Korzystanie z kart paliwowych w przypadku dużych i średnich przedsiębiorstw jest już w Polsce standardem. Przyszła więc pora na coraz mniejsze firmy, dla których oznacza to ułatwienie w rozliczeniach i spore oszczędności.
Karty paliwowe wystawiane w Polsce / Dziennik Gazeta Prawna
– Na wydanie karty paliwowej mogą dziś liczyć podmioty, które mają raptem kilka ciężarówek lub dziesięć samochodów osobowych – mówi Krzysztof Kopysiewicz, kierownik floty samochodowej w firmie APC Instytut, zajmującej się obsługą podmiotów z sektora farmaceutycznego. Kłopotów z wyrobieniem karty paliwowej (choć nie u każdego emitenta) nie powinna mieć dziś firma, której samochody tankują miesięcznie co najmniej 500 litrów paliwa. Zużycie na poziomie minimum 1 tys. litrów otwiera drzwi do wszystkich emitentów w kraju.

Na jednej fakturze

Podstawowa zaleta posiadania tego typu kart to ułatwienia związane z rozliczeniami. Firma dostaje co jakiś czas – najczęściej co dwa tygodnie – zbiorczą fakturę za wszystkie zakupy dokonywane na stacjach benzynowych. Odpada więc konieczność gromadzenia i rozliczania stosów pojedynczych rachunków, a więc jest oszczędność na kosztach osobowych. – Karta paliwowa to przede wszystkim wygoda księgowania zakupów na stacjach, ale nie tylko – mówi Tomasz Czarnecki, redaktor naczelny Floty Auto Biznes. – Poszczególni emitenci oferują coraz więcej dodatkowych usług, np. programy komputerowe do zarządzania tankowaniami - dodaje.
Choć to wydaje się oczywiste, warto podkreślić, że plastik w kieszeni kierowcy oznacza, że nie musi on mieć przy sobie gotówki, a to z kolei zwiększa jego bezpieczeństwo. Plus posiadania karty to również system służący do raportowania o dokonanych zakupach oraz zamawiania nowych kart i blokowania skradzionych, zgubionych lub pozostających w ręku pracownika, z którym firma się rozstała.
Karty paliwowe są wydawane w trzech wersjach: przypisane do konkretnego pojazdu, imienne oraz na okaziciela. Klient otrzymuje szczegółowe informacje o tym, kto, gdzie, kiedy i ile oleju napędowego lub benzyny kupił, i ma stałą kontrolę nad ilością zatankowanego paliwa, a to zmniejsza ryzyko nadużyć. Na przykład aplikacja BP FleetExpert, jedna z bardziej cenionych przez klientów, oferuje ponad 75 standardowych raportów (listy, wykresy, podsumowania, grupowanie itd.). Oprogramowanie dostępne jest w trzech różnych wersjach (Reporter, Compact i Full editio) dostosowanych do potrzeb różnej wielkości podmiotów, a jego cenę klient negocjuje indywidualnie.
Posiadanie kart to oczywiście również rabaty na paliwo (coraz częściej także na LPG), płyny eksploatacyjne czy korzystanie z myjni. Kartą raczej nie zapłacimy na stacji za innego rodzaju asortyment, niż ten związany bezpośrednio z eksploatacją samochodu. Zdarza się jednak, choć dość rzadko, że firma chce mieć także karty, przy pomocy których można zapłacić za kawę w barze, a nawet za alkohol. Emitenci oferują więc i tego rodzaju karty typu VIP, z których korzystają najczęściej menedżerowie wyższego szczebla.

Nawet 3 proc.

