Wyrównanie wypłaca płatnik zasiłków nawet po utracie tego statusu

– ubezpieczonym, którzy prowadzą pozarolniczą działalność, i osobom z nimi współpracującym,

– ubezpieczonym będącym duchownymi,

– uprawnionym do zasiłków za okres po ustaniu ubezpieczenia,

– ubezpieczonym, którzy podlegają ubezpieczeniu chorobowemu w Polsce z tytułu zatrudnienia u pracodawcy zagranicznego.

Jak ustala się status

Liczbę ubezpieczonych, która decyduje o statusie płatnika składek, ustala się według stanu na 30 listopada poprzedniego roku kalendarzowego, a w stosunku do płatników składek, którzy na ten dzień nie zgłaszali nikogo do ubezpieczenia chorobowego – według stanu na pierwszy miesiąc, w którym dokonali takiego zgłoszenia.

ZUS kontynuuje po 31 grudnia podjętą wcześniej wypłatę zasiłku, nawet jeżeli od 1 stycznia płatnik składek jest zobowiązany do wypłaty zasiłków.

Płatnicy składek, którzy nie mają statusu płatnika zasiłków, są zwolnieni zatem z wielu obowiązków. Aby jednak ZUS mógł poprawnie wypłacić zasiłki ubezpieczonym przez nich osobom, muszą oni przekazać ZUS zaświadczenie zawierające zestawienie składników wynagrodzenia lub przychodu, stanowiących podstawę wymiaru zasiłku.

Z kolei płatnicy składek, którzy mają w danym roku status płatnika zasiłków, ponoszą odpowiedzialność za prawidłowe i terminowe realizowanie obowiązków.

Konieczne wyrównanie zasiłku

Podstawowym obowiązkiem jest terminowa wypłata zasiłków. Zgodnie z art. 64 ust. 1 ustawy zasiłkowej płatnicy zasiłków wypłacają zasiłki w terminach przyjętych dla wypłaty wynagrodzeń lub dochodów. Muszą to jednak zrobić nie później niż w ciągu 30 dni od dnia wyjaśnienia ostatniej okoliczności niezbędnej do ustalenia prawa do zasiłku. W myśl art. 64 ust. 2 ustawy zasiłkowej, jeżeli płatnik nie wypłacił zasiłku w powyższym terminie, jest on zobowiązany do wypłaty odsetek od tego świadczenia w wysokości i na zasadach określonych w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych (dalej: u.s.u.s.).

Ustawa zasiłkowa odwołuje się w tym miejscu do art. 85 u.s.u.s., który należy stosować odpowiednio także do płatnika składek (zasiłków). Zgodnie z ust. 1 tego artykułu, jeśli ZUS (odpowiednio – płatnik składek) nie ustalił prawa do świadczenia lub go nie wypłacił – w terminach przewidzianych m.in. w ustawie zasiłkowej – jest obowiązany do wypłaty odsetek od niego w wysokości odsetek ustawowych. Nie dotyczy to przypadku, gdy opóźnienie w przyznaniu lub wypłaceniu świadczenia jest następstwem okoliczności, za które ZUS (odpowiednio – płatnik składek) nie ponosi odpowiedzialności.

Wypłaca płatnik składek

Nieterminowa wypłata zasiłku to nie tylko zbyt późne przekazanie całości świadczenia, lecz także jego realizacja w zbyt niskiej wysokości. To na płatniku zasiłków ciąży obowiązek prawidłowego obliczenia wysokości świadczeń. Jeśli źle obliczy ich kwotę, to ponosi konsekwencje odsetkowe.

Może się zatem zdarzyć, że po pewnym czasie konieczne będzie uzupełnienie wypłaty – czyli dokonanie wyrównania pierwotnie zaniżonego zasiłku. Płatnik może sam dostrzec pomyłkę, ale może ją też wykryć ZUS. Jeśli płatnik składek nadal ma status płatnika zasiłków, nie ma wątpliwości, że wypłaca ubezpieczonemu wyrównanie.

Nasuwa się jednak pytanie: kto powinien dokonać wyrównania, gdy za okres objęty zasiłkiem podlegającym korekcie odpowiedzialny był płatnik składek, a konieczność wypłaty wyrównania pojawiła się dopiero w następnym roku kalendarzowym, kiedy ten utracił już status płatnika zasiłków?

ZUS, w stanowisku z 21 marca 2025 r., wyjaśnił, że zmiana płatnika dotyczy zasiłków należnych za rok, w którym ta zmiana nastąpiła. W związku z tym wyrównanie świadczenia za okres przypadający w poprzednim roku powinno być wypłacone przez płatnika składek.

Świadczenie przyznane wstecznie

Podobna wątpliwość dotyczy świadczenia rehabilitacyjnego, które może być przyznane przez ZUS wstecznie. Może się więc zdarzyć, że ZUS przyzna je za okres, w którym płatnikiem zasiłków zobowiązanym do wypłaty także świadczenia rehabilitacyjnego był płatnik składek. Decyzja zostanie wydana w roku kalendarzowym, w którym zasiłki dla ubezpieczonych przez tego płatnika wypłaca już ZUS. Taka możliwość wynika z konstrukcji przepisów ustawy zasiłkowej.

Zgodnie z art. 8 ust. 1 ustawy zasiłkowej zasiłek chorobowy przysługuje przez okres trwania niezdolności do pracy z powodu choroby lub niemożności wykonywania pracy nie dłużej jednak niż przez 182 dni, a jeżeli niezdolność do pracy została spowodowana gruźlicą lub występuje w trakcie ciąży – nie dłużej niż przez 270 dni.

