Korekty starych dokumentów rozliczeniowych tylko do końca 2023 r.

Ograniczenie terminu, w jakim płatnicy składek mogą przekazywać korekty dokumentów rozliczeniowych (deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA i imiennych raportów miesięcznych ZUS RCA, ZUS RSA), wprowadziła nowelizacja ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (ustawa z 24 czerwca 2021 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz niektórych innych ustaw; dalej: ustawa zmieniająca), która zaczęła obowiązywać od 1 stycznia 2022 r.

Przy czym zgodnie z przepisem przejściowym (art. 11) deklaracje rozliczeniowe i imienne raporty miesięczne za okres do grudnia 2021 r. płatnik składek koryguje w okresie do 1 stycznia 2024 r. W praktyce oznacza to, że płatnicy na korekty dokumentów rozliczeniowych, które były złożone za okres od stycznia 1999 r. do grudnia 2021 r., mają czas do końca 2023 r. (1 stycznia jest dniem wolnym od pracy – Nowy Rok). To zatem ostatni dzwonek, by dokonać zmian w dokumentacji sprzed wielu lat. Później zmian będzie mógł dokonać jedynie Zakład Ubezpieczeń Społecznych.

Do końca 2021 r. była możliwość korygowania dokumentów rozliczeniowych bez ograniczenia w czasie. I to właśnie ta bezterminowość była przyczyną wprowadzenia zmian w tym zakresie. Ustawa zmieniająca miała przede wszystkim na celu wyeliminowanie sytuacji, w których na skutek złożenia przez płatnika składek korekt deklaracji za wiele lat wstecz zmianie ulegał stan rozliczeń na kontach płatników składek i ubezpieczonych. Nieokreślona czasowo możliwość składania korekt deklaracji przez płatników składek zaburzała bowiem informacje zgromadzone na koncie przez zmianę jego rozliczenia, a tym samym utrudniała ustalenie prawidłowego salda. Składanie korekt deklaracji ma bowiem wpływ na rozliczenia pomiędzy poszczególnymi funduszami – ZUS pobiera składki nie tylko na ubezpieczenia społeczne, ale również na ubezpieczenie zdrowotne oraz na pozostałe fundusze, tj. Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych oraz Fundusz Emerytur Pomostowych.

Zmiana przepisów miała służyć stabilizacji stanów kont poprzez uniemożliwienie składania pierwszorazowych deklaracji rozliczeniowych oraz korygowania deklaracji rozliczeniowych po upływie pięciu lat, licząc od dnia, w którym należności z tytułu składek stały się wymagalne.

Zgodnie z dodanym do ustawy systemowej art. 48d deklaracji rozliczeniowej i imiennego raportu miesięcznego płatnik składek nie może złożyć po upływie pięciu lat od dnia, w którym upłynął termin opłacenia składek rozliczonych w tej deklaracji i w tym raporcie (ZUS ich nie przyjmie).

Po upływie tych pięciu lat korekty dokumentów rozliczeniowych będą mogły być sporządzane tylko z urzędu przez ZUS, który zaewidencjonuje dane wyłącznie na kontach ubezpieczonych na podstawie prawomocnego orzeczenia sądu albo prawomocnej decyzji. Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe może być zewidencjonowana na kontach ubezpieczonych wyłącznie na podstawie prawomocnego orzeczenia sądu albo prawomocnej decyzji.

UWAGA! Przy weryfikacji dokumentów płatnicy składek mogą skorzystać ze wsparcia organu rentowego. Taką pomoc można uzyskać telefonicznie – w Centrum Obsługi Telefonicznej (COT) – tel. 22 560 16 00, podczas e-wizyty w ZUS, a także podczas wizyty w dowolnej placówce ZUS.

Wyjaśnienia ZUS

Według wyjaśnień ZUS zamieszczonych na stronie internetowej wskazany art. 11 ustawy zmieniającej nie dotyczy możliwości składania pierwszo razowych dokumentów rozliczeniowych przez płatników składek oraz ZUS, a także korygowania dokumentów rozliczeniowych przez ZUS. Przy czym dokumenty pierwszorazowe są rozumiane jako brak kompletu rozliczeniowego za dany okres. Innymi słowy, przepis przejściowy umożliwia ZUS sporządzanie pierwszorazowych dokumentów rozliczeniowych, a także korygowanie dokumentów rozliczeniowych przez ZUS w okresie pięciu lat, licząc od dnia wymagalności składki.

