Jakie mogą być konsekwencje błędów płatnika przy obliczaniu i wypłacie zasiłków?

Jako zakład pracy jesteśmy płatnikiem zasiłków. Jak się okazało, nasz dział kadr błędnie obliczył zasiłki dla kilku osób w ostatnim miesiącu. W efekcie niektórzy pracownicy otrzymali zasiłek zawyżony, a jedna osoba – zaniżony. Jakie to będzie miało skutki dla nas? Wypłaciliśmy już wyrównanie niedopłaconego zasiłku.

Analizując odpowiedzialność płatnika składek za wypłatę zasiłków, trzeba przede wszystkim odwołać się do art. 61 ust. 1 pkt 1 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (dalej: ustawa zasiłkowa). Ustanawia on generalną zasadę, że prawo do zasiłków określonych w ustawie i ich wysokość ustalają oraz zasiłki te wypłacają płatnicy składek na ubezpieczenie chorobowe, którzy zgłaszają do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 ubezpieczonych, z wyjątkiem osób, które podlegały u nich ubezpieczeniom, ale jest im należny zasiłek. W tych przypadkach, w których zobowiązany do wypłaty nie jest płatnik, zadania te wykonuje ZUS. Rolą płatnika wówczas jest przekazanie jedynie zaświadczenia zawierającego zestawienie składników wynagrodzenia lub przychodu zgodnie z ustalonym wzorem (dla pracowników to druk ZUS Z-3), na podstawie którego zakład oblicza zasiłek. Ewentualne błędy zakładu, o ile samo zestawienie wynagrodzenia lub przychodu było sporządzone poprawnie, nie obciążają już płatnika.

Możliwe nieprawidłowości

Jednak w tych przypadkach, gdzie obowiązek obliczania i wypłacania zasiłków ciąży na płatniku składek, będzie on ponosił konsekwencje swoich nieprawidłowych działań. A te mogą polegać na:

• wypłacie zasiłku po terminie,
• wypłacie zasiłku w zbyt niskiej kwocie,
• wypłacie zasiłku w zbyt wysokiej kwocie.

W zależności od tego, na czym polegał błąd płatnika, różne będzie z tego tytułu ponosił konsekwencje.

Terminy wypłaty zasiłków zostały określone w art. 64 ust. 1 ustawy zasiłkowej. Zgodnie z nim płatnicy składek zobowiązani do wypłaty zasiłków wypłacają je w terminach przyjętych dla wypłaty wynagrodzeń lub dochodów, a ZUS na bieżąco po stwierdzeniu uprawnień. Zasiłki te wypłaca się nie później jednak niż w ciągu 30 dni od dnia wyjaśnienia ostatniej okoliczności niezbędnej do ustalenia prawa do zasiłku. Niedotrzymanie tego terminu skutkuje naliczeniem odsetek, co wynika wprost z ust. 2 omawianego artykułu. Zgodnie z nim, jeżeli płatnik składek nie wypłacił zasiłku w terminie, jest on obowiązany do wypłaty odsetek od tego zasiłku w wysokości i na zasadach określonych w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych (dalej: ustawa systemowa). W tym miejscu należy odwołać się do art. 85 ust. 1 ustawy systemowej, z którego wynika, że jeśli ZUS nie ustalił w terminie prawa do świadczenia lub nie wypłacił tego świadczenia, jest obowiązany do wypłaty odsetek od niego w wysokości odsetek ustawowych za opóźnienie określonych przepisami prawa cywilnego. Nie dotyczy to przypadku, gdy opóźnienie w przyznaniu lub wypłaceniu świadczenia jest następstwem okoliczności, za które zakład nie ponosi odpowiedzialności. Zgodnie zaś z ust. 2a tego artykułu powyższy przepis stosuje się również do płatników składek zobowiązanych do wypłaty świadczeń pieniężnych z ubezpieczeń społecznych. Zatem płatnik nie będzie musiał zapłacić odsetek od wyrównania zaległej części zasiłku tylko wtedy, gdy nie ponosi za niedopłatę zasiłku.