Upusty na paliwo bywają różne, ponieważ szczegółowe warunki współpracy z klientami zależą od kilku czynników (głównie zadeklarowanego wolumenu zakupów) i koncerny ustalają je z poszczególnymi firmami indywidualnie. Ulgi naliczane są od ceny, jaka danego dnia obowiązują na stacji. Rabaty bywają określane w groszach lub w procentach. Zdarza się jednak, że na stacjach ekonomicznych klient posiadający kartę na rabat liczyć nie może.
– Obecnie zniżki nie są zbyt duże – mówi nam Krzysztof Kopysiewicz. Według niego niewielkie firmy mogą liczyć na 1–2 proc. Oczywiście im większy kontrahent, tym lepsze cenowe warunki zakupu paliwa może uzyskać. W skrajnych przypadkach koncerny są podobno skłonne zrezygnować z całej marży detalicznej (średnio marża detaliczna w lipcu 2013 r. wynosiła w przypadku benzyny 95-oktanowej 16 gr, a w przypadku oleju napędowego 14 gr. To zbliża cenę zakupy benzyny czy oleju napędowego do aktualnych cen hurtowych i w minionym miesiącu pozwoliło zaoszczędzić średnio ok. 3 proc.
– Trzeba także pamiętać, że odroczona płatność, jaką daje korzystanie z karty paliwowej, jest rodzajem kredytu kupieckiego. Dlatego przedsiębiorca ubiegający się o wydanie takiej karty musi się wykazać odpowiednią płynnością finansową, ewentualnie wykupić gwarancję w banku lub w firmie ubezpieczeniowej – dodaje kierownik floty w APC Instytut.
Jak twierdzą eksperci, oferta poszczególnych emitentów kart obecnych na polskim rynku jest teraz bardzo podobna. Zdarza się jednak, że co jakiś czas któryś z nich wprowadza nowe ekstrarozwiązanie. Na przykład klienci korzystający z kart DKV mogą liczyć na dodatkową usługę polegającą na wyznaczaniu trasy uwzględniającej najtańsze w danym momencie stacje (ma to, jak deklaruje emitent kart, dawać oszczędności nawet do 7–9 proc. na kosztach paliwa. Z kolei międzynarodowe karty paliwowe Orlenu dają możliwość wybrania waluty, w jakiej klient rozlicza się za zagraniczne transakcje (złotówki lub euro). Dzięki nim można także odzyskać podatek VAT od kwot wydanych poza Polską.

W jakiej sieci?