Jeżeli zatem nie upłynął pięcioletni termin wskazany w art. 48d ust. 1 ustawy systemowej, to zostało przyjęte, że po 1 stycznia 2024 r. ZUS może korygować dokumenty rozliczeniowe za okres do grudnia 2021 r. na podstawie prawomocnej decyzji albo orzeczenia sądowego, od których przysługuje płatnikowi prawo do odwołania. W tych przypadkach dane z dokumentów rozliczeniowych będą ewidencjonowane na koncie zarówno płatnika składek, jak i ubezpieczonego. Będą mogły więc powodować zwiększenie albo zmniejszenie należności na kontach płatników składek. Po upływie terminu z art. 48d ust. 1 ustawy systemowej dane zarówno za okres do grudnia 2021 r., jak i za następne okresy będą ewidencjonowane wyłącznie na kontach ubezpieczonych i nie będą miały wpływu na stan rozliczeń z płatnikiem składek.

W związku z tym po 1 stycznia 2024 r.:

1) dla okresów od stycznia 1999 r. do listopada 2018 r.:

• płatnik nie może złożyć dokumentów rozliczeniowych korygujących i pierwszorazowych,
• ZUS nie może sporządzać korekt dokumentów rozliczeniowych i dokumentów rozliczeniowych pierwszorazowych na koncie płatnika,
• zapisy będą księgowane na koncie ubezpieczonego na podstawie prawomocnej decyzji i wyroku sądu;

2) dla okresów od grudnia 2018 r. do grudnia 2021 r.:

• płatnik nie może złożyć dokumentów rozliczeniowych korygujących,
• płatnik może złożyć dokumenty rozliczeniowe pierwszorazowe,
• ZUS może korygować dokumenty rozliczeniowe na koncie płatnika i sporządzać dokumenty rozliczeniowe pierwszorazowe na podstawie prawomocnej decyzji i wyroku sądu.

Okresy rozliczeniowe, których będzie dotyczyło ograniczenie w zakresie możliwości składania dokumentów rozliczeniowych (pierwszorazowych i korekt), będą sukcesywnie przesuwane wraz z upływem terminu płatności składek za kolejne miesiące. Przykładowo korektę dokumentów za listopad 2023 r. można będzie przekazać do ZUS do 20 grudnia 2028 r. Warto dodać, że nie ma przewidzianych sankcji dla płatnika składek, który do 1 stycznia 2024 r. nie zdąży skorygować dokumentów za okres 1999–2021.

Ogólne zasady

Sama możliwość dokonywania korekt wynika z przepisów ustawy systemowej. Stanowi ona, że płatnik składek jest obowiązany obliczać, potrącać z dochodów ubezpieczonych, rozliczać oraz opłacać należne składki za każdy miesiąc kalendarzowy. Rozliczenie składek oraz wypłaconych przez płatnika w tym samym miesiącu zasiłków oraz zasiłków rodzinnych i pielęgnacyjnych, podlegających rozliczeniu na poczet składek, następuje w deklaracji rozliczeniowej według ustalonego wzoru (ZUA DRA). Nie podlegają rozliczeniu w deklaracji rozliczeniowej zasiłki wypłacone przez płatnika bezpodstawnie.

Płatnik składek w deklaracji rozliczeniowej rozlicza składki na:

• ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe),
• Fundusz Emerytur Pomostowych,
• ubezpieczenie zdrowotne,
• Fundusz Pracy,
• Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych,
• Fundusz Solidarnościowy.

Rozliczenia składek oraz wypłaconych w danym miesiącu kalendarzowym zasiłków dokonuje się w jednej deklaracji. Do deklaracji płatnik składek załącza imienne raporty miesięczne dotyczące każdego ubezpieczonego – oczywiście jeśli takich ubezpieczonych zgłosił.

