Od kiedy powstaje obowiązek odprowadzania składki na Fundusz Emerytur Pomostowych

W naszym zakładzie przetwórstwa mięsnego część pracowników wykonuje prace w chłodniach. Jeden z nich, wcześniej zatrudniony na innym stanowisku, został przeniesiony do pracy w tych szczególnych warunkach od 1 września 2023 r. Wynagrodzenia są u nas wypłacane 10. dnia każdego miesiąca. Jak i od kiedy płacić za tego pracownika składki na FEP?

odpowiedź

W opisywanym przypadku opłacanie składek na Fundusz Emerytur Pomostowych (dalej: FEP) należy rozpocząć od października br. Tym samym pierwsza składka na FEP będzie należna od wynagrodzenia wypłaconego w październiku, za wrzesień.

Ustawowy obowiązek

Obowiązek opłacania składek na Fundusz Emerytur Pomostowych wynika z ustawy o emeryturach pomostowych (dalej: ustawa pomostowa) i związany jest z pracą w szczególnych warunkach o szczególnym charakterze. Przy czym prace w szczególnych warunkach to prace związane z czynnikami ryzyka, które z wiekiem mogą z dużym prawdopodobieństwem spowodować trwałe uszkodzenie zdrowia, wykonywane w szczególnych warunkach środowiska pracy, determinowanych siłami natury lub procesami technologicznymi, które mimo zastosowania środków profilaktyki technicznej, organizacyjnej i medycznej stawiają przed pracownikami wymagania przekraczające poziom ich możliwości, ograniczony w wyniku procesu starzenia się jeszcze przed osiągnięciem wieku emerytalnego, w stopniu utrudniającym ich pracę na dotychczasowym stanowisku.

Wykaz prac w szczególnych warunkach określa załącznik nr 1 do ustawy pomostowej. Wśród nich wymienione są prace determinowane procesami technologicznymi, w warunkach zimnego mikroklimatu – „Prace w pomieszczeniach o narzuconej technologią temperaturze powietrza poniżej 0°C.” – a więc takie, jakie wykonuje pracownik w opisywanej sytuacji.

Zgodnie z przepisami ustawy pomostowej składka na FEP jest opłacana za pracownika, który spełnia łącznie następujące warunki:

1) urodził się̨ po 31 grudnia 1948 r.,

2) wykonuje prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze.

Płatnik składek jest obowiązany opłacać́ składkę̨ na FEP za wszystkich pracowników spełniających powyższe warunki, w tym także za tych, którzy wykonują̨ prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w niepełnym wymiarze czasu pracy. Przy czym obowiązek opłacania składek na FEP za pracownika powstaje dopiero z dniem rozpoczęcia wykonywania przez niego pracy np. w szczególnych warunkach, a ustaje z dniem zaprzestania jej wykonywania. Należy pamiętać, że okres od dnia rozpoczęcia wykonywania prac w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze do dnia zaprzestania wykonywania takiej pracy, to okres od dnia zatrudnienia pracownika na stanowisku pracy, na którym wykonywana jest taka praca, do dnia ustania zatrudnienia na tym stanowisku pracy. Oznacza to, że ww. obowiązek nie zawsze powstaje od samego początku zatrudnienia. Jeśli dopiero w jego trakcie pracownik obejmie stanowisko o szczególnym charakterze, to od tego momentu pracodawca stanie się płatnikiem składek na powyższy fundusz. Co ważne, to na pracodawcy spoczywa obowiązek dokonania kwalifikacji pracy danego pracownika jako pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze. Pracodawca ma też obowiązek prowadzenia ewidencji pracowników wykonujących prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, za których jest przewidziany obowiązek opłacania składek na FEP. Oprócz prowadzenia ewidencji pracodawca ma też obowiązek prowadzić́ wykaz stanowisk pracy, na których są̨ wykonywane prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze.

Podstawa wymiaru

Podstawę̨ wymiaru składki na FEP stanowi podstawa wymiaru określona dla składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, włącznie ze stosowaniem ograniczenia rocznej podstawy tych składek (tzw. limit 30-krotności). Jeżeli np. w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe został uwzględniony przychód z tytułu umowy zlecenia lub dzieło zawartej z własnym pracodawcą lub wykonywanej na jego rzecz, to będzie on stanowił również podstawę̨ składek na FEP. Nie ma znaczenia, czy przedmiotem danej umowy cywilnoprawnej jest wykonywanie prac określonych przez płatnika jako prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze.

