Termin i miejsce zostało uzgodnione podczas poniedziałkowej rozmowy telefonicznej między Oettingerem a Nowakiem. Jak powiedziała Hansen, także minister Prodan zgodził się na taką datę. "Spotkanie, które jest obecnie zaplanowane na 2 maja w Warszawie, odbędzie się po wysłaniu listu przez przewodniczącego Komisji Jose Manuela Barroso do prezydenta Putina 17 kwietnia. Podkreślono w nim konieczność zapewnienia stabilności politycznej i gospodarczej Ukrainy w długim okresie co jest w interesie zarówno Unii Europejskiej jak i Rosji „ - powiedziała Hansen.
W liście do Putina szef Komisji napisał, że stawką jest wiarygodność Rosji jako dostawcy gazu. Odnosząc się do gróźb częściowego lub całkowitego przerwania tranzytu gazu na Ukrainę, Barroso, podkreślał, że Unia „wzywa do powstrzymania się od takich działań, które poddałyby w wątpliwość wolę Rosji bycia wiarygodnym dostawcą gazu do Europy”. Przewodniczący Barroso wyraził przekonanie, że ‘konstruktywne rozmowy na temat wspólnych działań przyniosą rozwiązanie obecnego kryzysu’.