Dla każdego ubezpieczonego, którego podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, płatnik składek w raporcie lub imiennym raporcie miesięcznym korygującym oraz w deklaracji i deklaracji rozliczeniowej korygującej uwzględnia należne składki na ubezpieczenia społeczne od wszystkich dokonanych lub postawionych do dyspozycji ubezpieczonego wypłat – od pierwszego do ostatniego dnia miesiąca kalendarzowego, którego deklaracja dotyczy – stanowiących podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, z uwzględnieniem ograniczenia rocznej podstawy składek: emerytalnej i rentowej (tzw. limit 30-krotności). To oznacza, że w dokumentach do ZUS za dany miesiąc wykazuje się składki na poszczególne ryzyka od faktycznie uzyskanych w tym miesiącu przychodów (kasowo). Nie ma znaczenia, za jaki okres przychody te są należne.

Dane dotyczące składek na ubezpieczenia społeczne i na ubezpieczenie zdrowotne oraz zasiłków, podane w deklaracji za dany miesiąc kalendarzowy, powinny być zgodne z danymi wynikającymi z raportów za dany miesiąc kalendarzowy.

Płatnik składek dokonuje jednej wpłaty obejmującej łączną kwotę składek na:

• ubezpieczenia społeczne w wysokości stanowiącej różnicę między wykazaną w deklaracji kwotą należnych składek za dany miesiąc kalendarzowy a kwotą wypłaconych zasiłków, oraz przysługującego płatnikowi składek wynagrodzenia („kwota uznań”),
• Fundusz Emerytur Pomostowych w wysokości wykazanej w deklaracji kwoty należnych do zapłaty składek, określonej w deklaracji za dany miesiąc kalendarzowy,
• ubezpieczenie zdrowotne w wysokości wykazanej w deklaracji kwoty należnych do zapłaty składek za dany miesiąc kalendarzowy,
• Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych i Fundusz Solidarnościowy w wysokości wykazanej do zapłaty w deklaracji kwoty należnych składek, określonej w deklaracji za dany miesiąc kalendarzowy

– na przydzielony przez ZUS płatnikowi składek numer rachunku składkowego.

Płatnik składek przesyła w tym samym terminie deklarację rozliczeniową, imienne raporty miesięczne oraz opłaca składki za dany miesiąc, nie później niż:

• do 5. dnia następnego miesiąca – dla jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych,
• do 15. dnia następnego miesiąca – dla płatników składek posiadających osobowość prawną,
• do 20. dnia następnego miesiąca – dla pozostałych płatników składek.

Płatnik składek przekazuje do ZUS imienne raporty miesięczne, po upływie każdego miesiąca kalendarzowego, w terminie ustalonym dla rozliczania składek.

Powyższe terminy w zakresie składania dokumentów nie dotyczą ubezpieczonych, którzy na mocy ustawy systemowej zostali zwolnieni z tego obowiązku. Przykładowo są to duchowni opłacający składki wyłącznie za siebie, osoby opłacające składki emerytalno-rentowe dobrowolnie wyłącznie za siebie, płatnicy składek zgłaszający wyłącznie osoby świadczące pracę na podstawie umowy uaktywniającej.

Rodzaje raportów

Płatnik składek przekazuje do ZUS imienne raporty miesięczne po upływie każdego miesiąca kalendarzowego w terminie ustalonym dla rozliczania składek. Wśród dokumentów rozliczeniowych do ZUS wyróżnia się:

• ZUS RCA – imienny raport miesięczny o należnych składkach i wypłaconych świadczeniach,
• ZUS RSA – imienny raport miesięczny o wypłaconych świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek,
• ZUS RPA – imienny raport miesięczny o przychodach ubezpieczonego/okresach pracy nauczycielskiej
• ZUS DRA – deklaracja rozliczeniowa.