Do tego okresu wlicza się wszystkie okresy nieprzerwanej niezdolności do pracy, jak również czas niemożności jej wykonywania. Chodzi o sytuacje, w których przerwa między ustaniem poprzedniej a powstaniem ponownej niezdolności do pracy nie przekraczała 60 dni. Wyjątek stanowią przypadki, gdy nowa niezdolność do pracy wystąpiła po przerwie krótszej niż 60 dni, ale związana jest z ciążą – wówczas nie łączy się jej z poprzednim okresem choroby. Do okresu zasiłkowego nie wlicza się natomiast niezdolności przypadającej w czasie oczekiwania na nabycie prawa do świadczenia. Po wyczerpaniu okresu zasiłkowego – gdy ubezpieczony jest nadal chory albo między niezdolnością do pracy, w trakcie której doszło do wyczerpania okresu zasiłkowego, a kolejną chorobą, przerwa wyniosła nie więcej niż 60 dni – ubezpieczony może jedynie wystąpić o świadczenie rehabilitacyjne.

Warto złożyć wniosek wcześniej

Zgodnie z art. 18 ust. 1 ustawy zasiłkowej świadczenie rehabilitacyjne przysługuje ubezpieczonemu, który po wyczerpaniu zasiłku chorobowego jest nadal niezdolny do pracy, a dalsze leczenie lub rehabilitacja lecznicza rokują odzyskanie zdolności do pracy. Świadczenie to przysługuje przez okres niezbędny do przywrócenia zdolności do pracy, nie dłużej jednak niż 12 miesięcy. O niezdolności do pracy orzeka lekarz orzecznik ZUS. Całość postępowania może potrwać kilka tygodni.

ZUS na swojej stronie internetowej radzi, aby złożyć wniosek w terminie co najmniej sześciu tygodni przed zakończeniem okresu pobierania zasiłku chorobowego. Wskazuje, że złożenie wniosku później może „spowodować jego rozpatrzenie już po zakończeniu pobierania zasiłku chorobowego”. W takiej sytuacji ubezpieczony przez jakiś czas nie otrzymuje żadnych świadczeń, ale wciąż ma usprawiedliwioną nieobecność w pracy, ponieważ jest niezdolny do pracy. ZUS przyznaje wówczas świadczenie rehabilitacyjne wstecznie od pierwszego dnia niezdolności do pracy, uprawniającej do nabycia świadczenia. W tej kwestii ZUS również stoi na stanowisku, że to płatnik składek powinien wypłacić świadczenie rehabilitacyjne przysługujące za okres, w którym był jeszcze płatnikiem zasiłków. ©℗

dgp: Kto powinien wypłacić wyrównanie zasiłku zaniżonego przez płatnika zasiłków w 2024 r., który w 2025 r. utracił status płatnika zasiłków – czy tego wyrównania powinien dokonać już ZUS na podstawie otrzymanej od płatnika informacji?

zus: Zgodnie z art. 61 ust. 1 ustawy zasiłkowej prawo do zasiłków określonych w ustawie i ich wysokość ustalają oraz zasiłki te wypłacają:

1) płatnicy składek na ubezpieczenie chorobowe, którzy zgłaszają do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 ubezpieczonych, z zastrzeżeniem pkt 2 lit. d;

2) Zakład Ubezpieczeń Społecznych:

a. ubezpieczonym, których płatnicy składek zgłaszają do ubezpieczenia chorobowego nie więcej niż 20 ubezpieczonych,

b. ubezpieczonym prowadzącym pozarolniczą działalność i osobom z nimi współpracującym,

c. ubezpieczonym będącym duchownymi,

d. osobom uprawnionym do zasiłków za okres po ustaniu ubezpieczenia,

e. ubezpieczonym podlegającym ubezpieczeniu chorobowemu w Polsce z tytułu zatrudnienia u pracodawcy zagranicznego.

Liczbę ubezpieczonych ustala się na rok kalendarzowy według stanu na dzień 30 listopada poprzedniego roku kalendarzowego, a w stosunku do płatników składek, którzy na ten dzień nie zgłaszali nikogo do ubezpieczenia chorobowego – według stanu na pierwszy miesiąc, w którym dokonali takiego zgłoszenia (art. 61 ust. 2 ustawy zasiłkowej).

W przypadku gdy płatnik składek utraci prawo do wypłaty zasiłków, Zakład przejmuje wypłaty wszystkich świadczeń, do których prawo powstanie w nowym roku.

Oznacza to, że jeżeli prawo do zasiłku trwało w okresie kiedy uprawionym do wypłaty zasiłków był płatnik składek, to za cały okres, kiedy pełnił tę funkcję, powinien należne świadczenia wypłacić. Dotyczy to także wyrównania świadczenia, które było należne za okres, w którym płatnik składek pełnił funkcję płatnika zasiłków.

dgp: Kto powinien dokonać wypłaty świadczenia rehabilitacyjnego przyznanego wstecznie, np. od grudnia 2024 r., gdy płatnik utracił status płatnika zasiłków od stycznia 2025 r.?

zus: Jeżeli płatnik składek utracił status płatnika zasiłków od stycznia 2025 r., świadczenie rehabilitacyjne przyznane na okres od grudnia 2024 r. na podstawie decyzji wydanej w 2025 r. powinno zostać wypłacone za grudzień 2024 r. przez płatnika składek, który był uprawniony do wypłaty zasiłków w okresie do 31 grudnia 2024 r., a od stycznia 2025 r. – przez Zakład.