Jak ustalić w styczniu podstawę wymiaru składek z tytułu urlopu wychowawczego

Od 22 stycznia 2024 r. pracownica korzysta z urlopu wychowawczego. Do 19 listopada 2023 r. była na zasiłku macierzyńskim za okres urlopu rodzicielskiego. Od 20 listopada 2023 r. do 21 stycznia 2024 r. była na urlopie wypoczynkowym. Osoba ta jest zatrudniona na pełen etat i jej wynagrodzenie wynosi 4500 zł. Jak ustalić dla niej podstawę wymiaru składek w okresie urlopu wychowawczego? Jak wypełnić dokumenty do ZUS za styczeń br.? Za styczeń wynagrodzenie urlopowe wyniesie 2786,16 zł.

odpowiedź

W styczniu 2024 r. podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe za okres urlopu wychowawczego będzie stanowiła kwota 1451,61 zł, a podstawę składki zdrowotnej – 620 zł.

Mimo że urlop wychowawczy to uprawnienie przysługujące wyłącznie pracownikom, to w świetle ubezpieczeń ten rodzaj urlopu stanowi odrębny od stosunku pracy tytuł do ubezpieczeń. Osoby przebywające na urlopach wychowawczych obowiązkowo podlegają ubezpieczeniu emerytalno-rentowemu, jeżeli nie mają ustalonego prawa do emerytury lub renty i nie mają innych tytułów do tych ubezpieczeń (na urlopie wychowawczym można bowiem podjąć działalność zarobkową).

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osób przebywających na urlopie wychowawczym stanowi kwota 60 proc. prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego przyjętego do ustalenia kwoty ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek, ogłoszonego na dany rok kalendarzowy. Składka w nowej wysokości obowiązuje od 1 stycznia do 31 grudnia danego roku. Jednocześnie jednak podstawa ta nie może być wyższa niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających urlop wychowawczy ani niższa niż 75 proc. kwoty minimalnego wynagrodzenia. Tak więc podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osób przebywających na urlopach wychowawczych nie może być:

• w okresie od stycznia do grudnia 2024 r. – wyższa niż 4694,40 zł, tj. 60 proc. z 7824 zł, oraz
• w okresie od stycznia do czerwca niższa niż: 3181,50 zł, tj. 75 proc. z 4242 zł, oraz w okresie od lipca do grudnia niższa niż 3225 zł, tj. 75 proc. z 4300 zł.

Aby prawidłowo wyznaczyć podstawy wymiaru składek dla osoby przebywającej na urlopie wychowawczym, należy porównać aktualną kwotę graniczną, czyli podstawę maksymalną, tj. 4694,40 zł, z wysokością przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia wypłaconego pracownikowi za okres 12 miesięcy przed rozpoczęciem urlopu. Jeżeli wynagrodzenie pracownika jest wyższe niż kwota 4694,40 zł, to za podstawę przyjmuje się właśnie tę ustawową kwotę graniczną. I odwrotnie, jeśli kwota graniczna przewyższa wynagrodzenie pracownika, to składki są naliczane od faktycznego wynagrodzenia. Zatem jako podstawę przyjmuje się kwotę niższą.

Przeciętne wynagrodzenie

Przy ustalaniu przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia mają zastosowanie zasady obliczania podstawy wymiaru zasiłków, ale z wyjątkami. Uwzględnia się tu wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu wychowawczego, o ile stanowiło ono podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie chorobowe. Wynagrodzenie wypłacone za dany miesiąc może więc nie zawsze pokrywać się z podstawą wymiaru składek za ten miesiąc. Do podstawy wymiaru składek osób przebywających na urlopie wychowawczym przyjmuje się wynagrodzenie pracownika u płatnika składek z tytułu pracy, u którego został udzielony urlop wychowawczy. Trzeba jednak pamiętać, że wynagrodzenie przyjmuje się w pełnej wysokości, a nie po odliczeniu części składek społecznych w wysokości odpowiadającej 13,71 proc. jak przy ustalaniu podstawy zasiłków.