Imienny raport miesięczny zawiera informacje dotyczące płatnika składek (dane identyfikacyjne jak m.in. NIP, REGON), miesiąc i rok, których raport dotyczy, oraz m.in.:

• numery identyfikacyjne ubezpieczonego, jego imię i nazwisko,
• wymiar czasu pracy,
• zestawienie należnych składek na ubezpieczenia społeczne w podziale na ubezpieczenie: emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe, zawierające dane o tytule ubezpieczenia, podstawie wymiaru składek, kwocie składki w podziale na należną od ubezpieczonego i płatnika składek oraz z innych źródeł finansowania,
• rodzaje i okresy przerw w opłacaniu składek na ubezpieczenia społeczne (np. urlop bezpłatny, urlop wychowawczy, okres usprawiedliwionej nieobecności w pracy, bez prawa do wynagrodzenia lub zasiłku),
• informacje o wypłaconych zasiłkach oraz wynagrodzeniach z tytułu niezdolności do pracy wypłaconych na podstawie kodeksu pracy oraz o zasiłkach finansowanych z budżetu państwa (jeśli pracodawca jest w danym roku kalendarzowym płatnikiem zasiłków z ubezpieczenia społecznego),
• dane dotyczące wypłaconego przychodu niezbędne do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty,
• datę sporządzenia raportu miesięcznego, podpis płatnika składek lub osoby przez niego upoważnionej.

Zbiorcza deklaracja rozliczeniowa zawiera m.in.:

• dane identyfikacyjne płatnika składek,
• informacje o liczbie ubezpieczonych,
• informacje o uprawnieniu płatnika składek do wypłaty zasiłków,
• zestawienie należnych składek na poszczególne rodzaje ubezpieczeń społecznych z uwzględnieniem podziału na składki finansowane przez ubezpieczonego i przez płatnika oraz budżet państwa i Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych,
• kwoty wypłaconych zasiłków oraz zasiłków finansowanych z budżetu państwa, podlegających rozliczeniu w ciężar składek na ubezpieczenia społeczne, oraz kwoty wynagrodzeń z tytułu niezdolności do pracy,
• zestawienie należnych składek na:

– ubezpieczenie zdrowotne, uwzględniając podział na podmioty, które finansują składki,

– Fundusz Pracy, Fundusz Solidarnościowy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych,

• sumę należnych składek na Fundusz Emerytur Pomostowych,
• liczbę stanowisk pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze,
• zestawienie zbiorcze i wynikowe należnych składek i składek na ubezpieczenie zdrowotne oraz kwot do zapłaty.

Deklarację rozliczeniową oraz imienne raporty miesięczne płatnik składek przekazuje bezpośrednio do wskazanej przez ZUS jednostki organizacyjnej.

Naprawa pomyłki

Wszystkie raporty miesięczne oraz deklaracja muszą być wypełnione zgodnie ze stanem faktycznym. Jednak w praktyce nie da się uniknąć nieprawidłowości. Niektóre wynikają z pomyłek po stronie płatnika, a inne z przyczyn niezawinionych przez niego, lecz z powodu błędnych informacji od osoby ubezpieczonej albo okoliczności, która wcześniej nie była płatnikowi znana. Zarówno raporty imienne, jak i deklaracja zbiorcza wymagają skorygowania w razie stwierdzenia nieprawidłowości danych w nich zawartych, niezależnie od tego, z czyjej strony doszło do niepoprawnego wypełnienia dokumentu.

Zgodnie z ustawą systemową płatnik składek jest zobowiązany złożyć imienny raport miesięczny korygujący w formie nowego dokumentu zawierającego wszystkie prawidłowe informacje, jeżeli zachodzi konieczność korekty danych podanych w pierwszorazowym imiennym raporcie miesięcznym w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości przez płatnika składek we własnym zakresie lub przez ZUS.

Płatnik składek jest obowiązany złożyć imienny raport miesięczny korygujący w terminie 7 dni od dnia stwierdzenia nieprawidłowości we własnym zakresie lub otrzymania zawiadomienia o stwierdzeniu nieprawidłowości przez ZUS.

Jeżeli konieczność korekty danych podanych w imiennym raporcie miesięcznym jest wynikiem stwierdzenia nieprawidłowości przez ZUS w drodze:

• decyzji – to imienny raport miesięczny korygujący powinien być złożony nie później niż w terminie 7 dni od uprawomocnienia się decyzji,
• kontroli – to imienny raport miesięczny korygujący powinien być złożony nie później niż w terminie 30 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli albo otrzymania aneksu do protokołu kontroli lub informacji o sposobie rozpatrzenia zastrzeżeń.