Okoliczności są ważne

Warto w tym miejscu zwrócić uwagę na komentarz do art. 64 ustawy zasiłkowej (K. Walczak, „Ustawa o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa. Komentarz” – red.), w którym wyjaśniono, że skoro art. 64 ust. 2 ustawy zasiłkowej odsyła do wysokości i zasad wypłaty odsetek określonych w art. 85 ustawy systemowej, to zarówno wtedy, gdy płatnikiem zasiłku jest ZUS, jak i wtedy, gdy płatnikiem składek jest pracodawca, obowiązek wypłaty odsetek nie powstaje, gdy opóźnienie w przyznaniu lub wypłaceniu świadczenia jest następstwem okoliczności, za które podmioty te nie ponoszą odpowiedzialności. Będzie to dotyczyło np. sytuacji opóźnienia ubezpieczonego w dostarczeniu dokumentów lub podania błędnego rachunku bankowego.

Zasady wypłacania odsetek zostały uregulowane w przepisach rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej w sprawie szczegółowych zasad wypłacania odsetek za opóźnienie w ustaleniu lub wypłacie świadczeń z ubezpieczeń społecznych. Z par. 2 tego rozporządzenia wynika, że odsetki wypłaca się za okres od dnia następującego po upływie terminu na ustalenie prawa do świadczeń lub ich wypłaty, przewidzianego w przepisach określających zasady przyznawania i wypłacania świadczeń ‒ do dnia wypłaty świadczeń. Z kolei w par. 4 postanowiono, po pierwsze, że odsetki wypłaca się z urzędu łącznie z wypłatą opóźnionego świadczenia. Po drugie, jeżeli odsetki nie zostały wypłacone łącznie z wypłatą opóźnionego świadczenia, wypłaca się je:

• nie później niż łącznie z wypłatą świadczenia w następnym terminie jego płatności, gdy dotyczą świadczenia okresowego;
• niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu 30 dni, gdy dotyczą świadczenia jednorazowego.

Warto w tym miejscu zwrócić jeszcze uwagę na sytuację, gdy niewypłacanie zasiłków w terminie jest związane nie z błędem płatnika, lecz z brakiem możliwości wypłacania zasiłków (np. z powodu braku środków). W takiej sytuacji obowiązki płatnika przejmuje ZUS. Taka koncepcja nie wynika wprost z przepisów, ale ma potwierdzenie w wyroku Sądu Najwyższego z 23 maja 2012 r. (sygn. akt I UK 447/11). SN stwierdził, że jeśli płatnik składek, który zgłasza do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 ubezpieczonych, nie wypłacił ubezpieczonemu świadczeń chorobowych i nie rozliczył należnych składek na ubezpieczenie chorobowe, to obowiązek wypłaty tych świadczeń przechodzi na jego dysponenta, „ubezpieczyciela” i świadczeniodawcę, którym jest Zakład Ubezpieczeń Społecznych.

Nieprawidłowości mogą polegać także na tym, że płatnik co prawda wypłacił zasiłek w terminie, ale w niepełnej wysokości, bo np. nie wliczył do podstawy wymiaru zasiłku składnika wynagrodzenia, który powinien był zostać wliczony. W sytuacjach spornych między płatnikiem a ubezpieczonym prawidłowa wysokość zasiłku może zostać ustalona przez ZUS. Płatnik, niezależnie od tego, czy sam przyznał, że zasiłek został wypłacony w zbyt niskiej wysokości, czy też zostało to ustalone przez ZUS, jest zobowiązany do wypłaty pełnej kwoty zasiłku.

Należy uznać, że w takich przypadkach zasiłek został wypłacony z opóźnieniem tylko co do kwoty niedopłaty. Powoduje to jednak powstanie obowiązku wypłaty odsetek od kwoty, której płatnik nie wypłacił w terminie. Oczywiście będą tu miały zastosowanie wyżej omówione przepisy dotyczące odsetek, zatem także niedopłata będzie musiała być rozpatrywana pod kątem tego, kto ponosi odpowiedzialność za jej powstanie. Jeśli podmiot inny niż płatnik, to odsetki od płatnika nie będą należne.