Przeciętne miesięczne wynagrodzenie uzyskuje się, dzieląc sumę wynagrodzeń uzyskanych przez pracownika w przyjmowanym okresie przez liczbę tych miesięcy, w których wynagrodzenie to osiągnął. W przypadku gdy pracownik rozpoczął korzystanie z urlopu wychowawczego przed upływem 12 miesięcy kalendarzowych zatrudnienia, należy uwzględnić wynagrodzenie uzyskane u danego płatnika składek za pełne miesiące kalendarzowe trwania stosunku pracy.

Jeżeli w okresie, za który wynagrodzenie uwzględnia się przy ustalaniu podstawy wymiaru składek z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym, pracownik nie osiągnął pełnego wynagrodzenia wskutek nieprzepracowania części miesiąca z przyczyn usprawiedliwionych:

• wyłącza się wynagrodzenie za mie siące, w których pracownik przepra cował mniej niż połowę obowiązu jącego go w danym miesiącu czasu pracy;
• przyjmuje się, po uzupełnieniu stosownie do rodzaju składników wynagrodzenia, wynagrodzenie za miesiące, w których pracownik przepracował co najmniej połowę obowiązującego go w danym miesiącu czasu pracy.

Uzupełnienia wynagrodzenia (drugi ww. przypadek) dokonuje się, jeżeli w okresie 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających urlop wychowawczy wynagrodzenie pracownika uległo zmniejszeniu z przyczyn usprawiedliwionych. Wówczas jak uzupełnione traktuje się wynagrodzenie miesięczne określone w umowie o pracę lub w innym akcie nawiązującym stosunek pracy, jeżeli wynagrodzenie przysługuje w stałej miesięcznej wysokości. Natomiast przy wynagrodzeniu zmiennym jak uzupełnione traktuje się wynagrodzenie, które pracownik osiągnąłby, gdyby przepracował pełny miesiąc kalendarzowy. W tym celu:

• jeżeli pracownik przepracował choćby jeden dzień – dzieli się wynagrodzenie osiągnięte za przepracowane dni robocze przez liczbę dni roboczych, w których zostało ono osiągnięte, i mnoży przez liczbę dni, które pracownik był obowiąza ny przepracować w danym mie siącu;
• jeżeli pracownik nie osiągnął w danym miesiącu żadnego wynagrodzenia – przyjmuje się kwotę zmiennych składników wynagrodzenia w przeciętnej miesięcznej wysokości wypłaconej za ten miesiąc pracownikom zatrudnionym na takim samym lub podobnym stanowisku u płatnika składek.

Przy ustalaniu przeciętnego wynagrodzenia za okres 12 miesięcy kalendarzowych obowiązuje też zasada, zgodnie z którą uwzględnia się wszystkie składniki przychodu uzyskiwane ze stosunku pracy, które nie zostały wyłączone z podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie chorobowe pracownika, na podstawie art. 18 ust. 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych i/lub par. 2 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Zatem przy ustalaniu podstawy wymiaru składek z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym nie należy pomijać m.in. tych składników, których nie uwzględnia się przy obliczaniu podstawy zasiłków, czyli przysługujących za okresy pobierania świadczeń z ubezpieczenia społecznego. Chodzi tu np. o:

• nagrody uznaniowe;
• dodatki stażowe;
• nagrody za ukończenie przez pracownika szkoły (studiów), jednorazowe nagrody z okazji ślubu pracownika lub z okazji urodzenia się dziecka pracownika;
• koszty wynajmu przez pracownika mieszkania, które pokrywa pracodawca;
• dopłaty do dodatkowego ubezpieczenia pracownika;
• bony lub wypłaty w gotówce, które są przyznawane w jednakowej wysokości lub z jednakowym wskaźnikiem procentowym w stosunku do płacy pracownika określonej w umowie o pracę, wszystkim pracownikom lub grupom pracowników z okazji uroczystych dni, świąt, rocznicy powstania firmy itp.;
• składniki wynagrodzenia, które nie są zależne bezpośrednio od indywidualnego wkładu pracy pracownika, lecz od wyników grupy pracowników lub całego zakładu pracy.