Nie koryguje się danych podanych w imiennym raporcie miesięcznym w przypadku stwierdzenia przez płatnika składek we własnym zakresie lub przez ZUS różnicy w podstawie wymiaru składek w wysokości nieprzekraczającej 2,20 zł, z wyjątkiem przypadku, gdy podstawę wymiaru składek stanowi zadeklarowana kwota (np. u przedsiębiorców).

Płatnik składek jest obowiązany złożyć także deklarację rozliczeniową korygującą w formie nowego dokumentu zawierającego wszystkie prawidłowe dane, łącznie z raportem miesięcznym korygującym, chyba że korekta dotyczy wyłącznie danych wykazanych w deklaracji rozliczeniowej. Wówczas nie dołącza się korekt imiennych raportów miesięcznych.

Ponadto trzeba pamiętać o dodatkowych zasadach korygowania dokumentów, zgodnie z którymi:

• dane dotyczące składek na ubezpieczenia społeczne i na ubezpieczenie zdrowotne oraz zasiłków, podane w deklaracji korygującej za dany miesiąc kalendarzowy, powinny być zgodne z danymi wynikającymi z raportów za dany miesiąc kalendarzowy, w tym z raportów korygujących złożonych za ten miesiąc,
• zestaw korygujący musi zawierać poprawione raporty imienne (tzn. tylko te, w których były błędy, a nie wszystkie) wraz z deklaracją korygującą, która zawiera dane dotyczące wszystkich ubezpieczonych, tzn. zarówno tych, za których zostały sporządzone imienne raporty miesięczne korygujące, jak i tych, których rozliczono prawidłowo ze składek i świadczeń w poprzednim zestawie dokumentów,
• imienny raport korygujący powinien być oznaczany tym samym numerem (w polu 01 „Identyfikator raportu”) co deklaracja rozliczeniowa korygująca, której jest załącznikiem; jeżeli pierwszy raz dochodzi do korekty dokumentu za dany miesiąc, to w miejscu identyfikatora wpisuje się 02; korektę poprzedniej korekty oznacza się kolejnym numerem, tj. 03 itd.,
• korektę składek na ubezpieczenie zdrowotne za lata 1999–2021 należy składać od stycznia 2022 r. na raporcie RCA (zamiast – jak do tej pory – na ZUS RZA).

ZUS skoryguje sam

Sam ZUS też może korygować z urzędu błędy stwierdzone w dokumentach związanych z ubezpieczeniami społecznymi określonych w ustawie systemowej, a więc w raportach rozliczeniowych bądź deklaracji rozliczeniowej, jeżeli uzna, że jest w stanie usunąć je we własnym zakresie (o ile nie upłynęło pięć lat od dnia, w którym upłynął termin opłacenia składek rozliczonych w tej deklaracji i w tym raporcie).

ZUS może zwrócić się do płatnika o przekazanie danych niezbędnych do skorygowania z urzędu dokumentów rozliczeniowych. W przypadku stwierdzenia rozbieżności w kwotach składek wykazanych przez płatnika i tych wyliczonych przez ZUS za prawidłowe przyjmuje się kwoty składek wyliczone przez ZUS od podstaw wymiaru składek wykazanych przez płatnika.

Po zlikwidowaniu nieprawidłowości ZUS informuje o tym płatnika. Jeżeli ten nie zgadza się z danymi zawartymi w dokumentach ubezpieczeniowych skorygowanych z urzędu albo z danymi skorygowanymi bezpośrednio na koncie ubezpieczonego lub koncie płatnika, w terminie 14 dni od dnia otrzymania informacji powinien przekazać do ZUS dokumenty ubezpieczeniowe korygujące te dane, chyba że dane wynikają z prawomocnej decyzji lub z prawomocnego wyroku sądu.

Natomiast jeżeli to sam ubezpieczony nie zgadza się ze skorygowanymi przez ZUS danymi, wówczas w terminie 30 dni od dnia otrzymania informacji powinien on złożyć w ZUS wniosek o przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego, chyba że dane wynikają z prawomocnej decyzji lub z prawomocnego wyroku sądu.