Czym należy się zatem kierować, wybierając emitenta karty paliwowej. – Najważniejszym kryterium powinna być sieć dostępnych stacji paliwowych na obszarze, na jakim poruszają się pojazdy danego przedsiębiorstwa – mówi Łukasz Jania, który zarządzał flotami w takich firmach, jak LG, HPI Poland oraz grupie Kofola, a obecnie jest prezesem zajmującej się tworzeniem rozwiązań flotowych spółki Fleet Partners. – Każda firma musi indywidualnie dobrać sobie odpowiednie karty. Przedsiębiorstwa działające lokalnie mogą wynegocjować dodatkowy rabat, jeśli zadeklarują, że ich samochody będą tankować ma danej stacji paliwowej.
Najważniejsza jest dostępność stacji. Nie może dojść do tego, że kierowca musi pokonać kilkadziesiąt kilometrów, aby dojechać na stację i zatankować pojazd. W transporcie międzynarodowym istotny jest zarówno dostęp do sieci stacji, jak i możliwość płacenia kartą za przejazdy autostradami oraz tunelami – wyjaśnia Łukasz Jania. W Polsce płatności za przejazdy autostradą można dokonywać tylko kartami oferowanymi przez Orlen i BP (na trasach A2 i A4).
Różne przedsiębiorstwa w różny sposób rozwiązują problem dostępności do sieci stacji benzynowych. – Część firm korzysta równolegle z kart dwóch, a nawet trzech emitentów – mówi Tomasz Czarnecki. – Ma to swoje dobre strony, szczególnie w przypadku przedsiębiorstw dysponujących ogólnopolskimi flotami. Nie wszędzie bowiem nasycenie stacjami jednego koncernu jest wystarczające. Poza tym konkurencja między emitentami kart wzmaga ich staranie o przychylność klientów – wyjaśnia. Niektórzy mówią wprost, że prowadzenie takiej polityki pozwala czasami na skuteczniejsze negocjacje dotyczące rabatów.
– Nie zalecam używania kart dwóch lub więcej emitentów jednocześnie – przestrzega jednak Krzysztof Kopysiewicz. – Wolumen zakupów u każdego z nich jest wtedy mniejszy i nie można liczyć na uzyskanie atrakcyjniejszych rabatów u żadnego – tłumaczy.
Zdaniem Łukasza Jani w przypadku małych, a nawet średnich firm w grę wchodzi wyrobienie kart tylko u jednego emitenta. Wynika to stąd, że przedsiębiorca musi w danym miesiącu zakupić określoną ilość paliwa, a w przypadku stosunkowo nielicznych flot samochodowych warunek ten da się spełnić, tankując wszystkie auta w placówkach tylko jednej sieci. Prezes Fleet Partners potwierdza też, że nawet gdy ma się większą flotę, warto korzystać z jednego operatora, ponieważ im większe ilości kupowanego paliwa, tym większe rabaty da się wynegocjować. – Korzystać z kilku sieci opłaca się firmom, których flota liczy kilkaset pojazdów, w takim przypadku głównym argumentem przemawiającym za tą opcją jest wygoda użytkowników, by nie musieli szukać stacji danej sieci – dodaje Jania.
Choć rynek kart paliwowych działa w Polsce od co najmniej kilkunastu lat, jego skala jest trudna do oszacowania. Koncerny nie zdradzają, ile kart wydały i ilu mają tego typu klientów. Szacuje się, że prym pod tym względem wiodą Orlen oraz BP.
Polski rynek kart paliwowych jest bardzo podobny jak w innych krajach. Wynika to m.in. z tego, że międzynarodowe koncerny mają spójną politykę w tym zakresie we wszystkich lub większości państw, gdzie działają. – Jedyna różnica, jaką zauważyłem polegała na tym, że w systemie kart paliwowych za granicą można zdefiniować poszczególne produkty, które mogą być zakupione za pomocą kart paliwowych. Na przykład płyn do spryskiwaczy w 2-litrowym opakowaniu, ale w 5-litrowym już nie – mówi Łukasz Jania.
Alternatywnym wobec kart paliwowych rozwiązaniem może być zainstalowanie własnej stacji. To wariant dla firm posiadających maszyny budowlane lub bazę transportową, do której zjeżdża tabor. Obecnie takie rozwiązanie nie jest już bardzo drogie, a pozwala znacząco ściąć koszty zakupu paliwa. Ponadto pozwala to na znacznie efektywniejszą kontrolę pracowników i zmniejsza ryzyko ewentualnych nadużyć.

Jak wyrobić kartę paliwową

Firmy, które spełniają progowe warunki (minimalne miesięczne zużycie paliwa), mogą wstępne wnioski o wyrobienie kart paliwowych złożyć za pośrednictwem strony internetowej emitenta lub poprzez infolinię. Następnie potencjalny klient otrzymuje indywidualną ofertę. Emitent może ją przesłać e-mailem, faksem lub przedstawić telefonicznie. Czas oczekiwania na nią może wynosić do 14 dni.

Przedstawiciel handlowy firmy wydającej karty kontaktuje się następnie z wnioskodawcą i ustala z nim dalsze warunki współpracy, w tym m.in. wysokość rabatów na paliwo oraz ewentualne inne usługi. Przyszły klient musi następnie przedłożyć niezbędne dokumenty (wypis z rejestru handlowego, dowód nadania NIP-u i REGON-u, dokument potwierdzający nazwę firmy) oraz przedstawić zabezpieczenia (może to być blokada środków na rachunku lub gwarancja bankowa albo ubezpieczeniowa). Jednocześnie deklaruje, ile paliwa miesięcznie będzie tankował, i składa zapotrzebowanie na karty. Otrzymuje je w ciągu kolejnych 14 dni.