Jeżeli urlop wychowawczy rozpoczął się w trakcie miesiąca, kwotę ustalonej podstawy wymiaru składek z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym zmniejsza się proporcjonalnie. Dotyczy to zarówno przypadku, gdy odpowiada ona kwocie przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia ustalonej z 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających urlop, równej lub niższej niż 60 proc. prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, jak i kwocie równej lub wyższej niż 75 proc. minimalnego wynagrodzenia.

U pracownicy

W opisywanej sytuacji pracownica przeszła na urlop wychowawczy od 22 stycznia 2024 r. Dla obliczenia podstawy wymiaru składki emerytalnej i rentowej z racji wychowawczego należałoby uwzględnić wynagrodzenie za okres od stycznia do grudnia 2023 r. Jednak przez większą część tego okresu pracownica pobierała tylko zasiłek macierzyński. Listopad 2023 r. należy wykluczyć, ponieważ urlop wypoczynkowy traktowany na równi z okresem pracy trwał mniej niż połowę miesiąca. Pozostaje więc jedynie wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy w grudniu. Wyniosło ono zapewne 4500 zł, zgodnie z umową o pracę. Ze względu na to, że wynagrodzenie pracownicy jest niższe niż kwota graniczna podstawy składek za okres urlopu wychowawczego w 2024 r., jako tę podstawę należy przyjąć 4500 zł, przy czym podstawa za styczeń ulegnie odpowiedniemu zmniejszeniu:

4500 zł : 31 dni stycznia x 10 dni podlegania ubezpieczeniom z urlopu wychowawczego = 1451,61 zł.

Kwoty składek wyniosą:

• emerytalna: 283,35 zł (1451,61 zł x 19,52 proc.);
• rentowa: 116,13 zł (1451,61 zł x 8 proc.).

Osoba na urlopie wychowawczym podlega też obowiązkowo ubezpieczeniu zdrowotnemu, jeżeli nie ma innych tytułów do tego ubezpieczenia. Podstawą wymiaru składki zdrowotnej jest kwota odpowiadająca wysokości specjalnego zasiłku opiekuńczego zgodnie z przepisami o świadczeniach rodzinnych (choć już obecnie taki zasiłek nie obowiązuje). Składka jest miesięczna i niepodzielna. Ustalając podstawę jej wymiaru za dany miesiąc rozliczeniowy, nie stosuje się zasady proporcjonalnego zmniejszania w stosunku do okresu podlegania temu ubezpieczeniu. Podstawa wynosi 620 zł, a sama składka 55,80 zł (9 proc.).

Jak wypełnić miesięczne raporty

Za styczeń pracownicy przysługuje jeszcze wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy w wysokości 2786,16 zł. Jest to oskładkowany przychód ze stosunku pracy.

Za styczeń należy za pracownicę złożyć następująco wypełnione raporty rozliczeniowe:

• ZUS RSA – z kodem tytułu 011000 oraz kodem świadczenia/przerwy 121 i okresem od 22 do 31 stycznia 2024 r.;
• ZUS RCA – z kodem tytułu 011000 i kwotą 2786,16 zł jako podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne wraz z kwotami składek na te poszczególne ubezpieczenia oraz z kodem tytułu 121100 (osoba przebywająca na urlopie wychowawczym) i kwotą podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe 1451,61 zł i obliczonymi wcześniej kwotami składek emerytalnej i rentowej, a także kwotą podstawy składki zdrowotnej i kwotą samej składki.

Pracodawca w raporcie imiennym ZUS RCA tylko nalicza składki od wyznaczonej podstawy wymiaru z tytułu urlopu wychowawczego i wykazuje je w dokumentach rozliczeniowych za pracownika, ale ich nie opłaca. W całości są one finansowane z budżetu państwa. ©℗