ZUS na podstawie prawidłowych raportów dokonuje zaewidencjonowania danych na koncie ubezpieczonego. Podstawą rozliczeń na koncie płatnika składek jest deklaracja o najwyższym numerze identyfikatora, z uwzględnieniem rozliczonych w niej uznań oraz dokonanych wpłat.

Co można zmienić

W imiennych raportach rozliczeniowych korekcie podlegają dane dotyczące np.:

• podstawy wymiaru składek na poszczególne rodzaje ubezpieczeń,
• wymiaru czasu pracy,
• rodzajów i okresów przerw w opłacaniu składek na ubezpieczenia społeczne,
• wypłaconych zasiłków z ubezpieczenia społecznego finansowanych z budżetu państwa lub wynagrodzeń chorobowych płatnych przez pracodawcę,
• przekroczenia rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (tzw. limit 30-krotności).

Z kolei deklaracja rozliczeniowa wymaga poprawienia, jeżeli zawarto w niej błędne informacje dotyczące np.:

• kwoty wypłaconych zasiłków podlegających zaliczeniu w ciężar składek na ubezpieczenia społeczne (np. odliczono zasiłki bezpodstawnie wypłacone),
• wynagrodzenia płatnika składek za wykonywanie czynności płatnika zasiłków,
• składek finansowanych przez budżet państwa (np. z tytułu zasiłków macierzyńskich czy za osoby przebywające na urlopach wychowawczych),
• składki na FP i FGŚP (np. zostały błędnie wyliczone). [przykładu 1, 2, 3]

Przykład 1

Przykład 2

Przykład 3

Błędy w raporcie zus rsa

Raport ZUS RSA to raport o wypłaconych świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek. W raporcie tym płatnik składek wykazuje za osobę ubezpieczoną rodzaje i okresy przerwy w opłacaniu składek oraz zestawienie wypłaconych świadczeń lub wynagrodzeń za czas absencji chorobowej.

Nieprawidłowości tu występujące, które wymagają skorygowania, mogą być związane z wypłacaniem świadczeń w razie choroby, macierzyństwa, np. gdy ustalono prawo do niewłaściwego świadczenia. Zamiast wynagrodzenia chorobowego wypłacono zasiłek chorobowy (i odwrotnie). Pomyłka może wystąpić na skutek błędnego ustalenia limitu dni choroby w roku opłacanych ze środków pracodawcy na podstawie art. 92 kodeksu pracy. Może być też tak, że pracodawca wypłacił wynagrodzenie chorobowe (zasiłek chorobowy z ubezpieczenia chorobowego), a powinien wypłacić zasiłek chorobowy z ubezpieczenia wypadkowego, ponieważ dopiero po terminie wypłat zespół powypadkowy ukończył protokół i uznał wypadek przy pracy. Błąd może również wynikać z wypłaty świadczenia w błędnej wysokości – np. zamiast 100 proc. pracownik dostał zasiłek w wysokości 80 proc. podstawy. Inny przypadek wymagający korekty to wypłata świadczenia nienależnego lub bezpodstawnego, a także wypłacenie pracownikowi wynagrodzenia za pełny miesiąc, w trakcie którego pracownik zachorował na ponad 30 dni, lub gdy umowa o pracę uległa rozwiązaniu i nie można odliczyć nadpłaty z przyszłego wynagrodzenia.

Błędy w raporcie ZUS RCA

Raport ZUS RCA dotyczy należnych składek i wypłaconych świadczeń. Płatnik składek wykazuje w nim za osobę ubezpieczoną podstawy oraz składki na ubezpieczenie społeczne oraz ubezpieczenie zdrowotne w podziale na poszczególne źródła finansowania składek.

