum dokumentów, wgląd do rozliczeń księgowych czy będąca podstawą do rozbudowanych analiz.

Co wynika z wprowadzenia takich rozwiązań? - Korzyści z wdrożenia widoczne są w różnych obszarach. Na pewno w dużym stopniu wpłynęła na usystematyzowanie i optymalizację prac księgowych. Ułatwiła wprowadzenie podziału prac i zadań dla poszczególnych osób w naszym biurze, a to przełożyło się na skrócenie czasu potrzebnego na przygotowanie dokumentów i ich księgowanie. Jeśli potrzebujemy jakiegoś dokumentu to szybko i łatwo odnajdujemy go w archiwum. Zdecydowanie poprawiła się też jakość współpracy z klientami. Mają stały dostęp do elektronicznego archiwum swoich dokumentów, co dla nowoczesnych firm jest coraz bardziej poszukiwanym i cenionym elementem współpracy z biurem rachunkowym – dodaje Piotr Cybula.

ikona lupy />
Krzysztof Wojtas - magister inżynier informatyki na Akademii Górniczo - Hutniczej w Krakowie. Prezes firmy BrainSHARE IT sp. z o.o., producenta systemu SaldeoSMART / Media
Nowoczesny księgowy to osoba, która nie tylko świetnie zna się na przepisach

Nowe technologie to koniec ze stereotypem księgowego z liczydłem?

Jeszcze kilka lat temu, gdy rozpoczynaliśmy działania na rynku biur rachunkowych i kancelarii tylko nieliczni księgowi patrzyli na nowoczesną technologię, jako naturalną ewolucję ich usług oraz szansę na rozwój. Coraz mniej osób postrzega księgowość stereotypowo. Nowoczesny księgowy to osoba, która nie tylko świetnie zna się na przepisach i odnajduje się w częstych ich zmianach, ale także jest na bieżąco z nowinkami technicznymi i potrafi być dla swojego klienta partnerem i doradcą, a nie tylko „maszynką do przekładania papierów”. Zdecydowanie zmienia się podejście i świadomość klienta. Wymaga to dostosowania się, wprowadzenia innowacji i bycia zawsze o krok prze konkurencją.

Także w Internecie?

Wykorzystanie komunikacji przez internet to nie tylko zysk dla klientów, ale również dla samych księgowych. Dzięki temu ich usługi stają się bardziej konkurencyjne i globalne, oszczędzają czas związany z obsługą klienta i zmieniają stereotypowy podgląd na księgowość jako „zło konieczne”.

Deregulacja zawodu napędza ten rynek?

Tak. To rynek i jego potrzeby kształtują formę, w jakiej powinny być świadczone usługi księgowe. Z jednej strony coraz więcej przedsiębiorców oczekuje informacji na bieżąco, wglądu w swoje dokumenty czy rozliczenia z każdego miejsca na świecie. Firmy nie patrzą na księgowość już tylko, jako wyliczenie podatków do zapłaty, ale również, jako podstawa do analizy kondycji firmy i źródło informacji, na podstawie której podejmują dalsze decyzje.

Z drugiej strony deregulacja zawodu i rosnąca konkurencja na rynku biur rachunkowych powoduje, że księgowi szukają metod, aby uprościć i przyspieszyć swoją pracę. Chcą również poszerzać swoją ofertę o dodatkowe usługi, które mogą oferować klientom. Nowoczesna technologia idealnie wpisuje się w te potrzeby.

Dotyczy to też małych firm?

Innowacje potrzebne są wszędzie, a już szczególnie w małych firmach księgowych, które chcą zdobyć swoją część rynku. Przede wszystkim mała firma to małe zasoby ludzkie. Dlatego chcąc konkurować z większymi podmiotami powinny posiłkować się nowoczesnymi rozwiązaniami, które mogą zastąpić lub uzupełnić pracę człowieka. Systemy informatyczne to jak dodatkowy członek zespołu, który realizuje wyznaczone mu cele.

Mała firma dzięki zastosowaniu innowacyjnych rozwiązań może również zwiększyć swoją konkurencyjność i przyciągnąć klientów. Oferując np. elektroniczne archiwum dokumentów czy zdalną komunikację z klientem, wyróżniamy swoją ofertę na tle innych podmiotów.
Brak innowacji to pozostanie w tyle i zgoda na stagnację naszego biznesu. Doświadczenie wielu małych firm w branży księgowej pokazało, że te firmy, które na przestrzeni ostatnich lat usprawniły swoje systemy, zainwestowały w nowe technologie i wyszły naprzeciw klientowi, zyskały najwięcej – przede wszystkim stabilizację i mocną pozycję na rynku.

Czy dziś chcąc prowadzić księgowość możemy sobie pozwolić na brak innowacji?

Tak jak teraz żaden księgowy nie wyobraża sobie pracy bez programu księgowego, tak brak specjalistycznych systemów wspomagających i automatyzujących księgowanie to jak zatrzymanie się na papierowej „Amerykance”. Oczywiście można, ale zdecydowanie nie warto, szczególnie w dobie deregulacji zawodów i zwiększenia konkurencyjności rynku.