Składka na FEP należna jest od przychodów stanowiących podstawę̨ wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, przysługujących za okres zatrudnienia w warunkach szczególnych lub o szczególnym charakterze. Tym samym składki na FEP nie należy opłacać od składników wynagrodzenia, do których pracownik nabył prawo za okres pracy, w którym praca w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze nie była wykonywana. Tak jest nawet wtedy, gdy ich wypłata przypada w okresie świadczenia pracy w warunkach szczególnych lub o szczególnym charakterze. [przykład 1]

W przypadku gdy rozpoczęcie lub zakończenie wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze nastąpi w trakcie miesiąca, tzn. podjęcie tej pracy ma miejsce już w czasie trwania stosunku pracy, składka na FEP jest należna tylko od części wynagrodzenia stanowiącego podstawę̨ wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, przysługującego za ten miesiąc. Podstawę̨ wymiaru tej składki należy ustalić́ proporcjonalnie w stosunku do okresu wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w tym miesiącu. [przykład 2]

Podobna zasada obowiązuje w przypadkach wypłacania składników wynagrodzenia przysługujących za okres dłuższy niż̇ miesiąc, np. kwartalnych czy rocznych. Tutaj też podstawę̨ wymiaru składki na Fundusz Emerytur Pomostowych należy ustalić́ proporcjonalnie w stosunku do okresu wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze. Jeśli taka praca nie była wykonywana w całym okresie, za który przysługuje dany składnik płacowy, obowiązek opłacenia składki na FEP powstaje tylko od części wynagrodzenia stanowiącego podstawę̨ wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe przysługującego za okres zatrudnienia w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze. [przykład 3]

Zdarza się, że w zakładach pracy występują również pewne świadczenia podlegające oskładkowaniu, które nie przysługują pracownikom za jakiś konkretny okres, np. jednorazowe nagrody uznaniowe, świadczenia okolicznościowe, koszt opłacanych za pracowników składek na ubezpieczenie na życie, wartość́ pakietów medycznych itp. Będą one stanowiły podstawę wymiaru składek na Fundusz Emerytur Pomostowych, jeśli zostaną wypłacone (postawione do dyspozycji) lub przekazane w okresie wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze. [przykład 4]

Jeżeli pracownik wykonujący pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze osiągnie roczną podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, tzw. limit 30-krotności, obowiązek opłacania składki na FEP za tego pracownika w danym roku ustaje. A jeśli pracownik osiągnie ów limit w trakcie miesiąca, w którym nastąpiło rozpoczęcie lub zakończenie wykonywania prac w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, podstawę wymiaru składki na FEP za ten miesiąc wyznacza się wedle podstawy wymiaru składki emerytalnej i rentowej ustaloną za ten miesiąc (po uwzględnieniu rocznego ograniczenia podstawy) pomniejszoną stosownie do okresu wykonywania tego rodzaju prac.

Dodajmy, że stopa procentowa składki na Fundusz Emerytur Pomostowych wynosi 1,5 proc. podstawy jej wymiaru. Składka jest w całości finansowana przez płatnika składek. Składki na FEP za wszystkich pracowników, za których płatnik jest zobowiązany je opłacić za dany miesiąc, są rozliczane w deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA, w bloku VIII „Zestawienie należnych składek na Fundusz Emerytur Pomostowych”. Płatnik opłaca je co miesiąc w terminie określonym dla pozostałych składek (np. do 20. dnia każdego miesiąca za ten poprzedni). Składka ta powinna być wnoszona odrębną wpłatą na wskazany przez ZUS rachunek bankowy.

Formularz ZSWA

Warto pamiętać o jeszcze jednym obowiązku w związku z zatrudnianiem pracowników w warunkach szczególnych lub w szczególnym charakterze. Otóż płatnik składek w terminie do 31 marca danego roku kalendarzowego za poprzedni rok kalendarzowy przekazuje informację o pracowniku, za którego był obowiązany opłacać składkę na FEP, zawierającą następujące dane: nazwisko i imię, datę urodzenia, numer PESEL, a w razie gdy pracownikowi nie nadano numeru PESEL – serię i numer dowodu osobistego lub paszportu, okres wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, kod pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze. Informacja ta stanowi „Zgłoszenie danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze” (ZUS ZSWA).

W przypadku wystąpienia pracownika z wnioskiem o przyznanie emerytury pomostowej zgłoszenie danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w danym roku kalendarzowym płatnik składek przekazuje do ZUS w terminie siedmiu dni od dnia zgłoszenia wniosku. A w razie upadłości lub likwidacji płatnika składek ZUS ZSWA płatnik przekazuje nie później niż w dniu przekazania dokumentu wyrejestrowania płatnika składek. ©℗

przykład 1

przykład 2

przykład 3

przykład 4