W tym dokumencie najczęstsze błędy powstają na skutek nieprawidłowego ustalenia podstawy wymiaru składek społecznych oraz zdrowotnej, np. gdy:

• błędnie określono moment przekroczenia u pracownika rocznej podstawy wymiaru składki emerytalnej i rentowej – tzw. limitu 30-krotności, na skutek czego albo zbyt wcześnie zaprzestano opłacania składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (niedopłata), albo opłacano je nienależnie, mimo przekroczenia limitu (nadpłata);
• nie obniżono składki zdrowotnej do wysokości zaliczki na podatek dochodowy – gdy składka zdrowotna okazała się wyższa od tej zaliczki, którą obliczył płatnik od dochodu ze stosunku pracy;
• błędnie ustalono przychód będący podstawą wymiaru składek – np. zastosowano zwolnienie ze składek, mimo że ubezpieczony nie spełniał do tego wymaganych warunków lub odwrotnie – rozliczono składki od przychodu, który był wyłączony z podstawy wymiaru składek na podstawie par. 2 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 728);
• wykazano w dokumentach za dany miesiąc przychód, którego pracownik faktycznie nie uzyskał, np. pracodawca płaci wynagrodzenia ostatniego dnia miesiąca, jednak w jednym z miesięcy środki zeszły z konta firmowego na początku przyszłego miesiąca, mimo to płatnik wykazał wynagrodzenie w raporcie ZUS RCA za miesiąc, za który było ono należne.

Korekty wymaga także sytuacja związana ze zgłoszeniem ubezpieczonego do nieprawidłowych ubezpieczeń. Zazwyczaj dotyczy to zleceniobiorców, którzy deklarują zleceniodawcy określony stan faktyczny, na podstawie którego ten ustala, jakim ubezpieczeniom wykonawca podlega – czy emerytalno-rentowym oraz zdrowotnemu, czy tylko zdrowotnemu, co jest uzależnione od zbiegu tytułów do ubezpieczeń. Na pewno obowiązkiem płatnika składek jest wyrejestrowanie zleceniobiorcy z dotychczasowych nieprawidłowych ubezpieczeń i zgłoszenie go z datą wsteczną do właściwych. Kolejny krok to sporządzenie korekty imiennego raportu za ubezpieczonego za wszystkie błędnie rozliczone miesiące. Składki trzeba na nowo ustalić według aktualnego schematu ubezpieczeń.

Korekty raportów zgłoszeniowych

Każda osoba objęta obowiązkowo ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi podlega zgłoszeniu do ubezpieczeń społecznych. W stosunku do pracowników obowiązek zgłoszeniowy należy do płatnika składek. Pracodawca jako płatnik składek powinien zrobić to w terminie 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczenia.

W celu zgłoszenia do ZUS osoby zatrudnionej np. na umowę o pracę lub umowę zlecenia wypełnia się formularz ZUS ZUA. Ten sam druk służy również do zgłoszenia zmiany bądź korekty danych dotyczących osoby ubezpieczonej. O wszelkich zmianach w stosunku do danych wykazanych w zgłoszeniach płatnik składek zawiadamia ZUS w terminie 7 dni od:

• zaistnienia zmian,
• stwierdzenia nieprawidłowości we własnym zakresie lub
• otrzymania zawiadomienia o stwierdzeniu nieprawidłowości przez ZUS.

Zmiana występuje wtedy, gdy dane uległy zmianie w stosunku do tych wykazanych we wcześniej złożonym zgłoszeniu, np. zmienił się adres zamieszkania pracownika czy nazwisko pracownicy, która wyszła za mąż. Z korektą mamy do czynienia wówczas, gdy w pierwszym dokumencie zgłoszenia popełniono błąd np. w danych: identyfikacyjnych ubezpieczonego (błędne nazwisko), ewidencyjnych czy adresie zamieszkania. Takie nieprawidłowości również należy skorygować poprzez zgłoszenie formularza w trybie korekty (cyfra 2 w polu 02 blok I Dane organizacyjne).

Natomiast o zmianach w stosunku do danych wykazanych w zgłoszeniu, dotyczących tytułu ubezpieczenia oraz rodzajów ubezpieczeń i terminów ich powstania, płatnik składek zawiadamia ZUS poprzez złożenie zgłoszenia wyrejestrowania (ZUS ZWUA) i ponownego zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych zawierającego prawidłowe dane. [przykład 4]

Przykład 4

Okres przechowywania

Kopie deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów korygujących te dokumenty płatnik składek jest zobowiązany przechowywać przez okres 5 lat od dnia ich przekazania do wskazanej przez ZUS jednostki organizacyjnej, w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego. ©℗