Może się też zdarzyć, że płatnik wypłaci zasiłek w zbyt dużej wysokości lub przekaże ZUS dane nieprawidłowe, które doprowadzą do zawyżonej wypłaty przez zakład.

W pierwszym przypadku, gdy płatnik wypłaci zasiłek w zawyżonej wysokości na skutek swojego błędu, nie może dokonać potrącenia nadpłaty z wynagrodzenia pracownika bez pisemnej zgody pracownika. Jeśli ten nie wyrazi takiej zgody, to pracodawcy pozostaje jedynie droga sądowa z powołaniem się na przepisy o bezpodstawnym wzbogaceniu.

W drugim przypadku płatnikiem zasiłków jest ZUS, a płatnik składek jedynie przekazuje zestawienie składników wynagrodzenia. W tym miejscu trzeba zwrócić uwagę na art. 84 ust. 6 ustawy systemowej, z której wynika, że jeżeli wypłacenie nienależnych świadczeń zostało spowodowane przekazaniem przez płatnika składek lub inny podmiot nieprawdziwych danych mających wpływ na prawo do świadczeń lub na ich wysokość, obowiązek zwrotu tych świadczeń wraz z odsetkami obciąża odpowiednio płatnika składek lub inny podmiot, za cały okres, za który nienależne świadczenia zostały wypłacone.

Winne nieprawdziwe dane czy brak weryfikacji

W tym kontekście na szczególną uwagę zasługuje stanowisko Sądu Okręgowego w Gliwicach zawarte w wyroku z 22 lutego 2018 r., sygn. akt IX Ua 2/18. W rozstrzyganej sprawie sąd weryfikował legalność orzeczenia sądu pierwszej instancji dotyczącego decyzji, w której ZUS nałożył na płatnika składek obowiązek zwrotu zawyżonych świadczeń pieniężnych wypłaconych pracownikom. Sprawa jest o tyle ciekawa, że dotyczyła nieprawidłowego wypełnienia zaświadczenia ZUS Z-3, co spowodowało, że zasiłek został błędnie przez ZUS obliczony i wypłacony. To zostało uznane przez ZUS za przekazanie „nieprawdziwych danych” w rozumieniu art. 84 ust. 6 ustawy systemowej. Sąd uznał jednak, że czym innym są dane nieprawdziwe, a czym innym jest nieprawidłowe wypełnienie zaświadczenia. Przekazanie nieprawdziwych danych stanowi czyn niedozwolony i konieczne jest więc stwierdzenie winy płatnika, czego organ rentowy nie wykazał. Zdaniem sądu w świetle art. 84 ust. 6 ustawy systemowej organ rentowy odpowiedzialny za wypłatę świadczeń nie jest zwolniony z dokładnego merytorycznego zbadania kierowanej do niego dokumentacji i jeśli pobranie nienależnych świadczeń było spowodowane nie tylko błędem pracodawcy, lecz także organu rentowego, nie można żądać od płatnika składek zwrotu tychże świadczeń.

Z przywołanego orzeczenia należy zatem wnioskować, że ewentualne błędy ZUS dotyczące weryfikowania dokumentacji płatnika wpływającej na wysokość kwot zasiłków w zasadzie „usprawiedliwiają” płatnika w tym znaczeniu, iż ZUS nie może skutecznie obciążyć go obowiązkiem zwrotu świadczeń nawet wtedy, gdy faktycznie doszło do nieprawidłowości w ich ustaleniu i wypłacie. Z podanego wyroku należy wnioskować także, że to korzystne założenie nie będzie aktualne, gdy płatnik świadomie wprowadził w błąd ZUS, co może być już podstawą do skutecznego domagania się przez ZUS zwrotu od płatnika nielegalnie wypłaconych kwot zasiłków. ©℗